项目合同管理办法

1、项目合同管理办法1 适用范围本办法明确了合同管理的职责、内容、方法及要求。适用于公司、项目部、专业公司签订的工程施工合同、内部分包合同、对外分包合同、采购合同、租赁合同的管理。2 工作职责2.1 经营管理处是工程施工合同、对外分包合同的主管部门，负责合同的管理、指导、监督工作。2.2 物资装备处负责物资采购合同、设备租赁合同的管理、指导、监督工作。2.3 工程管理处负责车辆租赁合同的管理、指导、监督工作。2.4 项目部是公司合同实施的主体，代表公司履行合同；是内部分包合同的主管单位，负责内部分包合同的管理、指导、监督工作。2.5 专业公司负责自揽工程合同、自揽工程对外分包合同的管理、指导、监督

2、工作。3 管理内容3.1 合同管理原则严格执行中华人民共和国合同法及相关的法律法规；签约人必须是公司法定代表人授权，持有签订经济合同委托代理证明书；合同必须在实施前签订；合同文本宜使用国家标准示范文本，特殊情况有特殊要求时，应确保合同内容齐全，条款内容符合法律法规要求；合同签订前必须经有关部门会审、主管领导审批；必须盖公司相关主管部门合同专用章。3.2 工程施工合同的管理3.2.1 投标阶段的管理3.2.1.1 标书评审：在收到招标文件后5日内由市场开发处或项目部、专业公司经营部门组织对投标项目的风险程度进行评估，形成评审结论，填写“标书评审表”（SC0101）。3.2.1.2 合同初稿会审：

3、市场开发处或项目部、专业公司经营部门组织经营管理、工程管理、技术、安全、质量、供应、财务、审计、法律事务等部门对合同稿的合法性、公正性进行会审，填写“工程合同会审表”(SC0102)，经主管领导审定后，正式签订合同。3.2.2 合同签订3.2.2.1 工程施工合同的签订由市场开发处或授权项目部、专业公司负责，签约人必须经公司法定代表人授权，持有签订经济合同委托代理证明书，其他人或部门无权对外签订工程施工合同。3.2.2.2 工程施工合同签订的依据：中华人民共和国合同法及相关的法律法规；中央及地方政府批准的项目建设文件；招、投标文件；双方在招投标过程中答疑文件、澄清会纪要及谈判纪要等。3.2.2

4、.3 合同文本宜使用国家标准合同示范文本，如顾客对合同文本有特殊要求时，应确保合同内容齐全，条款内容符合法律法规要求，保证公司利益不受损害，杜绝出现无效条款或无效合同。3.2.2.4 工程施工合同必须在工程开工前签订。确因客观原因，开工前无法签订合同的，应先与顾客签订协议书。3.2.2.5 工程施工合同签订统一加盖公司“工程合同专用章”，不得以行政章代替。加盖公司“工程合同专用章”时，必须符合合同管理程序文件要求。3.2.3 工程施工合同实施阶段的管理3.2.3.1 合同发放由市场开发处签订的合同，合同签订后，市场开发处将合同正本、副本、标书评审记录、合同初稿会审记录交经营管理处。经营管理处将

5、合同文本或电子版合同文件发放到有关管理部门，合同正本由经营管理处登记发项目部，工程竣工后项目部将合同正本、竣工合同执行情况表（jy0102表）一并报送经营管理处，由经营管理处将合同正本交公司档案室存档。授权项目部签订的合同及授权专业公司签订的合同，在合同签订后7日内由项目部或专业公司将合同正本、副本、合同初稿会审记录、交底记录交市场开发处，市场开发处转交经营管理处。发放存档程序同前。专业公司自行承揽工程施工合同参照以上办法管理，公司存档。 3.2.3.2 合同交底a) 对工期较长、涉及专业或部门较多的施工合同必须进行合同交底。以明确合同的工程范围、特点、工期、质量、HSE要求，承包、结算、支付

6、方式，双方责任、权利、义务以及合同执行过程中注意事项等。b) 市场开发处签订的合同，在合同签订后10日内，由经营管理处会同市场开发处向相关处室、项目部、专业公司进行交底。由项目经营部门组织向项目各部门和参建专业公司进行现场二次交底。c) 授权项目部签订的合同交底由项目经营部门负责，项目各部门和参建专业公司参加。d) 专业公司签订的合同，合同交底由其经营部门负责，有关科室及施工作业单位参加。e) 所有合同交底都要填写“合同交底记录”(SC0103)，并交经营管理处存挡。f) 需进行目标成本测定的施工合同，市场开发处要专题对经营管理处进行详细的合同价格交底，需准备书面资料，在合同签订后7日内完成。

7、3.2.3.3 合同变更、争议的管理a) 项目部、专业公司经营部门应与顾客保持有关合同事宜的联络和接口，负责解决合同未尽事宜或合同履行中出现的一般性争议。b) 如合同履行中出现重大变更或出现有可能影响合同顺利履约的重大事项，项目部、专业公司应立即书面报告经营管理处、市场开发处，以便公司采取必要的应对措施。项目部、专业公司应积极与顾客沟通，采用相应的对策。对于重大变更，项目部、专业公司与顾客签订补充协议时，应及时向市场开发处、经营管理处反馈变更内容，得到批准后，按合同签订前的要求做好会审，并盖公司“工程合同专用章”后，交市场开发处转经营管理处发放、存档。3.2.4 施工合同索赔管理 3.2.4.

