个人绩效与时间管理课件

1、1 2 时间管理时间管理 第一部分：时间管理概念第一部分：时间管理概念 第二部分：管理工具第二部分：管理工具 第三部分：实务技巧第三部分：实务技巧 认清现状认清现状 传统的时间管理观念传统的时间管理观念 第四代时间管理第四代时间管理 时钟时钟+罗盘罗盘=时间管理时间管理 生产力金字塔生产力金字塔 目标、计划、行动目标、计划、行动 设立目标（价值观、断言、角色）设立目标（价值观、断言、角色） 时间管理时间管理 矩阵图矩阵图 均衡原理均衡原理 重要的事先做重要的事先做“二八原则二八原则” 从办公桌开始：文件分类、从办公桌开始：文件分类、4D原则、授权原则原则、授权原则 避免干扰避免干扰 克服拖延克

2、服拖延 学会说学会说“不不” 从依赖到独立从依赖到独立 课课 程程 目目 录录 3 时间管理时间管理 建立正确的时间管理观念建立正确的时间管理观念 基本原则基本原则 主要思维主要思维 主要流程主要流程 第一部分第一部分 4 时间管理时间管理第一部分第一部分 现现 状状 工作：工作： 用一个词描述你现在的工作环境 个人：个人： 用一个词描述你现在的个人生活 后果后果: 你对此有何感想？ 5 时间管理时间管理第一部分第一部分 测试：测试： 1、 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好。好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好。 0 1 2 3 4 2、 我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于

3、外界的匆忙和压力造成的我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的 。 0 1 2 3 4 3、 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。 0 1 2 3 4 4、 每当要请假时，我总感到非常愧疚。每当要请假时，我总感到非常愧疚。 0 1 2 3 4 5、 我好象总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。我好象总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。 0 1 2 3 4 6、 我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快作完一件事。我经常发现自己把别人

4、赶开，为的是自己有时间赶快作完一件事。 0 1 2 3 4 7、 一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。 0 1 2 3 4 8、 做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。 0 1 2 3 4 9、 好象在处理危机时我的状态最好。好象在处理危机时我的状态最好。 0 1 2 3 4 10、好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。、好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。 0 1 2 3 4 11、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在

5、一起的时间，去处理各种各样的危机。 0 1 2 3 4 12、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。 0 1 2 3 4 13、只有在解决各种各样的危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。、只有在解决各种各样的危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。 0 1 2 3 4 14、我经常边工作边吃饭。、我经常边工作边吃饭。 0 1 2 3 4 15、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。 0 1 2 3 4 16、每天下班时看着自己处理完的一大

6、堆文件，我会觉得特别有成就感。、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。 0 1 2 3 4 从不从不 有时有时 总是总是 6 时间管理时间管理第一部分第一部分 一切隐性问题的症状一切隐性问题的症状 一定会出现一种可以预见的感受；一定会出现一种可以预见的感受； 会成为你所有注意力的主要焦点；会成为你所有注意力的主要焦点； 能短暂消除所有痛苦和其他负面感觉；能短暂消除所有痛苦和其他负面感觉； 能够产生一种人为的自我重要、权威、控制、能够产生一种人为的自我重要、权威、控制、 安全、亲密和成就的感觉；安全、亲密和成就的感觉； 会加重所要治疗的问题和感受；会加重所要治疗的问题和感受

7、； 逐渐使正常机能退化；逐渐使正常机能退化； 7 时间管理时间管理第一部分第一部分 （制变）（制变） Proactive VS （应变）（应变） Reactive 8 时间管理时间管理 第一部分第一部分 9 时间管理时间管理 第一部分第一部分 N 10 时间管理时间管理 第一部分第一部分 罗盘罗盘 + + 时钟时钟 = = 时间管理时间管理 罗盘罗盘 方向、目标方向、目标 时钟时钟 时间时间 11 时间管理时间管理 第一部分 第一部分 传统的时间管理理论：传统的时间管理理论： 第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间 与精力。与精力。

