公文格式错误

1、 一、发文字号中的常见错误一、发文字号中的常见错误 1 1、年号不全。、年号不全。 如：将如：将“19971997”省略为省略为“9797”。 2 2、括弧不对。、括弧不对。 国家机关公文格式规定发文年度用国家机关公文格式规定发文年度用六角六角 括弧括弧 “ “”括入。错用成圆括弧括入。错用成圆括弧“（）（）”、 方括弧方括弧“ ”、方头括弧、方头括弧“【】【】”。 3、要素颠倒。、要素颠倒。 党政党政机关公文处理机关公文处理工作条例工作条例第第3 3章第章第9 9条第条第5 5款已款已 明确规定：明确规定：“发文字号发文字号。由发文。由发文机关代字、年份、机关代字、年份、 发文顺发文顺序号序

2、号”组成。组成。实质上等于指定了实质上等于指定了“机关代机关代 字字”、“年份年份”、“序号序号”三要素排列顺序。三要素排列顺序。但个但个 别地方和单位在使用别地方和单位在使用“发文字号发文字号”时，并没有按以时，并没有按以 上指定顺序排列，三要素位置颠倒。上指定顺序排列，三要素位置颠倒。 如：如：“ ( 96 )“ ( 96 )榕银农字第榕银农字第 85 85号号”，这一，这一“发文发文 字号字号”，不仅年号不全、，不仅年号不全、“字字”“”“第第”多余、多余、“括括 号号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用 法应是法应是“榕银农榕银农 1996

3、 1996 85 85号号”。 4、乱设虚位、乱设虚位、搭配虚字。搭配虚字。 乱设虚位乱设虚位。发文字号中的。发文字号中的“发文序号发文序号”常常出现常常出现 虚位，如虚位，如“政秘政秘20122012008008号号”，这里的，这里的“008“008 号号”应改为应改为“ 8“ 8号号”。国家。国家党党政机关公文格式政机关公文格式 已明确规定：已明确规定：“序号不编虚位（即序号不编虚位（即1 1不编为不编为001001）”。 搭配虚字搭配虚字。如：。如：“政字政字20122012第第2 2号号”、“ 发字发字20122012第第3535号号”，这里的，这里的“字字”“”“第第”均是均是 没有

4、什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用 法是：法是：“皖政皖政201220122 2号号”（即安徽省人民政府（即安徽省人民政府 20122012年度发的第年度发的第2 2号文件）、号文件）、“皖发皖发20122012 35 35号号” （即中共安徽省委（即中共安徽省委20122012年度发的第年度发的第3535号文件）。号文件）。 、摆放有误。、摆放有误。 常见错误有三种：常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中一是该居中摆放而不居中；二是不该居中 摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。摆放却居中；三是上下排放距离不当，

5、不是过高、就是过低。 其实，发文字号的摆放有三种不同类型：其实，发文字号的摆放有三种不同类型： 有发文机关名称加有发文机关名称加“文件文件”二字组成发文机关标识的（俗二字组成发文机关标识的（俗 称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、 红色反线上方，红色反线上方，居中摆放居中摆放； 上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移发文字号移 到左边，左空到左边，左空 1 1字字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上（上下摆放位置，如上规定在红色反线上 方方4mm4mm处），签发人姓名居右

6、安排，右空处），签发人姓名居右安排，右空1 1字；字； “只用发文机关名称作发文机关标识的公文只用发文机关名称作发文机关标识的公文（信函式）（信函式）， 发文字号一般发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上 的右侧的右侧” 二、签发人标注中的常见错误二、签发人标注中的常见错误 1 1、上行文未标注签发人姓名、上行文未标注签发人姓名 2 2、下行文也标注了签发人姓名、下行文也标注了签发人姓名 上报的公文需标识签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文，平行排列于发文 字号右侧。字号右侧。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第如有多

7、个签发人，主办单位签发人姓名置于第l l行，行， 其他签发人姓名从第其他签发人姓名从第2 2行起在主办单位签发人姓名之行起在主办单位签发人姓名之 下按发文机关顺序依次顺排，还要注意下按发文机关顺序依次顺排，还要注意“签发人签发人” 三字用三字用仿宋体仿宋体，签发人，签发人姓名用楷体姓名用楷体。 三、公文标题常见病例分析 （一）要素不全。（一）要素不全。 完整的、规范的公文标题，一般应具备完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要三要 素素”，即，即发文机关名称、事由、文种，发文机关名称、事由、文种， 以标明以标明由谁发文、为什么发文和用什由谁发文、为什么发文和用什么么文种发文文种发文。 常见的病

