秘书陪同领导外出时应注意四个问题

1、秘书陪同领导外出时应注意四个问题陪同领导外出是秘书的一项经常性工作任务。这项工作看似仅仅“拎包”、“倒水”，其实要出色地完成这项任务并不容易。它要求秘书人员掌握常识，讲究礼仪，增强素养，既能按规矩办事又能灵活机动相机行事，这样才不会影响领导外出活动的效果，无损领导及本部门、本单位的形象。我认为，秘书在陪同领导外出过程中应注意以下几个问题：一、勤于积累，厚积薄发秘书平时就要抓好学习，熟悉领导分管部门的工作，了解和掌握党和国家的方针政策及本地各方面的情况。这样，在陪同领导外出工作时，就能很好地发挥参谋助手作用。如果平时学习和积累不够，脑子里没有素材和思想，就难免出现无米下锅、心中无数、临时抱佛脚的

2、窘况。二、未雨绸缪，有备无患外出前，要利用有限的时间尽量充分地做好各项准备工作。1带好外出所需的资料，以便随时为领导撰写汇报、讲话稿、发言材料和回答领导咨询时使用。2了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法，以便按领导意图及时提供服务，避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。3要与所去之地的有关单位事先联系，提供前往人员名单（包括姓名、性别、民族、职务等），说明此行目的和行程计划等，以便对方做出适当安排。4如是长途外出，要提前与本单位有关人员联系，通知司机准备好车辆，带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。这些看似小事，如果不注意也会耽误大事。三、考虑周全，注重细节1时间观

3、念要强。秘书在征求领导意见后，要与司机等同行人员约定好出发时间及行车路线；在接领导时，秘书要主动下车为领导开启车门，待领导上车后关好车门自己再上车；外出中的所有活动，秘书都要提前做好准备，按时召集其他随行人员等候领导，不能让领导等其他人。2要将最好的座位留给领导。乘车时，秘书要将最好的座位留给领导，自己坐在前排右侧副驾驶的位置即可；当然，如果领导有坐副驾驶位置的习惯则另当别论。在到达目的地后，秘书要提前下车为领导开启车门，并把领导介绍给迎候者。当遇到领导不熟悉的其他领导时，要主动为领导介绍。参加会议时，除大型会议按桌牌就座外，一般要选择既非主要位置又便于与被陪同领导联络的位置就座；如果是圆桌会

4、议，是坐在桌前还是后排，要视与会人员的具体情况而定。就餐时，要分清主位、客位，把客位中的主要位置让给领导，且要等双方主要领导就座后再入座；要注意安排好司机等同行的其他人员，因为接待方不可能认识所有来客，容易造成遗漏。3要保持通讯联系。在陪同领导外出时，秘书一定要与领导及同行人员时刻保持联系。因为在外出活动中，情况随时都可能发生变化，活动的安排会随之改变。因此，秘书哪怕是短时间的单独行动也要与领导及同行人员保持联络的畅通。入住宾馆后，要让同行者之间互相知晓对方所住的房间，要及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导，以便及时联络。4言谈要得当。在陪同领导外出时，说话非常重要，什么时候该说，什么

5、时候不该说，该说时怎么说都有讲究。不该说时说了会失礼，该说时不说会误事。在陪同领导向上级领导汇报工作时，更要慎重：首先要全神贯注地听，不能觉得这是领导之间的事而有所放松、疏忽，也不能因为自己清楚某方面情况而随意插话；当上级领导问一些本单位领导可能不掌握的具体数字、具体情况时要及时当好助手，做出补充，且仅仅是补充，不能越俎代庖。在陪同领导与同级有关部门领导谈话时，可以针对具体情况插话，但一定要恰到好处，言之有物，大方得体。在陪同领导调研时，应对所调研的课题有所了解和思考，在领导发问后对不清楚的地方一定要问清楚、弄明白、记准确。即使是在陪同领导赴宴时，也要把握好说话的时机和分寸，不能抢话说、随意说

6、，既不应无原则地、过分地恭维主客双方的领导，也不能目无领导、唯我独尊。5举止要得体。在陪同领导外出时，举止显得很重要。秘书的举手投足都应与自己的身份、所处场合相协调。这就要求秘书在外出活动中坐有坐相、站有站相、走有走相。秘书在进入会场时应把手机调到振动档位，无论是参加会议还是随领导小范围谈话，接电话时都要离开现场。在领导向上级领导汇报工作、参加重要会议或作讲话时，如无极特殊情况一般不要打搅领导；如确需及时向领导汇报要尽量压低声音，减小影响面和影响程度。另外，秘书还应注意衣着、发式等仪表形象。6要适时“进”“退”。秘书在陪同领导外出参加会议时比较容易确定自己是否应当在场，如不需参加要弄清自己应在

7、驻地还是会场外等候。如属领导间的小范围谈话，自己是否需要回避，就要根据实际情况及时做出判断：一般来说，领导在会后或宾馆住地等的小范围谈话，特别在遇到老朋友、老同学时，可能要说一些不宜公开的话和知心话，这时陪同者应礼貌地为领导和客人端上茶水或做一些简单的服务性工作后适时退出；有时本来是在研究探讨某个问题，自己应当在场，但当领导们说起一个自己不应了解的话题时，也应有意识地退出一会儿，估计此话题已说完再回来。7要守口如瓶。在陪同领导外出期间，对领导与陪同者之间谈论的话题、领导与其他人员之间谈话的内容，秘书难免听到一些，除领导明确表示让自己传达的之外，其他内容决不可随便透露，即使是餐桌上领导间的玩笑话

8、也不应随便向外人提及。因为领导所说的每一句话都是在某一特定环境下说的，离开了这个前提条件，就可能产生歧义，如果再传就会走样，给工作带来影响。四、要及时扫尾，归纳整理外出活动结束后，秘书要及时做好有关善后工作。一是汇总活动期间领导交办的任务，拟定时间表，逐一完成，再向领导汇报；如果需要写出调研报告，应尽快拟出调研提纲，在征求领导意见后抓紧完成。二是整理好各项活动资料，把有用的存入自己的资料库，以便日后查阅。三是及时处理外出活动中的一些其他未尽事宜。以上提及的只是秘书在陪同领导外出活动时应注意的一些最常见、最基本的问题。在实际工作中，一定会遇到更多、更复杂的问题需要秘书人员去分析、判断、处理，这就需要在实践中多观察、多体会、多总结。总之，做好这项工作的原则是“到位不越位，帮忙不添乱”。要做到这一点，就需要秘书人员找准位置，拿好架势。