科技档案归档整理办法

1、科技档案归档整理办法（试行）1、目的为做好xx工程基建档案管理工作，统一工程文件归档与档案整理，特制定本办法。2、依据水利工程建设项目档案管理规定水办2005480号科学技术档案案卷构成的一般要求gbt 118222008国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范dat 28-2002水利工程建设项目验收管理办法水办2005366号水利科学技术档案管理规定水办201080号3、工程建设文件材料归档范围、保管期限（见附件1）4、归档份数4.1施工文件材料。长城水务公司归档保存2套，正本1套，副本1套。4.2监理文件材料公司归档1套正本。4.3勘测设计及科研项目文件依据合同要求份数归档。5、归档文

2、件的质量要求5.1归档的文件应为原件。5.2文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术、规范、标准和规程。5.3文件的内容必须真实、准确、系统、与工程实际相符合。5.4文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5.5文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料必须标注的内容清楚、签字盖章手续完备。5.6文件中文字材料幅面尺寸规格宜为a4幅面（297mm*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。归档图纸应按技术制图复制图的折叠方法（gb/t10609.3-1989）要求统一折

3、叠成a4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。5.7竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。5.7.1竣工图应是新的蓝晒图。计算机出图必须清晰、不得使用计算机出图的复印件。5.7.2竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件2）1)竣工图章的基本内容包括：竣工图字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、审核人及日期。有关单位责任人，应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。2)监理单位的审核人需要现场监理和总监审核签字。3)竣工图章尺寸为60mm*80mm，应使用不易褪色的红色印泥。5

4、.7.3符合要求的施工图应盖有设计院出图章，经公司审核后的发展规划部印章以及监理签发监理部印章和总监签字。施工单位应按照以下要求编制竣工图：1)按照施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章。2)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。3)凡涉及结构形式，工艺、平面布置等重大改变或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人等。监理单位在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。（见附件3）5.7.4竣工图的

5、更改方法1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改。2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。3 )无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方用文字说明。4 )新增的文字说明，应在涉及的竣工图上作相应的添加和变更。5）图纸逐张加盖档号章。6、文件的归档移交6.1文件材料收齐整理立卷后由监理、主管部室（公司发展规划部、工程部）和档案室对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查合格后经部室负责人签字后交档案室归档。6.2归档移交时，应办理移交手续，填写工程档案验收单、工程档案交接单，交卷内目录1份及电子版。6.3归档移交纸质或其他载体形式的文件时，必须同时移

6、交相应的电子文件。1）文本电子文件以excel、word为通用格式。2）图像电子文件以jpeg、pdf为通用格式。6.4归档时限6.4.1反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料，在工作结束后30天，完成归档工作。（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）。 6.4.2施工文件材料在单位工程验收后3个月内完成归档，监理文件材料在单项工程完成3个月内完成归档。6.4.3重要仪器设备的随机文件材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作，随机文件不足3份复印，保证一份原件，并做好开箱记录和向施工单位移交手续。 6.4.4项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定

7、或验收后1个月内完成归档工作。6.5档案没有通过验收或没有完成档案归档移交，不得进行项目验收，不返还其工程质量保证金。7、文件的组卷7.1组卷原则：案卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点。保持项目文件卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便于管理、利用，法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。7.2组卷要求：1）文件按照合同项目收集，按单位工程组卷，勘测设计以及科研按项目或阶段组卷。2)为便于装订和查阅，案卷不宜过厚，一般不超过15mm。3)设计变更应附在相应的图纸上，然后再单独组卷。4)案卷及卷内文件为原件，不应重份。5）同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。7.3组卷方法：

8、1)项目建设单位形成的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，按问题进行整理、组卷。（见附件1）2)施工单位形成的施工文件，按标段、单位工程进行组卷。3)质量监督文件，按阶段、专业组卷。4)监理文件，按合同、标段组卷。5）设备文件，按专业、系统、台件整理、组卷。6）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。7）管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。7.4卷内文件的排列1)前期、施工管理、竣工验收文件，一般按问题、文件重要程度排列。一般情况下批复在前，请示在后，译文在前原文在后，正件在前附件在后。2)施工文件按管理性文件、施工记录、质量验收评定文件顺序排序。3)监理文件，按专

