Access2010应用教程(第二章)

1、 l第二章第二章 表的基本操作表的基本操作 学习目标：学习目标： u了解表的概念和作用了解表的概念和作用 u熟练掌握使用设计视图、数据表视图方式创建表熟练掌握使用设计视图、数据表视图方式创建表 u掌握根据需要设置字段的属性掌握根据需要设置字段的属性 u熟练掌握数据表的编辑操作熟练掌握数据表的编辑操作 u掌握创建数据表的关系掌握创建数据表的关系 2.1 2.1 表概述表概述 表是Access数据库的基础，是存储和管理数据的对象，也是数据库其 他对象的数据来源。例如，查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立和 使用的。数据库中只有建立了表，才能输入数据，才能进行查询、窗体和 报表等操作。 2.1.1

2、 2.1.1 表的结构表的结构 Access以二维表的形式来定义数据库表的数据结构。数据库表是由表 名、表包含的字段名及其属性、表的记录等几部分组成。 数据表视图数据表视图 员工基本信息表的结构视图员工基本信息表的结构视图 Access 2010中字段可用的数据类型有文本、备注、数字、日期/时间 、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算、查阅向导。 表的建立包括两部分：一部分是表的结构建立，另一部 分是表的数据输入。在建立表之前首先要从以下几个方面来 考虑如何设计表： 建立表的目的是什么，确定好表的名称。建立表的目的是什么，确定好表的名称。 确定表中字段及字段的名称。确定表中字

3、段及字段的名称。 确定每个字段的数据类型。确定每个字段的数据类型。 确定每个字段的属性。确定每个字段的属性。 确定表中能够唯一标识记录的主关键字段，即主键。确定表中能够唯一标识记录的主关键字段，即主键。 2.1.2 2.1.2 表的字段和数据类型表的字段和数据类型 1字段 字段名称的命名规则字段名称的命名规则 长度为64个字符。 可以包括字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格 开头。 不能包含句号、惊叹号、方括号、单引号。 不能使用ASCII码为032的ASCII字符。 2 2数据类型数据类型 Access 2010提供了12种数据类型，包括文本、备注、数 字、日期/时间、货币、自动编

4、号、是/否、OLE对象、超链接 、附件、计算和查阅向导。 （1）文本 文本型字段最多可存储文本型字段最多可存储255255个字符个字符 例如姓名和地址等文本数据；不需要计算的数字，如电例如姓名和地址等文本数据；不需要计算的数字，如电 话号码、邮政编码等都可以定义为文本型。话号码、邮政编码等都可以定义为文本型。 （2）备注 最多可存储最多可存储6553565535个字符个字符 （3）数字 数字类型数字类型取值范围说明取值范围说明小数位数小数位数字段长度字段长度 字节字节保存从0255的数字无1个字节 整型整型保存从-3276832767的数字无2个字节 长整型长整型保存从-21474836482

5、347483647的数字无4个字节 单精度单精度保存-3.410383.41038的数字74个字节 双精度双精度保存-1.79734103081.7973410308的数字158个字节 小数小数保存-10281028的数字2812个字节 表表2-1 2-1 数字型的类型及取值范围数字型的类型及取值范围 （4）日期/时间 字段长度固定为字段长度固定为8 8个字节个字节 可以存储从可以存储从100100年到年到99999999年之间的任意日期和时间。年之间的任意日期和时间。 （5）货币 “货币货币”字段的计算可精确到小数点前字段的计算可精确到小数点前1 1位及小数点后位及小数点后4 4 位。位。

6、占有占有8 8个字节。个字节。 （6）自动编号 自动插入一个唯一的递增顺序号自动插入一个唯一的递增顺序号 字段长度为字段长度为4 4个字节。个字节。 （7）是/否 例如例如Yes/NoYes/No、True/FalseTrue/False、On/OffOn/Off等数据。等数据。 在在AccessAccess中，使用中，使用“-1 -1”表示表示“是是”值，使用值，使用“0 0”表示表示 “否否”值。值。 长度为长度为1 1个字节。个字节。 （8）OLE对象 OLEOLE对象类型用于存储链接或嵌入的对象对象类型用于存储链接或嵌入的对象 最大容量为最大容量为1GB1GB （9）超链接 （10）附

