通知的写作方法

1、1 一 、通知的含义 二 、通知的类别 三 、通知的特点 四 、通知的写作 五、 通知的写作要求 通 知 2 通知的概念通知的概念 通知是批转下级机关公文、转发上级机通知是批转下级机关公文、转发上级机 关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要 求下级机关办理和有关单位需要周知或者执求下级机关办理和有关单位需要周知或者执 行的事项和任免和聘用干部所用的公文。行的事项和任免和聘用干部所用的公文。 通知概述通知概述 返回返回 3 三、通知的特征 1 应用的广泛性应用的广泛性 通知是公文中适用范通知是公文中适用范 围最广、使用频率最高围最广、使用频率最高 的文种。大

2、到国家级的的文种。大到国家级的 党政机关，小到基层的党政机关，小到基层的 企事业单位，都可以发企事业单位，都可以发 布通知。布通知。 2 较强的时效性较强的时效性 通知是一种制发比较通知是一种制发比较 快捷、运用比较灵活的快捷、运用比较灵活的 公文文种，它所办理的公文文种，它所办理的 事项都有比较明确的时事项都有比较明确的时 间限制，不得拖延。间限制，不得拖延。 3 职能的多样性职能的多样性 通知的职能最多，通知的职能最多， 够不上发够不上发“决定决定”、 “命令命令”等的事项可由等的事项可由 通知承担。通知承担。 4 对象的专指性对象的专指性 通知大多是专门针通知大多是专门针 对特定机关和有

3、关人员对特定机关和有关人员 发的，因此专指性较强，发的，因此专指性较强， 不像通告、公告具有泛不像通告、公告具有泛 指性。指性。 4 二、通知的分类 通知的分类通知的分类 按照行文关系来分按照行文关系来分按照内容和作用来分按照内容和作用来分 平行通知平行通知 下行通知下行通知 批转批转转发通知转发通知 颁转性通知颁转性通知 指示性通知指示性通知 知照性通知知照性通知 会议通知会议通知 任免通知任免通知 5 、批转、转发性通知 领导机关在批转下级机关的公文时，或在领导机关在批转下级机关的公文时，或在 转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的 公文时，可用这种通

4、知。公文时，可用这种通知。 这种通知，一般与作为附件的被批转或这种通知，一般与作为附件的被批转或 转发的公文一起，构成一份新的完整的通转发的公文一起，构成一份新的完整的通 知。知。 6 例文（转发通知:下级对上级的文件只能用“转发”） 广东省人民政府办公厅广东省人民政府办公厅转发转发省财厅省财厅 关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知 各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位：各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位： 省财厅制定的省财厅制定的广东省临时出国人员汇管理实施细则广东省临时出国人员汇管理实施细则，业经，业经 省人民政府同意，现转发给你们，请按照

5、执行。省人民政府同意，现转发给你们，请按照执行。 附件附件: 广东省临时出国人员汇管理实施细则广东省临时出国人员汇管理实施细则 （印）（印） 年年月月日日 7 例文（批转通知：上级对下级的来文可以加（批转通知：上级对下级的来文可以加“批批”再再 转发）转发） 国务院国务院批转批转国家教委国家教委关于改进和加强关于改进和加强 高等学校生产实习和社会实践工作报告的通知高等学校生产实习和社会实践工作报告的通知 ： 国务院同意国家教委关于改进和加强高等学校生产实习和社 会实践工作的报告，现转发给你们，请你们结合本地区，本部 门的实际情况研究执行。 附件：关于改进和加强高等学校生产实习和社会实践工作的报

6、告 （印） X年X月X 日 8 2、指示性通知：上级对下级的工作提出指导性的意见指示性通知：上级对下级的工作提出指导性的意见 也称布置工作性通知。上级机关对下级交代工作、布也称布置工作性通知。上级机关对下级交代工作、布 置任务，而根据公文内容又不必用命令或指示时，置任务，而根据公文内容又不必用命令或指示时， 用这种通知。用这种通知。 例如：例如： 1)、共青团广东白云学院委员会关于开展、共青团广东白云学院委员会关于开展“学雷锋学雷锋”活动活动 的的 通知通知 （指导、部署学雷锋活动）（指导、部署学雷锋活动） 2)、广东白云学院关于加强以、广东白云学院关于加强以“依法治校、规范管理依法治校、规范