8、 第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注 意到规划未来的重要。意到规划未来的重要。 第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐 日设定实现目标的计划，将有限的时间，精日设定实现目标的计划，将有限的时间，精 力加以分配，争取最高的效率。力加以分配，争取最高的效率。 第四代时间管理理论第四代时间管理理论： 重要的事先做，兼顾重要性与急迫性重要的事先做，兼顾重要性与急迫性 讲求多方面平衡讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为改变思想而非改变行为 12 时间管理时间管理 第一部分 第一

9、部分 时时 钟钟 速速 度度 日日 程程 表表 效效 率率 管管 理理 罗罗 盘盘 方方 向向 关关 系系 角角 色色 效效 能能 领领 导导 13 时间管理时间管理 第一部分第一部分 构成时间的基本元素是事件构成时间的基本元素是事件 时间管理的关键在于控制事件时间管理的关键在于控制事件 事件经由选择事件经由选择 选择以价值为基础（排列优先顺序）选择以价值为基础（排列优先顺序） 14 时间管理时间管理 第一部分第一部分 不可控事件不可控事件 可控事件可控事件 15 时间管理时间管理 第一部分第一部分 正确的时间管理观念正确的时间管理观念： 昨天是一张已被注销的支票；昨天是一张已被注销的支票；

10、明天则是一张远期的本票；明天则是一张远期的本票； 今天则是随时可运用的现金，善用智慧，今天则是随时可运用的现金，善用智慧， 善用它吧！善用它吧！ 16 时间管理时间管理 第二部分第二部分 管理工具管理工具 17 时间管理时间管理 第二部分第二部分 18 时间管理时间管理 第二部分第二部分 生产力金字塔生产力金字塔 计划计划 行动行动 目标目标 19 时间管理时间管理 第二部分第二部分 设立目标设立目标 规划长期目标规划长期目标 断言断言价值观价值观角色角色目标目标 规划每周目标规划每周目标 角色角色目标目标计划计划 行事历行事历 授权授权 20 价值观价值观 时间管理时间管理 第二部分第二部分

11、 自我选择的信念及想法自我选择的信念及想法 内在的、主观的、是内在的、主观的、是“我们如何看世界我们如何看世界” 受个人成长的历程、社会及个人省思的影响受个人成长的历程、社会及个人省思的影响 主主 导导 价价 值值 观观 21 时间管理时间管理 第二部分第二部分 断断 言言 用意象来控制自己树立目标的过程用意象来控制自己树立目标的过程 断言是对事实的陈述断言是对事实的陈述 想象想象 X逼真逼真 = 现实现实 断言，触发潜意识的工具断言，触发潜意识的工具 内心的意想（精神境界）内心的意想（精神境界） 22 时间管理时间管理 第二部分第二部分 1、第一人称、第一人称 2、现在时、现在时 3、有情感

12、体验、有情感体验 4、在断言的字里行间必须体现内心的意象和自己的精神境界、在断言的字里行间必须体现内心的意象和自己的精神境界 23 时间管理时间管理 第二部分第二部分 24 时间管理时间管理 第二部分第二部分 角色互补角色互补 “自然自然”的角色源自信念的角色源自信念 每个角色都具有对其他角色的责任每个角色都具有对其他角色的责任 每个角色都包含四大需求每个角色都包含四大需求 25 时间管理时间管理 第二部分第二部分 1、请在下列空白处填写工作中的三个角色、生活中的三个角色、请在下列空白处填写工作中的三个角色、生活中的三个角色 2、从工作生活中各找出一个角色，你如何做得更好，你最希望听到、从工作

13、生活中各找出一个角色，你如何做得更好，你最希望听到 赞赞 美是什么？美是什么？ 生活中生活中 生活中生活中 工作中工作中 工作中工作中 26 时间管理时间管理 第二部分第二部分 均衡原理：均衡原理： 27 时间管理时间管理 第二部分第二部分 列出你想在生活中改进或变化列出你想在生活中改进或变化 的领域：事业、精神、家庭、的领域：事业、精神、家庭、 健康、教育、心理、经济等。健康、教育、心理、经济等。 就每一个领域，描绘你所希望就每一个领域，描绘你所希望 的状况。的状况。 如果你认为在实现你的目标的如果你认为在实现你的目标的 过程中有障碍，那就描写没有过程中有障碍，那就描写没有 这个障碍时的情况

