办公文秘人员必须掌握的电脑技巧

1、办公文秘人员必须掌握的电脑 技巧作者:日期:办公文秘人员必须掌握的电脑技巧一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择文件”一一页面设置”选择页边距”附签，上: 3.7厘米 下：3.5 厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择 版式”附签，将 页眉和页 脚”设置成 奇偶页不同”在该选项前打“荷选择 文档网格”附签，字 体设置”，中文字体”设置为 仿宋”；字号”设置成 三号”，单击 确 定”按钮，选中指定行网格和字符网格”；将每行”设置成“ 28个字符；每页”设置成“22行。然后单击 确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择 插入”

2、一一码”，位置”设置为 页面底端（页脚）”，对齐方 式”设置为 外侧”。然后单击 格式”按钮，数字格式”设置为全角的显 示格式，单击确定”按钮，再次单击确定”按钮完成页码设置。双击 页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线； 并将页码字号设置成 四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页 码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择插入” 一一文本框”一一木黄排”菜单项，鼠标将会变成 牛”，在 Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输 入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择颜色和线条”

3、附签，颜色”设置成 无填充颜色”选择大小”附 签，髙度”设置成“2cm”宽度设置成“ 15.5cm”注：用户可根据实 际情况调节尺寸。选择 版式”附签，单击 髙级”按钮，水平对齐：对 齐方式”设置成 居中” 度量依据”设置成 页面”垂直对齐：绝对位置”设置成 页边距” 下侧”设置成“ 2.5cm”一平行文标准，“ 8.0cm ” 一行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单 击确定”选择 文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm,单击 确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击 确定”按钮。选中文本框内的全 部文字，将颜色设置成 红色”字体设置成小标宋简体”字号根据 文本框的大小设置成

4、相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将 视图” 一一工具栏” 一一绘图”选中，单击 绘图”工具条的直线 工具，鼠标会变成 十”字形，左手按住键盘上的 Shift键，右手拖动 鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式”红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条”附签，颜色”设置为 红色”虚实”设置为 实线”粗线”设置为“ 2.25 磅”选择 大小”附签，宽度”设置为“15.5cm”选择 版式”附签，单 击 高级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成 居中” 度量依据”设置成页面”垂直对齐：绝对

5、位置”设置成页边距”下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm ”行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号 三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号 三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名 一一三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择插入”一一符号”一一符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方， 单击插入”按钮即可。6、主题词制作选择 表格”一一播入”一一 格”，选中表格，单击鼠标右键一一表格 属性一一表格”附签，对齐方式”设置为 居中”；然后单击 边框和底 纹”按钮，在预览”

6、窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格 中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄 送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击 文件”一一保存”，保存类型”：选择 文档模板（*dot） ”；文 件名”：给模板命名； 保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认 即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可 以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择 文件”打开”，找到相应的模 板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1. 依据模板建立新公文

7、：选择“文件”一一“新建”一一“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2. 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录 入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来， 但必须遵循以下国家 标准：标 题 二号小标宋字体，居中显示；主送机关 三号仿宋字体， 顶格，冒号使用全角方式；正文一一三号仿宋字体；成文日期一一三号仿宋字体，右空四个字的距离，“O”和六角符号 的输入方法一致，不能使用“字母 O或“数字0”代替。文号、签发人、主题词一一按照模板定义的字体填写完整。最后，将 红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主 题词的相互位置调整好。三、用Word制作电子

8、公章1、图章轮廓选择“插入-图片-自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按 下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为 2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号, 然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好 的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术 字设置成红色。3、插入五角星在“自选图形星与旗帜”中选中五角星， 然后在文档中画出一个大 小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中 圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就

9、制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式 的行文，贝S要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以 用办公之星来制作可以防伪的电子公章。制作可以防伪的电子公章在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入t印章t圆形印 章”中即可加入印章。在对话框中设置好印章的参数时， 在文本中就 可以看到印章的情况。特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识， 你还可以给印 章设置密码来进行保护，防止非授权的编辑。当要查看印章的真伪或对印章进行修改、 复制时，可以右击印章，出 现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字 防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准 的电子印章后，复制到 Word中，保