7、管理”为为 主题的作风建设的通知主题的作风建设的通知 （加强（加强“依法治校、规范管理依法治校、规范管理” 的工作）的工作） 9 例文：指示性通知 共青团广东白云学院委员会关于开展共青团广东白云学院委员会关于开展“学雷锋学雷锋”活动的通知活动的通知 各系、部、中心： 为了配合广东省教育厅对我院的本科学士学位评审工作，加强优良 的校风建设，学院团委根据文件精神，结合我院的实际，决定于三 月份开展“学雷锋”活动。现将有关事项通知如下：现将有关事项通知如下： 一、活动意义： 二、活动内容与形式： 三、活动要求： 希各系、部、中心团支部接此通知后，认真部署本系的学习活动， 学院团委于月底进行对此项工作

8、的检查、评比、表彰。 共青团广东白云学院委员会共青团广东白云学院委员会 2009年3月4日 10 3、知照性通知 （顾名思义：知道（顾名思义：知道+照办）照办） 上级要求下级 1、办理或者需要知道的事项；（三八、五一放假） 2、成立、调整、合并、撤销某个机构； （本学期伊始：我院成立了财会系）（本学期伊始：我院成立了财会系） 3、启用印章；（白云职业技术学院升为；（白云职业技术学院升为“广东白云学院广东白云学院”） 4、请下级机关报送有关材料等； （广东省教育厅要求学院上报今年的招生计划）（广东省教育厅要求学院上报今年的招生计划） 5、日常生活、工作中的事务如：开会、停 水、停电、体检、缴费、

9、卫生检查、捐款 捐物等临时性的工作安排。 （关于对管理系男生宿舍进行卫生大检查的通知）（关于对管理系男生宿舍进行卫生大检查的通知） 11 各系、部、中心：各系、部、中心： 为了迎接省教育厅的学士学位评审，加强我院的专为了迎接省教育厅的学士学位评审，加强我院的专 业建设和学科建设，使之更加适应应用型本科的办学方业建设和学科建设，使之更加适应应用型本科的办学方 针。经过广泛的调研，我院决定新设处级教学管理机构针。经过广泛的调研，我院决定新设处级教学管理机构 财会系。财会系。 财会系由现属经济系的会计、财会系由现属经济系的会计、XX专业构成。原属会专业构成。原属会 计、计、XX专业的学生共专业的学生

10、共800人成为财会系的学生；原属会人成为财会系的学生；原属会 计、计、XX专业的教研室、教师成为财会系的教研室、教专业的教研室、教师成为财会系的教研室、教 师。财会系成为独立的教学管理单位后，隶属广东白云师。财会系成为独立的教学管理单位后，隶属广东白云 学院，与其他各系、部、中心平级。学院，与其他各系、部、中心平级。 特此通知。特此通知。 广东白云学院广东白云学院 2009年年2月月3日日 广东白云学院关于成立财会系的通知广东白云学院关于成立财会系的通知 12 例文 通知通知 根据上级要求，我市机关单位的办公时间自 年月日起作适当调整，新的办公时间为： 上午： 下午： 特此通知 市人民政府 年

11、月日 13 指示性通知、知照性通知的格式扫描指示性通知、知照性通知的格式扫描 v v1、标题、标题 v2、主送机关：、主送机关： v3、正文、正文 v4、附件（视具体需要）、附件（视具体需要） v5、落款、落款 14 （一）标题 通知的标题一般有两种形式： 一是“发文机关事由 文种” 广东白云学院广东白云学院关于加强校风建设加强校风建设的通知通知 二是“事由文种”构成 关于召开新闻发布会的通知。 根据特殊情况和具体要求，可在文种前加程度 词修饰、限制，如“联合通知”、“补充通知”、 “重要通知”。 15 2、主送机关 v主送机关:受文机关，发文机关的直接下级 机关。 v比如:白云学院发的通知，

12、主送机关是:各系、 部、中心； v主送机关与抄送机关的区别： v主送机关：受理、负责办理公文的机关 v抄送机关：只需要了解文件内容，不需要 对文件的办理、执行负责的机关。 v比如：学院的通知，主送机关是各个系、 部、中心，抄送机关董事会等 16 3 3正文正文 通知的写法通知的写法 要求 原因 事项 通通 知知 返回返回 17 通知正文通知正文=发文原因发文原因+通知事项通知事项+执行要求执行要求 v一、发文的原因、根据、意义，简单地介 绍。 v比如： v 为了加强白云学院学生的精神文明建 设，院团委决定，在三月份开展深入 的学雷锋活动，现将有关事项通知如下：现将有关事项通知如下： （切记：此