8、例有三种：常见的病例有三种： 一是随意省略事由。一是随意省略事由。 二是随意省略发文机关。二是随意省略发文机关。 三是随意省略文种。三是随意省略文种。 一是随意省略事由。一是随意省略事由。 如如县人民政府决定县人民政府决定，由于省略事由，受文，由于省略事由，受文 者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点， 不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。 除一些除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机 关发出的特定公文外关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、（如中华人民

9、共和国国务院、 司法部门发出的国务院司法部门发出的国务院“公告公告”、“主席令主席令”、 “布告布告”等），一般情况下不得省略事由。等），一般情况下不得省略事由。 二是随意省略发文机关。二是随意省略发文机关。 如：一份没有版头的文件标题如：一份没有版头的文件标题关于加强农村党支关于加强农村党支 部建设的报告部建设的报告，待上级看完文件后，才从落款处，待上级看完文件后，才从落款处 知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃， 更不利于公文运转和办理。更不利于公文运转和办理。 具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；具有重大决策和事项的下行文不得

10、省略发文机关； 没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关， 但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机 关关。 三是随意省略文种。三是随意省略文种。 随意省略文种使受文者不得要领，失去公文的严随意省略文种使受文者不得要领，失去公文的严 肃性。肃性。 如如乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关 事宜事宜。 决不能决不能省略文种省略文种 （二）乱用文种。（二）乱用文种。 1 1、自制文种。、自制文种。 在正式文种之外，随心所欲，生造公文文在正式文种之外，随心所欲，生造公文文

11、 种并俨然以正式公文行文。种并俨然以正式公文行文。 常见的有：常见的有：“请示报告请示报告”、“工作思路工作思路”、 “情况情况”、“汇报汇报”、“申请申请”、“郑重声郑重声 明明”等等。 2、误用文种。、误用文种。 把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种， 误作为正式公文文种使用的情况。误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划常见的有：把计划 类文种类文种“要点要点”、“打算打算”、“安排安排”、“设想设想”等等 作为公文文种直接使用，作为公文文种直接使用，如市委年工如市委年工 作要点。把属于总结类的文种作要点。把属于总结类的文种“小

12、结小结”、“总结总结”， 以及把属于规章制度类的文种以及把属于规章制度类的文种“办法办法”、“规程规程”、 “须知须知”、“实施细则实施细则”等作为正式文种等作为正式文种直接使用直接使用。 但是，如果将上述应用文但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发用转发或印发通知的形式发 布布，则是规范用法。如，则是规范用法。如“市人民政府关于印发市市人民政府关于印发市 政府政府20142014年工作要点的通知年工作要点的通知”。 混用文种。混用文种。 如如全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告 （见（见19901990年年2 2月月2 2日

13、安徽日报），这里把日安徽日报），这里把“请示请示”、“报报 告告”两个不同的文种混淆在一起使用，从该两个不同的文种混淆在一起使用，从该“请示报告请示报告”的的 内容看，应使用批转式内容看，应使用批转式“报告报告”这一文种。这一文种。 报告，一般分为两种：一种是报告，一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映向上级机关汇报工作、反映 情况、答复上级机关的询问情况、答复上级机关的询问”所使用的所使用的“汇报式报告汇报式报告”，这，这 类报告，类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和目的是让上级和 领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要领导

14、了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要 回复；另一种是提出建议、要求回复；另一种是提出建议、要求“批准转发批准转发”的的“批转式报批转式报 告告”，这类报告，多是立足本部门的职能，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出主动向上级提出 一些具有全局性、建设性的意见、建议一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直，本部门又无职权直 接行文，只有接行文，只有报告上级报告上级，经研究、同意、，经研究、同意、批转方可实施批转方可实施。 错用文种错用文种 有的该用有的该用“请示请示”的，却用了的，却用了“报告报告”，而该用，而该用“报报 告告”的反而用的是的反而用的是“请示请示

15、”；有的该用；有的该用“函函”的却用的却用 “通知通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使；有的把没列为文种的公文种类作为文种使 用，如用，如“条例条例”、“规定规定”、“办法办法”、“总结总结”、 “计划计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可等，以上这些，都不可作为文种使用，不可 直接行文（直接行文（20122012年年7 7月月1 1日起施行的日起施行的党政机关党政机关公文处公文处 理理工作条例工作条例所确定的公文文种共有所确定的公文文种共有1414种，即：种，即：决议、决议、 决定决定、命令（、命令（令令）、公报、）、公报、公告公告、通告通告、意见、意见、通知通知、 通报通报、

