医院内部控制合同审计成效

1、医院内部控制合同审计成效摘要：以医院内部控制为出发点，开展合同内部审计，通过制定合适的审计策略实施审计，发现主要业务层面管理存在的问题和风险。以风险为导向、以控制为主线、以治理为目标，运用合同审计结果对医院在加强内部控制、防范风险、提质增效管理中提出改进提高的有效措施并取得了一定成效。 关键词：医院；内部控制；合同；内部审计 内部控制，是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控1。而内部审计是单位内部控制建设的监督和评价，检验和保证。随着医院的发展，对外签订的经济合同越来越多，而合同管理贯穿了医院经济活动的始终，涉及预算、收支、采购、建设项目、资产

2、、合同管理等多项业务，这些业务正是规范所要求的单位进行经济活动业务层面风险评估时应当重点关注的几方面。以内部控制管理为出发点进行合同审计，发现疑点，锁定问题，运用合同审计结果能有效促进医院内部控制管理水平。 一、制定审计策略 (一)合同分类。根据医院经济运行特点，将合同分成货物类、设备器械及维保类、信息软件及维护类、服务类、基建类，并同时附上全合同生命周期相关材料，如设备采购的计划、预算金额、预算批复、请购申请、项目论证报告、各项审批手续、招标投标文件、合同流转会签、验收入库、付款记账凭证等等。合同分门别类有助于提高审计效率和查找问题的精准性；相关材料的审核有助于发现内控管理环节中存在的不足和

3、缺陷。(二)制度收集整理。有目的地收集整理上级部门有关内部控制管理方面的文件，及医院各业务部门相关内部控制管理制度、规范和流程，提前深入学习了解。(三)编制控制要素。以规范上海市事业单位内部控制操作指引及医院各相关部门业务流程为依据，按照业务前期过程、合同签订审批、合同条款内容、合同执行解除等四个环节编制业务流程控制要素，注明关键环节和风险控制要素，制成表单。控制要素表单的应用可使合同审计工作的条理性、针对性、目的性和效率性更强。(四)实施审计。根据控制要素表单实施合同审计，整理审计底稿，与各部门沟通互动、分析总结问题原因及影响因素。(五)审计结果应用。以内部控制为出发点，通过合同审计，找出主

4、要业务流程中不合理、不规范、有缺陷、低效率的环节，提出整改建议，完善内部控制建设。 二、审计发现的主要问题及风险 (一)合同管理不规范。各部门合同缺少专人管理，统一归口部门与职能部门各自以Excel台账式管理，无法保证合同数据的准确性和全面性；合同归档要求不统一，资料不完整，给后期的合同执行监督、查询、预警等造成一定影响；归口管理部门未能做到对医院所有合同归档管理，监管存在缺漏；有些部门缺乏合同管理意识，在未签订合同的状态下，同对方单位发生业务往来，导致出现倒签合同现象。(二)合同审核效率偏低。医院内部合同审核和审批牵涉的部门比较多，通过布设完整的合同审核与审批流程可以有效加强合同管理质量，提

5、升医院整体效益，确保医院经营的合理性。但因为是手工操作，合同审核相关部门所需信息无法及时共享，导致审核时间长、效率低，有时出现拖沓、合同遗失、出错、超出期限等现象，严重影响了医院业务部门的有效运行。(三)采购管理不规范。部分采购项目在采购过程中未能遵循内部控制流程，技术论证及市场调查不充分，有的流于形式；招标、投标等相关采购资料不完备；个别采购项目未按采购程序筛选供应商，长期签订合作合同；未全部按采购计划进行，临时性采购项目较多；采购验收岗位有的未做到相互分离；有的货物在合同签订前开始使用，出现补签合同的现象。由于当时医院尚未设立专业的物资采购部门进行物资的采购的协调、计数、招标、协商、购买等

6、具体操作，造成了医院物资采购缺乏固定程式、随意性较大的现实问题2。(四)付款未按合同约定执行。有些项目货款支付与合同约定的付款方式不一致，如信息软件购置项目，合同约定根据签约后首付、软件安装后、试运行三个月后及验收合格后等不同进度分期分比例支付，而实际出现一次性支付的情况。由于付款申请部门的内部控制意识不强、凭经验管理操作随意性大、支付部门的信息不对称等因素，易造成货款流失、合同乙方执行约束力下降的隐患。(五)无医院自己的合同范本。医院每年会有许多对外经济业务往来，牵涉诸多业务部门，所签订的合同不下百份，这些合同可划分为货物类、设备器械及维保类、信息软件及维护类、服务类、基建类等多种类型。从医

7、院以往签订的合同来看，一般使用对方提供的合同文本，格式多样。合同文本中双方的权责义务不够明确，可能导致医院利益受到损害3。 三、加强内部控制管理的措施和成效 (一)加强内部控制意识，提高全院对内部控制的认识。首先医院加强对内部控制制度的宣传和培训，通过邀请具有内部控制管理专业知识的专家来院开展培训，要求全院工作人员参加学习，特别要求医院领导和中层管理干部全覆盖参加。制定医院内部控制建设工作制度及医院年度内部控制建设工作实施方案，将内部控制建设工作制度化、常态化，通过宣传和培训，以及院领导对内部控制建设的高度重视，使内部控制制度真正落实到每位员工，使他们掌握和学会如何应用和执行内部控制制度。(二

