秘书行业的危机及发展方向

1、秘书行业的危机及发展方向摘 要秘书是一种从古代发展到现在都存在的职业。随着社会的不断发展和不断地变革，在自身发展的秘书工作逐渐随着社会的发展而成为了一门独立的学科。我通过阅读大量的文献了解到传统的秘书行业是如何发展的，那么传统秘书行业的发展过程中有没有哪些特点是适合现代社会发展的又或者说它已经不适用于现代社会，这是我所要探讨和研究的一个问题，我通过学习传统秘书行业发展情况以及我对现代秘书行业在国内外的发展状况有了一定的了解，从而研究分析秘书行业在中国现代社会中的发展前景，了解目前秘书行业存在的危机，并试图从危机中找寻发展方向，使得秘书行业可以更好的发展。关键词：秘书；危机；发展方向Abstra

2、ctSecretarial work is a profession that existed from ancient times to the present. With the development and change of the society, the secretarial work has gradually developed into an independent discipline in the course of its own development. To understand the traditional Secretary industry is how

3、 to develop me by reading a lot of literature, so the development of traditional industries in which there is no general characteristic is suitable to the development of modern society, or that it is not suitable to the modern society, this is a question I want to discuss and study, I through the st

4、udy of traditional secretary the development of the industry and development situation of modern secretary industry at home and abroad have a certain understanding, so as to study the development prospects of the industry in general China in modern society, understand the current Secretary of the ex

5、istence of the industry crisis, and tries to find the development direction from the crisis, development makes the Secretary industry can be better.Key words: Secretary; crisis; development direction目 录TOC o 1-3 h u HYPERLINK l _Toc20026 摘 要 IHYPERLINK l _Toc13510 Abstract IIHYPERLINK l _Toc14457 目

6、录 IIIHYPERLINK l _Toc6408 一、秘书行业的状况 1HYPERLINK l _Toc16217 （一）传统秘书行业的发展状况 1HYPERLINK l _Toc5019 1、传统秘书的工作内容 1HYPERLINK l _Toc9123 2、传统秘书的工作环境 1HYPERLINK l _Toc26064 3、传统秘书的信息管理 1HYPERLINK l _Toc15979 （二）现代秘书行业的发展状况 1HYPERLINK l _Toc13668 1、国外秘书行业发展情况 1HYPERLINK l _Toc29577 2、国内秘书行业的发展状况 3HYPERLINK l

7、 _Toc8091 （一）人工智能对秘书行业来说是一种威胁 3HYPERLINK l _Toc14549 （二）社会需求的改变 4HYPERLINK l _Toc25092 （三）反腐倡廉、削减专职秘书 5HYPERLINK l _Toc24660 三、从危机中探索发展方向 6HYPERLINK l _Toc11897 （一）秘书行业向职业化的方向发展 7HYPERLINK l _Toc1208 （二）秘书行业向专业化的方向发展 8HYPERLINK l _Toc11300 1、加强秘书学理论的研究 8HYPERLINK l _Toc13016 2、加强学校秘书专业的教学和改革 8HYPERL

8、INK l _Toc30083 3、建立规范的秘书机制 8HYPERLINK l _Toc24 4、加强秘书人员的职业道德教育 9HYPERLINK l _Toc9162 参考文献 10HYPERLINK l _Toc31954 谢 辞 11一、秘书行业的状况（一）传统秘书行业的发展状况1、传统秘书的工作内容在我的印象里，所谓的传统秘书大多都是接待员兼打字员，他们从事的工作都是日常生活的基本事务。他们每天的工作主要是围绕着自己所工作的单位及所服务的领导而展开的事务性活动，主要的工作内容包括组织开会所需要的东西、起草报告或者文件、处理日常的基本事务（接待、接听电话、记录重要信息、打扫卫生等生活琐

9、事）、管理文书档案等。归结起来就是办文、办会和办事；而秘书工作的服务对象是领导或者高层管理人员。从传统层面上来看，只需要具备专业的秘书知识和一些基本的政治知识和与工作相关的业务知识就可以胜任秘书这一职位。由此看来秘书工作是琐碎且繁杂的。2、传统秘书的工作环境秘书人员是在自己上班的单位进行日常的事务性工作，他们每天要面对的就是领导和工作中相处的同事，所以，每个人在这样的相同的工作环境中都默默的具备着大家公认的一套工作体系和制度，大家对待工作有共同的语言方便大家日常的沟通和交流。环境相对秘书人员来说比较封闭，就是日常的工作中所能接触到的领导和同事。在工作中，秘书人员经常凭借经验处理日常事务和工作事

