公司公文处理办法

1、*市*集团公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为进一步做好*市*集团有限责任公司（以下简称公司）的公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，达到规范化、制度化和科学化的目的，根据国家行政机构公文处理办法规定，结合公司工作实际，特制定本办法。第二条 本办法所指公文是指公司在实施领导、经营、管理过程中形成的具有法定效力和规范体系的公务文书，是依法履行工作职责和公务活动的重要工具。第三条 本办法规定了公司公文种类、公文格式、行文关系、公文处理程序及公文管理。第四条 公文处理坚持实事求是、精简、高效原则，做好及时、准确、安全、保密工作。第五条 公文处理是公司工作的重要组成部分，总裁办公室是公司公文处理

2、的唯一责任部门，统一负责公司公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。各级公文处理工作人员，必须保守公司秘密，保护文件不受损失。第六条 总裁办公室负责公司公文文件制发、收发处理和文件管理，并对权属企业的公文处理负有业务检查、指导和监督的责任。第二章 公文种类第七条 公司使用公文种类主要有：（一） 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排及决策，奖惩有关权属企业或个人，变更或撤销权属企业不适当的决定事项。（二） 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（三） 规定适用于在公司范围内颁布具有约束力的规章制度和行为规范。（四） 通知适用于批转权属单位的公文，转发上级单位、监管机构或不相

3、隶属单位的公文；传达要求权属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。（五） 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六） 报告适用于向上级单位、监管机构汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位、监管机构的询问。（七） 请示适用于向上级单位、监管机构请求指示、批准。（八） 批复适用于答复下级部门或权属单位的请示事项。（九） 意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。（十） 函适用于不相隶属机构之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（十一） 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第八条 公文一般由发文机构、秘密等

4、级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发时间和印发份数等部分组成。（一） 发文机构。也称公文文头，由单位全称或规范化简称加“文件”组成，统一用锌版套红印刷，用字规格按国家规定的GB/T97041999规定执行。公司权属企业的公文文头由权属企业自行设计，经公司审批后使用。（二） 秘密等级。保密公文应按照密级划分规定，在文头右上方注明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、“机密”文件，并应标明份数序号。密级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，期限用3号黑体字，顶格标识在

5、版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开.（三） 紧急程度。急办公文应根据重要程度、时限要求，在文头右上方注明“特急”或“急件”。 “特急”或“急件”用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘密等级之上。密级程度顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（四） 发文字号。发文字号由发文机构代字、年份和序号组成。公司权属企业的发文字号，必须经总裁办公室统一确定，备案后使用。几个部门联合发文，一般只编主办部门公文号。便函编号，可编在便函的右上角。正式文件年份一律用公元纪年全称，用六角括号“ ”括入，置机构代字

6、之后流水号之前。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。签发人置于发文序号后平行排列。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（五） 公文标题。一般由发文机构名称、公文主题、公文种类三部分组成。公文文头已含发文机关名称的，标题中可略去发文机关名称。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规性文件可加书名号外，一般不加标点符号。标题置于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（六） 主送。公文的主送机构应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号,字体为3号仿宋。有的公文如决定、议案、会议

7、纪要等，也可将主送机构写于正文之后。正式文件主送机构的全称、特称、单称概念，应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。上报请示公文，只写一个主送机构。（七） 正文。主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文字表达应力求简明扼要，层次清楚，避免过多的层次结构。（八） 附件。公文如有附件，应在正文之下（空一行），左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。按顺序注明附件名称和件数。附件序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文

8、正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。正文所有附件名称均在印章之上。（九） 印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。印章盖在发文时间的中上方，上沿不压正文，底边在发文时间之下。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文处在同一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。1、单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间。2、联合行文印章；联合行文，印章顺序应与之吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。印章之间

9、互不相交或相切。当联合行文需加盖两个以上印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；保持印章排列整齐，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，防止出现空白印章。（十） 成文时间。成文时间以签发人签发或会议讨论通过的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人的签发时期为准。置于最后一排印章之下右空2字标识。（十一） 主题词。各公文拟制部门和单位可根据本标准规定和上级要求编制公文主题词，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。置于抄送机构之上，无抄送机构的，置于落款之上。（十二） 抄送。公文应抄送与公

