有效的会议管理课件

1、有效的会议管理1 有效的会议管理有效的会议管理 有效的会议管理2 大大 纲纲 主持人与参会者的守则与责任；主持人与参会者的守则与责任； 会前的准备工作；会前的准备工作； 会议中的反馈技巧；会议中的反馈技巧； 会议记录；会议记录； 会后跟进；会后跟进； 会议面面观；会议面面观； 成功会议的五种策略；成功会议的五种策略； 有效的会议管理3 主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任；主持人的守则与责任； 参会者的守则与责任；参会者的守则与责任； 如何处理会议中的冲突；如何处理会议中的冲突； 有效的会议管理4 主持人的守则与责任主持人的守则与责任 营造和谐气氛； 按照会

2、议议程进行； 正确总结讨论内容； 引导发言者解释令人困惑的发言； 帮助与会者理清不假思索的想法； 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况； 减少与议题无关的争辩和讨论； 保持中立态度； 有效的会议管理5 主持人作为矛盾调停者的失败表现：主持人作为矛盾调停者的失败表现： 听完陈述后，就没词了； 向双方之一表示赞同； 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈； 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题； 建议举行一个你可能不是主持人的求估方法会议； 引导双方攻击你； 缩小问题的严重性； 换话题（如要求帮助解决你自己的问题）； 当双方争执时，表达不愉快的情绪； 有效的会议管理6 参会者十大守则参会者十大守则

3、 1、会前充分准备； 2、会中积极投入贡献自己的创意 与意见； 3、以解决问题为己任； 4、开放的心态，摒除部门之见； 5、尽可能的获取信息； 6、耐心聆听，尊重他人的意见； 7、勇于发言，言之有物； 8、不隐恶扬善，不人身攻击； 9、避免不当的肢体语言； 10、会后总结 有效的会议管理7 参会者的责任参会者的责任 时间时间参会者责任参会者责任 会前 根据个人的观点研究问题； 依据提供的资料准备论证的材料； 记下开会的日期、时间、地点； 做好在会议中尽量表达的心理准备； 会中 倾听他人的意见； 积极发表自己的见解； 关注正在讨论的事项； 与主持人密切配合以达到会议目的； 会后 会议达成了什么结

4、果； 还有哪些事情未完成； 分配给自己的任务如何完成； 有效的会议管理8 请将下列命题归类，分别放入各自所属的圈内。请将下列命题归类，分别放入各自所属的圈内。 (1)营造和谐气氛 (2)积极发表自己的见解 (3)尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 (4)依据提供的资料准备论证的材料 (5)根据个人的观点研究问题 (6)保持中立态度 主持人责任主持人责任与会者责任与会者责任 有效的会议管理9 如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突 冲突的二维模式冲突的二维模式 合作：满足对方的要求 决 断 ： 满 足 自 己 的 要 求 决 断 不 决 断 不合作合作 竞争（暴力） 妥协 协作 迁就（适应

5、）回避 有效的会议管理10 暴力型。暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以 个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求， 类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 迁就型。迁就型。迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型 又称为适应型。 回避型。回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 协作型。协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对 方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。 妥协型。妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。 有效的会议管理11 会前的准备工

6、作会前的准备工作 n 是否要开会；是否要开会； n 准备工作的作用；准备工作的作用； n 会前准备工作核对单；会前准备工作核对单； n 主持人的准备工作；主持人的准备工作； 有效的会议管理12 无需开会的无需开会的“五个如果五个如果” 如果如果 你是唯一做决策并且你是唯一做决策并且 知道该怎么做的人（开知道该怎么做的人（开 会让他人参与只能把问会让他人参与只能把问 题弄乱）题弄乱） 没什么特别的事情没什么特别的事情 要讨论要讨论 还有比开会更好的方法还有比开会更好的方法 已经按惯例每周例会已经按惯例每周例会 会议成本太大会议成本太大 有效的会议管理13 必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”

