工程建设单位声像档案资料的收集与利用研究

1、 工程建设单位声像档案资料的收集与利用研究 摘要: 声像档案是工程建设单位在项目建设过程中所直接形成的照片、录音、录像等以纸质、磁盘、光盘或硬盘等多种存储介质的记录,具有客观、真实、历史的原始性，是工程档案的重要组织部分，但在实际工作中，声像档案管理在企业档案管理中属于较为薄弱的环节,应引起我们高度重视,文章就如何做好工程建设声像档案工作进行深入探讨，供广大同行学习与参考。关键词：工程建设；声像档案；重要性；收集；管理前言工程声像档案是工程建设单位在项目建设过程中直接形成的、形象直观具有保存价值的包括照片、录音、录像等以纸质、磁盘、光盘或硬盘等多种存储介质存在的历史记录，是反映单位重大历史活动

2、真实面貌的重要凭证和依据，是本单位档案的重要组成部分。具有原始性、客观真实性等特征。它客观、真实地反映出项目建设质量及施工企业的管理水平，是确定工程评价的重要依据，必须做好工程声像档案管理工作。1 工程建设单位声像档案资料收集的重要性目前有相当部分的工程建设企业，比较重视工程项目的论证及设计规划等资料的收集与归档工作，而对项目声像档案资料收集与整理工作就不太重视，应引起我们重视，因为声像档案资料能够立体呈现项目建设过程的真实面貌。工程项目建设是在项目规划设计方案通过论证后，再由施工企业完成从平面效果到立体真正实物完成的过程。工程建设声像档案是在项目建设过程中真实施工、操作过程的再现及反映，具有

3、立体效果,对于检验工程质量、验收及复核等过程中有重要的参照依据。此外，工程建设声像档案资料能够真实反应出施工企业的施工与管理水平。工程建设是由施工企业完成，施工过程复杂、涉及多个分部分项工程，隐蔽工序较多如地基处理、钢筋混凝土、给排水等，这些工序在施工完成后均需要隐蔽后，才能进入后续工序施工，要直接检查其施工质量困难，在特定情况下，需要采用破坏性取样方法方可检验其施工质量，这种做法会对施工进度和整体质量产生影响。通过对施工过程各环节进行声像采集，形成影音资料，真实客观地还原其施工过程，可以让项目投资、建设、监理以及质量检测等部门，直观了解到其施工流程及质量控制、存在问题等情况，以便能作出正确评

4、价。它是真实、客观反应出施工质量的记录和依据，也是反映施工企业施工水平的真实反应。因此，必须重视并做好工程建设项目声像档案资料的收集和管理工作。2 工程建设单位声像档案资料的收集主要步骤工程建设声像档案资料收集与整理必须遵循相应步骤，方可保证像档案资料准确、真实、客观，体现其价值。一是领导重视，思想统一。企业领导要重视声像档案工作，尤其是对区域性范围内影响较大的工程项目，更应给予大力支持，投入相应资金和人力，方便开展各项工作。由于影响较大，在具体施工过程中，经常有上级领导部门及兄弟单位等过来调研、视察与观摩、取经，更应做好相应声像资料收集与整理工作，并且内容要准确、真实、客观、全面。项目完成后

5、，这些原始资料极为珍贵，能有效提升企业在区域内及行业内的影响力。如条件允许时，应保留领导在视察项目期间留下的原声录音，并妥善保存。二是安排专人负责，做好声像档案管理工作。工程建设过程中，会产生各类声像档案资料，工作繁锁、任务重，时间长。因此，必须安排专人负责此项工作。在开展声像资料收集期间，应安排相应数量的工作人员，进行分工，负责施工不同环节的资料收集工作，并且保持与施工同步进行作业。只有这样，方能保证声像资料的完整性和真实性，突出其资料所反应的内容与性质。三是增加投入，高质量完成声像档案资料收集与整理、归档工作。要保证声像档案管理质量，有关企业应加大投入，强化人员、资金的到位工作，以便工作能

6、顺利开展。随了增加工作人员数量外，还应投入相应的专业摄影摄像器材、延时摄像等设备，为高质量开展工作提供良好物质基础。通过利用先进设备，记录施工不同时期的施工作业、工序交接、施工质量等内容，进行全面、客观记录，真实反应出项目施工过全过程情况。这种工作方法与手段，不仅应用在重点工程项目建设，也适应于一般工程项目建设。通过对工程声像档案管理工作，有助于提高工程项目质量，也有利于提高企业竞争力和社会影响力。3 工程建设项目声像档案的保管与维护工程建设项目声像档案对工程顺利通过竣工验收及企业管理水平有重要意义。因此，有关单位必须制定完善的管理制度，确保项目声像档案得到有效保管、维护与开发利用。一是按照不

7、同类别，对工程声像档案资料进行单独立成卷。由于工程建设是由不同的分步分项工程组成，属于复杂的系统工程。连贯性不强，因此，很多原始声像资料属于零散分布，收集的资料比较分散，所以需要入库保存之前，要根据不同项目、不同类别进行区分，把收集中的资料进行独立成卷。这做方法，可方便后续查找及选取相应素材，此外，也能保证原始信息的唯一性、真实性。二是声像档案资料必须独立包装。对于图片资料，其保管较为简单，集中成册后进行管理，对于影音资料，因为是从不同介质中提取的，其保管较为繁琐。因此，必须对所有声像资料进行独立包装，并进行清楚标识后，方能保管，这样就避免因管理不到位而造成信息遗失。此外，由于声像资料属于企业

8、内部信息，具有保密性及知识产权性，未经同意，不能私自进行复制、外泄，对于相对重要的资料，必须进行数据备份，以策安全。此外，利用专业器材，对资料进行相应的加密数据处理，保证所保管的各类资料，能够安全妥善保管。三是保证声像资料的环境温度与湿度。目前大多数的影音资料，都已进行电子化处理，对外部环境要求不高，但图片信息，则对环境温度、湿度有着严格要求，；在此，必须做好资料管理室内的温度湿度及清洁工作，方便资料长期保存质量无损。4 工程建设单位声像档案的利用与开发工程建设单位对外宣传需要企业名片，而声像资料就是企业名片中的重要素材，无论是在业内推介会上，还是在工程项目的招投标宣传会上，声像资料所起到的作用是无可替代的。因此，借助这些原始资料信息制作而成的宣传企业形象与实力的企业宣传短片，能够在企业对外宣传的关键时刻起着重要作用。特别是当工程建设单位在参加评优活动中，可以借助这些翔实的原始数据，真实的向评委反映出不同施工环境下工程建设单位的实际施工状况，给评委留下深刻的印象。5 结束语由此可见，工程建设项目声像档案资料是工程建设单位重要的档案资料之一，必须做好保管工作，它不仅能真实反映出工程质量、以及质量问题责任者，还有利于企业向外宣传自己的形象，提高影响力和竞争力，因此，有关单位管理人员，必