行政总务管理实务

1、1 菲力克斯电子（宁波）有限公司菲力克斯电子（宁波）有限公司 行政总务管理行政总务管理 实务实务 基础管理训练之一 2 目录目录 壹、总务行政管理壹、总务行政管理 一、观念之建立 二、本质学能及工作方法 三、组织及其功能 贰、一般行政贰、一般行政 一、文书管理 二、事务用品采购与管理 三、固定资产管理 参、庶务工作参、庶务工作 一、工作环境 二、车辆管理 三、宿舍管理 肆、涉外作业肆、涉外作业 一、警卫管理 二、服务台之接待管理 三、公关管理 伍、环境安全伍、环境安全 陆、总务行政人员如何协助企业降低成本陆、总务行政人员如何协助企业降低成本 3 壹、总务行政管理壹、总务行政管理 一、观念之建立

2、一、观念之建立 1.企业之永续经营总务人员之角色定位企业之永续经营总务人员之角色定位 开源 营销市场 开发 扩大企业 规模 新产品研 发 多元化经 营 企业策略 联盟 节流 降低成本 时间管理 人力精简 流程简化 企业再造 4 (1) 不正确之观念不正确之观念 a 管理杂务的单位管理杂务的单位 b. 不重要的单位不重要的单位 c. 只会花钱的单位只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位没有绩效的单位 e. 冗员的单位冗员的单位 f. 任何人都会做任何人都会做 2.观念之革新观念之革新 5 (2) 观念革新观念革新 a. 重要的幕僚单位重要的幕僚单位 b. 经营管理之参与单位经营管理之参与单位 c.

3、 协助团队整合之单位协助团队整合之单位 d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 e. 企业竞争力之提升企业竞争力之提升 f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能成功的总务人员需具备良好之本质学能 (3) 服务理念及敬业精神服务理念及敬业精神 a. 积极主动积极主动 b. 负责担当负责担当 c. 良好之协调性良好之协调性 d. 诚恳踏实诚恳踏实 e. 持续之学习持续之学习 f. 热爱工作热爱工作 6 (1) 需具备之本质学能需具备之本质学能 a.企业整体活动及经营目标之了解企业整体活动及经营目标之了解 b.企管知识之持续学习企管知识之持续学习 c.法规

4、、法令之熟悉法规、法令之熟悉 (2) 工作方法工作方法 a. PDCA工作循环工作循环 b. 目标管理目标管理 c. 成本之观念成本之观念 d. 效率效率 e. 合作和协合作和协 二、本质学能及工作方法二、本质学能及工作方法 7 1.企业内总务部门之组织企业内总务部门之组织 小型企业 中型企业 大型企业 三、组织及其功能三、组织及其功能 8 2.总务部门之功能总务部门之功能 分类分类工工 作作 内内 容容规规 章章 制制 度度 一一 般般 行行 政政 事务用品采购及管理事务用品采购及管理 采购管理办法采购管理办法 事务用品领用管理办法事务用品领用管理办法 文书管理文书管理文书管理办法文书管理办

5、法 资产管理资产管理固定资产管理办法固定资产管理办法 庶庶 务务 厂房维修厂房维修维修保养管理办法维修保养管理办法 车辆管理车辆管理车辆管理管理办法车辆管理管理办法 宿舍管理宿舍管理宿舍管理办法宿舍管理办法 涉涉 外外 服务台之接待管理服务台之接待管理外宾接待管理办法外宾接待管理办法 警卫管理警卫管理警卫人员管理办法警卫人员管理办法 公关管理公关管理公关管理办法公关管理办法 安安 卫卫 安全卫生管理安全卫生管理安全卫生管理办法安全卫生管理办法 整理整顿整理整顿 9 一、文书管理一、文书管理 1.收发及归档收发及归档 (1) 外来文件收发 整 理分 类编 号 登 记归 檔调 阅 收 件登 记分

6、送 (2)内部文件归档 贰、一般行政贰、一般行政 10 2.信息管理信息管理 (1) 建立档案管理制度建立档案管理制度 (2) 定期整理定期整理(过期文件之清除过期文件之清除) (3) 文件制式化文件制式化(A4为主最佳为主最佳) (4) 制定保存期限制定保存期限 (5) 集中管理集中管理 (6) 分类编号管理分类编号管理 (7) 调阅管制调阅管制 (8) 无纸化管理无纸化管理 11 3.保存期限保存期限 原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三 年、保存一年等五大类，参照如下： 保存期限内 容 一永久保存 公司创设执照、政府机关登记文件 股东会、董事会文件、印鉴 固定资产权状证明

