总账管理课件

1、总账管理1 第第5章章 总账管理总账管理 5.1 系统概述 5.2 总账管理系统初始设置 5.3 总账管理系统日常业务处理 5.4 总账管理系统期末处理 总账管理2 总账管理总账管理-系统概述系统概述 l地位 l会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统 l功能 l初始设置初始设置 l凭证管理凭证管理 l出纳管理出纳管理 l账簿管理账簿管理 l辅助核算管理辅助核算管理 l月末处理月末处理 总账管理3 总账管理总账管理-数据关系数据关系 l总账管理系统与其他系统的数据关系 薪资管理薪资管理 固定资产固定资产 资金管理资金管理 应收应付应收应付 记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证 记账凭证记

2、账凭证 记账凭证记账凭证 总总 账账 存货核算存货核算 成本管理成本管理 记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证 其他费用其他费用 账证账证 余额表余额表 决策支持决策支持 会计报表会计报表 财务分析财务分析 总账管理4 总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 总账日常业务处理总账日常业务处理 框中所包含的框中所包含的 项目已经在企项目已经在企 业应用平台中业应用平台中 设置完成设置完成 总账管理5 总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 总账期末处理总账期末处理 总账初始化总账初始化 总账管理6 总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流

3、程 l总账管理系统的应用流程 开始下月业务开始下月业务 总账日常业务处理总账日常业务处理 总账管理7 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l控制参数设置 l必要性 l为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账 作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项 参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身 的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置 决定了企业的应用模式和应用流程。 l参数分类 l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他 总账管理8 l选项设置-凭证 总账管理总账管理- -初始设置初

4、始设置 总账管理9 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-凭证 l制单控制 l制单序时控制： 该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期 l支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 l赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给 予提示 l可以使用应收受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 总账管理10 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-凭证 l凭证控制 l现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目

5、中被指定为现金流量的科目” 系统要求指定现金流量项目及金额 l自动填补凭证断号 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的 凭证号 l凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及 票据号。 总账管理11 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-凭证打印 l合并凭证显示、打印 l选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审 核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按 科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供 是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据 号必录 l打印凭证页脚姓名 l决定在打印凭证时，是否自动打印

6、制单人、出纳、审核 人、记账人的姓名。 总账管理12 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-权限 l制单权限控制到科目 l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用 的科目为费用类科目和现金科目 l制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 l操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如 财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员 只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必 要的责任事故带来的经济损失。 总账管理13 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l选项设置-权限 l凭证审核控制到操作

7、员 l如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制 的凭证，则应选择该选项。 l出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业 务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填 制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 l凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据， 则应选中该项。 l允许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭 证有误时是否允许修改或作废。 总账管理14 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案设置-财务信息 会计科

8、目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先设置科目编码方案 及外币及外币 总账、工资、总账、工资、 固定资产、应固定资产、应 收、应付收、应付 凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型 总账、工资、总账、工资、 固定资产、应固定资产、应 收、应付收、应付 外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类 及汇率及汇率 所有子系统所有子系统 项目目录项目目录设置企业需要对其进行核设置企业需要对其进行核 算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录 可将存货、成本对象、可将存货、成本对象、 现金流量直接作为核现金流量直接作为核 算的项目目录算的项

9、目目录 所有子系统所有子系统 总账管理15 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-外币 2。选择固定汇率， 输入汇率 1。输入外币基本 信息，确认 总账管理16 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-凭证类型 类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注 收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科 目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计 算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入 的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭 证类别相符。证类别相符。 付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方

10、必有1001,1002 转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002 填制凭证时选择错误的凭 证类型系统弹出相应的提 示信息 总账管理17 l会计科目体系设计的原则 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理18 管理费用明细表管理费用明细表 部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理19 管理费用明细表管理费用明细表 部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部

11、 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成手工账科目设计及报表生成 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理20 管理费用明细表管理费用明细表 部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成计算机账科目设计及报表生成 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理21 l基础档案录入-财务-新增会计科目 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理22 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-指定会计科目 只有指定了“现金总账

12、科目” 和“银行总账科目”，才能 进行出纳签字，查询现金日 记账和银行日记账。 总账管理23 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l增加项目大类 总账管理24 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l定义项目级次 总账管理25 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l选择项目核算科目 总账管理26 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l进行项目分类定义 总账管理27 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l增加项目档案 总账管理28 l基础档

13、案设置-收付结算 结算方结算方 式式 资金收付业务中用资金收付业务中用 到的结算方式。到的结算方式。 总账、应收、总账、应收、 应付应付 付款条付款条 件件 设置企业与往来单设置企业与往来单 位协议规定的收、位协议规定的收、 付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法 应收、应付应收、应付 开户银开户银 行行 设置企业在收付结设置企业在收付结 算中对应的开户银算中对应的开户银 行信息行信息 应收、应付应收、应付 总账管理总账管理-初始设置初始设置 总账管理29 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l基础档案录入-收付结算-结算方式 在填制凭证时，使用设置了“票据 管理”的结算方式时，系统要求登 记支票登

14、记簿（未事先登记）或支 票报销功能（前面已登记） 总账管理30 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l数据权限设置-数据权限控制设置 选择对“部门”进行数据权限控制 总账管理31 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l数据权限设置 设置用户“田晓宾”可以对 “销售一部”的数据进行“查 询和录入” 总账管理32 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l准备期初数据 l为什么？ l很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息 管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承 历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为 止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期 初数据，才能保持业

15、务的完整性。 总账管理33 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l总账期初余额准备 l准备总账各科目的期初数据 l年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月 末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 l年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额