13、句话是非常有用的过渡句）（切记：此句话是非常有用的过渡句） 18 v 二、通知事项二、通知事项 v现将有关事项通知如下：（分条列项）现将有关事项通知如下：（分条列项） v1、 v2、 v3、 三、执行要求：三、执行要求： v比如：希望各系、部接此通知后认真部署、落 实， v或者：直接写“特此通知” 19 落款的写法 v发文单位的全称+发文时间+印章 v发文时间的写作要求： v汉字小写（二00九年三月四号） v阿拉伯数字（2009年3月4号） v注意：注意： v汉字大写汉字大写壹贰叁壹贰叁 v有时：通知还会有附件，附件的位置要放在正文之后，有时：通知还会有附件，附件的位置要放在正文之后， 落款之

14、前。落款之前。 20 3、会议通知 v结构：标题+主送单位+事项+落款 v标题=发文机关名称发文机关名称+关于召开关于召开(举办举办)会议的会议的 通知通知 v主送机关主送机关: v正文：正文： v1、开会的根据或者是意义或者目的、开会的根据或者是意义或者目的 v2、会议要求：、会议要求： v (1) 时间、地点（报到的时间、地点）；时间、地点（报到的时间、地点）； v (2) 议题；议题； v (3) 参加人员；参加人员； v (4)注意事项：要不要带资料、发言、食宿、注意事项：要不要带资料、发言、食宿、 交通、交通、 联系联系 人、人、 联系方式等信息。联系方式等信息。 v落款：落款：单位

15、名称、时间、印章单位名称、时间、印章 21 4、任免通知 上级机关按照干部管理权限任免下级机上级机关按照干部管理权限任免下级机 关的领导人或上级机关的有关任免事项需要关的领导人或上级机关的有关任免事项需要 下级机关知道时，要发任免通知。下级机关知道时，要发任免通知。 正文：决定任免的时间、机关、会议或正文：决定任免的时间、机关、会议或 依据的文件十任免人员的姓名和具体职务依据的文件十任免人员的姓名和具体职务 22 任免通知例文: v广东白云学院关于XXX等同志职务任免的通知 v各系、部、中心、职能处室： v 经广东白云学院董事会第XX次会议决定，任命 XX为财会系主任，负责财会系的全面工作；任

16、命 XX为财会系副主任，负责财会系的教学工作。 v特此通知 v 广东白云学院 v 2009年2月2日 23 通知的写作要求通知的写作要求 .目的要明确。不同种类通知的写作目的不同，写作内容目的要明确。不同种类通知的写作目的不同，写作内容 也不一样，要区别写之；也不一样，要区别写之； .写明发通知的原因。一般指示性通知和一些会议通知要写明发通知的原因。一般指示性通知和一些会议通知要 写明发通知的原因，让下级知道为什么要做这些工作或写明发通知的原因，让下级知道为什么要做这些工作或 开这个会议，下级做起工作来更能体会上级的旨意。开这个会议，下级做起工作来更能体会上级的旨意。 .通知事项要交代明白清楚

17、。指示性通知事项要具体明确通知事项要交代明白清楚。指示性通知事项要具体明确 切实可行，让下级知道做什么，怎么做，做到什么程度；切实可行，让下级知道做什么，怎么做，做到什么程度； 会议通知要把开会有关事项具体、完备交代清楚，不能含会议通知要把开会有关事项具体、完备交代清楚，不能含 糊其词或缺漏，让下级不知所措，难以开展工作。糊其词或缺漏，让下级不知所措，难以开展工作。 .条理明晰，让人一目了然。条理明晰，让人一目了然。 返回返回 24 省废旧物资回收公司省废旧物资回收公司 关于召开物价学习讨论会的通知关于召开物价学习讨论会的通知 各市（地）、县废旧物资公司：各市（地）、县废旧物资公司： 省公司决