7、件 对于压缩的附件，附件类型字段最大容量为对于压缩的附件，附件类型字段最大容量为2GB2GB对于非压对于非压 缩的附件，该类型最大容量大约为缩的附件，该类型最大容量大约为700KB700KB。 （11）计算 8 8个字节个字节 例如，例如，“工资表工资表”中的中的“实发工资实发工资”字段。字段。 （12）查阅向导 查阅另外表中的数据，或查阅从一个列表中选择的数据查阅另外表中的数据，或查阅从一个列表中选择的数据 或者称为参考某一列表的数据建立本字段的信息或者称为参考某一列表的数据建立本字段的信息 【例【例2-12-1】设计一个】设计一个“奖惩表奖惩表”的表结构。的表结构。 表2-2 “奖惩表”的

8、表结构 2.2 2.2 建立表建立表 这里的建立表主要是建立表的结构，主要包括定义字段名 称、数据类型、设置字段的属性等。建立表的方法有两种， 使用数据表视图或使用设计视图。 2.2.1 使用“数据表视图”建立表 【例【例2-22-2】在】在“人事管理系统人事管理系统”数据库中建立数据库中建立“人事调动人事调动 信息表信息表”表，其结构如表表，其结构如表2-32-3所示。所示。 2.2.2 使用“设计视图”建立表 1设计视图的作用 设计视图是Access中设计表的主要工具，利用设计视图不仅可以创建 表，也可以修改现有表的结构。 2利用“设计视图”建立新表 【例2-3】在“人事管理系统”数据库中

9、建立“员工基本信息表” ，其结 构如表2-4所示。 2.3 2.3 表的编辑与操作表的编辑与操作 2.3.1 向表中输入数据 “行选定器行选定器”几种不同的符号含义如下：几种不同的符号含义如下： 实心黄色填充实心黄色填充 ：表示当前行。：表示当前行。 星号星号 ：表示表的末端，输入新记录。：表示表的末端，输入新记录。 铅笔形铅笔形 ：表示该行正在输入或修改数据。：表示该行正在输入或修改数据。 2.2.3 2.2.3 设置字段的属性设置字段的属性 主要属性包括字段大小、格式、输入掩码、标题、默认 值、有效性规则、有效性文本、必需、索引和主键字段等。 1.“字段大小”属性 此属性适用于文本型、数字

10、型和自动编号类型的数据 【例2-4】将“员工基本信息表”中“员工编号”字段的“字段大小 ”设置为8，“姓名”字段的“字段大小”设置为4，“参加工作时间”字 段的“字段大小”设置为“整型”。 2.“格式”属性 “格式”属性用于自定义文本、数字、日期/时间和是/否类型字段的 输出（显示或打印）格式。 【例2-5】改变“员工基本信息表”中“手机”字段的显示格式，例如 示成137-7991-2562。 3.“输入掩码”属性 有相对固定的书写格式有相对固定的书写格式 省却固定部分输入的时间，只需输入变化的值即可。省却固定部分输入的时间，只需输入变化的值即可。 电话号码书写为“(

11、010)12345678” 【例2-6】为“员工基本信息表”中的“出生日期”字段设置“短日 期”掩码。 【例2-7】定义“员工基本信息表”中“聘用时间”的输入掩码，使 其输入格式为XXXX-XX-XX。 4.“标题”属性 5.“默认值”属性 【例2-8】设置“员工基本信息表”中“性别”字段的“默认值”属 性为“女”。 6.“有效性规则”和“有效性文本”属性 “有效性规则有效性规则”的设置的设置 “表达式生成器表达式生成器” 有效性条件有效性条件 小于小于等于=等于=不 等于 In(A1,A2,An)检查输入数据是否为括号内中的某一值。 BetweenA1AndAn要求输入值必须介于两值之间。

12、Like检查一个文本或备注字段的值是否匹配一个模式字符串。 其通配符如下： ?指代任何单一字符。 *指代零个或多个字符，用来定义标题、结尾。 #指代单个数字。 表2-10 常见的有效性规则实例表 【例2-9】规定“员工基本信息表”中“基本工资”字段的取值范围在 1500-15000。 7“必需”属性 【例2-10】将“员工基本信息表”中“员工编号”字段的“必 需”属性设置为“是”。 8“索引”属性 索引可以加速对索引字段的查询，还能加速排序及索引可以加速对索引字段的查询，还能加速排序及 分组操作。分组操作。 【例2-11】将“员工基本信息表”中“姓名”字段的“索引” 属性设置为“有(有重复)”

