Office套件主要技巧及实例演示之管理W课件

1、此次培训的目的此次培训的目的 q了解撰写Word文档的一些基本原则和要求 q掌握Word2007的一些实用技巧和工具，为以后的项目工作做好准备 1 目录目录 qWord2007实用技巧 nWord撰写的基本要求 nWord2007界面简介 nWord2007常用技巧 2 目录目录 qWord2007实用技巧 nWord撰写的基本要求 nWord2007界面简介 nWord2007常用技巧 3 4 撰写撰写Word文档的文档的4个原则个原则 一致一致 版面布局风格一致 段落风格一致 表格风格一致 页眉页脚风格一致 清晰清晰 清晰是指文档的层次关系要清晰，能让读者迅速把握所阅读的内容属于 文档的第

2、几个层级 要做到这一点不仅需要文档的作者本身思路清晰，而且需要通过统一风 格的多级编号把文档的层级关系明晰准确的标识出来 协调协调 协调是指字号、行距要有协调的比例 对于Word文档的正文，最小字号为小四，页眉页脚的字号大小可以适当 设置的小一些，如小五号 行距一般设置为1.5倍 简洁简洁 工作文档切忌过于花哨，应该简洁素雅 避免在文档中使用过多的字体类型 公司的内部文档经常使用的中文字体和西文字体分别是华文楷体和Arial 交付给客户的文档遵照客户对字体的要求 目录目录 qWord2007实用技巧 nWord撰写的基本要求 nWord2007界面简介 nWord2007常用技巧 5 Word

3、2007界面简介界面简介 6 Office按钮按钮：单击弹出Office下拉菜单，包括新建、保存和打印等常用操作，设置作者、标题 等文档属性，添加数字签名，以及进行Word设置 快速访问工具栏快速访问工具栏：快速启动命令，在该工具栏中，可以自由添加和删除命令 标题栏标题栏：显示文档名称、软件名称，右侧是窗口最小化、还原、关闭按钮 功能区选项卡功能区选项卡 标签标签：用于切 换功能区，单 击标签可在不 同功能区间切 换，双击标签 隐藏功能区 功能区功能区：以 按钮、输入框 、下拉列表等 形式显示 Word命令， 单击组右下角 的小箭头 可 启动对话框 滚动条滚动条：内置 滑块，拖拉滑 块即可改变

4、页 面显示的位置 标尺标尺：显示定 位光标、图片 、图形和文字 等的位置，也 可以在上面定 义制表位 状态栏状态栏：显示文档相关信息，可以调节屏幕显示比例和视图模式等 浮动工具栏浮动工具栏：拖动鼠标选择文 本，然后指向选定内容，浮动 工具栏以淡出的形式显示，指 向浮动工具栏则变为实体 目录目录 qWord2007实用技巧 nWord撰写的基本要求 nWord2007界面简介 nWord2007常用技巧 l快捷键使用 l基础操作 l编辑文本 l列表和编号 l使用样式和模板 l插入应用 l表格应用 l目录与交叉引用 l页面布局 l其他技巧 7 Word2007常用技巧常用技巧 快捷键使用（快捷键使

5、用（1） q组合键快捷键 8 F12 另存为 Word2007常用技巧常用技巧 快捷键使用（快捷键使用（2） q组合键快捷键（续） 9 Word2007常用技巧常用技巧 快捷键使用（快捷键使用（3） q使用键提示 n按ALT键启动键提示 n按对应于要显示的选项卡的键提示 l如对于“开始” 选项卡，按 H 将显示该选项卡的命令对应的所有键提示 l按ESC退至功能区键提示 10 Word2007常用技巧常用技巧 基础操作（基础操作（1） q新建文档 n直接在文件夹中新建 n使用“Ctrl+N”快捷键新建空白文档 n使用Word“新建”功能，从本机模板或文件创建，或使用Office Online模板

6、 q打开文档 n在文件夹中双击打开Word文件 n使用Word“打开”功能，可以选择不同视图模式（如预览），以及多种打开 方式（如打开并修复） nWord2007打开Word2003文档时会在标题栏显示“兼容模式”字样 q保存文档 n使用“Ctrl+S”快捷键保存或F12功能键另存 n使用Word“保存”或“另存为”功能，可以将文件保存为Word2003兼容格式， 还可以将文件发布为PDF或XPS格式 n系统默认每隔10分钟会自动保存一次文档 n在Word选项的“保存”页签可以设置默认保存选项（如保存格式和路径） 11 请务必养成随手保存文档的习惯，请务必养成随手保存文档的习惯， 并定期将文档

7、另存，以免文档丢失并定期将文档另存，以免文档丢失 Word2007常用技巧常用技巧 基础操作（基础操作（2） q打印文档 n“打印”将会打开打印设置对话框 n“快速打印”会将文档立即发送到打印机 n打印预览，可通过“页面设置”设置文档页面布局，通过“双页”按钮或“显示 比例”设置显示多页 q关闭文档 n关闭Word时会自动提示是否需要保存未保存的文档 q保护文档 n通过Office下拉菜单中的“准备加密文档”设置保存密码 n通过 “审阅”功能区标签页中的“保护文档限制格式和编辑”功能限制对文 档格式或内容进行编辑，并启动强制保护增加密码控制 q视图模式和显示比例 n页面视图、阅读版式视图、We

