办公软件实际操作技巧

1、2012年5月25日 郭坤培训系列 员工技能提升训练系列之 办公软件常用技巧 2012年5月25日 郭坤培训系列 主要内容 Word的操作技巧 Excel的操作技巧 其他操作技巧 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何快速录入数学公式 如何取消自动编号 如何快速输入英文大小写 如何调整行距 如何快速调整文字大小 如何去除页眉中的横线 如何输入偏旁部首 如何输入平均值 如何进行逆打 如何添加行号 如何快速插入时间、日期 如何把表格一分为二 如何快速输入中文大小写 鼠标键盘的联合使用 如何快速设置上下标 如何插入个性页码 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧

2、 如何快速录入数学公式？ 示例 具体操作： 第1步：Ctrl+F9 第2步：输入代码(eq ) 第3步：“Shift+F9”或者点击右键“切换域代码” eg: 分数-f(分子,分母) 根式-r(根指数，被开方数) 注： eq和之间要有空格 2012年5月25日 郭坤培训系列 方法1：每次使用退格键BackSpace 方法2：换行时按两次回车键Enter 方法3：换行时按“ShiftEnter”键 方法4：当换行自动加上编号时，按下Ctrl+Z键 方法5：自动套用格式-选项-键入时自动套用格式-自动编号列表取消 Word的操作技巧 如何取消自动编号？ 示例 2012年5月25日 郭坤培训系列 W

3、ord的操作技巧 如何快速输入英文大小写？ 示例 方法1：输入时根据要求选择大写锁定键 CapsLock 方法2：使用Shift+F3，每次在全部大写、首字大写、全部小写进 行切换 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何调整行距？ 示例 方法1：选定，点击右键-段落-行距，调整单倍、1.5倍、双倍 方法2：使用Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2，调整单倍、1.5倍、双倍 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何快速调整文字大小？ 示例 方法1：选定，点击字号选择数值，调整字号 方法2：选定要调整的文字 使用Ctrl+Shift+ 逐渐调大字号 2

4、012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何去除页眉中的横线？ 示例 方法1：选中页眉内容，页面布局-边框，边框设置“无”，应用 于“段落” 方法2：选中页眉内容，右键-样式-将所选内容保存为新快速 样式，点击修改-格式-边框，边框设置“无”，应用于“段落” 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何输入偏旁部首？ 示例 插入-符号-其他符号 字体选择为“标准字体”，子集选择“CJK统一汉字” 出现的汉字是按照偏旁部首排列的 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何输入平均值？ 示例 在所要加平均值的数字前插入符号即可 方法：插入-符号-字体

5、选择-“symbol”- 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何进行逆打？ 示例 Office按钮-打印-选项-高级-打印 选中“逆序打印页面” 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何添加行号？ 示例 页面布局-行号-行编号选项-版式-行号-添加行号 可以进行设置行号 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何快速插入时间、日期？ 示例 插入系统当前日期：Alt+Shift+D 插入系统当前时间：Alt+Shift+T 这个时间和日期是不随着时间和日期变化而变化 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何把表格一分

6、为二？ 示例 第1步：先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中 第2步：按下“Ctrl+Shift+Enter” Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行，将表格一分为二 如果需要把拆分后的表格放在前后两页，则需按“Ctrl+Enter” 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何快速输入中文大小写？ 示例 选择输入法为“智能ABC输入法” 如果输入中文大写，“ Shift+I”+小键盘+代码+回车键 如果输入中文小写，i+小键盘+代码+回车键 代码表：Q-千 W-万 E-亿 R-日 T-吨 Y-月 U-微 I-毫 O-度 P-磅 A-秒 S-十 D-第 F-分 G-个

7、H-时 J-斤 K-克 L-里 Z-兆 X-升 C-厘 B-百 N-年 M-米 选择搜狗输入法，输入“v+数字”进行选择 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 鼠标键盘的联合使用 示例 按住Ctrl，鼠标点击文档左侧空白处，可以全部选定文档 按住Ctrl，鼠标单击文字区，可以选定一个以句号结束的句子 按住Shift，单击文本区，可选定从光标到该位置的文本 选定一文本，按住Shift，单击其他区域，选定区扩大到当前位置 按住Alt，拖动鼠标，可以选定任意一矩形区域 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何快速设置上下标? 示例 方法一：选定需要设置的文字，右

8、键“字体”，选择上标、下标 方法二：选定需要设置上下标的文字。 设置为上标，按 Ctrl+Shift+“=” 设置为下标，按 Ctrl+“=” 2012年5月25日 郭坤培训系列 Word的操作技巧 如何插入个性页码？ 示例 插入-页码-页边距 选择各种个性页码 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速移动/复制单元格 如何快速选定Excel区域 如何快速给数字加上单位 如何绘制平直线或对角线 如何快速输入相同文本 如何在同一单元格换行 如何快速计算年龄 如何快速输入时间 如何快速隐藏/显示行或列 如何使用下拉列表 如何插入“” 如何快速输入身份证号 如何快速输入特殊

9、符号 如何查看相距较远的数据 如何同时运算多个单元格 如何快速合并文本 如何给各类型数据不同用颜色 如何进行背景设置 常用快捷键和功能键 常用函数 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速移动复制单元格? 示例 移动单元格：按选定单元格，按住鼠标左键拖动到新位置 复制单元格：先按下 Ctrl，然后拖动鼠标 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速选定Excel区域? 示例 选定不连续区域：按住Ctrl的同时点击需要选定的区域 选择连续区域：点击需选定区域左上角单元格，按住Shift点击需 选定区域右下角单元格 2012年5月25日 郭坤培训系