13、。 9主键 主键是唯一标识表中每一条记录的一个字段或多个字段的主键是唯一标识表中每一条记录的一个字段或多个字段的 组合。组合。 有两种类型的主键：有两种类型的主键： 单字段构成主键 多个字段共同构成主键（复合主键）。 【例2-12】将“员工基本信息表”中的“员工编号”定义为主键。 2.3.3 2.3.3 编辑表中记录编辑表中记录 1定位记录 使用记录号定位使用记录号定位 使用快捷键定位使用快捷键定位 【例2-13】将指针定位到“员工基本信息表”中第10条记录上 2.3.3 2.3.3 编辑表中记录编辑表中记录 2选择数据 使用鼠标选择数据范围使用鼠标选择数据范围 使用鼠标选择记录范围（选择行）

14、使用鼠标选择记录范围（选择行） 使用键盘选择数据范围使用键盘选择数据范围 2.3.3 2.3.3 编辑表中记录编辑表中记录 3添加记录 4删除记录 5修改记录 6复制记录 2.3.4 2.3.4 查找和替换记录查找和替换记录 1查找数据 使用通配符查找使用通配符查找 【例2-14】查找“员工基本信息表”中“职务”为“部门经理”的记 录。 【例2-15】在“员工基本信息表”中查找“黄七公”的记录。 【例2-16】查找“员工基本信息表”中“职称”字段为空值的记录 2替换数据 【例2-17】查找“员工基本信息表”中“民族”为“藏族”的记录， 并替换为“蒙古族”。 2.3.5 2.3.5 排序记录排序

15、记录 1排序规则 英文按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按从英文按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按从A A 到到Z Z排序，降序时按从排序，降序时按从Z Z到到A A排序。排序。 中文按拼音字母的顺序排序。中文按拼音字母的顺序排序。 数字按数字的大小排序。数字按数字的大小排序。 日期和时间字段，按日期的先后顺序排序。日期和时间字段，按日期的先后顺序排序。 2按一个字段排序 【例2-18】在“员工基本信息表”中按“基本工资”字段升序排列。 3按多个字段排序 按多个字段排序记录有两种方法，一种是使用按多个字段排序记录有两种方法，一种是使用“升序升序” 或或“降序降序”按钮对按钮对相邻

16、的多个列相邻的多个列进行排序，另一种是使用进行排序，另一种是使用 “高级筛选高级筛选/ /排序排序”命令命令 【例2-19】在“员工基本信息表”中按“性别”和“出生日期”字段 升序排列。 4高级排序 对多个不相邻的字段对多个不相邻的字段采用采用不同方式排序不同方式排序（“筛选筛选”窗口窗口） 【例2-20】在“员工基本信息表”中按“性别”字段升序排列，然后 按照“出生日期”字段降序排列。 2.3.6 2.3.6 记录的筛选记录的筛选 1按选定内容筛选 【例2-21】在“员工基本信息表”中筛选出女职员的记录。 2使用筛选器筛选 【例2-22】在“员工基本信息表”中筛选出职称是“高级电气工程师 ”

17、的记录。 3按窗体筛选 【例2-23】在“员工基本信息表”中筛选“职务”是“部门经理”并 且职称是“注册会计师”的记录。 4.清除筛选 5.高级筛选 【例2-24】筛选出基本工资在3000元到8000元之间的男职工，并按照 职称字段降序排列。 2.3.7 2.3.7 调整表的外观调整表的外观 1改变字体显示 【例2-25】将“员工基本信息表”中的字体设置为“隶书”、字号为 “10”号、颜色为“蓝色”、字形为“粗体”。 2调整行高 3调整列宽 4隐藏列 【例2-26】将“员工基本信息表”中的“出生日期”字段列隐藏。 5显示隐藏的列 【例2-27】将“员工基本信息表”中的“出生日期”隐藏字段列显示

18、 出来。 6改变字段显示次序 【例2-28】将“员工基本信息表”中“出生日期”和“身份证号”字 段位置互换。 7冻结列和取消对所有列的冻结 【例2-29】冻结“员工基本信息表”中的“员工编号”和“姓名”列 。 8设置数据表格式 【例2-30】进一步设置“员工基本信息表”数据表格式，将“单元格 效果”设置为“突起”，“背景色”设置为“浅绿”，“替代背景色 ”设置为“黄色”，“网格线颜色”设置为“褐紫红色”，“边框和 线条样式”设置为“双实线”。 2.4 2.4 创建表的关系创建表的关系 2.4.1 建立表间关系 1表间关系的概念 表与表之间的关系分为一对一、一对多和多对多3种。 2参照完整性 如