7、 如果如果 给小组委派任务给小组委派任务 要让别人参与决要让别人参与决 策以集思广益策以集思广益 听取部门汇报工作听取部门汇报工作 必须把信息同时必须把信息同时 传递给很多人传递给很多人 有些事情需要有些事情需要 当众表扬或批当众表扬或批 评评 有效的会议管理14 准备工作的作用准备工作的作用 准备工作的作用：准备工作的作用： 选择最恰当的讨论方案； 使与会者能对讨论有清楚的方向可循； 清楚的告知与会者应有何种行为表现； 节省时间与减少冲突； 有效的会议管理15 5W1H 5W1H WhyWhy：会议的目的；：会议的目的； WhatWhat：讨论的话题；：讨论的话题； WhoWho：参加者（确

8、认与否：参加者（确认与否/ /事先准备）事先准备） WhenWhen：日期及开始：日期及开始/ /结束时间结束时间 WhereWhere：地点及设备：地点及设备 HowHow：规章制度，如：准时、关闭手机等：规章制度，如：准时、关闭手机等 有效的会议管理16 会议准备工作核对单会议准备工作核对单 1、了解会议的目的2、是否一定要开会 3、确定会议的形式4、安排会议的议程 5、决定会议的时间6、确定会议的主持人 7、决定会议的地点8、研究会场如何布置 9、确定出席人数10、安排出席者座位 11、是否准备会议名签12、是否安排交通工具 13、是否安排与会者住宿14、是否发出了会议通知 15、确定视

9、听教材16、确定辅助教材 17、准备会场周边位置图18、是否要求与会者准备资料 19、确定自己人的相关资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 有效的会议管理17 容易忽略因素容易忽略因素 了解与会人员中是否有少数民族及其相关的风俗习惯； 了解与会人员中有没有人吃素，要为这些人单独做准备； 了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译人员； 了解是否有媒体字者出席会议，要为其准备单独的座位； 与会者超过10个，会场最好布置成“U”字型； 如果是全体会议，可以布置成阶梯教室型； 5-7人的会议，安排成圆桌型； 有效的会议管理18 主持人的准备工作主持人的准备工作 主持人的主持人的4 4个准备工作

10、：个准备工作： 设定沟通目标； 制定行动计划； 预备可能的争执； 进行SWOT分析； 有效的会议管理19 SWOT分析分析 StrengthStrength 优优 势势 ThreatThreat 威威 胁胁 WeaknessWeakness 劣劣 势势 OpportunityOpportunity 机机 会会 自身自身 环境环境 有效的会议管理20 会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧 n 反馈的两种方式；反馈的两种方式； n 反馈的两种类型；反馈的两种类型； n 反馈时的特征；反馈时的特征； 有效的会议管理21 反馈的两种方式反馈的两种方式 反馈的两种方式：反馈的两种方式： 团队反馈，即团队反馈

11、就是一个人给大家 反馈； 一对一反馈，即一对一反馈是一个人给另 一个人反馈。这种反馈方式比较困难； 有效的会议管理22 反馈的两种类型反馈的两种类型 正面指导反馈积极的反馈是一种正面的强化指导，即一 般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具 有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐 减少。 建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要 非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。 反馈的两种类型反馈的两种类型 正面指导反馈建设性反馈 有效的会议管理23 有效的会议管理24 反馈时的特征反馈时的特征 反馈时的特征：反馈时的特征： p要描述，不要

12、判断； p侧重表现，而非性格； p要有所特指； 有效的会议管理25 如何接受反馈如何接受反馈 如何接受反馈：如何接受反馈： 做一下深呼吸，保持冷静； 仔细倾听，试图以别人的观点来看问题。 弄清所有的问题以确定你的理解。 承认你听到的和懂得的而不去争论。 整理你听到的，然后决定你同意什么。 要开明，不要防卫性太强。 要包容，不要独断专横。 要平等，不要有优越感。 有效的会议管理26 会议记录会议记录 n 会议记录者的功能；会议记录者的功能； n 谁能胜任会议记录者；谁能胜任会议记录者； n 对会议记录的几个建议；对会议记录的几个建议； 有效的会议管理27 会议记录者的功能会议记录者的功能 会议记

13、录者的功能：会议记录者的功能： 1.重要性仅次于主持人； 2.记录及维持议程所设计的顺序； 3.协助主持人总结与归纳； 4.观察预防； 有效的会议管理28 谁能胜任会议记录者谁能胜任会议记录者 会议记录者应具有的才能：会议记录者应具有的才能： 反应快； 写字快； 知识面广； 记忆力强； 组织能力强； 倾听能力强； 总结能力强； 有效的会议管理29 p 重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。 p 大多数会议都能指定一个会议记录者。 p 会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。 p 要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。 p 适时做总结，协助讨论进行。 p 向与会者确

