公文处理管理培训

1、无锡市鸿威置业有限公司 公文处理规定公文处理规定各位同事大家好，我今天在这里讲这个课程也纯属班门弄斧了，大家一些关于公文处理，档案管理上的规范和处理惯例都要比我知道的更全面接触的更多些，今天在这里主要是为了能够抛砖引玉，谈一些常用的东西，互相探讨共同进步。今天在这里给大家简要介绍一下我们在日常工作中会经常遇到的一些文字处理上的3.0公文分类3.1公司常用公文分为四类：行政公文、法规文书、事务文书、经济文书。3.1.1公司常用行政公文种类主要有以下10类：3.1.1.1决定：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的文件或相关决定事项，使用“决定”。3.1.1.2通

2、知：传达要求公司相关部门或单位办理和需要有关部门或单位周知或者执行的事项，任免人员，使用“通知”。3.1.1.3通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，使用“通报”。3.1.1.4通告：在一定范围内公布应遵守或周知的事项，使用“通告”。3.1.1.5报告：向领导或上级单位汇报工作，反映情况，答复领导或上级单位的询问，使用“报告”。3.1.1.6请示：向领导或上级单位请求指示、批准，使用“请示”。3.1.1.7批复：答复下属或下级单位请示事项，使用“批复”。3.1.1.8意见：对重要问题提出见解和处理办法。3.1.1.9函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主

3、管部门请求批准和答复审批事项，使用“函”。3.1.1.10会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，使用“会议纪要”。3.1.2常用法规文书：包括流程、规定、章程等。3.1.3常用事务文书：包括计划、总结、调查报告、工作研究、会议记录、大事记、讲话稿等。3.1.4常用经济文书：可行性研究报告、经济合同、经济广告等。3.2公司常用公文按性质分为三类：3.2.1机要性文件：涉及到公司重大经济、法律、人事类文件及重大决定、决议、规范性文件。3.2.2重要性文件：涉及到公司重要事项的文稿和相关报审类公文。3.2.3一般性文件：安排部署单位工作或临时工作，不涉及经济、法律的一般性文件。3.3公司公文按处理

4、的要求分为两类：3.3.1传阅件：只需有关部门或公司领导备案或传阅的文件。3.3.2审批件：需要公司领导审批的文件。3.4公司公文按载体形式分类，分为电子文件、纸质文件、声像文件等。3.5公司公文按内容分为企管、行政、人事、财务、开发、工程、营销类文件。4.0公文格式4.1公文用纸。一般采用国际标准a4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。4.2公文排版。标题采用宋体三号字，正文部分采用宋体小四号字，1.5倍行距。4.3公文组成要素：一般由密级、发文单位标识、发文字号、签发人（上报的公文）、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄报（抄送）单

5、位、印发单位、印发日期、印发份数等部分组成。4.4公文各组成要素标识规则：4.4.1密级。涉及公司秘密的公文应当标明密级：绝密、机密或秘密，顶格标识于版心右上角第一行，两字之间空1字。其中，“机密”、“绝密”级文件打印要用专用磁盘，并应标明份数序号。份数序号应编为“01”、“02”、“”，顶格标识于版心左上角第一行。文件保密等级、阅文人员范围由公司领导确定。4.4.2发文字号。公司对内对外发文，应在公司主要领导或分管领导签发后，由行政人事部统一编制发文字号，一般要求居中排列。部门内部或部门之间发文，由部门自行编号。发文字号由发文机关、代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次

6、是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门代字。年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位(即1不编为o01)，不加“第”字。公文发文字号编制方法参考10.1。4.4.3签发人标识。签发人标识仅是在上报的公文中才出现，平行排列于发文字号右侧。目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；”签发人”用小四号仿宋体字，签发人姓名用小四号楷体字。4.4.4标题。标题位于红色反线下空2行，用宋体字三号，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.4.5主送单位。标题之下的主送单位需顶格书写，有多个主送单位须回行

7、时仍须顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。标识主送单位时应标明主送单位的全称、规范化简称或同类型单位的统称。所谓同类型单位的统称如“各部门”、“各子公司”。4.4.6附件。公文的附件是公文正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。行文时，在正文下空l行左空2字标识“附件”， 附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致，否则在法律意义上讲，可以不承认该附件是公文的附件。4.4.7印章。公文除会议纪要外，应当加盖公司或部门印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应

8、当加盖印章。4.4.8成文日期。单独行文以公司领导签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。4.4.9主题词。公文应当标注主题词（关键词），用于揭示公文内容，是为便于公文检索查询的规范化词。“主题词”用黑体字小四号，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用宋体字小四号；词目之间不加顿号，要空1字。4.4.10抄报、主送、抄送。位于主题词之下，与主题词依次平行排列，居左空l字；主送或抄送机关回行时均须与上一行冒号后的主送或抄送机关对齐；用逗号隔开，最后要标注句号。这里的主送单位位于抄报对象之下抄送单位之下；当主送单位过多或使用“会议纪要”文种时，主送单位需在主题词下一一列明。抄报对象