10、务，缺乏一套完整的制度体系。3、传统秘书的信息管理传统的秘书人员在处理工作信息时，是一件很繁琐的事情，首先，秘书人员获取信息的渠道很少，基本是报刊杂志或是新闻，这对于秘书人员来说收集信息全靠日常的积累，其次对收集好的信息进行整理和存储，最后是将有用的信息反馈给领导，在处理信息的过程中每个环节都是相互联系并且是密不可分的，这样秘书人员渐渐的形成了一套完整的有序的处理信息的工作流程。这里面的每一项工作都是需要依靠秘书人员亲自完成的。值得肯定的是秘书人员对信息搜集的能力都是靠日常生活中的积累来完成的，这需要秘书人员都信息有很强的敏感性，而且这是一个非常漫长且很繁琐的过程。 1我们知道传统的秘书人员的

11、职能主要是为领导服务的，并且每位秘书人员只对一位最多对两位领导服务，我们把这类秘书人员称为专职秘书，他们为领导处理日常的琐事并且完全听从领导对他们的安排，在一旁协助领导完成公务，做领导幕后的参谋和助手。有以上论述的几点我们深切的了解到传统的秘书工作主要是负责办文、办事和办会。传统的秘书人员工作的时候主要是为领导提供服务，他们掌握最普通的业务能力和工作中所要求的专业知识就可以了。传统的秘书的工作是在收集大量信息的过程中要损耗大量的精力和时间，工作的时间十分长同时工作效率也很低。秘书人员所处的工作的环境是相对简单的，只需要做好领导的任务，和同事处理好关系，在工作中有被动性的一方面。（二）现代秘书行

12、业的发展状况1、国外秘书行业发展情况在国外,私人秘书在秘书行业中是很普遍的一种职业。在新华文摘1999年3月汤国基的哈佛的魅力一文介绍：学校为了能够充分的发挥教授的教研作用，提高教授教学的和科研的效率，哈佛给教授们提供了非常好的支持系统，这样一来为教授们提供了处理事务性工作的服务，让教授们能把自己有限的工作时间都能够充分的用在教学和科研上。这种专业的细致的分工是提高教授们教学的质量和学校的经济效益的及其重要的方法。在哈佛里，学校普遍实行秘书制，每三至四位教师或是教授共用一位秘书，这位秘书专门负责一切，包括打字、复印、接待、电话、约会等事务性的工作。除此之外，哈佛学校还设置了一个功能强大的关于行

13、政的办公室，这个办公室专门负责日常的行政管理工作。2 根据美国的劳工统计局的统计，到1990年的时候，美国将会拥有总数达535.7万人的秘书队伍，较之1980年的秘书从业人员，净增148.1万人，增长率为38.2%。在美国公布的26种职业当中，秘书行业的就业增长率占据第一位。在国外，秘书职业已经从一种特定的官方职务发展成了一个不隶属于任何行业但是又被所有行业所必需的一种职业。美国成立了“国际职业秘书学会”，这个学会建立的宗旨是希望能够建立一种被社会大众可以承认的秘书行业的标准，从而使秘书这一个新兴行业的协会组织能够和律师协会、会计协会等其他协会一样，可以得到社会大众的认可，并且能够为社会大众服

14、务。2 随着秘书的职业化的发展趋势，秘书行业在美国已经成为一种专门的普遍的行业，美国建立了培养各种秘书的学校，并且也建立了各种的秘书协会和各种的秘书杂志报刊，这对美国秘书从业人员的知识化、专业化提供了巨大的发展动力。2秘书学也随着社会的发展和要求已经成为了一个独立的学科，而这门学科所涉及的专业的知识并不是单一的，它涉及到了多种的学科知识，例如：社会学、决策学、经济学、法律等。在对秘书的职位的分类上，美国也算是起步比较早的一个国家了，对秘书工作实行了不同形式的职位分类，并且用职位说明书的形式把相应的工作内容确定了下来。美国的劳工部和美国的行政管理协会都对秘书的职位进行了分类，针对不同的职位有着不