7、专利、契约、研发、制造资料 重要财务文件、相关证明书 二十年 帐簿、税务资料 预算、决算报表、投资计划 重要签呈、重要会议记录 三五年 税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单 员工所得税、薪资清册、劳健保文件 制造技术资料 期满或解除之合约 四三年 退解职劳工名单、劳保卡 解雇员工等关系文件 较重要报表、记录 3 较重要会议记录 五一年 一般日、月、季报表 公告、一般报告书 其它一般记录 12 1.事务用品之种类事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、 复印机、个人计算机等。 b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器 具、计测计及行销部门搬运用品等

8、。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工 具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷 宗夹、宣传品、说明书等。 二、事务用品采购与管理二、事务用品采购与管理 13 2.事务用品采购事务用品采购 (1) 事务用品采购作业流程事务用品采购作业流程 流程流程内内 容容 a计计 划划 就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出 申请，编列年度预算申请，编列年度预算 b请请 购购 每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经 由单位主管核准由单位主管核准 c询比议价询比议价视需要总务部

9、门会同使用单位办理议价视需要总务部门会同使用单位办理议价 d审审 核核金额大小依核决权限规定由权责主管核定金额大小依核决权限规定由权责主管核定 e验验 收收会同使用单位就数量、外观、功能进行验收会同使用单位就数量、外观、功能进行验收 f列列 帐帐 属固定资产类需列册编号管理属固定资产类需列册编号管理 一般消耗用品亦应列册控管一般消耗用品亦应列册控管 g领领 用用使用单位填写领用单据领用使用单位填写领用单据领用 14 (2) 事务用品采购管理重点事务用品采购管理重点 内内 容容管管 理理 重重 点点 a政政 策策 公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品

10、、 外国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑外国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑 b会会 办办 专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采 购程办理购程办理 c请购流程请购流程各单位是否清楚及遵循各单位是否清楚及遵循 d询比议价询比议价询比议价记录完成留存询比议价记录完成留存 e核决权限核决权限公司是否已清楚制定各项采购之核决权限公司是否已清楚制定各项采购之核决权限 f安全库存安全库存 消耗品可采复仓制消耗品可采复仓制 金额较大设备用品应计划性采购金额较大设备用品应计划性采购 g盘盘 点点定期盘存制及连续性盘点可并用进行定期盘存制及连续性盘点可并用进行

11、 h 整理整理. .整整 顿顿 事务用品仓之整理事务用品仓之整理. .整顿整顿 消耗性物品与非消耗性物品应分开管理消耗性物品与非消耗性物品应分开管理 15 1.固定资产之定义固定资产之定义 税法规定2000元以上，使用年限2 年以上者列入资本支出。 一般企业以2000元为基础较多。 2.固定资产之种类固定资产之种类 有形资产：土地、建物、设备、机 器、车辆、工具、器具、杂项购置。 无形资产：专利权、商标权、著作权、营 业 权等 三、固定资产管理三、固定资产管理 16 3.财产管理作业重点财产管理作业重点 内 容作 业 重 点 a 验收列 帐 申请单及验收单核对 申请单位填写财产卡 总务单位填写

12、财产编号及标示 列帐并会交会计单位 c 保养作 业 编列维修保养预算 定期、不定期由总务人员及供货商保养检查 d 保险作 业 建物、机器设备、车辆均应纳入保险 除新购物品外，注意续保之办理 建立风险管理之共识，评估现有有形无形资产 e 财产盘 点 定期盘点实施 固定资产采一物一卡核对 有帐无物，有物无帐追查 f 计算机 管理 财产清册可于企业内部网络取得最新资料 保管单位、取得日期、折旧情形、残余价值等配合会计单位 计算机列文件管理 17 参、庶务环境参、庶务环境 一、工作环境 1.办公室管理办公室管理 办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷 调查，依序为 文书档案管理 空调 配线 办公设备

13、照明 安全 2.厂房环境管理厂房环境管理 同办公室管理方式，除注意空调、照明、安 全三项，并注意噪音、振动问题 18 3.工作环境管理重点工作环境管理重点 内 容管 理 重 点 a空 调 冷气风扇、冷却水塔之定期清洗 温湿度之调节控制 b配 线 办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划 现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通 c 办公设 备 办公室、现场之区域明确标示 办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修 d照 明 自然光线优于人工光线 间接照明优于直接照明考虑 e安 全 工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能 消防设备之定期申报 消防设施及逃生动线是否有

14、被堵塞情形 f 振动.噪 音 人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形 不定期查核工作现场噪音振动情形 g 公共设 施 盥洗设施定期维护检查 厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查 19 1.车辆分类车辆分类 公用车辆：大客车、卡车、公务车、机车等 (2) 专用车辆：高级主管用车 (3) 私车公用：自购或公司贷款，油料补贴 二、车辆管理二、车辆管理 20 2.车辆管理重点车辆管理重点 内 容管 理 重 点 a管理方式 集中管理：总务部门统筹负责 单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理 b公务车借用 使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等 使用前后路码表之检查

