对信访档案管理的几点思考

1、对信访档案管理的几点思考 摘要：随着当前社会体制的不断改变以及社会转型带来的城市发展和利益的再调整，很多矛盾日益凸现出来，为了解决这些矛盾，群众以各种的形式以及各种方式都反映到了信访工作中来。信访档案不仅反映了信访工作的全貌，也反映了矛盾纠纷化解的全过程，更是反映了矛盾纠纷发生、发展和平息的规律，随着信访量的不断增加，把握这些规律、化消极因素为积极因素、不断增加社会和谐的真实记录，信访工作者面临的新课题就是如何做好信访的档案工作。为此，笔者对如何进一步规范信访档案工作进行几点思考。 关键词：信访档案管理 1 为信访工作规范化建设服务，提高对信访档案工作的认识 为领导决策当好参谋助手的工作中，信

2、访档案的内容也日益丰富。充分认识信访档案的作用，对于理解信访档案的性质，科学地管理信访档案和积极挖掘利用信访档案资源，充分发挥信访档案的作用意义重大。信访工作是构建和谐社会的基石，在认真解决来访合理要求的同时协调各种利益，拓宽信访渠道，进一步完善一个单位服务对象的表达机制。 1.1 信访档案是信访工作全过程的重要记录。信访档案在各个单位档案的构成中都是重要的组成部分，它不仅记载了党和国家政治、经济以及文化教育等方面的成败得失，从另一个方面也反映了当时党和国家的荣辱兴衰，以及党和政府同人民群众之间的关系。它不仅是信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件调处的重要历史资料，是历史经验的积累与见

3、证，是人类社会进步的“年轮”，是信访工作的内在生命基因，是一种不可再生的资源。它不仅是信访工作有形资产的依据和证明，更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。所以说，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的重要信息资源。 1.2 信访档案是初信初访演变的历史证据，是保持客观面貌的真实记录，是处理重访和老访户上访案件必备的查访、争辩研究和处理问题的依据。信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，具有原始性、真实性和公正性。由于信访档案中既有信访者书写的材料，还有组织和调查的处理经过和结论，在处理现实同类问题时起到了借鉴的作用，同时也是处理重信重访、越级信访、申诉信

4、访等不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留的陈年信访老案时，借助信访档案这个可靠的依据才能尽量地减少失误，如果仅仅靠回忆以及口头介绍都是不可靠的，而且主观性太大，没有很强的依据性，就会造成处理过程的随意以及失误。只有完整齐全的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。 1.3 信访档案具有参考作用。通过查考以前的信访档案可以掌握充分的历史资料，这些资料表达了当事人的意图，信访档案真实具体地记录了当时解决问题的方法，因此，为了改进工作以及有效地解决信访中出现的问题，信访档案是其研究工作规律以及总结经验必不可少的素材。这些资料具有参考的价值，反映了当时的具体情况。信访档案工作是一项

5、不可缺少、不能替代并且不能忽视的基础性工作。它有利于对现实问题做出正确的分析判断，通过查阅信访档案，领导可以了解信访工作的规律，掌握相关的历史资料，也为贯彻有关政策和规定提供了历史依据和处理问题的借鉴。 2 做好信访档案的收集、整理和归档工作，为信访工作的扎实有成效服务 2.1 做好档案资料的收集工作。要想做好信访的档案工作，做好收集工作是首要完成的工作。做好档案工作的基础和前提就是档案资料收集得是否齐全。为了更好地管理和利用信访档案，与档案管理相关的工作人员一定要掌握“档案管理学”的相关知识。在档案立卷的时候一定要把原始的详细资料都收集上来进行统一保管，避免由于档案的不完整而造成一定的弊病。

6、档案管理的相关人员应当善于将分散到各级领导以及业务部门的有价值的材料进行收集，累积档案的一种手段就是收集各种信访材料、调查材料以及结案报告等，收集这些材料进行集中保管的目的就是最大限度地保持历史的真实面貌以便更好地服务于后续工作。信访档案根据信访条例的要求应当具有以下材料：第一，起点单位的上级单位的信访事项复查意见书；第二，起点单位处理信访事项的处理意见；第三，上访人登记表或上访信；第四，相对应的国家政策以及相关文件和佐证材料，处理意见、复核意见、会议记录、纪要调查报告以及上级交办案件还有“交办案件结果报告单”；第五，与上访人的约谈记录和送达回执；第六，上访人上访诉求问题的调查报告；第七，复查

7、单位上级单位关于信访事项的复查意见书。 2.2 整理。档案的整理工作包括档案的鉴定、保管以及检索等内容，在档案的整理过程中应当严格遵守档案整理的原则，按照档案形成的特点以及规律进行整理和放置以便于以后工作的利用，将档案的文件、材料以及结案报告和处理意见等形成一定的历史联系，要及时鉴定保存的白头文件。此外，归档工作并不是将所有全部的材料都进行归档，凡是最终形成档案并保存下来的不仅记录了当时的真实情况，而且反映了当时的历史，立卷并形成档案应该是那些有利用价值的上访案件。在整理和保存档案的时候应当在充分利用原有的整理基础上尊重历史以及前人的劳动成果，凡是合理的都应当继承下来并在以后的工作中进行借鉴以

8、提高工作效率和工作质量。 2.3 利用科学技术，整理归档。利用计算机等现代化手段，可以收到事半功倍的效果。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。个人根据自己的理解对文件进行分类，对同一个文件有不同的分类，因为每个人的理解能力不同，尽管都仿照统一的标准，但仍不可避免地造成分类不准，给利用工作带来不便。而利用计算机技术，检索利用将会非常方便，减少了手工操作，提高了工作效率。 3 加强信访档案保护工作，为社会和谐稳定服务 3.1 信访档案管理制度化是档案管理工作的基本保证，信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的所

9、有材料的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。信访档案实行年终一并归档。保管期限分永久、长期和短期。同时，档案管理设专人专柜，建立健全保密、借阅、责任、安全等各项管理制度。防止档案损毁、错放、丢失和失密；防止霉变、磨损、虫蛀和受潮。信访档案要按规定销毁，确保档案安全、完好和利用方便。对已借出的档案，管理人员要及时负责督促归还。信访档案是信访工作中的一项业务，要想充分发挥信访档案的作用，必须加强对信访档案的管理。既不要不顾长远，而损毁档案，又不要为保护档案而不提供利用方便。只有保证档案的安全、完好，有利于现实和长远利用，才能使信访档

10、案发挥出更大的作用。 3.2 在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求。这就要求我们档案工作者必须做到“九防”：一是防光，强烈的光线会损害档案寿命，纸张也会变黄发脆，强烈的紫外线可使档案褪色；二是防虫，为达到杀菌作用，定期喷洒杀虫剂，定期在柜子中放置樟脑球；三是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；四是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；五是防潮，过度潮湿可使档案形成纸砖，按标准规定相对湿度在50%-60%为宜；六是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；七是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；八是防火，及时排除一些火灾隐患；九是防盗，要设置专用铁柜进行保管。 总之，机关信访档案是对一项事业发展进程的历史记录，它对于总结检验，筹划未来，有着十分重要的作用，只有提高对信访档案管理工作的认识，维护好一个单位服务对象的利益，才能为稳定社会做贡献，科学地管理好利用好档案才能发挥它应有的作用。 参考文献： 1符虎刚.基于高职院校档案管理信息化研究探讨j.价值工程，2013(10).