15、同的技能要求，美国的秘书职业大类就包括41个职位的分工种类，分为了14个工资等级，从低层秘书人员一直到专职秘书，再到管理阶层的秘书人员，形成了一套完整的规范的体系。6级和6级以下的秘书人员的工作内容比较简单，技术要求也比较低；6级以上的秘书人员工作内容复杂，技术要求也比6级以下的要高。比如，一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作同属于6级。专业分工也是特别的细致，比如说，文书管理包括一般文书的管理、函件文书的管理、记号符号文书的管理等；再比如，办公机器操作人员就分为了打字的操作员、电动排字机的操作员、薄记机械的操作员、电话接线的操作员等各类型的操作员，这样细致的职位分类打破了原来“

16、一位领导，一位秘书人员”的传统的组合的模式，使具有某一方面专长的秘书人员在某一方面可以同时为几个领导提供服务，能够高效的完成某一方面的工作任务，并且为秘书从业人员的专业学习和培训指明了具体的方向，使他们能够有针对性的学懂、学精某一方面的专业的知识和专业的技能，也为秘书人员的定级和定薪提供了客观的依据。 2国外的秘书行业发展体系也越来越完善，例如美国、英国等发达国家。因此，国外很多人从事秘书行业都把将秘书作为一种终身的职业。秘书职业的发展前景也是光明的，是大部分人可以选择终身学习的一种职业。2、国内秘书行业的发展状况在我国，秘书行业是从古代就有的一种职业，在不同的朝代秘书人员的称谓是不一样的，但

17、它的职能大体上都是一致的，用现代的话总结就是办文、办事和办会的能力以及处理基本的日常事务的能力。秘书人员是服务领导而存在的，他是领导的助手和参谋。社会发展了，市场经济到来了，科技方便了人们的生活。我们生活更加便利，人们在衣、食、住、行等各个方面也都有了更高层次的更好的追求，各类企业也在中国的这个市场里找寻到发展的商机，社会不断涌现出新兴的行业，然而秘书行业的发展仍然是遵循着传统的模式，我国秘书人员主要是存在于政府部门和党政机关中，秘书人员工作的主要任务是基本的事务性工作，包括公文的收发处理、对公文的校对和审核、对公文的传阅和保管、信息的收集、接待工作、组织会议、领导的日程安排等日常的工作。在党

18、政机关和政府部门工作的秘书人员，他们的工作内容相对的稳定，对于秘书人员的专业的知识的要求是单一的、固定的，秘书人员掌握工作中需要的技能就可以了，但是秘书人员工作的内容是繁琐的细致的。其次，秘书人员的职位也没有分门别类，并没有形成一套完整的规范的体系。目前来看，我国的绝大多数的从事秘书行业的人员并不把秘书作为长久的职业，秘书从业人员只是想在自己年轻的时候，没有工作经验时干上两到三年，积累一些社会的经验，他们只是把秘书工作当成是进入社会的一个切入点或者是跳板，在我国，几乎没有人会把秘书工作当作一种终身的职业。在大多数人的印象里，秘书人员只是服务领导的，这样的职位是不需要技术和能力的，只需要把领导服

19、务好即可。由此可见，我国秘书行业的发展是不适应社会发展的，比社会发展要缓慢或者说秘书行业是有些滞后的发展。其次，秘书行业也没有得到社会大众的正确认识，人们对秘书行业存在以偏概全而且大众普遍戴着有色眼镜来看待这个行业。二、现代秘书行业的危机（一）人工智能对秘书行业来说是一种威胁现代社会普遍信息化，随着人工智能的发展和普及，人们通过手机、电脑或者是任何可以上网的途径来获取自己所需要的资料和信息。而高新技术也进入到了办公室，对于领导来说并不是必须通过秘书人员对资料进行收集、整理之后才可以看到对自己有用的信息。办公自动化完全可以取代传统的办公模式，事务性的工作都可以交给计算机来处理，应用计算机的能力在