9、业、问题结合文种排列，或按专业结合工程阶段、时间顺序排列。4)设计变更文件，汇总表等说明性文件在前，记录性文件在后，即设计变更文件汇总表(一览表)、设计变更通知单、执行情况回复单顺序排列。5)原材料文件，应按材料质量跟踪记录(汇总表)，进场材料报验单、材料出厂质量证明(检测报告)、材料复试报告顺序排列。6)竣工图按专业、卷册号、图号排列。7)设备文件，应满足文字在前，图纸在后的要求。具体应按依据性文件、开箱验收、随机图样、安装和运行等顺序排列。7.5案卷的编目7.5.1卷内文件页号的编制：1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角

10、，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。要求一律用铅笔书写页号。3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4）案卷封面、卷内目录、卷内备考号不编写页号。7.5.2卷内目录的编制（见附件4）1)序号：应用阿拉伯数字从0l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。2)文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。3)责任者，应填写文件形成者或第一责任者。4)文件题名。应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 5)日期，应填写文件形成日期。6)页号，填写文件在每件材料首尾页上标注的页号。7)

11、备注，可根据实际填写需注明的情况。7.5.3卷内备考表的编制（见附件5）1)卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。2)卷内备考表排列在卷内文件之后；3)互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。7.5.4案卷封面的编制（见附件6）案卷封面内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。1)档号，由档案归类方案统一编制。2)案卷题名，应简明、准确的揭示卷内科技文件材料内容，主要包括工程名称、阶段及卷内内容。3)编制单位，应填写卷内文件材料组卷部门或单位；4)编制日期，应填写案卷内

12、科技文件形成的最早和最晚的时间，年度用四位阿拉伯数字标识，月、日均用两位阿拉伯数字标识，例：20090329-20109075)保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。同一卷内不同保管期限文件，该案卷（盒）保管期限应从长。6)密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。7.5.5卷盒封面、脊背的编制（见附件7）7.5.6案卷封面、卷内备考表（兼封底）宜采用70g以无酸牛皮纸制作，卷内目录应采用100g以上白色书写纸制作，幅面统一采用a4幅面。7.6案卷的装订7.6.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。 7.6.2 案卷内不应有金属物。 7.

13、6.3 单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。7.6.4装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。7.7卷盒、表格规格及其制成材料7.7.1卷盒规格和制成材料1) 案卷装具统一使用档案局监制“科技档案”卷盒。案卷装具统一使用30mm厚。成卷的勘测、设计文件不宜装盒时，装具视情况由档案室另定。2）卷盒外表面规格为：310mm220mm。卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。7.7.2表格规格和制成材料1)案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm210mm。2)表格宜采用70g以上白色书写纸制作。3)表格字迹

14、应清晰端正。8、部分不易归档原始档案材料的整理8.1原始测量的铅笔记录存档：将原始铅笔记录的“测量手薄”复印一份（a4纸），与原始铅笔记录的“测量手薄”一并存档。存档的测量成果必须是经过监理等签署确认的成果（即附有测量成果报验单）。8.2设备的合格证存档：将纸质合格证及非标准纸张的证明粘贴在a4纸上存档9、照片说明的编写方法和要求（见附件8）各参建单位均应提交照片档案（含底片或光盘），在专用相册中依次填写：总说明；卷内目录；备考表，在像册内每张照片下方或光盘旁填写说明，格式如下：（依据像册内说明栏的尺寸）10、附则10.1本办法未涉及之处执行现行规范和规定。10.2本办法由综合办公室负责解释。

15、附件1：上海庙、红墩子能源化工基地供水工程文件材料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保管期限1工程建设前期工作文件材料1.1勘测设计任务书、报批文件及审批文件永 久1.2规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永 久1.3项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件永 久1.4可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永 久1.5初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永 久1.6各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件永 久1.7各阶段的评估报告永 久1.8各阶段的鉴定、实验等专题报告永 久1.9招标设计文件永 久1.10技术设计文件永 久1.11施工图设计