8、b版式视图、大纲视图和普通视图 qWord选项 12 Word2007常用技巧常用技巧 编辑文本编辑文本 q文本输入 n即点即输：在任意位置双击即可输入 n通过Word选项“校对”页签设置自动更正选项 n通过“审阅”功能区标签页中的拼写和语法 进行拼写和语法检查 q粘贴图片 n建议利用选择性粘贴，选择插入图片的格式（常用的是Bitmap） q格式设置 n利用格式刷 批量设置文本格式：单击刷一次，双击刷多次 n利用拼音指南 给文档中的部分文字加入拼音 n利用更改大小写 自动实现大小写转换 n利用带圈字符 给文本加圈 n制表对齐包括：左对齐、右对齐、居中、小数点对齐和竖线对齐 n段落缩进包括：左缩

9、进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进 q查找与替换 n除了查找文本，还可以按格式查找或替换（如可用于统一字体） 13 Word2007常用技巧常用技巧 列表和编号列表和编号 q列表 q编号 q多级编号 14 n若要使文档层次清晰，必须在编 写文档之前建立一整套多级编号， 对文档同一层级的内容用同一种 风格的编号标识出来 n多级编号的关键在于设置文档的 每一层结构所对应的格式，包括 编号的格式、编号的风格、编号 的起始数字、位置、制表位 （Tab）、缩进、字体等等 n注意设置各级编号不同的样式及 大纲级别，以便统一编号样式 Word2007常用技巧常用技巧 使用样式和模板（使用样式和模板（1） q使用

10、现有样式 q新建样式 q检查和管理样式 15 当文档涉及多人共同撰写时，请务必定义样式并保当文档涉及多人共同撰写时，请务必定义样式并保 存模板，请在撰写时使用现有样式，以便文档合并存模板，请在撰写时使用现有样式，以便文档合并 Word2007常用技巧常用技巧 使用样式和模板（使用样式和模板（2） q模板的使用和管理 n如果想在将来的工作中重复使用某个文档中已经设置好各种样式， 那么需要将该文档“另存为”模板（样式库） n储存为模板后可以将模板中的文字内容全部删除，但是模板中储存 的各种样式并不会因为文字内容的删除而不复存在 n模板必须放在路径C:Program FilesMicrosoft O

11、fficeFirm Templates下，才能加载应用到新的文档 n在创建新的文档时，在“我的模板”中选择已保存的模板即可 16 插入应用插入应用 q插入封面 q插入Smart Art q插入书签/超链接 q插入签名 q插入对象（将文件附加到word文档中） n勾选“链接到文件”，则在插入的对象和源文件之间建立了一个链接，任何对源文件 的改动都会反映到插入的对象中（这一功能的实现仅限于本地机） n勾选“显示为图标”，则被插入对象作为一个图标展现，而不展现对象内容 n通过“设置图片/对象格式”的“板式”页签设置图片环绕方式 q插入公式及符号 q插入脚注尾注 q文档部件 n文档属性：有关描述或标识

12、文件的详细信息 n插入域：可用于插入日期、页码等，域代码可编辑 n构建基块管理器：构建基块是存储在库中可重新使用的内容片断或其他文档部分 17 表格应用表格应用 q插入表格 q将文本转换为表格：选择要转换的文本插入文本转换为表格 q表格格式化 q表格布局 n插入行、列；删除行、列 n拆分、合并单元格 n重复标题行 n表格自动填充 n排序 n在表格中使用公式 q调整列宽 n鼠标拖动单元格右侧调整列边线：整体表格宽度不变，改变列边线两侧两列的列宽 nCtrl+鼠标拖动调整列边线：整体表格宽度不变，改变当前列以后的各列宽 nShift+鼠标拖动调整列边线：当前列宽变化，其它各列列宽不变 nCtrl+

13、 Shift+鼠标拖动调整列边线：整体表格宽度不变，平均分布当前列后的所有列 q快速去掉表格：选定表格布局转换为文本 18 目录与交叉引用目录与交叉引用 q利用样式自动生成目录 nWord可抓取“标题1”至“标题9”的文字内容做成目录，如果需要改变这种默 认，可通过“选项”进行设置 n“修改”可设置各级目录的文本样式 n文档内容调整后可以更新目录， 可更新整个目录或仅更新页码 q可以插入题注（图、表等），利用 题注生成图目录、表目录 q交叉引用 n可以针对编号项、标题、脚注、尾注、书签、公司、表格等使用交叉引用 n通常用于引用图表编号或参考文献 n文档内容调整后，可选中包含交叉引用的文档后，右键单击“更新域”，则 引用的图表或参考文献编号会自动更新 19 页面布局页面布局 q设置页面格式 n页边距和纸张 n分节、分栏和分页（分节后可针对不同节设置不同页面格式、页眉页脚等） n行数、字符数和网格 n改变文字方向 q插入页眉页脚 n通过“链接到前一条页眉”实现不同节的页眉或页脚不同 n插入页码，可设置页码的编号形式（如罗马数字或阿拉伯数字）、接续前 一节编号或设置新编号的起始号码 n在页眉文字下加上横线以使页眉和正文之间有较好的视觉分割效果