14、认各议案的排序是否无误。 对会议记录的几个建议对会议记录的几个建议 有效的会议管理30 会议记录内容包含会议记录内容包含： 讨论过程中所达成的各种共识(要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误)。 有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何。 分派工作的详细情形及完成日期。 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 会议记录应有组织地整理如下会议记录应有组织地整理如下： 标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，记录与会者重点 工作分派情形及完成日期记录无误。 通过此决议的评估标准（如有必要）。 会议记录者应与主席共同修正会议记录

15、者错误的部分。 将此份会议记录发送给与会者。 有效的会议管理31 会后跟进会后跟进 参会者的会后跟进；参会者的会后跟进； 主持人的会后跟进；主持人的会后跟进； 主持人及参会者的自我评定；主持人及参会者的自我评定； 如何提高下次会议的质量；如何提高下次会议的质量； 有效的会议管理32 参会者的会后跟进参会者的会后跟进 参会者注意：参会者注意： u拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相 关的信息做出标记； u分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者 对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系 的状态； u考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案； u会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己

16、 部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下 一步的工作中去； 有效的会议管理33 主持人的会后跟进主持人的会后跟进 主持人的会后跟进：主持人的会后跟进： 请大家填写会议评估表； 针对评估意见做出改进措施； 联络缺席的同事，询问缺席的原因如有需要， 讨论有关项目； 跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议； 如有需要，找高层协助，这是一种捷径，充分利 用高层的权威性，往往能够起到事半功倍的效果； 如计划进行十分顺利，取消下次会议，而用公文 报告进度，让有关的人知道； 会议之后检讨得失； 有效的会议管理34 主持人及参会者的自我评定主持人及参会者的自我评定 具体表现具体表现 是否存在以下问题是否存

17、在以下问题 （1）别的员工曾误会我的意思 有 无 （2）与别人谈话时我经常离开话题本意跳到别的话题 有 无 （3）如果主持一个会议，我会让参会人员先了解会议内容 有 无 （4）面对一些人说话时我很紧张 有 无 （5）在会上，总是只有我一个人说话，没有成员参与 有 无 （6）谈话结束时，我会问员工是否明白我的意思 有 无 （7）我分派工作后他们从不提问 有 无 （8）我总是把一件事的前因后果澄清给别人 有 无 （9）如果我表达的意思很复杂，令人难以明白，我会事先考虑 有 无 （10）我总是会问：大家还有什么问题吗？ 有 无 有效的会议管理35 如何提高下次会议的质量如何提高下次会议的质量 只有必

18、要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 制订出色的会议议程并事先分发。 时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。 会议记录应阐明最后的结论。 会议成功只有用结果来衡量。 注重结果，但更强调实施所有的决定。 作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂 的观点,删除重复的话题。 有效的会议管理36 会议面面观会议面面观 会议的意义；会议的意义； 会议的目的；会议的目的； 会议的种类；会议的种类； 会议的频率；会议的频率； 会议成本计算；会议成本计算； 有效的会

19、议管理37 会议的意义会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 会议会议 好创意好创意 新点子新点子 甲甲 乙乙 丙丙想法想法3 3 想法想法2 2 想法想法1 1 有效的会议管理38 会议的目的会议的目的 会议的目的：会议的目的： p开展有效的沟通； p传达资讯； p监督员工，协调矛盾； p达成协议与解决问题； p资源共享； p开发创意； 有效的会议管理39 开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级 或其他部门的相关

20、资讯。 监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的 产生和问题的解决。 点明困 难所在 发现问题 并寻找解 决办法 确定行 动纲领 想出新 点子 衡量问题 的轻重缓 急 评议新 点子 有效的会议管理40 资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举 行会议，形成新的构

21、思，并且论证新构思，使其具有可行性。 激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司 上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 有效的会议管理41 会议的种类会议的种类 按人数分类按人数分类 按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类 团体会议 面对面会议 宣布人事安排、讲 解政策的会议 一对一会议 电话会议 当众表扬或批评别 人的会议 视频会议 临时处理突发事件 的会议 固定的团队会议 集思广益的会议 有效的会议管理42 会议的频率会议的频率 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 有效的会议管理43 会议成本计算会议成本计算