8、1 管理要求a) 索赔管理是合同管理的重要组成部分。b) 项目部、专业公司在开工前，要组织管理人员学习合同文件，树立合同意识、风险意识和索赔意识。c) 组建索赔管理小组，由负责项目费用控制的经理和有关部门责任人员组成。d) 建立索赔资料管理制度，明确责任人员收集整理索赔资料的责任分工。e) 由项目费用控制经理组织责任人员进行风险分析、风险评估，提出防范措施。f) 索赔的依据、证据要充分，计价要合理，按程序办理。g) 严格履行合同，确保工程进度、工程质量，为索赔创造条件。项目经营管理部门应及时将合同执行情况信息反馈表报经营管理处（见合同执行情况信息反馈表jy0101）。3.2.4.2 索赔依据：

9、施工合同，招标文件，来往函件，会议记录等现场实际情况的资料。3.2.4.3 索赔程序a) 按合同约定的时间，提出索赔要求。b) 准备索赔资料，计算索赔费用，计算工期延长天数，收集索赔证据，编制索赔报告。3.2.4.4 工期索赔和费用索赔a) 工期索赔：因甲方原因，未能履行合同规定条款或不可抗力影响，造成不能按期完工，要求实施工期索赔。b) 费用索赔：因甲方原因，我方采取必要措施保证合同履行所增加的费用。3.2.4.5 索赔资料的管理：报价资料投标报价部门图纸提供时间项目技术部门施工方案变更情况项目技术部门主要设备供货时间项目物资装备部门主要材料到货时间项目物资装备部门开竣工日期项目工程管理部门

10、会议记录、信函项目综合办公室其它索赔资料的管理由项目经理协调。3.2.4.6 索赔费用计算项目经营管理部门依据索赔内容、合同条款组织有关部门进行费用计算。3.2.4.7 严格按合同条款履行合同，避免甲方反索赔。3.2.5 合同终结的管理经营管理处、项目部、专业公司应及时总结合同执行情况，及时填写竣工合同执行情况表(jy0102)，与顾客有关部门保持联系，收集并反馈顾客对合同执行情况的评价，负责进行顾客满意度调查及顾客回访，并填写记录表(jy0201、jy0202)。3.2.6 其它管理3.2.6.1 机关有关处室、项目部、专业公司要建立合同管理台账，保存评审、交底、竣工合同执行情况等记录。3.

11、2.6.2 进外省市施工的相关手续由项目部负责办理，市场开发处负责提供所需的资质、证明文件。3.3 内部工程分包合同的管理（详见项目内部分包管理办法）3.4 合同专用章管理3.4.1 合同专用章由公司负责刻制、发放、公司相关业务主管部门统一管理使用。特殊情况下，项目部与公司签订授权使用协议书，公司可授权项目部使用合同专用章。3.4.2 “中国石化集团第四建设公司工程合同专用章”仅限于建设工程施工合同的签订，由市场开发处保管使用；“中国石化集团第四建设公司分包合同专用章”仅限于对外分包工程合同的签订，由经营管理处保管使用；“中国石化集团第四建设公司物资装备处合同专用章”仅限于物资采购合同、租赁合

12、同的签订，由物资装备处保管使用。3.4.3 禁止对审查不合格的合同，没有法人代表或法人授权代表签字的合同，加盖合同专用章，禁止以行政公章代替合同专用章对外签订合同，特殊情况需外借，报经主管领导批准后才能外借。3.4.4 公司合同专用章终止使用、报废、遗失或被盗，应及时报告办公室。3.5 项目部合同档案的管理3.5.1 项目部经营管理部门对所有合同都要存档、建立台账。3.5.2 工程施工合同签订后的档案管理详见工程施工合同管理有关条款。3.5.3 对外分包工程合同，需提供合同一份（正本），报经营管理处备案，其余由项目部或专业公司发至有关部门、单位。3.5.4 内部分包工程合同，需提供合同一份（正

13、本），报经营管理处备案，其余由项目部发至有关部门、单位。3.5.5 物资采购、设备租赁合同，需提供合同一份（正本），报物资装备处备案，其余由项目部发至有关有部门、单位。3.5.6 车辆租赁合同需提供合同一份（正本），报工程管理处备案，其余由项目部发至有关有部门、单位。标 书 评 审 表 SC0101投标工程项目名称建设规模招标单位名称工程项目业主名称招标联系电话传真或E-mail投标截止时间开标时间投标单位名称标书评审方式 会签 标书评审主办单位评 审协 办 单 位工程管理部门经营管理部门技术管理部门安全管理部门物资装备管理部门财务管理部门审计部门法律事务部门质量管理部门主要评审内容1 公司的