14、。这个障碍时的情况。 28 时间管理时间管理 第二部分第二部分 29 时间管理时间管理 第二部分第二部分 30 时间管理时间管理 第二部分第二部分 31 时间管理时间管理 第二部分第二部分 拟定人生目标的原则拟定人生目标的原则 S_ M_ A_ R_ T_ 32 时间管理时间管理 第二部分第二部分 计划：将预先决定的事情写出来。计划：将预先决定的事情写出来。 33 时间管理时间管理 第二部分第二部分 优先计划的结果优先计划的结果 将控制带进你的生活将控制带进你的生活 安排好你的工作、个人生活及社会活动安排好你的工作、个人生活及社会活动 避免避免“危机管理危机管理” 减少拖延和优柔寡断减少拖延和

15、优柔寡断 处理缺憾处理缺憾 给予你一个可把握的工作负荷给予你一个可把握的工作负荷 34 时间管理时间管理 第二部分第二部分 优先管理的核心优先管理的核心 登记时间，登记时间， 把每天要做的事情列一份清单；把每天要做的事情列一份清单； 确定优先次序，从最重要的开始做；确定优先次序，从最重要的开始做； 每天这么做。每天这么做。 35 时间管理时间管理 第二部分第二部分 36 时间管理时间管理 第二部分第二部分 37 时间管理时间管理 第二部分第二部分 8：00-8：45 8：45-9：00 9：00-9：15- 9：15-9：30 9：30-9：45 9：45-10：00 10：00-10：15

16、10：15-10：30 10：30-10：45 10：45-11：00 11：00-11：15 11：15-11：30 11：30-11：45 11：45-12：00 12：00-12：15 12：15-12：30 12：30-12：45 12：45-13：00 13：00-13：15 13：15-13：30 13：30-13：45 13：45-14：00 14：00-14：15 14：15-14：30 14：30-14：45 14：45-15：00 15：00-15：15 15：15-15：30 15：30-15：45 15：45-16：00 16：00-16：15 16：15-16：30

17、16：30-16：45 16：45-17：00 17：15-17：30 38 时间管理时间管理 第二部分第二部分 优先矩阵优先矩阵 紧紧 急急 重重 要要 39 时间管理时间管理 第二部分第二部分 重重 要要不不 重重 要要 紧紧 急急 不不 紧紧 急急 III IIIIV * 危机危机 * 急迫的问题急迫的问题 * 有期限压力的任务有期限压力的任务 * 突发事件突发事件 * 不速之客不速之客 * 某些电话某些电话 * 某些信件与报告某些信件与报告 * 某些会议某些会议 * 必要而不重要的问题必要而不重要的问题 * 迎会的活动迎会的活动 * 防患未然防患未然 * 改进产能改进产能 * 建立人际

18、关系建立人际关系 * 发掘新机会发掘新机会 * 规划、目标管理规划、目标管理 * 休闲休闲 * 烦琐的工作烦琐的工作 * 某些信件某些信件 * 某些电话某些电话 * 浪费时间之事浪费时间之事 * 有趣的活动有趣的活动 40 时间管理时间管理 第二部分第二部分 III III IV 结果：结果： * 压力压力 * 筋疲力尽筋疲力尽 * 危机处理危机处理 * 忙于收拾残局忙于收拾残局 偏偏 重重 于于 第第 一一 类类 事事 务务 D 41 时间管理时间管理 第二部分第二部分 III IIIIV 偏偏 重重 于于 第第 三三 类类 事事 务务 结果：结果： * 短视近利短视近利 * 危机处理危机处

