office办公软件培训课件一

1、PowerPoint 主主讲讲: :张张相喜相喜 WordWord 电脑电脑常见见故障排除 办公软件操作技巧办公软件操作技巧 office ExcelExcel 第一讲 EXCEL篇 第一章 EXCEL中综合性精华小技巧的应用 1问题 在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的 数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默 认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元 格格式为数字也无济于事 答案 在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格， 执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择 “选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了 巧变文本为数字巧变文本为数字

2、 2 “选择性粘贴”命令的应 用 快速输入数据小技巧快速输入数据小技巧 1、快速输入前面带0的数字3、另有妙用的 号 4、一次输入多个单元格以字符2、快速输入分数 用“设置单元格格式”， 把属性改为“文本”太慢 啦！ 在带0的数字前加单引号 如“001”即可 “0 3/4”（注意：中间有一 个空格） 无空格结果是 日期（3月4日） 输入“3/4”该怎么办？ ？ 在输入11位及以上数字，在 数字前面加上一个英文状态 下的“”，即能正常显示，反 之以科学计数法显示。此时 ，该单元格格式为文本形式 ，其“数值”只能排序，不 能用于函数计算 按住Ctrl键，用鼠标左键选定 多个不连续的单元格（或区 域

3、），输入文本（如）， 然后按下“Ctrl+Enter”键， 可将该文本同时输入上述选 定的单元格中 变为变为变为变为变为变为 矩形 Shift在绘制线段及图形中的作用绘制线段及图形中的作用 直线圆形正方形 椭圆形斜线 数据的排序数据的排序 1、对数据清 单进行排序 2、创建自定义 排序 如何设置输入信息的有效性 用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的 信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步 骤如下。 选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单 项，打开【数据有效性】对话框。 切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表 中选择【任何

4、值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文 本框中分别输入“2”和“100”。 单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求 的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的 信息有误 A B C 如何导入外部数据 选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。 随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下 拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框 中选择需要导入的文件。 单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导3步骤之1】对话 框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单 选按钮。 D 单击”下一步”按钮弹出【文本导入

5、向导3步骤之2】对话 框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。 E F G 如何将不相邻的列打印到相邻的位置上如何将不相邻的列打印到相邻的位置上 选中不需要打印的列，然后选择 【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将 其隐藏。 设置一个包含所有列的打印区域， 其中也包含隐藏的列，然后执行选定 区域的打印操作即可。 Excel中双击格式刷的妙用中双击格式刷的妙用 提出问题: 如何点选一次格式刷,实现多次应用 答案: 双击格式刷即可,不用时按”ESC”退 出即可 首先在首先在Word中选中要复制的内容，然后单击中选中要复制的内容，然后单击 “编辑编辑复制复制”命令，进入命令，进入Excel中，按住

6、中，按住Sh ift键，单击键，单击“编辑编辑粘贴图片粘贴图片”命令，即可命令，即可 将刚才复制的内容以图片格式插入到将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表表 格中，而且在该图片上双击，还可进行文字格中，而且在该图片上双击，还可进行文字 修改。利用这种方法也可以把修改。利用这种方法也可以把“记事本记事本”等等 其他程序中的内容以图片格式粘贴到其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。中。 Word内容以图片形式插入到内容以图片形式插入到Excel 以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel 绘制多斜线单元格 利用Excel“边框”选项卡的 两个斜线按钮，可以在单元格中画左

7、、右斜线。 如果想在单元格中画多条斜线 该怎么做呢? “直线”-“绘图” 绘制多斜线表头绘制多斜线表头 只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短 。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通 常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车 键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或 是适当调整单元格属性也可达到目的! 第二章 图表篇 图表背景的处理 为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂 我们可以利用辅助数据对其进行处理 如下图示： 数据透视表 创建数据透视表 编辑数据透视表 认识函数: 函数Excel预先定义好的特殊公式 SUM(number1,number2,.) 公式用户自行设计对工作表

8、进行计算 和处理的计算式 =SUM(E1:H1)*A1+26 第三章 函数篇 统计函数 单元格引用 单元格引用方式：单元格引用方式： 相对引用、绝对引用、混合引用相对引用、绝对引用、混合引用 使用使用“$”号来锁定引用号来锁定引用 “F4”变相对引用为绝对引用变相对引用为绝对引用 ”F9”定义一个区域为数组定义一个区域为数组 引用实例引用实例 相对引用相对引用:A1、B5 绝对引用：绝对引用：$ A $5、 $C $2 混合引用：混合引用： $A2、D $1 用Sheet1的D8单元格的内容乘以40，再加 上Sheet2的B8单元格内容乘以60 设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet

9、3的3张工作表 将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中 则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式: =Sheet1!D840Sheet2!B860。 跨表操作数据跨表操作数据 如何通过函数合并字符如何通过函数合并字符 如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过 函数来实现。如要将下面的姓和名合并，具体的操作步骤如下。 选中单元格C30，在编辑栏中输入“A30&B30”。 按下【Enter】键后单元格C30中填充上“李小炜”。 平均值函数average 按列查找函数vlookup VLOOKUP 表间数据对应非它莫属 nVLOOKUP（查找值，数据表，列序号， 匹配 条件）

10、 n可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支 持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列 n支持通配符进行查找 字段截取函数mid left right nMID(text, start_num, num_chars) 翻译为中文为： 中间（文本，开始位数，截取字长） 例：A2单元格中为某人的身份证号请从中提取出生日期。 =mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&” 月”&mid(A2,13,2）&”日” 结果：1978年02月18日 LEFT(text,num_chars)在text中从左边取num_chars个字符 R

11、IGHT(text,num_chars)在text中从右边取num_chars字符 统计函数count countif -count(range) 统计选择范围内数字单元格的个数 例：COUNT(A4:A7) A4:A7范围内数字单元格个数 -countif(range,criteria)统计满足条件的单元格个 数 例：=countif(A4:A7,“=80”) A4:A7范围内大于80的 单元格个数 计算两个日期间差值 Datedif =datedif(date1,date2,”y”)统计日期1与日期2相差的 年数 计算年龄的利器 =datedif(date1,date2,”m”)统计日期1与日期2相差的 月数 =datedif(date1,date2,”d”)统计日期1与日期2相差的 天数 例：某人的出生日期为1978-12-20，到今天的年龄 为=DATEDIF(1978-12-20,TODAY(),y) 如果否则 if函数 -IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻译 成中文为“如果logical_test=是，符合要求，不符 合要求） 例：A2单元格为乡镇，要在B2单