10、文内容有关的机构。抄送栏置于文件末页下端，主题词之下，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 （十三）印发日期。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字，右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十四） 印发机关。使用发文机关的全称或规范化简称。置于制发公文时间之前，左空l字。（十五）印发份数。印刷份数置于公文末页右下脚，制发时间之下。（十六） 公文用字。公文用字一律从左至右横排。标题用二号黑体，小标题用三

11、号仿宋体加粗，正文用三号仿宋体，每页22行，每行28字。页边距控制在上下边距分别是2.54厘米，左右页边距3.1厘米，页眉、页角分别为零厘米。公文中批语、按语、副标题等使用字型，可根据实际情况按规定确定。（十七）页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。（十八） 公文中表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页

12、为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。（十九）公文的特定格式1、 信函式格式。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线 (上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应

13、要素说明。2、 会议纪要格式 。会议纪要标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。第九条 公文用纸。采用A4型纸，幅面尺寸210mm297mm。左侧装订。第四章 行文关系第十条 公文制发单位应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。公司在职权范围内，对权属单位下达指示；对上级请示，报告工作；对平级和不相隶属的单位行文联系工作，商洽问题。第十一条 公司所权属各部门、各单位不得以部门或单位的名义向公司的上级机关及有关部门越级行文。第十二条 公文一般只主送单位，不主送个人。对不经过公司总裁办公室直接向领导个人报送的公文，总裁办公

14、室不予受理登记，也不负责催办查办，因此延误工作概由报文单位负责。向上级机关请示事项的公文 ,应当一文一事，一般只主送一个上级机关 ,不要多头主送。第十三条 公文抄送。应以主要相关单位为限，严格控制抄送范围。向上级请求事项的公文，不应同时抄送下级；主送某一机关的公文，一般不抄送其内部隶属部门。凡涉及到职工奖惩、行政处分、职务升降等所形成的公文，必须报公司总裁办公室，以供存档备查。第十四条 不相隶属机构之间一般以函的形式洽谈工作，对不相隶属机构行文，不得有指示性、规定性等文字内容；同级单位之间必要时可联合行文，但上下级之间禁止联合行文；联合行文按主办、次办依次签发，原则上不得使用复印件会签。第十五

15、条 行政部门的行文，不得对党的组织作指示，交任务。凡涉及其他部门职权范围内的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，一律不得各自行文。第十六条 公司总裁办公室是公司行文机构，其他机构不得以公司名义对外正式行文。第五章 公文处理程序第十七条 收文处理程序一般包括：文件签收、分办、批办、检查催办等。（一）收文登记。包括来文机关文号、文件标题、附件、文件密级、缓急标志、来文日期、收文编号等，一般具体事务性的文件，可做简单登记或不登记。公司收文，由总裁办公室统一负责签收、登记、分办、运转、归档。领导及全体工作人员以公司名义参加的各种会议带回的文件或会议材料，应统一交总裁办公室登记、分办、归档。凡

16、注明领导亲启的信件，经手人不得拆封。重要电话、电报要记录详细无误，及时汇报或处理。权属企业由各企业办公室负责签收、登记、分办、运转、归档、保管。凡涉及公司的重要收文需上交总裁办公室统一保管。（二）收文分办。该工作一般由总裁办公室主任或指定的文秘人员负责。在分办文件时，对一般业务性文件，可根据分工职责和主管业务范围，直接分交各主管部门办理。凡上级指示、部署性文件均应分呈分管或主要领导阅示。各单位、部门收到总裁办公室分办的文件，应抓紧办理，积极与有关部门协商，不得借故推诿。如发现错分或因情况变化需要改变主办单位时，应立即说明理由，退总裁办公室重新分办，不得自行传递和积压。（三）收文批办。1、上级机