10、列 Excel的操作技巧 如何快速给数字加上单位? 示例 选定需要加单位的数字单元格（按住Ctrl进行选定） 右键-设置单元格格式-数字-类型 输入“#+单位”，确定即可 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何绘制平直线或对角线？ 示例 插入-形状-线条 点击线条，同时按下Shift，绘制出的则为平直线或者45斜线 点击矩形的同时按下Shift，则绘制为正方形 点击椭圆同时按下Shift，则绘制为圆形 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速输入相同文本？ 示例 方法1：复制-粘贴（即Ctrl+C-Ctrl+V） 方法2：快速粘贴键Ctrl+D

11、（向下粘贴）、Ctrl+R（向右粘贴） 方法3：按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格，输入文本， 按 Ctrl+Enter 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何在同一单元格换行？ 示例 在选定单元格输入一行后，按 Alt+Enter 即可进入下一行 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速计算年龄？ 示例 在单元格A1中输入出生年月日（用斜线“/”分隔年月日），在 单元格A2中输入 =DATEDIF(A1,TODAY(),“y”) 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速输入时间？ 示例 静态时间：选定单元格，

12、按 Ctrl+Shift+； 动态时间：使用函数 NOW() 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速隐藏/显示行和列？ 示例 方法1：选定行或者列后使用右键-隐藏/取消隐藏 方法2：隐藏选中单元格所在行：Ctrl+ 9 隐藏选中单元格所在列：Ctrl+ 0 取消隐藏行：Ctrl+Shift+ 9 取消隐藏列：Ctrl+Shift+ 0 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何使用下拉列表？ 示例 第1步：选择需要设置下拉列表的单元格，数据-有效性-设置 第2步：在“允许”下拉列表选择“序列”，在“来源”输入设 置下拉列表所需数据序列 第3步：点

13、击所需下拉列表单元格，进行选择 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何插入“”？ 示例 选择要插入“”的单元格，右键-设置单元格格式-字体 字体选择“Marlett”，然后输入a或者b，即显示“” 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速输入身份证号？ 示例 方法1：右键-设置单元格格式-字体-文本/数值 方法2：输入前，先输入“ ”(必须为英文状态下输入) 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速输入特殊符号？ 示例 在需要输入符号的单元格里输入一个代替字母（文档中不出现） 表格制作完成后，进行查找、替换，全部替换为

14、所需特殊符号 注：将“单元格匹配”前面的勾去掉，否则可能无法替换 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何查看相距较远的数据？ 示例 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针 便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，便会 发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是 当前工作表内的内容 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何同时运算多个单元格？ 示例 在空白单元格输入需要同时运算的数字，并复制 选择需要运算的多个单元格 右键-选择性粘贴，选择“加、减、乘、除”进行运算 清除需要同时运算的数字 2012年5月2

15、5日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何快速合并文本？ 示例 使用 & 进行合并 D1=A1&B1&C1 复制-选择性粘贴 如需加分隔符则为：&“-”& 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何给数据用不同颜色？ 示例 打开所需调色的列，格式-条件格式，单击第二个方框右侧的下 拉按钮，选中所需的选项 单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的 “颜色”设置为“*色” 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 如何进行背景设置？ 示例 页面布局-背景-插入图片 2012年5月25日 郭坤培训

16、系列 Excel的操作技巧 常用快捷键、功能键 示例 F1：帮助 F2：输入 F4：重复上一步操作 F5：定位 F7：拼写检查 F8/Shift：扩展选定 Alt+0128：欧元 Ctrl+Tab：可在打开的工 作簿间切换 Ctrl：选定不连续单元格 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 常用函数 A 示例 SUM：计算所有参数数值的和，SUM（Number1,Number2） ABS：绝对值，ABS（number） IF ：指定条件逻辑判断的真假 IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) INT：将数值向下取整为最接近的整数， IN

17、T(number) 2012年5月25日 郭坤培训系列 Excel的操作技巧 常用函数 B 示例 VLOOKUP：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前 行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col index_num,range_lookup) TODAY：系统日期，TODAY() VALUE：将代表数值的文本型字符串转换为数值型，VALUE(text) 2012年5月25日 郭坤培训系列 搜狗拼音输入法的操作技巧 “V”的特殊用法 如何快速找到所需的字 遇到不会读的字怎么办 如何快速输入特殊符号 如何快速输入时间日期 2012年5

18、月25日 郭坤培训系列 搜狗拼音输入法的操作技巧 “V”的特殊用法 示例 中文数字金额大小写：v+数字 罗马数字：v+99以内的数字 年份自动转换：v+年月日数字 年份快捷输入：v+数字n数字y数字r 计算结果输入：v +数字+运算符号+数字 2012年5月25日 郭坤培训系列 搜狗拼音输入法的操作技巧 如何快速找到所需的字？ 示例 方法1：输入汉语拼音，按“+”或“Page Down键”一页一页找 方法2：输入汉语拼音，按“Tab键”，然后分别输入偏旁及部首 的第一个字母（或输入笔画辅助码） 2012年5月25日 郭坤培训系列 搜狗拼音输入法的操作技巧 遇到不会读的字怎么办？ 示例 方法1：使用五笔输入法进行输入 方法