19、理 * 被视为巧言令色被视为巧言令色 * 轻视目标与计划轻视目标与计划 * 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 * 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂 D 42 时间管理时间管理 第二部分第二部分 III IIIIV 偏偏 重重 于于 第第 三三 、四、四 类类 事事 务务 结果：结果： * 全无责任感全无责任感 * 工作不保工作不保 * 依赖他人依赖他人 D 43 时间管理时间管理 第二部分第二部分 III 偏偏 重重 于于 第第 二二 类类 事事 务务 结果：结果： * 有远见、有理想有远见、有理想 * 平衡平衡 * 纪律纪律 * 自制自制 * 少有危机少有危机 D 44

20、时间管理时间管理 第二部分第二部分 重重 要要不不 重重 要要 紧紧 急急 不不 紧紧 急急 III IIIIV 20% - 30%50% - 60% 15 - 20% 1% 45 时间管理时间管理 第二部分第二部分 46 时间管理 第二部分 M T W Th F Sa Su 传统的时间安排 IIIIIIIIII IIII 47 时间管理时间管理 第二部分第二部分 M T W Th F Sa Su 更有效的时间安排更有效的时间安排 II II II II II II I II II II II II I II 48 时间管理时间管理 第二部分第二部分 管理工具管理工具 49 时间管理时间管理

21、第二部分第二部分 管理工具管理工具 50 时间管理时间管理 第二部分第二部分 管理工具管理工具 重要的事先做重要的事先做 “二八原则二八原则” 51 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 赢回时间的关键是表示赢回时间的关键是表示“要做的事较少要做的事较少”，而非更多。，而非更多。 确定采用你有办法照做的目标，支持你的优先重要事项。确定采用你有办法照做的目标，支持你的优先重要事项。 控制是个人的选择。控制是个人的选择。 你在这些重要的地方放的东西愈少，你对你直接环境的控制感愈大。你在这些重要的地方放的东西愈少，你对你直接环境的控制感愈大。 找寻使工作和生活有效率的方法找寻使工作和

22、生活有效率的方法 。 时时调整自己，你将极大提高你的生产力。时时调整自己，你将极大提高你的生产力。 52 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 每日计划每日计划 在你在你办公室办公室前，前， 计划计划天的工作。天的工作。 Plan the next d_ Before you l_ the office 53 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 大脑图大脑图 54 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 授权授权 授权的功能授权的功能 授权的障碍授权的障碍 授权与交待的区别授权与交待的区别 55 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技

23、巧 授权与个人管理技巧的关系：授权与个人管理技巧的关系： 输入输入 输出输出 事必躬亲者事必躬亲者 输入输入 输出输出 管理者管理者 56 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 * 预期的结果预期的结果 ：管理者与被管理者必须对预期的结果和时限进行沟通，讨：管理者与被管理者必须对预期的结果和时限进行沟通，讨 论的重点在成果，不在手段。论的重点在成果，不在手段。 * 权利授予：权利授予： 在指派工作的同时，管理者应对部属授予履行工作所需的在指派工作的同时，管理者应对部属授予履行工作所需的 权利。授权权利。授权 要有一定的限度，必须加以规范，不可太多，要有一定的限度，必须加以规范，

24、不可太多， 也不能过度放任，以免违背了原则。也不能过度放任，以免违背了原则。 * 可用的资源：双方确认可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。可用的资源：双方确认可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。 * 责任的归属：管理者从事工作指派和授权后，仍然对部属所履行的工作责任的归属：管理者从事工作指派和授权后，仍然对部属所履行的工作 的绩效负全部责任。另一方面，为确保指派的工作顺利完的绩效负全部责任。另一方面，为确保指派的工作顺利完 成，管理者在授权的时候必须为承受权利的部属订立完成成，管理者在授权的时候必须为承受权利的部属订立完成 工作的责任。工作的责任。 57 时间管理时间管理 第三部分第三