16、报告报告、请示请示、批复批复、议案议案、函函、纪要。除此之纪要。除此之 外，均不可直接行文），外，均不可直接行文），但可作为但可作为“印发印发”、“颁发颁发” 式式“通知通知”的的“附件附件”行文。行文。 请示请示”和和“报告报告”的适用与区别。的适用与区别。 “请示请示”是是办件办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、，需要回复，适用于向上级机关请求批示、 批准，上级机关不批准，你批准，上级机关不批准，你就不能办就不能办。“报告报告”是是阅件阅件，一，一 般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。上级机关的询问

17、。 文件中只要有请求事项的，就不能用文件中只要有请求事项的，就不能用“报告报告”来处来处 理，否则很容易误事。理，否则很容易误事。 如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般 可采用两种办法来解决可采用两种办法来解决: : 一是将一是将“报告报告”和和“请示请示”分开，形成两份公文分别上报；分开，形成两份公文分别上报； 二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示 后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。 “决定决定”和和 “意见

18、意见”的适用与区别。的适用与区别。 “决定决定”、“意见意见”都属于决策性文件，用于安排部署重要工作。都属于决策性文件，用于安排部署重要工作。 其区别是：其区别是：“决定决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署，一般用于重要决策的出台和重大活动的部署， 带有较强的政策性和严肃性，带有较强的政策性和严肃性，“决定决定”既出，必须严格执行。如既出，必须严格执行。如 中共中央关于经济体制改革的决定中共中央关于经济体制改革的决定。“决定决定”是就较长时期是就较长时期 的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工 作一般不宜用作一般

19、不宜用“决定决定”。 “意见意见”同样用于安排部署重要工作，但所决策的事项没有同样用于安排部署重要工作，但所决策的事项没有“决决 定定”那么重大，语气没有那么重大，语气没有“决定决定”那么严肃，进效可长可短。那么严肃，进效可长可短。 如如安徽省人民政府安徽省人民政府关于关于改善农村人居环境的改善农村人居环境的意见意见。需要指出。需要指出 的是，的是，“意见意见”的刚性虽不如的刚性虽不如“决定决定”强，但并不意味着不重要、强，但并不意味着不重要、 可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的还可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的还 是是“意见意见”而不是而不是“决定决

20、定”。这就像使用武器一样，常规武器经。这就像使用武器一样，常规武器经 常要用，而尖端武器是不可随便用的。常要用，而尖端武器是不可随便用的。 请示请示”和和 “函函”的适用与区别的适用与区别 “函函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。答复问题，请求批准和答复审批事项。 “函函”和和“请示请示”容易混淆的主要在容易混淆的主要在“请求批准和请求批准和 答复审批事项答复审批事项”这一适用规定上。这一适用规定上。 “请示请示”的主送机关必须是的主送机关必须是直接的上级机关直接的上级机关，而，而 “函函”的主送机关则是的主送机关

21、则是不相隶属的机关不相隶属的机关，可以是上，可以是上 级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。 某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机 关请求批准和答复审批事项，只能用关请求批准和答复审批事项，只能用“函函”，而不，而不 能用能用“请示请示”。 批复批复”和和“函函”的适用与区别的适用与区别 “批复批复”适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。 如下级政府或部门向上级政府或部门报送请如下级政府或部门向上级政府或部门报送请 求事项，上级政府或部门应用求事项，上级政府或部门应用“批

22、复批复”给予给予 答复，而经政府部门同意后，其办公厅答复，而经政府部门同意后，其办公厅 ( (室室) ) 则应用则应用“函函”来答复。来答复。 对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、 请求批准事项的，受文机关也应用请求批准事项的，受文机关也应用“函函”来来 答复。答复。 “公告公告”和和 “通告通告”的适用与区别的适用与区别 一是发布机关不同一是发布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门 发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的制发机关则非常广发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的

23、制发机关则非常广 泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。 二是内容特点不同二是内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知，。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知， 因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某 些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。 三是使用范围不同三是使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，且必须通过媒体。公告公布的

