档案管理专业基础知识

1、档案管理专业基础知识档案管理专业基础知识一:一、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。二、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗 （ 国家全部档案）这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分：1、中华人民共和国时期的档案3、旧政权时期的档案中华人民共和国时期的档案，包括建国以来

2、党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919 年五四运动到 1949 年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业 单位的档案。三、档案工作的内容1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手 中的文件

3、材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件 形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点， 是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要 和基本的内容。2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛 盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排 列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保 管和利用。3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的 档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别 档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。5、档案的统计工作，是为了解决数量不清与要求心中有数

4、的矛 盾。就是通过以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情 况。6、档案的编目和利用工作。为了满足特定的各种利用要求，需 要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种方式实际地提供 档案和有关资料，这就形成了档案的编目和提供利用工作。四、档案工作的性质1、档案工作是一项管理性的科学性的工作2、档案工作是一项服务性的条件性的工作从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作，但是档案部门研 究档案、进行编著等活动，其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要，为党和国家各项工作提供档案材料。档案工作的服务性， 是档案工作赖以存在和发展的基本

5、因素。档案工作的政治性表现在档案为谁所有，为谁服务，受到什么阶级利益的制约。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，它是巩 固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当 前的社会主义现代化建设事业中，档案工作必须把工作重点切实地 转移到为经济建设服务的中心上来。档案管理专业基础知识二：一、档案工作的基本原则为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则， 这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维 护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。这一原则的基本思想包括三个方面：1、各单位各种门类和载体的

6、档案，均由本单位档案室集中管理 档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。3、全国档案工作统一于党的领导。第二、提出了档案管理的基本要求 维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少 ; 另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命; 另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准 便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案

7、工作的 出发点，并且支配档案工作的全过程。二、档案室的性质档案室是管理本单位形成的档案，并提供档案为本单位各项工作 服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作，具有自己的特殊性 质。1、档案室工作是史料性工作，是维护单位历史真实面貌的重要 工作。3、档案室是服务性的工作，是单位业务工作的组成部分。档案室工作，一方面为单位工作服务，另一方面为有关单位提供材料，当然首先是为本单位的领导工作服务。为领导提供过去的工 作情况、材料、数据，以便领导查考，帮助领导及时地作出决策， 处理问题。其次，各业务部门在进行工作中，也都需要查考利用档 案。在许多专业主管机关，档案室是一个必不可少的业务环节，本 身就是业

8、务活动不可分割的一部分。比如公安机关、检察院、法院 形成的诉讼、案件档案，是立案审判过程的记录和反映，是进行审 判工作的工具。4、档案室工作是社会各项事业同档案工作联系的纽带之一。社会各项事业同档案工作是性质、对象、任务不同的工作，但是，无论哪一个部门，哪一个行业的工作，必须产生档案、利用档案。所以，社会各项事业同档案工作有着必然的联系，档案室工作正是 维系这种联系的纽带。各级档案行政管理部门通过这个纽带，可以 将监督、指导的职责在各单位落实，使社会各项事业的活动记录， 研究成果得到安全维护，社会各部门、各行业也可以通过这个纽带 了解档案工作、认识档案工作。从而支持档案工作。5、档案室工作是国

9、家档案事业的基础。在整个国家档案事业中，档案室工作处于一个相当重要的地位。档案室保管的档案是国家档案事业的物质基础。全国档案室保存档 案的总和，是国家全部档案的主要组成部分。整个国家档案的完整 程度和延续积累，首先取决于档案室，它是国家档案资源延续和国 家档案文化财富积累的主要源泉。档案室工作是国家档案事业的工 作基础。在全国档案事业管理体系中，档案室保存的档案数量最多， 发挥的现实作用最大，而且档案室机构和从业人员也最多，因此，档案室工作的质量和水平，对整个国家档案工作的质量和水平有着重要的影响。档案室工作是国家档案馆工作发展的前提。从档案事业发展史上看，档案室先于档案馆产生。可以说，没有档

10、案室工作的不断发展，就没有国家档案馆的产生和发展。正是无数个档案室源源不断地向国家档案馆输送补充档案，档案馆工作才有可能在不断丰富馆藏的基础上提高和发展。三、档案室的地位档案室的各单位中的地位，既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位，也不是处在可有可无的低微地位，而是处在单位办公室 （ 秘书 科） 内的与各业务部门有密切联系的地位。四、档案室的任务2、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案，来源于本单位文书部门和业务部门，案卷质量的高低，与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室

11、应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导，以保证归档案卷的质量，这是国家赋予档案室的权力。3、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编制

12、各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。4、对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则，各专业主管机关的档案部门，除管理好本单位的档案外，还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。5、依法向档案馆移交档案。档案法第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案，一方面，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存; 另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，又需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。按照机关档案工作条例规定，“省级以上机关应将永久保存的档案在本机