25、部分 实务技巧实务技巧 面谈前：面谈前：1、挑选你计划授权的人（对他是不是一个成长的机会？）、挑选你计划授权的人（对他是不是一个成长的机会？） 2、先做好计划、先做好计划 3、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则：、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则： A、清楚说明期望达到的结果、清楚说明期望达到的结果 B、务使对方清楚了解规则与限制、务使对方清楚了解规则与限制 C、务使对方清楚了解评估与标准、务使对方清楚了解评估与标准 4、请他报告行动计划，注意聆听。、请他报告行动计划，注意聆听。 面谈后面谈后 5、与对方复阅一遍整个计划，并得到你完全的同意。、与对方复阅一遍整个计划，并得

26、到你完全的同意。 6、支持他执行该计划、支持他执行该计划 7、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果。、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果。 授权时让对方觉得这是一项新挑战。授权时让对方觉得这是一项新挑战。 58 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 买回来：买回来： 悬在半空中：悬在半空中： 唯他是赖：唯他是赖： 这样的说法，表示工作尚未授权出去。你这样的说法，表示工作尚未授权出去。你 仍然在处理这些工作。如果你不赶紧想个仍然在处理这些工作。如果你不赶紧想个 办法，授权根本无法进展。办法，授权根本无法进展。 这样的说法，授权的进展十分缓慢，也会这样的说法，授权的进展十分缓慢，

27、也会 拖延决策时间。你只做到部分授权而已。拖延决策时间。你只做到部分授权而已。 这样的说法，清楚表示职责已完全转移。这样的说法，清楚表示职责已完全转移。 你的授权已达成。你的授权已达成。 59 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 下面共有二十道题目，请据实回答：下面共有二十道题目，请据实回答： 1、 当你不在场的时候，你的部署是否只继续推动例行性工作？ 2、 你是否感到例行性工作太占用时间，以致无法腾出时间作计划？ 3、 一遭遇紧急事件，你的部门是否立刻出现手足无措的现象？ 4、 你是否常常为细节问题而操心？ 5、 你的部署是否经常要等到你示意“开动”才敢着手工作？ 6、 你

28、的部署是否无意提供给你意见？ 7、 你是否常常抱怨工作无法按原定计划进行？ 8、 你的部署是否只机械式地执行你的命令，而欠缺工作热忱？ 9、 你是否常常要将公事带回家中处理？ 10、你的工作时间是否经常长过你的部署的工作时间？ 11、你是否经常感到没时间进修、娱乐、或休假？ 12、你是否常常受到部署的“请示机宜”所干扰？ 13、你是否因收听过多的电话而感到厌烦不已？ 14、你是否常常感到无法在限期内完成工作？ 15、你是否认为一位获得高薪的管理者理应忙得团团转才象话（才配取得高薪）？ 16、你是否不让部署熟悉业务上的机密，以免被他们取代你的职位？ 17、你是否觉得非严密地领导部署的工作不可？

29、18、你是否感到有必要装置第二部电话？ 19、你是否花费一部分时间去料理属下能自行料理的事情？ 20、对你来说，加班是不是一种家常便饭？ 60 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 1、建立三到五个文件档案、建立三到五个文件档案 2、根据、根据4D原则整理好所有东西原则整理好所有东西 3、把、把“立即做立即做”的工作一件件处理完的工作一件件处理完 4、给待处理活动定下时间并相应存放文件资料、给待处理活动定下时间并相应存放文件资料 5、每日清理桌面、每日清理桌面 61 时间管理时间管理 第三部分第三部分 实务技巧实务技巧 封锁时间封锁时间 封锁时间的基本规则：封锁时间的基本规则： 1、不接听或打出电话。、不接听或打出电话。 2、不见访客也不拜访他人。、不见访客也不拜访他人。 3、不做不需要的谈话及转移。、不做不需要的谈话及转移。 4、同事知道你封锁时间的时段及地点。、同事知道你封锁时间的时段及地点。 封锁时间的理念是如果你平均每封锁时间的理念是如果你平均每8分钟被打扰一次（根据一项调查统计），你的工作分钟被打扰一次（根据一项调查统计），你的工作 会不断的被启动、冷却、启动、冷却。一旦你安