15、 c驾驶人管理 身体健康，生活行为端正 是否具备合格汽车职业职照 实施铺保、人保及定期对保 生活正常，遵守规定，认真细心 d保 养 驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写 指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系 保养定期实施 e 私车公用 补 助 明订补助办法 依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费 f 违规.违警 及事故处理 由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负 担 指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式 g保险及课税 公用车排照税、燃料税及保险由总务部门统一办理 监理站之定期检查则可由使用单位自行办理 21 1.宿舍管理之观念宿舍管理之观念 (1) 确

16、保劳动力充足，减少人员流动率确保劳动力充足，减少人员流动率 (2) 女性员工夜班加班之安全女性员工夜班加班之安全 2. 员工宿舍分类员工宿舍分类 (1) 主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、 单人房或双人房。单人房或双人房。 (2) 员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配 (3) 外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中 管理管理 三、宿舍管理三、宿舍管理 22 3. 宿舍管理重点宿舍管理重点 内 容管 理 重 点 a申 请 1.订定员工住家距离申请标准 2.派外长驻人员或轮班等工作需要

17、b设 备 1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品 2.水电、瓦斯之定期检查 c安全管理 1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理 2.访客登记之实施，指定会客地点 3.消防安全设施之具备及定期检修 4.与当地警察机关应建立好连系管道， 应变突发状况时之处理 d 外劳宿舍 管 理 1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或 其它危险设施 2.定期实施清洁卫生检查 e交接移转 1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认 2.移出或移转应由总务人员会点移交物品 f维 修 1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因 2.由住宿人员提出维修申请 23 一

18、、警卫管理一、警卫管理 1. 警卫管理方式警卫管理方式 (1) 公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司 a. 优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管 理，并可做其它职务支持及调迁 b. 缺点：专业性不足，并常因人情门禁松散或成为 员工聊天休息场所 (2) 保全公司：现国内企业已多采保全公司担任 a. 优点：有较充足专业训练，门禁管理严格 b. 缺点：成本较高，且为间接透过保全公司管理保 全人员 肆、涉外作业 24 2. 警卫管理重点警卫管理重点 内内 容容管管 理理 重重 点点 a 警卫人员警卫人员 管管 理理 1.1.职务之明订，权责清楚职务之明订，权责清楚 2.2.制式服装，仪容整洁

19、，接待有礼制式服装，仪容整洁，接待有礼 3.3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职 务无关之业务务无关之业务 b出入管理出入管理 1.1.人、物、车辆之检查，停放引导人、物、车辆之检查，停放引导 2.2.访客登记及受访人员引导访客登记及受访人员引导 3.3.物品出入放行登记及核对物品出入放行登记及核对 c 定时、定定时、定 点 巡点 巡 逻逻 1.1.防火、防盗、防暴功能防火、防盗、防暴功能 2.2.固定路线厂房内外巡逻固定路线厂房内外巡逻 d夜勤管理夜勤管理 1.1.宿舍及工厂门禁执行宿舍及工厂门禁执行 2.2.紧急事故之抢救连系紧急事故之抢救连

20、系 25 1.访客之类型访客之类型 (1) 预定来访之访客，与公司人员约定好之访客预定来访之访客，与公司人员约定好之访客 (2) 没有约定，但对公司有益之访客没有约定，但对公司有益之访客 (3) 没有约定，且对公司无益之访客没有约定，且对公司无益之访客 2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 (1) 应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者 姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业 (2) 应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应告知接待人员与公司友好厂商名称，

21、以做适当 应对接待应对接待 (3) 不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应 对方式及连络总务人员处理对方式及连络总务人员处理 二、服务台之接待管理二、服务台之接待管理 26 3.接待管理重点接待管理重点 内内 容容管管 理理 重重 点点 a a服务礼仪服务礼仪 1.1.仪容整洁：服装、精神仪容整洁：服装、精神 2.2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起 3.3.热诚服务：愉快的服务热诚服务：愉快的服务 4.4.茶水服务：奉茶、动作、愉快茶水服务：奉茶、动作、愉快 b b连络引导连络引导 1.1.受访人员有在公司，应

22、请通知受访人员到服务受访人员有在公司，应请通知受访人员到服务 台或引导至招待地点台或引导至招待地点 2.2.受访人员不在公司，应留下访客姓名、电话受访人员不在公司，应留下访客姓名、电话 c c电话礼仪电话礼仪 1.1.自动总机不如人工总机自动总机不如人工总机 2.2.对讲机不如服务台人员对讲机不如服务台人员 3.3.转分机接话追踪转分机接话追踪 27 1. 企业公关之对象企业公关之对象 (1) 政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研 究单位 (2) 财团、公众团体、交易往来厂商 2. 企业公关之目的企业公关之目的 (1) 希望社会大众对企业保持良好的印象与风评 之活动 (2) 向社会大众提供企