24、范围是面向国内外的，且必须通过媒体 公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方 式发布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。式发布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。 “公告公告”、“通告通告”混淆，主要是将混淆，主要是将“通告通告”错用成错用成“公告公告”，如，如 市人民政府关于加强滨江路管理的公告、市公安局关于对市人民政府关于加强滨江路管理的公告、市公安局关于对 路实行交通管制的公告路实行交通管制的公告等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定等，都不属于向国内外宣布重要事项

25、或法定 事项，应把事项，应把“公告公告”改为改为“通告通告”。 “命令命令”和和“通知通知” 的适用与区别。的适用与区别。 “命令命令”和和“通知通知”的错用，主要错的错用，主要错在制定公布规在制定公布规 章和转发规范性文件上。章和转发规范性文件上。 用用“命令命令”制定公布规章制定公布规章，这规定适用于有制定公，这规定适用于有制定公 布规章权的行政机关，即布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省国务院直属工作部门、省 级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准 的较大市政府的较大市政府（有立法权）（有立法权）。 其他地级市政府没有规章制定公布

26、权，因此也就不其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不 适用以适用以“命令命令”制定公布规章。在实际操作中，制定公布规章。在实际操作中，没没 有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通通 知知”进行转发或印发。进行转发或印发。 生造文种。生造文种。 如关于调整工资的补充说明、关于机构改革如关于调整工资的补充说明、关于机构改革 中有关问题的解释等，这里的中有关问题的解释等，这里的“补充说明补充说明”、 “解释解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修均不应作为文种使用，以上两个标题可修 定为定为（发文机关）关于印发调整工资补充说（发文机关）关于印发调

27、整工资补充说 明的通知、明的通知、（发文机关）关于印发机构改（发文机关）关于印发机构改 革中有关问题解释的通知革中有关问题解释的通知。 还有的把还有的把“安排安排”、“要点要点”、“细则细则”这些既不这些既不 是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公 文文种直接行文，是错误的。文文种直接行文，是错误的。 隶属不清隶属不清 不该用不该用“批转批转”的，用了的，用了“批转批转”；该用；该用“批转批转” 的却用了的却用了“印发印发”、“转发转发”，分不清三者之间的，分不清三者之间的 隶属关系和词性。隶属关系和词性。 如如县政府办公室关于批转县政府办公室

28、关于批转市长在市长在会会 议上讲话的通知，这里的议上讲话的通知，这里的“批转批转”使用不当，应使用不当，应 该使用该使用“印发印发” 。因为。因为“批转批转”具有具有“批准转发批准转发” 之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落 实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲 话、批示等不可使用话、批示等不可使用“批转批转”，否则将混淆了上下，否则将混淆了上下 级的隶属关系。级的隶属关系。 7.7.提炼不精提炼不精 主要表现在标题冗长上。主要表现在标题冗长上。 如如（发文机关）关于招收退休退职职工子（发文

29、机关）关于招收退休退职职工子 女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知， 可修改拟为可修改拟为关于妥善安排退休退职职工子关于妥善安排退休退职职工子 女就业的通知或女就业的通知或关于妥善安排退休退职关于妥善安排退休退职 职工子女就业有关问题的通知职工子女就业有关问题的通知 . .题不达义题不达义 一是一是事由偏跑事由偏跑。如。如关于草原灭鼠的请示，应改写为关于草原灭鼠的请示，应改写为 关于要求解决草原灭鼠经费的请示。关于要求解决草原灭鼠经费的请示。 二是二是题大义小题大义小。如关于企业技术、人才开发的若干规定，而文件内。如关于企业技术、人才开发的若干规定，

30、而文件内 容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子帽子” 太大，使题文不完全相符。太大，使题文不完全相符。 三是三是题小义多题小义多。如关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通。如关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通 知，标题的事由主旨是知，标题的事由主旨是“筹备筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了二字，而正文中不仅详细介绍了“争争 创活动创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制 度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写

31、为度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为 关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知。关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知。 四是四是题义不清题义不清。如。如县人民政府关于粮食问题的通知，其中就缺县人民政府关于粮食问题的通知，其中就缺 少少“价格价格”、“收购收购”等词语来限制中心词等词语来限制中心词“问题问题”，造成事由过于笼，造成事由过于笼 统，不能准确反映表达公文的主要内容。统，不能准确反映表达公文的主要内容。又又如如县工商局关于摆摊县工商局关于摆摊 设点的决定设点的决定，此，此 决定决定 对摆摊设点究竟是对摆摊设点究竟是 禁止禁止 还是还是 准许准许 等不明确、等

