第四章 会议供应机构

1、第四章 会议供应机构 第一节 专业会议组织者（PCO） 一、专业会议组织者的定义 专业会议组织者（Professional Conference Organizer，缩写PCO），指通过为客户组织、经办会 议而获取收入的专业的会议组织机构。 二、PCO的工作 1、会议的促销宣传、新闻报道工作； 2、各种印刷品的制作安排； 3、会议地点和会议场所的安排； 4、会议住宿（宾馆）的安排； 5、会议餐饮的安排； 6、会议预先注册和现场注册工作； 7、会议财务管理工作（会议预算、资金筹措、成本 控制、现金管理）； 8、会议临时员工的招聘和培训、管理工作； 9、会议翻译（口译和笔译）人员的安排； 10、会

2、议技术设备和人员的安排； 11、会议社会活动、学术访问活动的安排； 12、会议旅行、游览等活动的安排； 13、会议附设展览活动的安排； 14、帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办； 15、按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办 理入境住事宜； 16、协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海 关等部门的关系； 三、PCO的资源 专业会议组织人员 会议场所 宾馆、餐馆 旅行社 交通公司 翻译公司（人员） 印刷公司 政府机构关系 PCO 会议 中心 政府 机构 旅行社 餐饮 公司 交通 公司 翻译 公司 宾馆 会议 主办方 四、PCO的作用/地位 会议主办者的顾问/参谋（专业） 会议主办者

3、的助手（专业） 会议业的龙头 五、PCO的收费方式 1、包价式 2、基本费+参会者人头费 3、参会者人头费 4、按小时收费 的主办方想将会议 的承办权交给湖北会议网，请你模拟主承办 双方洽谈业务时的工作场景。 第二节 会议中心 一、会议中心定议 会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会 议设施、设备和会议服务而获取收入的企业。 二、基本会议场地、设施和服务 1、剧场（礼堂）式大会议厅 2、中小型会议室 3、会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备 4、话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会 议技术设备。 5、大堂和其它公共区域（会议登记、咖歇/茶歇 等的地方） 6、餐饮场地、设施设备和服

4、务能力 7、可供会议组织者办公使用的办公室 8、可提供水、电、英特网接口的展厅（供举办会议 附属展览活动使用） 9、存放展品的储藏室 10、（展品）装卸场地和设备； 11、贵宾休息室； 12、停车场地。 二、其它方面的要求 1、良好的可进出性 2、有效的导向系统 3、训练有素的专业会议服务与管理人员。 4、周围和附近有足够的住宿和餐饮场所。 5、配套服务设施齐全。 6、配有符合标准的安全、消防设施、设备，会议 期间有充足的安全保卫人员。 第三节 会议宾馆 一、会议宾馆定义 会议宾馆是一个可以为会议客户提供符合一定 要求的会议场地、会议设施、设备和会议服务的宾 馆。 上海国际会议中心东方滨江大酒

5、店 北京亚洲大酒店 上海浦东香格里拉大酒店 深圳嘉华大酒店 二、基本会议场地、设施和服务 1、拥有多个大小类型的具有隔音效果的会议室。 2、每个会议室都有可以独立控制的灯光、空调等基 本设施。 3、主要会议室拥有话筒、放映设备、投影银幕等必 需的会议技术设备（接待国际会议的宾馆还应拥有同声翻 译设备或具有租借同声翻译设备的渠道）并配备有相关专 业技术人员。 4、有足够大的前厅和公共空间。 5、有供会议组织者办公的房间。 6、有超过最大会议接待人数的住宿、餐饮供应能力。 7、有充足的停车场地。 8、有清晰的馆内外导向系统。 9、有适当的可供举办会议附属展览活动使用的空间。 10、有可以存放展品的