16、文件长 期2工程建设管理文件材料2.1工程建设管理有关规章制度、办法永 久2.2开工报告及审批文件永 久2.3重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料永 久2.4工程建设大事记永 久2.5重大事件、事故声像材料长 期2.6有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书长 期2.7合同谈判记录、纪要长 期2.8合同变更文件长 期2.9索赔与反索赔材料长 期2.10工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件长 期2.11移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）、行政区域图、坐标图永 久2.12移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件永 久2.13各种专业会议记录长 期2.14专业会

17、议纪要永 久2.15有关领导的重要批示永 久2.16有关工程建设计划、实施计划和调整计划长 期2.17重大设计变更及审批文件永 久2.18有关质量及安全生产事故处理文件材料长 期2.19有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料长 期2.20有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料长 期序号归 档 文 件保管期限2.21招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长 期2.22投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永 久2.23开标、评标会议文件及中标通知书长 期2.24环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件永 久2.25工程建设不同阶

18、段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料永 久2.26出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料永 久3施工文件材料3.1施工定位测量、复核记录永 久3.2施工放样记录及有关材料永 久3.3基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基工程、地基验槽工程永 久3.4建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验及实验报告长 期3.5设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等长 期3.6工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长 期3.7施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织报批及审核文件长 期3.8地质勘探和岩土实验报告长 期3.9设备及管线焊接实验记录、报告、施

19、工检验、探伤记录长 期3.10工程或设备与实施强度、密闭性试验记录、报告长 期3.11隐蔽工程验收记录永 久3.12记载工程或设备变化状态（测试、沉降、位移、变形等）的各种检测记录长 期3.13各类设备、电器、仪表的施工安装记录、质量检查、检验、评定资料长 期3.14网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告长 期3.15管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告长 期3.16管线标高、位置、坡度测量记录长 期3.17绝缘、接地电阻等的性能测试、校核记录长 期3.18材料、设备明细表及检验交接记录长 期3.19.电气装置操作、联动实验记录长 期3.20设计变更通知及工程

20、更改洽商单等永 久3.21单位工程、分部工程验收鉴定书永 久3.22工程质量检查自评材料长 期3.23施工技术总结、施工予决算长 期3.24事故及缺陷处理报告等相关材料长 期序号归 档 文 件保管期限3.25竣工图永 久3.26施工大事记长 期3.27施工记录及施工日记长 期3.28反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料永 久3.29设备开箱验收记录，设备图纸、安装手册、操作使用说明书等随机文件材料长 期3.30设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单等长 期3.31设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定长 期4监理文件4.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则、采

21、购方案、监造计划及批复文件长 期4.2设备材料审核文件长 期4.3施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料长 期4.4开（停、复、返）工令、许可证等长 期4.5监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往信函长 期4.6工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长 期4.7监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长 期4.8各项控制、测量成果及复核文件长 期4.9质量检测、抽查记录长 期4.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告长 期4.11工程进度计划实施的分析、统计文件长 期4.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长 期4.13单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分

22、部、分项质量认证、评估长 期4.14主要工程量及工程投资计划、完成报表长 期4.15设备采购市场调查、考察报告长 期4.16设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表长 期4.17原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长 期4.18会议纪要长 期4.19监理工程师通知单、监理工作联系单长 期4.20有关设备质量事故处理机索赔文件长 期4.21设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件4.22设备采购、监造工作总结长 期4.23监理工作声像材料长 期序号归 档 文 件保管期限4.24其他有关重要来往文件长 期5竣工验收文件5.1工程验收申请报告及批复永 久5.2工程建设管理工作报告永 久5.3工程设计总结(设计工作报告)永 久5.4工程施工总结(施工管理工作报告)永 久5.5工程监理工作报告永 久5.6工程运行管理工作报告永 久5.7工程质量监督工作报告（含工程质量检测报告）永 久5.8工程建设声像材料永 久5.9工程审计文件、材料、决算报告永 久5.10环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见永 久5.11工程竣工验收