[管理制度]农村信用社信贷业务资料管理暂行办法

1、管理制度 ）农村信用社信贷业务资 料管理暂行办法农信社信贷业务档案管理暂行办法第壹章总则第壹条为进壹步规范全省农村信用社信贷业务档案管理，有效地保护和利用信贷 业务档案，防范信贷风险，根据中华人民共和国档案法 、贷款通则等有关 法律法规的规定，结合全省农村信用社实际，制定本办法。第二条本办法所称信贷业务档案是指农村信用社、农村合作银行（以下简称农村信用社）于办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及和客户关系的重要文件、凭据和图表、声像以及系统数据等资料。主要由客户的基本资 料、信贷业务中的关联契约和信用社信贷管理资料等组成。第三条信贷业务档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用

2、、严禁损坏”的 基本原则。第四条信贷业务部门负责信贷业务档案的收集、整理、立卷、归档、保管和日常 维护工作，且对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。第五条各级信贷管理部门均要设置信贷业务档案管理岗位，指定专人负责信贷业务档案的审核、整理、保管、移交等工作，档案管理人员可兼职。第六条档案管理人员、调阅人员及其他关联人员均要严格执行保密制度。第七条信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档案管理部门的指导、监督和 检查。第二章信贷业务档案管理人员职责 第八条信贷业务档案管理人员的职责 （壹）严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，不断提高 业务素质；（二）负责收集、整理和保管信贷

3、业务档案资料；（三）对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值 的档案进行销毁；（四）办理档案借阅登记手续，负责档案利用工作。县（市、区）农村信用联社、合作银行（以下简称县级联社）要明确分管信贷业 务档案工作的主任（行长） ，且明确其职责。第三章信贷业务档案的收集整理和归档管理第九条分支机构信贷内勤人员负责收集信贷业务档案资料。每笔业务终了，由信贷人员（客户经理）向信贷内勤办理档案交接，同时登记“信贷档案保管交接登记簿”。信贷内勤负责审查信贷业务档案内容填写是否符合有关规定，资料是否 齐全完整；对于不符合规定的，退信贷人员（客户经理） 。第十条信贷业务档案的整理。（壹）档

4、案资料中的企业借款合同、保证合同等要折叠成 A4 纸规格，其他需要 保管的资料均要提供 A4 纸样式，用打号机打印页码且固定后归入档案盒。（二）档案盒中的信贷档案资料均须打印目录，目录列示的内容必须和档案盒中 保管的信贷档案资料内容相壹致 （三）对破损的资料应进行托裱、 修补，字迹易扩散的应复制且和原件壹且保管。 第十壹条对法人客户新发生信贷业务档案资料，实行统壹管理、集中保管，原则 上由县级联社公司业务部负责，各分支机构的信贷业务档案，要随发生随移交。 存量贷款资料按照属地管理原则，暂由贷款主办社保管；非法人客户信贷业务档 案资料按照信贷业务审批权限，实行“谁审批，谁保管” ，由最终审批部门

5、相应 的信贷业务档案管理人员集中保管。第十二条县级联社应建立健全信贷资料的立卷归档制度，信贷业务档案管理人员 对年度内办理完毕的具有保存价值的档案资料搜集齐全，分类整理，立案归档。 第十三条档案管理人员根据业务特点和工作需要，对信贷业务档案资料进行立卷 分类。（壹）客户信贷业务档案分为五类： 1权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质物享 有所有权和处置权的要件。2要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的 基本要件。3管理类：客户的基本资料。4保全类：信贷资产风险管理的关联资料。5综合类：信用社内部管理资料。权证类、 要件类必须存放原件， 其他各

6、类档案原则上应存放原件， 如有特殊情况， 无法取得原件的，于不影响农村信用社权益的前提下，能够存放复印件。主管信 贷员（客户经理）要将复印件和原件核实， 于复印件上签署 “经核对和原件壹致” 字样，核对日期且签名确认（二）客户信贷业务档案的建立实行壹户壹档、壹笔（项）壹卷，即壹个客户除权证类以外的所有档案存放于壹起，壹笔业务（壹个项目）的档案设为壹卷（壹 个借款合同项下分次发放的视同壹笔） 。每个客户档案内再分为立卷区和归档区， 于立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，于归档区存放已经执 行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据必须存放于金库

7、，执行中借据由会计部门集中入库保管，执行终了的借据按照要求归档，其他权证类档案存放于档 案库内的保险柜中，必须双人、双锁保管。综合类档案存放区域为综合区。对农户（个体工商户）贷款，县级联社要根据贷款额度大小，对壹定数额以下的农户（个体工商户）的信贷业务档案资料按村（市场）或按照信贷人员（客户经 理）服务范围建档。（三）各类档案的主要内容： 1权证类档案包括：抵押物（质物）评估方案和作价依据，抵押物（质物）所 有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文 件，抵押物清单， 权利质押中的各种有价单据， 抵押物（质物）保险单，抵押（质 押）公证书（客户办理的要收集）等。2要