8、)完善内部控制制度。加强内部控制，首先要根据医院实际，有针对性的完善内部控制制度，这样才能让内部控制活动有据可依。任何公立医院都应该有自己的完善的经济合同管理制度，包括具体的对工作人员的工作和责任的分配，对于工作岗位的设立4。针对合同审计中发现的问题，重新修订医院合同管理制度，加强合同管理过程中不相容岗位分离和关键岗位轮岗，对合同签订、履行、登记、归档等作了详细规定，明确了医院办公室为合同归口管理部门，合同执行部门对合同起草、签订及技术条款把关、履行等负主要责任，财务部门从资金相关条款和收付款方面对合同签订、履行进行监管，监察审计部门从内控角度进行监督；修订医院年度综合目标考核标准，增加对各部

9、门合同管理质量一项内容的考核，并与部门及有关负责人的绩效考核相挂钩，促进合同管理水平的提高。(三)设置专门的物资采购部门。医院对内设机构进行了调整，设置了物资采购供应办公室，专门负责医院各类物资的采购和供应业务。制定医院采购管理办法明确采购供应部门的职责和权限、责任和义务。并通过对采购人员进行系统的培训，帮助其树立正确的采购管理理念和形成科学的思维方法。在医院内部形成完善的采购管理部门有助于贯彻物资采购理念，完善物资采购招标体系，将物资采购工作向着标准化、规程化方向发展2。(四)实现合同管理内部控制信息化。在医院HRP平台中嵌入合同管理内部控制系统，将合同管理内控制度和业务流程固化到信息系统中

10、，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全，确保交易处理的完整性和准确性、授权性和有效性，以期实现合同管理的合规性与风险管控5。医院的合同类别较多，金额较大。目前，医院的合同管理主要还是以手工管理为主，信息化程度低，使得合同管理存在信息不集中、实时性不强、监管制度执行效率不高、各部门之间合同流转时间长容易出错等问题，这样的机制已无法适应时代的发展。近年来，信息技术如何影响合同管理已成为大家关注的方向。合同信息化管理可编制业务控制程序，建立合同模板，录入关键信息等，实现合同全过程、全方位的信息登记管理6。合同内部控制信息化管理，有效提升了医院合同管理的质量和效率，同时倒逼了相关业务部门在内部控制管理

11、中规范性和风险管控意识的提高。(五)制定医院自己的合同范本。医院各职能部门根据自身业务特点，整理参考近三年签订的合同，进行类型划分，经与财务、审计、法务顾问等共同讨论，根据国家相关法律法规，将医院涉及的主要业务订立合同范本。标准化合同条款管理，建立合同样本库，不仅可以最大程度维护医院合法权益，也可以提高工作效率3。目前大部分医院都是依据过往所签订的合同，添加律师修改意见和部门意见编制合同模板的，此中合同模板能够有效保证医院经济效益。另外在很大程度上考虑了内在风险并据此约定，确保医院经济活动能够有序开展，以免业务部门在签订类型相似的合同时，存在含糊不清的条例，导致医院支出加大，影响医院整体效益7

12、。(六)强化内部审计。医院领导赋予内部审计部门以独立行使内部监督和评价内部控制建设的权利，同时配备专业的、经验丰富的工作人员。医院审计部门对经济合同的审计工作，直接决定了经济合同的后续执行过程以及最终成果。医院在合同管理制度中明确了合同的审批须经过使用部门、业务管理部门、财务、审计、法务、分管领导及最终的院长办公会、党委会审批这样的完整流程；明确了审计的主要程序和管理办法等。医院审计部门应当提前审计经济合同，审核其合法性、可操作性，是否符合医院现有条件4。重视经济合同的事前审计，对提高医院整体管理水平、防患于未然是大有裨益的8。 四、小结 医院应建立并不断健全内部控制体系，使之有效运行。内部审

13、计应对内部控制的建设和运行的有效性进行审查和评价，以促进医院改进内部控制及风险管理。经济合同管理作为医院管理工作的重要部分，其内部控制的有效性对医院整体内部控制的水平产生重要影响。以内部控制规范为出发点，以合同审计为抓手，能够较好地对医院主要业务层面的内部控制管理进行监督和评价，提出有效改进措施，促进医院内控管理水平有效提升。 参考文献： 1财政部.行政事业单位内部控制规范(试行)，2012-11-29. 2李攀.基于政府采购法的医院物资采购内部控制管理的建议J.经济研究导刊，2018(7)：126. 3谢雨晴，聂丽丽.全生命周期医院合同管理系统的设计与实现J.中国数字医学，2018，13(11)：70. 4宣慧.医院经济合同管理内部控制有效性浅析J.财经界，2018(3)：57. 5傅玉，王友俊、