23、业信息之管道 (3) 与各机关企业建立良好之互动关系及友谊 三、公关管理三、公关管理 28 3.公关管理之作法及重点公关管理之作法及重点 内内 容容管管 理理 重重 点点 a 对象及对象及 资资 料料 1.1.名册建立，依对象不同分列名册建立，依对象不同分列 2.2.连系人员建立资料，生日卡、贺年卡、月历、祝贺连系人员建立资料，生日卡、贺年卡、月历、祝贺 、慰问等、慰问等 b公关方式公关方式 1.1.因应媒体之宣导因应媒体之宣导 2.2.分送各种资料邮寄企业文宣分送各种资料邮寄企业文宣 3.3.运用媒体如电影、广播、报纸、网络等举办各项活运用媒体如电影、广播、报纸、网络等举办各项活 动，包括宣

24、传及公益活动动，包括宣传及公益活动 4.4.参加各项社团活动参加各项社团活动 5.5.依名册年节馈赠礼品依名册年节馈赠礼品 6.6.宴客宴客 c 媒体的媒体的 应应 对对 1.1.建立发言人制度，建立发言人制度，Q Q与与A A之准备之准备 2.2.与媒体记者平均建立良好之互动关系与媒体记者平均建立良好之互动关系 29 一、员工上班的目的：生活安定一、员工上班的目的：生活安定。 安全无忧、身心健康的工作是生活安定的要件 安全卫生管理：为防止职业灾害，保障劳工安全与卫生 二、职业意外伤害分类二、职业意外伤害分类 劳委会分类：职业意外伤害可分为坠落.滚落、跌倒、冲撞、物体 飞落、物体飞落、物体倒塌

25、.崩塌、被撞、被夹.被卷、被切割、擦 伤、采踏(踏穿)、溺毙、与高温低温之接触、与有害物之接触、 感电、爆炸、物体破裂、火灾、不当动作、其它不能归类、公路 交通事故、铁路交通事故、船舶.飞机交通事故、其它交通事故等 23类。 三、安全、卫生设备规定：三、安全、卫生设备规定： 工厂法第四十一、四十二条，工厂应具备 a. 安全：工人身体上、工厂建筑上、机器装置、防火防水灾之设 备 b. 卫生：空气流通、饮料清洁、盥洗及厕所、光线、防卫毒质之 设备。 伍、环境安全伍、环境安全 30 四、需遵照办理之相关法规四、需遵照办理之相关法规 a. 劳动法劳动法 b. 劳动法施行细则劳动法施行细则 c. 公司法

26、公司法 d. 社会保险条例社会保险条例 e. 社会保险条例施行细则社会保险条例施行细则 f. 劳动安全卫生法劳动安全卫生法 g. 劳动安全卫生法施行细则劳动安全卫生法施行细则 h. 劳动安全卫生组织管理及自动检查办法劳动安全卫生组织管理及自动检查办法 i. 消防法消防法 j. 精密作业劳工视机能保护设施标准精密作业劳工视机能保护设施标准 k. 工业安全标示设置准则工业安全标示设置准则 l. 危险性工作场所审查暨检查办法危险性工作场所审查暨检查办法 m. 锅炉及压力容器安全规则锅炉及压力容器安全规则 n. 劳工健康保护规则劳工健康保护规则 o. 童工女工禁止从事危险性或有害性工作认定标准童工女工

27、禁止从事危险性或有害性工作认定标准 p. 爆竹烟火制造业安全设施标准爆竹烟火制造业安全设施标准 q. 危险性机械或设备代行检查机构管理规则危险性机械或设备代行检查机构管理规则 r. 国务院或劳动部门相关行政解释、命令国务院或劳动部门相关行政解释、命令 31 五、劳工安全卫生管理重点五、劳工安全卫生管理重点 内 容管 理 重 点 a a制 度 建 立 1.依相关法规办理，参(4) 2.订定安全卫生工作守则 a.由雇主或管理权限之雇主代理人负责，各部门主管执行 b.主办单位权责 c.各级主管之管理.指挥.监督 3.意外事故处理程序 4.职业灾害统计定期申报 b b 设备检查及 管理 1.危险机械、设备如起重机、升降机、吊笼、 建筑用提升机、锅炉、 压力容器、高压气体设备容器等 2.建筑物安全检查定期申报 3.消防安全检查定期申报 c c 环境检查及 管理 1.作业环境测定管理 a.中央空调、坑内、显着噪音场所 b.高温、粉尘、铅、有机溶剂、特定化学物质场所 d d健 康 管 理 1.安全卫生教育训练实施 2.健康检查每年定期实施。 医院之指定资料列册保管保密治疗 3.简易药箱、休养床之设