17、构的命令、决定、指示和重要批复；2、有关当前中心工作的重要文件；3、有关重大事故和紧要事项的报告和请示；4、有关重大涉外事项的文件；5、根据文件内容有必要送领导阅批的其他文件。送领导阅批的文件，一般应注明以前办理情况，标注文件要点，并附必要的相关资料，以供领导参考。需批示的公文，领导阅后必须签注批办意见。（四）催办查办。1、催办。凡需要处理的文电，都应检查催办，重要的来文和限时文件，要及时催办。对紧急文电要立即办理；对权属企业的“请示”和上级的传阅性文件要在接到文件后的一周内办完。特急件要随到随办。如确需要延长办理时间，应向有关领导请示报告，并告知催办人员。必要时向来文单位说明延缓原因。2、查

18、办。查办工作由各级办公室负责。查办的主要任务是：上级领导批示交办事项；上级机关、公司的重要会议决定事项及重要文电的贯彻落实；领导确定的其他查办事宜。对重点查办事项要主动跟踪检查，对时效要求强的事项要按期办理，对涉及面广且又复杂的事项，要加强组织协调，尽快解决。通过查办，纠正“令不行、禁不止”和“梗阻”现象，保证政令畅通。第十八条 发文处理程序一般包括：拟搞、审核、会签、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等。（一）拟稿。一般文稿按照职责范围由主管部门（单位）负责，关联到两个及两个以上部门的事项，应由关系较大的部门为主拟稿，并主动与相关部门研讨协商。带有方针政策性强或问题复杂的重要公文，有关

19、领导干部要亲自组织拟稿。行政各部门代公司的拟稿由总裁办公室统一负责审稿、送签。1、公文起草要符合党和国家的方针、政策、法律、法令及现行规章制度和上级有关规定。2、情况确实，观点明确，文字简炼，条理清楚，层次分明，标点符号准确，字迹端正，稿面整洁。3、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先写标题，后引发文字号，引用外文应当注明文中含义，时间一般要写具体的年月日。4、公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数码。在同一公文中，相关的数字要前后一致，计量单位一律使用国家标准计量单位。5、结构层次序数，一般为

20、第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1、”，第四层“（1）”。6、用词、用字要准确、规范。使用简称，应在首次使用的同时加注说明。文字不得使用异体字、繁体字和不规范简化字。7、请示和报告要分开。请示问题要一文一事，严禁把请示的问题夹杂在一般情况报告、纪要、简报中。8、经组织或领导确定的原则，在起草公文时，经办人一般不得擅自改动。如需改动，应再请示。（二）核稿。各部门、各权属企业必须对本部门、单位所拟文稿认真审核后，由总裁办公室统一核稿，不成熟的文稿不予核报上级领导签发。1、核稿的重点：是否需行文，是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令，公文体式、行文关系、发送范围等是否恰当，文字、语法、

21、标点符号、章节、引文是否准确无误。2、在不改变原意的情况下，核稿人对文稿可进行删节和文字加工。对文稿内容进行较大修改时，应提出修改意见与经办人研究修改。（三）签发。公文签发实行权责结合原则，1、以公司名义对外发文由总裁签发。2、以公司名义对内发文有总裁或者其他负责人签发。其中以公司名义公布制度、决定、人事任免等事项由总裁签发；其他公司文件，按照工作分工由公司分管领导签发；跨分工范围或涉及全局的重要文件由分管领导核报公司总裁签发。3、以总裁办公室名义的，属于公司工作范畴分工内的一般事项由公司分管领导签发，跨分工范围或涉及公司全局的重要文件由分管领导核报公司总裁签发；属于总裁办公室自身工作范畴的，

22、由总裁办公室主任签发。4、凡是涉及两个部门以上的公文由各自分管领导会签，凡是涉及公司全局的由公司领导会签。5、审批、会签公文时应当明确签署意见、姓名和签批日期。对请示性公文，圈阅为同意；对报告性公文，圈阅表示阅知。公文拟稿、核稿、会签、签发需使用签字笔、蓝黑色墨水钢笔。发文统一使用公司统一印制的发文稿纸。（五）印制。印制出的文件必须符合统一规定的格式，字迹清楚，整洁美观，份数准确。（六）校对。由拟稿人或单位指定专人负责校对，重要文件要复校，确保质量。（七）用印。公文用印由总裁办公室统一负责管理，用印前应检查原文稿是否经领导人签发，是否经过核稿，需要会签的是否已会签，联合发文的文头、签发人、署名是否标明等，对不符合要求的公文，一律不