20、秘书工作中是不可避免的，每一个现代秘书人员都要具备一定量的计算机知识和计算机操作能力，由此以来秘书人员获取信息的方式也更加便捷。相对而言，传统秘书人员的技能化需求不在被社会所需要，即秘书人员对信息采集和处理的能力不再被领导所需要。以前的秘书人员的工作是对领导所需要的信息进行采集处理并分类好所需的资料让领导过目并使用这些资料，但现在获得资料的渠道众多，手段也比较便捷，而且随着办公自动化的发展，领导的日常工作趋于科学化的管理，这类处理信息的秘书人员可能不会再被领导重视，并且面临下岗的危险。再者，以前有专门的秘书部门，部门里有大量的秘书人员，他们按部就班，职责分明，有的人专门负责摘抄，有的人专门负责

21、校对，有的人专门负责整理。有的人专门负责收集归档。但是处在现在信息化的社会，随着网络技术的发展，打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用，每个部门只需安装几台电脑或者是自己所需要的设备，安装一个程序，只招聘一个秘书人员，这个人员只要掌握一点计算机知识就可以对文件进行编辑、打印、校对、整理等多项任务，而这些工作都是电脑或者是其他电子设备所能处理的。或许以前一个秘书部门需要5-6个人员进行文件的管理，现在仅需一个人员即可，因此，不需要大量的秘书人员来进行文件的处理，这样此类秘书人员就会大量的递减。换个视角，从另一个方面来看，秘书人员的思维模式也不再适合现在社会发展的要求，传统的秘书人员只需处理好

22、与本部门或者自己相关领导的工作即可，但是处于信息化的社会，企业会要求现代的秘书工作人员具备创新型思维，并且做好各类信息的收集整合，对秘书人员具备独立的、开放型思维有强烈的要求。这样看来，社会的信息化，人工智能化的确会对秘书行业产生一定的威胁，使得从事秘书行业的人员大量递减，很多秘书人员面临下岗。（二）社会需求的改变现代社会，市场经济下涌现出了各种企业和很多新兴的行业，而所有企业都在追求利润最大化，他们需要高端的人才，需要所聘请的工作人员来提高自己的工作的效率，可以在最短的时间，高质量的完成自己手里所分配的任务或是项目，这样企业才能更好更快的发展。一个企业要想得到更好的发展对企业来说更重要的是人

23、才和制度。经济全球化也使得相同企业间的竞争压力加大，更加突出了企业对人员的要求，企业主希望自己企业的人员能为企业带来效益，能够提高工作的效率。在这样的社会的发展背景下，不仅仅是党政机关、政府的某些部门需要聘请秘书人员为领导提供服务，为自己部门提供服务，在其他的企业里，也同样需要秘书人员来为公司进行服务或者是为公司的高层领导提供服务，但是，对于他们而言，所需要的是高素质的、高知识的和高能力的秘书人员，他们所需要的不仅仅是只会懂得办文办事办会的一般秘书人员，他们要求秘书人员具备多种学科知识并且具备与企业相关的知识能力和专业素养。比如说你在日企当行政助理，你不仅需要专业的秘书知识、办公能力、还需要具

24、备一口流利的日语，这样在交际中才不会出现沟通障碍。但是目前在社会当中处于工作中的还是传统的秘书人员，他们只具备办文办事和办会的能力，相对好一点的秘书人员可能掌握一些计算机知识，能够使用计算机处理日常的事务。这一点是和社会对现代秘书从业人员的需要是不符合的，这是现代秘书行业所面临的重大危机。（三）反腐倡廉、削减专职秘书从2015年的2月至6月，在全市各级党组织和广大党员干部中集中开展了“实现廉洁发展”专题教育活动，营造风清气正、干事创业新环境，树立清正廉洁、勇于担当新形象，开创依法治市、转型发展新局面，取得了积极成效。3然而，对于在党政机关和政府工作的秘书人员却面临着削减的情况，响应国家的政策号