19、果a是关系A的主关键字，同时是关系B的外关键字，那么在关 系B中，a的值必须满足下面两种情况之一： （1）为空值（Null）； （2）等于关系A中的某个元组的主关键字的取值。 例如，假设有两个关系表，表中包含的字段如下： “员工基本信息表员工基本信息表”（员工编号，姓名，性别，出生日（员工编号，姓名，性别，出生日 期等）期等） “奖惩表奖惩表”（奖惩编号，员工编号，奖惩原因，奖惩日（奖惩编号，员工编号，奖惩原因，奖惩日 期，奖惩金额，发放标记）期，奖惩金额，发放标记） 3建立表间关系 【例2-31】分析“人事管理系统”数据库的表间关系，并创建表间关 系。 “实施参照完整性” “级联更新相关字段

20、” “级联删除相关记录” 2.4.2 2.4.2 表间关系的编辑与打印表间关系的编辑与打印 1编辑表间关系 【例2-31】分析“人事管理系统”数据库的表间关系，并创建 表间关系。 2查看子数据表 【例2-32】打开“员工基本信息表”主表，查看“奖惩表”子表的信 息，并将“员工基本信息表”的子数据表修改为“工资表”。 3 打印关系 2.52.5表的管理与维护表的管理与维护 2.5.1 复制表 【例2-33】将“员工基本信息表”复制成“员工基本信息表表份”表。 2.5.2 删除表 【例2-34】删除“人事管理系统”数据库中的“员工基本信息表备份” 表。 2.5.3 重命名表 2.5.4 设置表属性

21、 1表对象属性 2表定义属性 2.5.5 修改表结构 1增加字段 2修改字段 3删除字段 4移动字段 5复制字段 2.5.6 导入数据 1什么是导入 2使用“导入”建立表 【例2-35】将名为“员工基本信息表.xlsx”的Excel工作簿文件中的 “员工基本信息表”导入到“人事管理系统”数据库，并将表命名为 “员工基本信息”。 2.5.7 导出数据 【例2-36】将“员工基本信息表”的数据导出到Excel工作表中。 本章小结本章小结 本章介绍了各种数据表的创建方法，包括数据输入、字段设置；介绍 了定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改记录、复制记录等编 辑记录的方法；介绍了调整表的外观的

22、方法；介绍了在表中查找数据、替 换数据、排序数据、筛选数据等表中记录操作的方法；介绍了插入字段、 移动字段、复制字段、删除字段修改表结构的方法；介绍了建立表之间关 系的方法，插入子数据表操作方法，以及数据表的复制、删除、更名和导 出等操作方法。 通过本章的学习，用户应该可以熟练地对表中记录、结构及表间关系 进行操作。 习题习题 一、选择题 1. 1. 邮政编码是由邮政编码是由6 6位数字组成的字符串，为邮政编码设置位数字组成的字符串，为邮政编码设置 输入掩码，正确的是（输入掩码，正确的是（ ） 。 A.000000B.999999C.CCCCCCD.LLLLLL 2. 2. 如果字段内容为声音

23、文件，则该字段的数据类型应定义如果字段内容为声音文件，则该字段的数据类型应定义 为（为（ ） 。 A.文本B.备注 C.超级链接D.OLE对象 3. 3. 能够使用能够使用“输入掩码向导输入掩码向导”创建输入掩码的数据类型是创建输入掩码的数据类型是 （ ）。）。 A.文本和货币B.数字和文本 C.文本和日期/时间D.数字和日期/时间 4. 4. 有关空值，以下叙述正确的是（有关空值，以下叙述正确的是（ ）。）。 A.空值等同于空字符串B.空值表示字段还没有确定值 C.空值等同于数值D.Access不支持空值 5. 5. 要求主表中没有相关记录时就不能将记录添加到相关表要求主表中没有相关记录时就不能将记录添加到相关表 中，则应该在表关系中设置（中，则应该在表关系中设置（ ）。）。 A.参照完整性B.有效性规则 C.输入掩码D.级联更新相关字段 6. Access6. Access中提