14、业绩是否满足招标书要求2 公司的资质是否满足招标书要求3 公司的施工资源是否满足招标书要求4 合同付款、结算方式的相关条款5 合同索赔、反索赔、仲裁法律方面的条款6 合同中的一些特殊条款7 招标方、承包方的责任划分条款等8 其他评审结论 主持评审人： 年 月 日主管领导审定 年 月 日备 注标 书 评 审 表SC0101（续）投标工程项目名称序号评 审 内 容评 审 结 果1发包方的条件评审1.1工程项目是否已经过正式批准1.2建设项目是否列入国家（或地方）年度计划1.3建设用地是否征用完1.4资金来源是否可靠1.5工程承包范围和承包方式是否清楚1.6由发包方提供的主要材料、设备的情况1.7由

15、发包方提供的设计规范和图纸的情况1.8发包方有关质量的特殊要求是否明确、合理，并形成文件1.9发包方有关工期的特殊要求是否明确、合理，并形成文件2合同条款2.1合同预付款、付款方式、进度款支付周期2.2合同结算方式2.3合同索赔、反索赔条款2.4合同仲裁执行的法律、仲裁机构2.5招标方、承包方的责任划分条款2.6工程量计量方式、标准2.7工程执行的技术标准2.8工程质量保证期限2.9本合同与其他合同的接口条款2.10工程变更条款2.11双方违约责任2.12联合试车及保运服务条款3自身条件的评审3.1承包方的人员、资金、设备等方面能力能否满足承包项目的质量、工期和安全环境与健康要求等3.2承包方

16、的技术、施工方法、采购能力等方面能力能否满足承包项目的质量、工期和安全、环境健康要求等4其它制约条件4.1标书有无概念模糊、不明确或矛盾4.2现场条件是否具备4.3工程分包方面的问题注：1.本表应用于工程投标书评审。2.评审意见可另附纸。工程合同会审表 SC0102评 审 时 间合同编号合同项目名称建设规模发 包 单 位地 址合 同 造 价工 期评 审 阶 段合同签订前 合同修订 合同评审方式 会签确认 一次或多次评审评审主办单位评 审协 办 单 位工程管理部门经营管理部门技术管理部门安全管理部门物资装备管理部门财务管理部门审计部门质量管理部门法律事务部门评 审 结 论 主持评审人： 年 月

17、日主 管 领 导 审 定 年 月 日备 注工程合同会审表SC0102续序号评 审 内 容评 审 结 果1工程承包/招标方式2工程承包范围3工程量4合同价款和支付/结算方式5工期6工程主材/设备供应、验收7价差的处理8设计文件、图纸、技术文件9设计变更10工程质量等级和验收11发包方的特殊安全、环境与健康要求12发包方的权利和义务，这些权利和义务是否明晰13承包方的权利和义务，这些权利和义务是否明晰14违约责任和处理方法15联合试车和保运服务16其它特殊要求和附则注：1.本表应用于工程合同评审。 2.评审意见可另附纸。合同交底记录表 SC0103工程名称建设单位交底地点交底时间 年 月 日记录人

18、交底主持人交底人订立合同双方甲方乙方工程地点承包范围承包方式/招标方式主要指单价、总价、费率等招标形式建设工期本工程定于 年 月 日开工， 年 月 日竣工或（中交），总日历天数 天。工程概况、主要工程量及特点合同价款及结算方式合同造价： 万元其中施工费：万元主材费：万元特殊费用：万元，（写详细费用）各专业总价：万元施工费：万元 （要求写到专业，土建、设备、工艺、电气、仪表专业）价格水平：采用的定额，降点数等预付款 ： 万元结算方式：甲方提供图纸日期甲方提供图纸套数含竣工图份数甲方驻工地代表姓名及职务 姓名： 职务：物资供应甲乙双方供货范围，甲供材料是否转账，是否有运输保管费用。质量等级双方主要

19、义务和权利安全、环境及健康有关奖惩其它条款内容主要填写承揽任务界定及指定分包情况 季度合同执行情况信息反馈表项目经理部（二级单位）： jy0101工程编号工程名称合同额分包合同额结算额（万元）现场条件/实际条件合同计划工期执行情况图纸提供合同规定日期/实际到货日期设备材料到货合同规定日期/实际日期预付款进度款合同规定情况/实际支付情况合同规定工程质量标准/实际达到标准HSE合同规定标准/实际标准其他特殊情况合同条件与实际实施条件不符的影响因素合计其中索赔额注：每季度末20日前报经营管理处。竣工合同执行情况表项目部(专业公司）：jy0102工程名称建设单位设计规模设计单位合同额（万元）合同工期实际工期合同质量标准实际质量验收标准预计成本（万元）实际发生成本（万元）合同中HSE实施情况实际HSE实施情况结算情况合计结算额万元其中：施工费万元主材费万元其中：土建工程万元设备安装工程万元其中：施工费万元主材费万元工艺管道工程万元其中：施工费万元主材费万元电气工程万元其中：施工费万元主材费万元仪表工程万元其中：施工费万元主材费万元分包工程万元其中：