18、定召开物价学习讨论会，时间定于七月二十九日至八月十省公司决定召开物价学习讨论会，时间定于七月二十九日至八月十 三日。会上请省供销学校商业经济教研室三日。会上请省供销学校商业经济教研室老师讲物价理论课。目的老师讲物价理论课。目的 是为了适应物价工作的需要，提高物价员的业务水平；还请省内主管物是为了适应物价工作的需要，提高物价员的业务水平；还请省内主管物 价多年、有经验的同志传授废旧物资作价方法、计算技术及工作经验，价多年、有经验的同志传授废旧物资作价方法、计算技术及工作经验， 结合实际问题座谈讨论会。结合实际问题座谈讨论会。 参加会议人员要携带笔记本和算盘，食宿费、车费自备。市（地）、县参加会议

19、人员要携带笔记本和算盘，食宿费、车费自备。市（地）、县 废旧物资公司做物价工作的专职物价员参加这次会议。请各县把参加会废旧物资公司做物价工作的专职物价员参加这次会议。请各县把参加会 议名单尽快报市（地）公司。各市（地）公司于七月十五日前将参加会议名单尽快报市（地）公司。各市（地）公司于七月十五日前将参加会 议人员登记表填好，寄给省公司。参加会议人员于七月二十八日报到。议人员登记表填好，寄给省公司。参加会议人员于七月二十八日报到。 地点在地点在市供销社所属市供销社所属旅社。旅社。 年年月月日（公章）日（公章） 通知的病例评析通知的病例评析 通通 知知 返回返回 25 本文的主要毛病是：本文的主要

20、毛病是：结构凌乱，层次不清结构凌乱，层次不清。 原文首段虽简述会议目的与依据，但把会议的几个主要内容散杂原文首段虽简述会议目的与依据，但把会议的几个主要内容散杂 在本段内，使全段内容杂乱无章。宜改为：在本段内，使全段内容杂乱无章。宜改为：“为了为了，我公司决，我公司决 定于七月二十九日至八月十三日召开物价学习讨论会，会上将请定于七月二十九日至八月十三日召开物价学习讨论会，会上将请 讲物价理论课，现将会议有关事项通知如下：讲物价理论课，现将会议有关事项通知如下：” 2、原文第二段写的是会议通知事项，但没有分项分条标明，又没有按、原文第二段写的是会议通知事项，但没有分项分条标明，又没有按 合理的顺

21、序来安排，条理不够清晰。合理的顺序来安排，条理不够清晰。 3语言欠简洁，词句亦有不当之处。如文中两处用语言欠简洁，词句亦有不当之处。如文中两处用“省公司省公司”，均应改，均应改 为第一人称为第一人称“我公司我公司”、“市（地），县废旧物资公司做物价工作的市（地），县废旧物资公司做物价工作的 专职物价员参加这次会议专职物价员参加这次会议”，其中，其中“做物价工作的做物价工作的”重复多余，应删重复多余，应删 ；“ 请各县把参加会议名单尽快报市（地）公司请各县把参加会议名单尽快报市（地）公司”，其中，其中“尽快尽快”一词不一词不 够够 明确具体。明确具体。“结合实际问题座谈讨论会结合实际问题座谈讨论

22、会”不通。不通。 评析评析 通知的病例评析通知的病例评析 返回返回 26 市交通局市交通局 关于立即畅通南北交通干线的通知关于立即畅通南北交通干线的通知 市公用局：市公用局： 贵局维修下水道，未经与我局请示，便自作主贵局维修下水道，未经与我局请示，便自作主 张，阻断张，阻断大马路，严重影响了南北交通干线的大马路，严重影响了南北交通干线的 正常通行，后果严重。通知贵局所属维修队即刻停正常通行，后果严重。通知贵局所属维修队即刻停 止作业，恢复交通。其他事宜，待商谈后再定。止作业，恢复交通。其他事宜，待商谈后再定。 年年月月日（公章）日（公章） 通知的病例评析通知的病例评析 返回返回 27 这份通知主要毛病有：这份通知主要毛病有： 标题的文种错误。标题的文种错误。“市交通局市交通局”和和“市公用局市公用局”是是 同级单位，不宜用同级单位，不宜用“通知通知”，而应该用，而应该用“商洽函商洽函”； 标题的事由概括不当，宜改为标题的事由概括不当，宜改为“请即停修下水道以畅通南北请即停修下水道以畅通南北 交通干线交通干线”； 1.1. 用语不得