16、及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。 总账管理34 总账管理总账管理- -初始设置初始设置 l总账期初余额准备 l准备辅助账各科目的期初数据 l如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项 目的期初余额。 l如何准备？ l应收账款按客户整理 l应付账款按供应商整理 l个人往来按职员整理 总账管理35 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l总账期初余额录入 l末级科目的余额可以直接输入。 l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据 逐级向上汇总而得。 l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后， 还要输入相应的数量和外币信

17、息。 l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余 额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额 输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接 输入。 总账管理36 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l总账与辅助账的关系 科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额 1-启用月累计启用月累计 借方发生额借方发生额 1-启用月累计启用月累计 贷方发生额贷方发生额 期初余额期初余额 现金现金(1001) 借借7,256,157.39 7,254,000.00 14,195.89 应收账款应收账款(1131) 借借 60,000.00 20,000.00 157,600.00 日日

18、 期期凭证号凭证号客客 户户摘摘 要要方向方向金额金额业务员业务员票票 号号票据日期票据日期 2006-06- 25 华 宏 公华 宏 公 司司 期 初 数期 初 数 据据 借借99600孙健孙健 2006-07- 10 昌新贸昌新贸 易公司易公司 期 初 数期 初 数 据据 借借 58000孙健孙健 总账管理37 总账管理总账管理-初始设置初始设置 l期初试算平衡 l期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余 额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行 记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大， 占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行， 故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证

19、的填 制。 l凭证一经记账，期初数据便不能再修改。 总账管理38 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理 l填制凭证 l凭证复核 l凭证记帐 l修改凭证 l作废凭证 l冲销凭证 l凭证查询 l凭证汇总 l出纳管理 l出纳签字 l现金/银行日记账查询 l资金日报 l支票登记簿 l银行对账 总账管理39 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l表头 l凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 l凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号 l凭证日期：默认登录系统时的业务日期 l附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 l表体 l摘要：每个记录行都要有摘要 l会计科目：

20、必须选择末级科目 l金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数 总账管理40 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-银行账 要求输入辅助核算： 结算方式 票号 总账管理41 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-银行账 如果该结算方式设置 了“票据管理”标志， 需要进行“票号登记” 总账管理42 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-外币 系统自动带出汇率 输入外币金额 系统自动计算人民币 总账管理43 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭

21、证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-数量 输入数量和单价，系 统自动计算金额 总账管理44 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-客户往来 输入客户相关信息 总账管理45 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-供应商往来 输入供应商相关信息 总账管理46 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-部门 输入部门信息 总账管理47 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-个人往来 输入个人信息 总账管

22、理48 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-填制凭证 l业务特征：辅助核算-项目核算 输入项目信息 总账管理49 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-凭证复核 l出纳签字 l前提： 在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字” 在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目 l出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 l主管签字 l前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字” l审核凭证 l是必须环节 l制单人与审核人不能为同一人 l可以单张审核也可以成批审核 总账管理50 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-凭证记

23、账 l前提 l期初余额试算平衡 l凭证已审核 l上月已经结账 l过程 l选择记账范围 l显示记账报告 l自动记账 l记账过程一旦中断系统可自动恢复 总账管理51 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-恢复记账 l激活“恢复记账前状态” l在对账界面Ctrl+H l取消记账 l“凭证”-“恢复记账前状态” 恢复最近一次记账前状态 恢复到月初状态（只有主管有权） l注意事项 己结账月份的数据不能取消记账 总账管理52 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-修改凭证 l修改方式 l无痕迹修改 对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审 核、签字） 在

24、填制凭证中找到要修改的凭证直接修改 l有痕迹修改 对象：已记账凭证 红字冲销法或补充更正法 l修改内容 l凭证类别和凭证号不能修改 l能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置 总账管理53 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-作废/删除凭证 l对象 l未审核未签字凭证 l规定 l作废凭证不能修改、不能审核 l应参与记账，否则月末无法结账 l删除凭证 l对作废凭证进行“整理”即可删除 总账管理54 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l凭证管理-冲销凭证 l对象 l已记账凭证 l方式 l手工编制 l系统自动编制 总账管理55 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理

25、 l凭证管理-查询凭证 丰富的查询条件 总账管理56 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l出纳管理 l现金/银行日记账/资金日报 l支票登记簿 l前提 设置了银行账 将结算方式设置为票据管理 l支票领用 l支票报销 总账管理57 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l出纳管理-现金日记账 总账管理58 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l出纳管理-支票登记簿 总账管理59 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l出纳管理 l银行对账 l录入银行对账期初数据 l录入银行对账单 l银行对账 自动对账 手工对账 l查询银行存款余额调节表 l核销银行账 l长期未达账审

26、计 总账管理60 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l银行对账-输入银行对账期初 总账管理61 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l银行对账-自动对账 总账管理62 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l出纳管理 l银行对账 l录入银行对账期初数据 l录入银行对账单 l银行对账 自动对账 手工对账 l查询银行存款余额调节表 l核销银行账 l长期未达账审计 总账管理63 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询 l基本会计账簿查询 l总账 l发生额余额表 采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账 l明细账 l序时账 l日记账 现金日记账和银行日记账

27、在出纳管理中查询 l多栏账 先定义，再查询 总账管理64 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询-发生额余额表 总账管理65 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询-原材料明细账 总账管理66 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询-管理费用多栏账 总账管理67 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询 l辅助核算账簿查询 l个人核算 个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个 人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、 催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功 能。 l部门核算 部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控 制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便 于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账， 以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。 总账管理68 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询-个人往来两清 总账管理69 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询-部门收支分析 总账管理70 总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理 l账簿查询 l辅助核算账簿查询 l项目核算 项目核算用于收入、成本、在建工程等业