25、召，政府部门削减人员，削减办事程序，为了实现更有效率的工作，更好的服务人民。这样一来，很多专职秘书面临削减，专职秘书岗位的设置主要是替领导在各部门之间或者是在各地区之间起协调作用的，以便更好的推动着各地区中心工作的完成。由于政府职能过多，包办的事务也过多，所以需要专职秘书来协调领导工作，这样才能更好的完成项目或者是任务。因此，国家对党政机关和政府部门的领导配备的有专职、兼职和挂职秘书。专职秘书的含义是“一位领导配备一位秘书”，专职秘书的日常的工作大多是沟通协调工作和督促督办工作；兼职秘书的职责是依据各地区某项工作的重要性而设；挂职秘书则是上级政府派出起临时性的挂职锻炼作用，不占地方的职数。地方

26、政府为了响应国家的号召，大量削减专职秘书，专职秘书本来就是秘书行业里占多数的人员，现在将大多数的专职秘书削减，秘书人员的从业率也不如以前了，这意味着专职秘书人员的竞争压力更大。三、从危机中探索发展方向我们从上面的几点中认识到秘书职业中存在两大方面的主要危机。第一，科学技术本来就是一把双刃剑，一方面它方便了我们的生活，另一方面，它又使我们的生活节奏加快了。现代信息化的社会，新媒体的发展，我们处于各种信息“爆炸”的时代，每个人都要掌握获取信息的方法，也就意味着每个人都要接受并且适应信息化的社会。对于秘书人员来说，传统的工作方式和工作内容已经不适应现代社会的发展，现代秘书工作日益向智能型转化，随着高

27、新技术进入办公室，使传统的办公手段发生根本性的变革，4 随着科学技术的发展，秘书的工作也可以做到科学化、信息化和数字化。网络化时代以及知识经济的到来，虽然对与秘书工作来说，形成了强烈的冲击，但同时也提高了秘书人员的工作的效率。过去的秘书工作需要秘书人员时刻搜集信息和资料，他们要广泛的从各种渠道搜集信息而且还要用不同的方式去获取资料，然后制作成文字或者是报表，接着是一层一层的递交，既浪费时间又耗费精力，还往往容易出差错。现在的秘书工作在网络的运用下不仅实现了资料的搜集和整理还大大的节省了秘书工作中的重复劳动，除此之外还能够极大地提高秘书人员的工作的效率。这一切，都在改变着秘书部门和秘书人员传统的

28、工作方式和习惯。从社会的发展角度说，只要我们顺应时代的要求，掌握社会发展对于工作的新要求，信息化的时代对秘书职业有新的要求，只是传统的秘书行业不再适应现代社会的发展，并不是说秘书行业不再被社会所需要，只要我们顺应潮流，学习变通，我们可以在危机中寻求新机遇，新发展。这是我们所要相信和追求的，任何行业在发展过程中都会遭遇危机，甚至是淘汰，但我们能做的就是在危机中寻求新的发展方向。从这方面来看，我们可以看到秘书职业所遇到的危机也是可以转换为我们所要发展的一个方向，关键问题是我们如何做到在危急中找到发展新机遇。从另一方面来说，我们要提高对于现代秘书人员的专业性，从学历上和从技能上等专业方面培养专业的秘

29、书从业人员，让秘书人员具备的能力与时代相适应，比如说操作计算机的能力，应用打印机、复印机的能力，这也是顺应社会的一个发展方向。我们可以从危机中看到秘书行业在今天这个时代背景下也是有发展机遇的，从我个人方面，我提出两点发展方向：（一）秘书行业向职业化的方向发展随着社会的发展，秘书工作不再普遍存在党政机关和政府部门或是企事业单位，而是普遍的存在于社会的各个角落。社会是需要秘书人员的，并且对秘书人员有了更细致的要求，不同单位会根据职能聘用不同类型的秘书人员。而秘书职业化更是世界的潮流，发达国家早就根据社会需要设立了不同等级的秘书职能，当然，我国随着社会主义市场经济的发展，秘书工作也需要和国际接轨，突

30、出职业化的要求，这是秘书行业的一个发展趋势，秘书职业逐渐脱离了官阶官位，各行各业都需要不同类型的秘书人员，大量的人分布在社会职业的各个角落里从事着秘书行业，这也就出现了秘书职业化的趋势。同时，社会主义市场经济的发展，必然导致对商务秘书的需求加大，在每年的招聘信息上我们可以看到，每年各类大型企业对于商务秘书的需求大量递增，再加上法律、医务、教学、外事等行业的秘书从业人员，形成了招聘单位急需的一支职业大军。6从这一点我们可以看出，秘书这一职业在现代的社会中鲜明的呈现出职业化的趋势，各类企业对各类新型秘书的需求也是逐渐增加。因此，秘书在现代社会是一个有所发展的职业。第二，现代秘书的职能也加强了，我国