22、 1.会议的时间成本 时间成本=参加会议人数 （与会者的准备 时间+与会者的会议时间+会议秘书工作时间 +会议服务人员工作时间）； 金钱成本=时间成本 与会人员平均小时薪水； 有效的会议管理44 会议成本计算会议成本计算 2.直接会议成本 直接的会议成本= 会议设施费用 + 会议 场地费用 + 差旅费 + 食 宿费 + 文件准备费用 有效的会议管理45 会议成本计算会议成本计算 3.效率损失成本 效率损失的效率损失的3 3种情况：种情况： 不能及时解决自己负责范围内的突发事件 而停工停产； 不及时接听重要客户的电话而损失生意； 不能及时处理客户投诉而得罪客户； 有效的会议管理46 成功会议的五

23、种策略成功会议的五种策略 如何做开场白；如何做开场白； 如何分配发言时间；如何分配发言时间； 如何掌握议事进度；如何掌握议事进度； 如何达成决议如何达成决议决策方式；决策方式； 如何圆满结束会议；如何圆满结束会议； 有效的会议管理47 如何做开场白如何做开场白 如何做开场白：如何做开场白： 定义：3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明 确宗旨； 内容：开会目的，时间安排，议事方式， 纪律规则等； 程序： n概述会议进行程序； n提供与讨论者有关的资讯、规范议程； n指定会议记录者； n征求对会议议程设计的意见； 有效的会议管理48 如何分配发言时间如何分配发言时间 会议中往往是主持人说话 最多，这

24、是为什么？ 一次会议，一般存在以下 情况，只有80%的时间真正 在开会；15%的时间大家沉 默；5%的时间有人抢着发言。 那么，如何能更有效的分配 发言时间？ 有效的会议管理49 会议主持人在会议中所占的发言时间较多，主 要有以下原因： 原因一，对议题较熟 原因二，地位高，声音大 原因三，负担较多的行政责任 一次会议真正用与开会的时间只有80%，如果平 均分给每个人，每个人的发言时间就很少了，如果 主持人滔滔不绝，其他人就没有机会说话了。 我们建议主持人的发言时间应掌握在20/80； 要尽量保证每个人的发言时间均等； 尽量形成一种互动的会议氛围； 有效的会议管理50 如何掌握议事进度如何掌握议

25、事进度 掌握议事进度主要包括掌握议事进度主要包括2 2种方式：语言方式与非语言方式。种方式：语言方式与非语言方式。 1 1语言方式语言方式 2 2非语言方式非语言方式 有效的会议管理51 如何达成协议如何达成协议决策方式决策方式 彼德德鲁克决议法 用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识； 列举或图示各提案并开始讨论之； 客观比较各提案的优劣，避免意气之争； 估计各提案之获益率； 评估有无采集更多参考资料的需要； 征求反对意见； 以中立角度检视正反意见； 寻求与会者对各提案之认同； 对提案做适当的修整和妥协； 确认议事结果； 组成或指定议案执行的监督单位。 有效的会议管理52 权威决

26、策 无异议决策 少数服从多数决策 共识决策 4 4种群体决策种群体决策 有效的会议管理53 4 4种团队决策法种团队决策法 1 1、头脑风暴法、头脑风暴法 3 3、易地思考法、易地思考法 4 4、思维转换法、思维转换法 2 2、专家群体决策法、专家群体决策法 有效的会议管理54 团队决策法之一：头脑风暴法团队决策法之一：头脑风暴法 无拘无束提意见，追求数量；无拘无束提意见，追求数量； 将点子记在大家看得见的地方，供大家将点子记在大家看得见的地方，供大家 参考参考/ /受启发；受启发； 鼓励结合他人的想法提出新构想；鼓励结合他人的想法提出新构想； 与会者不分职位高低，平等议事；与会者不分职位高低，平等议事； 不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人 的意见。的意见。 有效的会议管理55 团队决策法之二：专家群体决策法团队决策法之二：专家群体决策法 特点特点 让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协 调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响。调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响。 具体步骤：具体步