6、储藏空间。 11、有现代化的通讯系统。 12、有专业的电话接线员。 13、有适当的安全保卫人员和设备。 14、能24小时提供下列服务： （1）大厅里有商务服务； （2）通讯服务； （3）会议技术支持； （4）清洁卫生服务； （5）急救和其它医疗服务。 三、会议管理结构会议管理结构 平时管理结构 （垂直管理、各部门自负其责） 会议管理结构（跨越部门界限， 全力协作共同为会议服务） 会议经理（授予其权力，协调、 处理会议涉及各部门的所有问题 四、提供会议客户需要的信息 1、每个会议室的面积； 2、每个展览场地的平面图； 3、会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数； 4、可以使用的技术设施、设备；

7、 5、所有会议场所、设施、设备和服务的价目表； 6、专业会议服务员工数量及其服务经历。 第四节 旅行社 【问题】 大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要挑 选交通运输商作为会议的指定交通运输商。如选择一 家航空公司作为会议的指定航空公司，选择一家出租 车公司作为会议的指定出租车公司。这种做法对会议 组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的， 双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。 1、会议给其带来大量的客源，提高其交通工具 的利用率。 2、其名字被放入会议的各种宣传促销资料中， 会议组织者帮其做了免费广告，提高其知名度，树 立其在社会公众中的形象。 3、使用其交通工具的会议参加者都是其可

8、列入 其客户档案，成为其未来促销对象。 二.对会议组织者的好处对会议组织者的好处 1、可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免 费或折扣交通工具使用权。 2、可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具 做促销宣传 6 翻译公司翻译公司 一、 翻译人员的来源 1、翻译公司 2、高校中外语专业教师 3、高校相关专业中精通外语的教师 第六节 会议局 一、含义 会议局是一个非营利性的组织机构，它 负责对一个城市或国家的会议业进行规划和 管理，为一个城市或国家对外进行会议业的 整体营销宣传，并为所在城市或国家争取到 尽可能多的会议在那里举行。 二、会议局的特点会议局的特点 1、非营利性 2、中立性 3、

9、以会议客户为中心 三、会议局的工作 1、对所在城市或国家的会议业进行行业管理； 2、代表所在城市或国家政府参加相关的国际会 议组织，加强与各国会议组织机构的联系； 3、规划、投资和管理所在城市或国家的会议基 础设施，塑造会议目的地良好的整体环境； 4、制作所在城市或国家会议业的整体促销宣 传资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣 传促销，展示会议目的地的美好形象； 5、支持所在城市或国家的会议企业或会议主 办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动； 6、为所在城市或国家争取会议主办权； 7、为所在城市或国家的PCO，会议中心或其它会 议供应商推荐新的会议客户； 8、为外地（国）会议客户或PCO

10、提供会议方面的 咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程； 9、帮助外地（国）会议客户或PCO预选所在城市 或国家的会议场所和会议供应商； 10、邀请、组织、帮助外地（国）会议客户 或PCO到所在城市或国家对会议地点的软硬件设 施进行考察。 11、支持所在城市或国家有关部门或机构进 行会议的申办工作。 第七节 政府 政府对于一个城市或国家的会议业的发展 起着相当重要的作用。由于会议业对一个城市或 国家的经济、社会发展有着相当重要的作用，政 府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会 议业的发展提供有力的支持。 一、财政政策 1、税收上给予会议企业以优惠； 2、给在本城市（国家）召开的会议本身以补助； 3、给带来会议的机构或个人表彰和奖励。 二、政策和法规 在有关政策和法规方面给会议的顺利召开以 便利。 三、规划 政府在进行公共交通等城市规划时应重点考 虑会议中心和大型会议宾馆的需要。 四、工作效率 对于会议项目的报批开辟绿色通道，减少审批 程序，缩短审批时间，使会议能够尽早立项，以免因 为烦琐的审批程序和漫长的审批时间而使会议流失到 别的城市或国家。 五、安全保障 对于重要的会议，尤其是重要的国际会议，政 府应当在安全方面给予特别的重视，必要时安排适当 的警力给会议以安全保障。 【本章总结本章总结】 （1）本章首先界定了会议业的龙头PCO, 通过对 PCO工作内容的研