31、以前的传统秘书主要是办文、办事和办会，以上传下达、督促检查、处理信息为基本职能，这种工作是与当时社会的发展相符合，但它并不适合于现代的社会发展。（二）秘书行业向专业化的方向发展现代社会需要秘书人员来更有效的完成工作，但是传统的秘书人员不适应社会的发展，现代社会需要的大多都是综合型的秘书人员，他们对秘书人员有多方面的要求，除了具备专业知识以外，还要具备多种学科知识，有良好的社交能力，拥有操作计算机的能力等。这对于现代秘书行业的发展来说，我们需要培养社会所需要的秘书人员。1、加强秘书学理论的研究首先，要使秘书学成为一个完善的规范的体系，让从业人员学习系统化的秘书理论知识，培养从业人员更高的知识素养

32、，而我国现代秘书的理论研究显示，基础理论的研究呈现出做一般研究的多，做理论研究的少；做应用理论研究的多，做基础理论研究的少；从事微观研究的多，做宏观研究的少；以“临工”暂做研究者的多，“终身相许”从事研究者少；以“副业”兼职研究的多，专业于此的研究少；半路出家的研究者多。7这些现象都严重影响到了秘书学理论的可持续发展，也制约了秘书专业的教学和实践过程。面对这些问题，要加强秘书学理论的研究，为秘书专业建设和秘书工作实践提供指导性的理论支持。2、加强学校秘书专业的教学和改革秘书职业的社会化是社会必然发展的趋势，秘书专业的发展也必须与社会发展想结合，要符合社会现实的需要，把自身的专业素质深入到各个学

33、科的领域中。高校办学机制必须按照秘书实践的多样性、复杂性、层次性等特点深化改革，迎合市场上对各类秘书人员的需求，积极创办涉外秘书、政务秘书、科技秘书、家政秘书等专业对口的各级秘书班级，克服我国秘书学机制上一个模式的弊端，从根本上解决秘书人才“供不应求”和“供大于求”的现象。83、建立规范的秘书机制就目前形势来看，我国建立的秘书的机制是比港澳台地区以及西方发达国家落后的，在人员设置上，部门设置上、人员的职范围和工作程序以及技能鉴定和考核培训等各个方面都没有达成一致，没有统一的规范的要求，对从业人员的工作职责没没有明确的规范，上下不对口的情况相当的普遍，在这种局面下，为了符合现代秘书工作的发展需要

34、，建立规范的秘书机制，对秘书的职位建立不同的分类，采取职位的说明书的形式，可以把相应的工作内容给确定下来，对于不同的职位有着不同的技能要求，要明确的规定，职位的分工和种类，建立与职位相符的工资的等级，从低层秘书到专职秘书再到管理阶层的秘书，要形成了一套完整的规范的体系。如果条件允许，可以在社会上建立秘书协会，完善秘书协会的制度体系，可以给在社会中工作的秘书人员提供一定的信息和服务，让秘书协会帮助秘书从业人员得到更好的发展，秘书协会也可以多多宣传秘书的一些发展，让社会上的大众人员对秘书行业有一个正确的认识，渐渐降低人们戴着有色眼镜去看待从事秘书行业的人，国家还可以制定保障秘书行业发展的相关的法律政策，从法律上保障秘书职业的可持续发展。84、加强秘书人员的职业道德教育国家削减专职秘书很大原因是因为有为数不少的专职秘书人员经受不住腐败的考验，他们处理工作有很大的权利，所以他们经常面临巨大的诱惑。对于专职秘书人员来说，要加强他们的法律意识，加强职业道德教育，对其在公共权力的执行过程中采取严格的规范制度，使之加深对秘书职业的认识，把握和体验。对于职业道德精神来说，要树立符合社会发展的道德要求，让他们了解到对于新时期，对秘书素质的新要求。综上所述，我