关于企业文件管理制度

1、1. 目的规定质量/环境/安全管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量/环境/安全管理体系文件的有效控制提供准则。2. 范围适用于 的质量/环境/安全管理体系文件及资料的管理。3. 职责3.1 行政部：负责公司所有质量/环境/安全管理体系文件、技术文件与相关资料的编号、发放、回收及归档管理工作3.2 各部门：负责本部门在用文件和资料的管理。4. 定义4.1 与ISO9001、ISO14001及OHSAS18001的要求事项有关的全部文件及资料被叫做质量/环境/安全文件。质量/环境文件有以下几种：1）构成质量/环境/安全体系的第一层次文件描述满足ISO9001/ISO14001/OHSAS

2、18001要求事项的质量/环境/安全体系文件。描述怎样通过第二层次文件，满足质量/环境/安全体系各管理要素的要求及其满足方法。例：质量管理手册/安环管理手册2）构成质量/环境/安全体系的第二层次文件程序/管理制度/岗位说明书程序/管理制度：描述适用于质量/环境体系各管理要素的各种方法，以及所涉及部门的活动。 例：记录控制程序岗位说明书：针对各岗位的职责、权限进行规定。3）构成质量/环境/安全体系的第三层次文件 工作文件描述各部门内作业管理和特定作业的实施方法或对环境因素进行控制的运行控制作业指导书例：危险废物收集运输管理规定 质量/环境/安全记录空表格为各质量/环境/安全活动提供证据的固定格式

3、。例：纠正/预防措施通知单4.2 受控文件与非受控文件区 分定 义管 理 方 法受控文件由最新质量/环境/安全文件“原稿”复制的文件，保证它是最新的。作为“与质量/环境/安全有关活动的基础”的文件，总是要与原稿保持同一状态，不得进行添写加注。 发给和接收要有签收。 发文部门在文件上盖红色“受控”印章。指定管理负责人 始终要保持最新版本非受控文件与管理文件同时分发的最新文件。在与质量/环境/安全有关的活动中和在其它生产活动等业务工作（制作、加工、检验、报价、成本核算、设备、模具、夹具、工具的制造及其它检验等）中使用，可以添写加注，使用后作废。使用时，要根据需要，与台帐或电子计算机系统，受控文件对

4、照确认其是最新版本。 省去签收手续也可。 发文部门要加盖蓝色“非受控”印章。4.3 外来文件外来文件是指从客户或相关方发来的有关产品质量的规格、材料标准，以及由国家、地方的环境/安全法律法规、国家标准、客户环境要求等文件。5. 程序细则5.1 文件编写格式: 5.1.1 程序文件编写按以下格式:(1) 目的 (2)适用范围 (3) 职责 (4) 定义(无时写无) (5) 程序细则 (6)相关文件(无时写无) (7)相关记录(无时写无)5.1.2 文件章节次编号: 1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2 2 2.1 2.1.1 2.1.1.15.1.3 文件的页码格式为: 页次/

5、总页数5.1.4 版次: 版本号 文件版本号变更方式为; 第一版 第二版 (依此类推)5.2文件编号：5.1.1质量/环境/安全体系第一层次文件编号：序号（自01开始）程序文件英文缩写东江公司 DJ-P- 5.1.2质量/环境/安全体系第二层次文件编号：序号（自01开始）程序英文缩写东江公司 DJ- W -5.1.3体系第三层次文件编号：a）质量/环境/安全工作文件（作业指导书）编号：序号（自01开始）部门代号东江公司作业指导书缩写 DJWI b）质量/环境/安全记录空表格编号：序号（自01开始）部门代号东江公司表格缩写 DJ-BG- - 5.2 文件的制定、批准品质文件的种类编制者审议者批准

6、者管理担当者第一层次质量/安环管理手册行政部管理者副代表最高管理者行政部第二层次程序各部门管理者副代表最高管理者行政部管理制度各部门管理者副代表最高管理者行政部岗位说明书各部门管理者副代表最高管理者行政部第三层次工作文件、记录各部门各部门负责人管理者副代表编制部门5.3 受控文件的分发、回收5.3.1 文件制定或修订后由行政部对文件进行编号、确定版本及版次等，并核对无误后，登录于文件控制清单上，由管理者代表确定发放范围。5.3.2 受控文件与非受控文件由行政部统一复印所需之副本份数后,于每页的右下角加盖红色“受控”或蓝色“非受控”章后发行(有效文件原件不需盖任何印章,存行政部处).5.3.3

7、收文单位在文件发放与回收记录上签收，若为修订或废止文件需收回旧版 文件，文件回收时应注明数量，并记录于文件发放与回收记录上（非受控文件只作推广用途，在文件修订后不作任何更换）。若受控文件遗失，应注明原因并通知各部门以防误用。5.3.4 文件发行后,回收之旧版文件,除原件作为知识经验保留外, 行政部应予以及时销毁,保留之旧版原件正面盖红色“作废”章,以予识别.5.3.5文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象或因各部门工作需要需增发受控文件时，应填写文件补发申请单并经管理者代表核准后，向行政部申请补发,不得以影印方式自行处理。5.3.6行政部应及时、准确的制定识别文件现行状态的文件控制清单

8、,保持其最新版本及持有有效份数,且行政部及时进行发放,供各使用部门核对。5.4 文件和表格修订/变更:5.4.1 质量/环境/安全文件的变更,只要没有特别规定,则最初进行编制、确认（审议）、批准的同部门、组织内进行,并将修订/变更的内容及理由写入文件的履历表中,外来文件不能修订。 5.4.2 文件或表格新制定时的版次为第一版，经过一次修订后，文件和表格的版次变更为第二版,依此类推；各部门使用的表格必须与行政部保留的最新版次的表格式样相一致。5.5 文件作废5.5.1 作质量/环境/安全文件或记录时,发文部门应将已作废的文件或记录名称、文件编号及版本号写在文件作废通知单上，将复印件发给收文部门;

9、收文部门立即将该文件作废处理（粉碎或烧毁）;如因法律要求或为保存其来历时,则行政部应在其封面上盖上红色“作废”章，以便识别保管；并在封面注明保管期限。5.6外来文件5.6.1 外来文件如国际/国家/行业标准、客户、供应商提供之图样、资料、说明书等，编号由相关部门统一编号，依其国标号、文件号等作为版本号登录于文件控制清单上，无文件特征号的以其收文日期作为版本号登录于文件控制清单上。外来文件编号规则：序号（自001开始）文件类别编号外来文件 W-5.6.2 外来文件确定编号、版本事情后，统一登录于文件控制清单上,经管理者代表核准后,由文件发放部门按文件控制清单之规定发放。5.7对于国家标准、法律法规，每半年由行政部向国家标准信息部门或其他认可机构查询其最新版本状况；有更改时，由行政部提出，管理者代表核准后进行更新。5.8 经发行之正式文件，使用部门不得在文件上涂改。5.9本作业程序所产生的记录资