32、不明确、 不具体，根据该文的内容，应改为不具体，根据该文的内容，应改为县工商局关于禁止在城区繁华县工商局关于禁止在城区繁华 地带随意摆摊设点的决定地带随意摆摊设点的决定 。 . .多层转发多层转发，用词重叠用词重叠 在转发、印发式公文方面在转发、印发式公文方面, ,多层转发，语意难多层转发，语意难 解。解。 例例1 1 “县人民政府关于转发县人民政府关于转发市人市人 民政府关于转发民政府关于转发省人民政府关于加快省人民政府关于加快 畜牧养殖业发展的通知的通知的通知畜牧养殖业发展的通知的通知的通知”， 这里介词这里介词“关于关于”、动词、动词“转发转发”、文种、文种 “通知通知”反复出现，在一个

33、标题内重复使用，反复出现，在一个标题内重复使用， 造成标题冗长，令人不知所云。造成标题冗长，令人不知所云。 例例2 如大学如大学关于关于认真贯彻中央纪委检查委员会认真贯彻中央纪委检查委员会关关 于于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好 我校应届毕业生分配工作的几点意见，这个标题我校应届毕业生分配工作的几点意见，这个标题 长达长达5757个字，并重叠使用两个个字，并重叠使用两个“关于关于”，显得很不，显得很不 简要。简要。 应当改作应当改作大学关于认真贯彻中纪委大学关于认真贯彻中纪委号通报号通报 精神，搞好应届毕业生分配工作的意见或精神，搞好应届毕

34、业生分配工作的意见或 大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见。 例例3 如某县级机关转发市级机关已经转发的山如某县级机关转发市级机关已经转发的山 西省民政厅关于加强民政工作的通知，其西省民政厅关于加强民政工作的通知，其 标题拟为标题拟为县民政局县民政局关于转发关于转发市民市民 政局政局关于转发关于转发山西省民政厅关于加强民政工山西省民政厅关于加强民政工 作的作的通知通知的的通知通知，一个标题中出现多个，一个标题中出现多个 “关于关于”和多个和多个“通知通知”，使读者不知所云，使读者不知所云， 可通过省略一个通知字样的方式来可通过省略一个通知字样的方式来

35、“消肿消肿”， 改为改为县民政局转发山西省民政厅关于县民政局转发山西省民政厅关于 加强民政工作的通知。加强民政工作的通知。 . .滥用符号滥用符号 如如“县人民政府办公室关于印发县人民政府办公室关于印发同志在同志在 会议上讲话会议上讲话的通知的通知”、“转发转发省公安省公安 厅关于实施社区警务战略意见的通知厅关于实施社区警务战略意见的通知”， 以上两例中的以上两例中的“”符号都不应该使用，应改为：符号都不应该使用，应改为： “县人民政府办公室关于印发县人民政府办公室关于印发同志在同志在 会议上讲话的通知会议上讲话的通知”、“转发转发省公安厅关于实省公安厅关于实 施社区警务战略意见的通知施社区警

36、务战略意见的通知”。 原原国家行政机关公文处理办法第三章公文格式国家行政机关公文处理办法第三章公文格式 第十条第六款中规定第十条第六款中规定“公文标题中除法规、规章名公文标题中除法规、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号称加书名号外，一般不用标点符号” 11.11.越权使用文种越权使用文种 如如随意制定随意制定“条例条例”。实际上。实际上“条例条例”只能用于只能用于党党 的中央组织制定的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行规范党组织的工作、活动和党员行 为的为的规章制度规章制度；在行政机关公文中，；在行政机关公文中，“条例条例”只能只能 应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常应用

37、于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常 委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人 大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。 如：如：中华人民共和国城市道路管理条例中华人民共和国城市道路管理条例。基层。基层 单位制定有关规章制度时可用单位制定有关规章制度时可用“规定规定”或者用或者用“细细 则则”、“办法办法”等应用文种，并用转发或印发通知等应用文种，并用转发或印发通知 的形式发布。的形式发布。 12.12.回行题式不规范回行题式不规范 公文标题公文标题“回行时，要做到词意完整回行时，要做到词意完整

38、”。而在实际排印时，。而在实际排印时， 却往往做不到这一点。如：却往往做不到这一点。如： 中共中共县委县委县人民政府县人民政府 关于进一步整治和改善关于进一步整治和改善经济发展经济发展 环境环境的实施意见的实施意见 此题回行时，将此题回行时，将“经济发展环境经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、一个完整的词和词意拆开、 拆断了，应改为：拆断了，应改为： 中共中共县委县委县人民政府县人民政府 关于进一步整治和改善关于进一步整治和改善经济发展环境经济发展环境的的 实施意见 四、主送机关四、主送机关 主送机关是指公文的主要接收机关，主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称应当使用全称 或者规范化