8、件类档案包括：信用等级评定方案及授信资料，客户信贷业务申请书，信 贷业务调查方案，信贷业务调查审查审批表，贷审会会议纪要，上级管理部门审 批（咨询）意见，贷款意向书，贷款承诺函，信贷业务借款合同（协议书） 、借 据、担保合同（担保协议）或担保函，到逾期贷款本息催收通知及回执，贷后跟 踪检查记录和贷款检查方案，企业运营活动分析方案，保证金进帐证明材料，贷 款五级分类认定表（季度） ，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。 3管理类档案包括：借款人的基本资料和担保人的基本资料。主要有企业法 人营业执照副本或复印件， 事业单位登记表副本或复印件， 企业资质登记 证复印件，特种运营许可证复印件，

9、 外商投资企业外汇登记证复印件， 中华人民共和国组织机构代码证书复印件，贷款卡证明材料复印件以及之上 资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资方案复印件或有关注册资本来源的 证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责 人或代理人的签字样本， 法人授权证明书， 企业章程、 联营协议复印件， 印鉴卡， 企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行 为的关联资料，客户资料数据采集表，有关审计方案，需要政府管理部门批准事 项的文件复印件等。 自然人作为保证人的仍应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明 或户口本的索引卡、保证人财产及收入情

10、况证明、保证人及配偶同意提供担保的 书面文件。4保全类档案包括：贷款诉讼全过程关联资料，全部关联贷款档案，以物抵贷 资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证 明、投资资产划拨凭证等法律文书和其他必要资料；企业兼且、破产的有关资料 及证明文件等；呆坏账核销的关联资料。5综合类档案包括：信用社内部有关信贷业务的各类报表，授权及转授权文件， 行业分析资料，信贷分析方案，调查检查方案，审计稽核方案等。第十四条立卷归档的基本要求：壹）遵循档案资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，区别不同保管价值，以便于保管和利用； （二）归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐

11、全完整；（三） 于归档资料中， 应将每份资料的正件和附件、 复印件和原稿、 请示和批复、 转发文和原件等立于壹起，不得分开；文电应合壹立卷，同时按照批复于前、请 示于后，处理性决定、判决性文件于前， 依据材料于后的顺序要求办理资料归档；（四）不同年度的档案资料，壹般不得放于壹起立卷，但跨年度的请示和批复， 放于复文年立卷，没有复文的，放于请示年立卷，跨年度的规划放于针对的第壹 年立卷；（五）卷内资料应按排列顺序，依次编写页码和卷号，统壹于每页正面的右上角 填写页码；（六）卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的 应复制且和原件壹且立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔

12、壹线的方法装 订，不能装订的案卷，如定期统壹报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细 线装订；（七）按规定逐件填写卷内文件目录 ，卷内资料需要说明的事项，应逐件填 写卷内备考表且将其放于卷尾，案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名 要简明确切地反映卷内资料内容， 要用毛笔或碳素墨水书写， 字迹要工整、 清晰 第十五条信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。有信贷关系的客户的信 贷业务档案要永久保管；结清全部信贷业务的客户的信贷业务档案，从该客户和 农村信用社的最后壹笔信贷业务结清后次年起，保管五年。第四章档案的保管、调阅、交接和销毁 第十六条信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管，库房、柜架要

13、坚固，且有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放和信贷业务档案无关的物 品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。第十七条建立档案的查阅和调阅制度。信贷业务档案壹律不准外借，以防丢失和 泄密。（壹）内部调阅信贷业务档案，应由调阅人出具借条，经信贷负责人或分管主任（行长）批准，且登记“借阅信贷业务档案登记簿” 。调阅的信贷业务档案不得 横传、涂改、圈划、复制或拆散原卷册，用后必须及时归仍。（二）公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须持有县之上主管部门的正式公文介绍信，经分管主任（行长）批准方可查阅。查阅时，档案管理人员必须于场陪同，不准将档案交给查阅人

14、放任不管，查阅人需索取有关证据和 资料时，需经分管主任 （行长）同意后方可抄录和复制， 但严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴于原件后保管，且将查阅日期和有关情况于案卷封底作 详细记录，同时登记“借阅信贷业务档案登记簿” ，由信贷负责人、分管主任（行 长）和档案管理人员共同签章，以备查考。第十八条信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时，对经管的有关档案资料 （包括年内临时保管的文件资料） ，要逐件填写交接清单，于有关领导的监督下， 办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。第十九条档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。（壹）销毁前的整理。信贷业务档案保管期

15、满需要销毁时，应由县级联社主管部 门会同档案管理人员共同鉴定。销毁前必须严格进行整理和审阅，对其中未了结 的债权债务合同及有关资料，应单独抽出，另行立卷保管到债权债务结清为止 （二）档案销毁的审批。对需要销毁的信贷业务档案，信贷业务档案管理人员应 编制“信贷业务档案销毁清单” ，壹式三份报县级联社档案管理部门审查，审查 同意后，核发“信贷业务档案销毁核准单” ，通知关联分支机构。（三）档案销毁。信贷业务档案销毁工作由县级联社统壹办理，各分支机构档案 管理人员根据“信贷业务档案销毁核准单” ，将已核准销毁的档案资料报送县级 联社档案管理部门，县级联社指定专人（俩人之上）负责监销，监销人应认真进 行检查核对，且于销毁清单上签字，将档案清单入档保管。销毁档案应于指定地 点进行，销毁时应注意安全和保密，严防散失。所有确定销毁的信贷业务档案， 不得作废纸出售。县级联社于信贷管理中形成的信贷业务档案资料