9、主要是指公司相关领导或需抄报的相关主管单位；抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，抄送单位应与发文单位在隶属上处于平行关系。4.4.11印发单位、印发日期。印发单位是指公文的主管部门（行政人事部）或主办部门；印发日期不是公文的成文日期，而以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识；两者占1行位置，印发单位左空1字，印发日期右空1字。4.4.12：印发份数。置于公文最后一页的最后一行。5.0行文规则5.1行文应确有必要，注重效用。5.2属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文。须报公司审批的事项，经公司领导同意也可以由部门行文，但文中应当注明“经公司同意”，并抄送公司行政人事部。

10、5.3各部门依据部门职权可以相互行文和向外单位的相关业务部门行文，但必须同时抄报公司相关领导和抄送公司行政人事部。5.4公司各部门、公司相关部门与直属公司不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性问题。5.5公司行文原则上只发到各部室和直属公司，不直接发到直属公司二级单位。5.6“请示”应当一文一事，主送一个单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）。“报告”不得夹带请示事项。5.7直属公司向下级单位或外单位的重要行文，必须抄报公司。6.0公文处理6.1公文起草。6.1.1文种、人名、地名、数字、引文准确。公文使用文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。比如：“请示

11、”和“报告”不能混用。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6.1.2结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。6.1.3文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。6.1.4公文中包含数字的，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 6.2公文会签。公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，按公文审批权限报请

12、公司分管领导及主要领导协调或裁定。6.3公文审核。行政人事部对收到的外单位来文要进行认真审核，并提出处理意见或建议；各部门对以公司名义制发的行政公文，在公司主要领导签发前要送行政人事部进行审核。6.4公文签章。公文签发应按审批流程和权限报公司主要领导或分管领导签发。公司领导签发后，公文统一交由行政人事部编制发文字号。主办部门按所需份数缮印后，交由印章管理人员审核后加盖印章。6.5办理时限。特急公文要求即时办理，随到随办；紧急公文要求在半个工作日内审批完成；一般公文要求在1-2个工作日内审批完成；会议纪要要求在1个工作日内完成。6.6电子文稿。由主办部门起草或修订的公文，需要行政人事部配合制发的

13、，公司领导签发后由主办部门将审批件与电子文稿一并交行政人事部办理，包括规章制度类文件。6.7财务单据。财务类审批文件（包括费用报销单及费用借支单），按照财务审批办法由财务部办理或直接呈请领导审批。对其中的工程合同款的支付申请单，由主办部门按公司颁发的工程及合同付款支付管理办法及相关制度规定的申报及付款程序办理完毕后交到财务部。7.0公文归档7.1公文处理完毕后，应当根据档案法和公司档案管理规定，及时移交行政人事部，统一整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。7.2公文定稿及正稿，及特别重要的草稿或者公司领导的手稿，需要存档。7.3各部门所产生的电子文件，其中需要归档保存的、重要的，应定

14、期予以整理、自行归档；在岗位发生变动时，部门负责人或公司分管领导应要求岗位前任人向其或继任人移交；涉及公司机密的电子文件应加密处理并妥善保存密码，原则上要求向行政人事部机要文员移交以备份。8.0公文管理8.1行政人事部负责各部门文书的管理工作。各子公司要有专人负责文书的管理工作，加强对相关人员的保密纪律教育，严禁将公司秘密文件带往公共场所或家中。8.2秘密公文的范围包括但不限于：公司章程、项目可行性报告、项目销售价格、营销策划书、项目开发计划、项目招投标文件、设计方案及图纸、合同、协议、人事任免（奖惩）、绩效考核、工资报表、财务报表（含预结算、资金计划等）、商务谈判、重大公关活动、重要法律文件

15、，以及公司领导指示必须注意保密的内部决策或其它文件。8.3公司公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。8.4公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。8.5公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。8.6不具备归档和存查价值及多余、重复、过时的公文，档案室应定期清理造册，经公司领导批准，可以销毁。8.7销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上负责监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。8.8公司员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退；其部

16、门负责人或公司分管领导应注意重要电子文件的移交管理。9.0附则9.1公文使用表格说明9.1.1签报：主要用于工作事项的请示。9.1.2重要文稿及合同会签审批单：主要用于重要事项的说明、汇报、规章制度草案、工作计划草案、对外宣传文稿、报表等重要文稿及合同、协议等法律文件的会签、审批。9.1.3发文处理单：主要用于公司对内、对外发文及会议纪要等。9.1.4文件传阅单：主要用于内部传阅用的报表、备案文件及需公司领导阅示的文件。9.1.5来文处理单：主要用于外单位及子公司发来需公司处理的文件。9.2本规定由行政人事部负责解释。10.0附件10.1公司发文编号一览表10.2会议纪要格式体例10.3重要文稿及合同会签审批单11.0相关文件11.1公文处理流程11.2档案管理办法 10.1公司发文编号一览表锡鸿威200*号-公司制度类文件锡鸿纪200*号-公司会议纪要锡鸿办字200*号-行政管理类文件锡鸿人字200*号-人力资源类文件锡鸿财字200*号-财务类文件锡鸿发展字200*号-投资发展类文件锡鸿营销字200*号-营销类文件