39、简称、统称。或者规范化简称、统称。普遍存普遍存在在的问题：的问题： 一是主送机关一是主送机关“一逗一逗”或或“一顿一顿”到底到底。 主送机关较多，同性质或同级别的机关之间用顿号，主送机关较多，同性质或同级别的机关之间用顿号， 不同性质或不同级别的机关之间用逗号。不同性质或不同级别的机关之间用逗号。 比如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是：比如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是： “各省、自治区、直辖市人民政府各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、国务院各部委、 各直属机构各直属机构”。 二是位置选择不对。二是位置选择不对。 主送机关一般在标题下空主送机关一般在标题下空1 1行、左

40、侧顶格，最后一个行、左侧顶格，最后一个 主送机关名称后标全角冒号。主送机关名称后标全角冒号。意见、决定意见、决定的主送机的主送机 关标注在版记中的关标注在版记中的主题词之下、抄送之上主题词之下、抄送之上。其余类。其余类 别的公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不别的公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不 能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主 题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机向上级机 关请示只写一个主送机关关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的；向下级部分机关发送的 公文，如果发送机关少

41、，可将发送机关名称全部写公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写 上，发送机关多，可采用上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位各有关部门和单位”等等 办法概写。办法概写。 三是党政不分。三是党政不分。 如：如：党委行文对政府系统，党政联合行文对党委党委行文对政府系统，党政联合行文对党委。 中共中央行文主送单位可为中共中央行文主送单位可为“各省、自治区、直辖各省、自治区、直辖 市党委，中央各部委，国家机关各部委党组市党委，中央各部委，国家机关各部委党组（党（党 委）委），军委，军委总政治部总政治部，各人民团体党组，各人民团体党组”； 国务院行文可为国务院行文可为“各省、自治区、直辖市人民政

42、府，各省、自治区、直辖市人民政府， 国务院各部委、各直属机构国务院各部委、各直属机构”； 中共中央、国务院联合行文可为中共中央、国务院联合行文可为“各省、自治区、各省、自治区、 直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委， 解放军解放军各各总部、各大单位，总部、各大单位，各人民团体各人民团体”。 五、正文五、正文 正文用正文用3 3号仿宋体字，每自然段左空号仿宋体字，每自然段左空2 2字；字；数字、年数字、年 份不能回行份不能回行。普遍存在的问题：。普遍存在的问题： 一是引用公文文号格式不对。一是引用公文文号格式不对。 应当先引标题，后引发文字号。应

43、当先引标题，后引发文字号。如，如，“据据办办 201320131212号文关于号文关于的通知的通知”， 其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用 方式应为方式应为：据关于据关于通知（通知（办办 201320131212号）。号）。 二是文件层次结构不对二是文件层次结构不对 用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：用数字表示多层次结构序数，其标识方法为： 第一层第一层用用“一、一、”“”“二、二、”“”“三、三、” 第二层第二层用用“（一）（一）”“”“（二）（二）”“”“（三）（三）” 第三层第三层用用“1.”“2.”“3.”“1.”“2.”“3

44、.” 第四层第四层用用“（1 1）”“”“（2 2）”“”“（3 3）” 目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要 注意序数数词的写法，注意序数数词的写法， 一、一、 下面是顿号下面是顿号， 1.1.下面是下面是 圆号圆号，而，而 （一）（一） 和和 （1 1） 括号外面是不带顿和点号括号外面是不带顿和点号。 意 见 等意 见 等 公 文 为 了 便 于 查 阅 引 用 ，公 文 为 了 便 于 查 阅 引 用 ， 第 一 层 用第 一 层 用 “ 一 、一 、 ” “” “ 二 、二 、 ” “” “ 三 、三 、 ” ” 第 二 层 用第 二 层 用 “1.”“2.”“3.”“1.”“2.”“3.”一一条龙排队。条龙排队。 六、附件六、附件 公文如有附件，应在正文下空一行左空公文如有附件，应在正文下空一行左空2 2字的位置用字的位置用 3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附件附件”，后标全角冒号和名称。，后标全角冒号和名称。 附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期 之后，另起一页与正文一起装订，