现代职业学院公文处理实施细则

1、职业学院公文处理实施细则第一章总则第一条学院公文是学院在党政管理工作中形成和使用的具有法定效力和规范体 式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院规章，施行党政措施， 请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为使学 院公文的处理工作规范化、制度化、科学化，根据中国共产党机关公文处理条例 和国家行政机关公文处理办法以及教育部、四川省有关公文处理规定的精神，结 合学院实际情况，特制定本细则。第二条 学院的行政公文，是学院在办学活动中所形成的具有执行效力、规范体 式的行政公务文书，是学院依法治校和进行办学活动的重要工具。第三条 学院的行政公文处理，是指行政公文

2、（以下简称“公文”）的草拟、审 核、签批、印制、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 行政公文处理的基本原则是准确、及时、安全、保密。第五条学院办公室是学院行政公文处理的管理职能机构，主管全校的公文处理 工作，并负责对学院各单位行政公文的处理工作进行指导。第六条 学院行政机关公文处理，实行分工负责、专人办理；学院各行政部门应 设立专、兼职文秘人员，专人负责公文处理工作。第二章公文种类第七条 根据国家行政机关公文处理办法 的有关规定及学院公文办理的实践, 学院适用的行政公文种类如下：（一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复

3、上级机关的询问。（三）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需 要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）会议纪要记载、传达会议情况和议定事项。（五）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当 的决定事项。（六）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（八）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（九）通告适用于公布一定范围内有关方面应当遵守或者周知的事项。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）

4、简报反映学院当前发生的重大事项、重要政策、工作进展各方面基本情况，用 “简报”。第三章 公文格式第八条 公文一般由紧急程度、发文机关（文件头）、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关 和印发日期等部分组成。（见附件 1）（一）紧急公文，应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（二）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（三）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（四）上行文应当注明签发人姓名。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般

5、应当标明发文机关。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下 发的公文，发文机关都应当加盖印章。（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。（十） 学院报上级机关的公文，如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十一）学院报上级机关的公文，应按照上级机关的要求标注主题词。（十二）学院报上级机关的公文，抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公

6、文的其他机关，应 当使用全称或者规范化简称、统称。第九条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标 准执行。第十条 文用纸一般采用国际标准 A4型（210m材297mm，左侧装订。张贴的公 文用纸大小，根据实际需要确定。第十一条 校行政机关公文的主要发布形式及其适用范围，通常有以下两种：（一）“四川现代职业学院文件” 主要用于学院为贯彻执行中央及省市有关教育工作的指示精神， 做出重要工作部署；转发上级机关的文件；批转下级机关的重要请示，报告；向上级领导机关请示， 报告重要问题；制定学院政策；印发上级领导的重要讲话和重要会议纪要；以及其他需以校级文件印 发的公文等。“请示”类公

7、文使用专用版头。（二）“四川现代职业学院函件”主要用于学院就具体事项与有关部门或单位进行商榷；向无隶 属关系的机关发出的公文； 答复有关部门的重要询问； 批复下级机关的请示； 向上级领导和部门报告 （ 通 报）具体事项；以及其他需以学院函件名义的行文等。第十二条 学院行政机关公文发文字号的具体格式如下：（一）以学院名义印发的行政公文，其发文字号格式为：（二）学院发200 xxx号（在学院范围内印发的文件）学院文200 xxx号（学院外报、外发、外送的文件）学院函200 xxx号（三）以各职能部门名义印发的行政公文，其发文字号格式分别为“学院教200 XXX号”“学院招就200 XXX号”“学院

8、学200XXX号”“学院继 教200 XXX号”“学院后勤 200 XXX号”“学院计财 200 XXX号”（四）会议纪要（1） 校长办公会议纪要，发文字号格式为：200 X年第X期。（2） 专题工作会议纪要，发文字号格式为：200 X年第X期。（五）情况简报（1）学院的情况简报，发文字号格式为：第XX（此处用中文）期（总第XX期），前面加编印 单位名称。（2）各单位、临时工作机构的情况简报，发文字号格式为：第XX（此处用中文）期（总第XX 期），前面加编印单位名称。第四章 行文规则第十三条 学院各级行政职能部门的行文关系，应贯彻党政分开的原则，根据本 部门的隶属关系和职权范围确定。第十四条

9、学院办公室协助院领导处理日常事务，可以向学院各行政职能部门行 文。第十五条 学院各级行政职能部门职权范围内的工作，由该部门自行行文，涉及 其它部门的问题，经过研究协商取得一致意见后，可以同有关部门联合行文；对于其 业务范围内的有关问题， 可以根据学院的授权和有关规定答复。 校内党政同级机构可 以就相关工作事项联合行文。第十六条 学院向校外单位的行文应归口处理，归口到学院办公室，以学院名义 发出。 校属各单位向学院报送文件时， 应统一送学院办公室收文、 登记、分发、传阅， 不得直接送院领导。第十七条 学院向上级机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由 主送机关负责答复请示的问题；如需报

10、送其它相关的上级机关，可以“抄送”。第十八条 请示的公文，应一文一事；“报告”不得夹带请示事项。第十九条 校内请示、报告的受文机关称谓为“院领导”；除院领导直接交办事 项外， 不得以部门名义向院领导个人直接报送“请示”和“报告”； 也不得同时抄送 同级职能部门或下发所属部门。第二十条 对不符合行文规则的公文，经学院办公室审核后，可退回公文呈报单 位。第五章 公文的草拟第二十一条 公文的草拟，由主办部门文秘人员或相关人员办理；重要文件的草 拟，由部门负责人亲自草拟或指导、主持进行。第二十二条 草拟公文，要进行调查研究和充分论证，要征求有关职级部门的意 见；联合行文，要征得各联名机关同意或由联名机

11、关共同起草。第二十三条 草拟公文的基本要求：（一）符合国家的法律、法规及其它有关规定；（二）能完整、准确地体现学院的工作意图，主题突出，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词 规范，标点正确，篇幅力求简短；（三）根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定正确的公文文种；（四）公文格式规范，正文及附件资料齐全、无脱漏，各项签字、印鉴齐全（含文件的首页至尾 页加盖骑缝的印鉴）。第六章 公文的审核第二十四条 为确保公文质量，凡正式公文，在文秘人员草拟成文后，须经本部 门负责人核稿后，方可送学院办公室审核、登记；公文内容涉及其他行政职能部门职 权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，并

12、由有关部门负责人会签后， 方可送学院办公室。第二十五条 学院办公室负责对各行政职能部门报送的公文进行审核、登记；凡 符合本细则第二章、第三章、第四章有关规定的公文，方可登记、编号；凡不符合本 细则第二章、第三章、第四章有关规定的公文，学院办公室可退回呈文单位补正。第二十六条 需院长或主管行政事务的院领导审批、签发或传阅的公文，学院办 公室审核、登记、编号后，学院办公室负责人应根据公文内容，注请院领导批示，或 注请有关职能部门办理。第七章 公文的审批及签发权限第二十七条 以学院名义印发的公文，由院长或者主管行政事务的院领导审批、 签发；以校属各单位名义印发的公文， 经主管院领导同意后， 由本单位

13、（或主办单位） 行政负责人签发。第二十八条 领导人签批公文时，应当使用钢笔或毛笔，不能使用红墨水笔、铅 笔和圆珠笔；应签署自己的姓名和年月日，不能只写姓或打“V”划“o”。第二十九条 经院领导签批后的公文，需正式印发的，由学院办公室及时通知呈 文单位印制公文； 不需正式印制的公文（包括校外来文及校内各单位的请示、 报告等）， 由学院办公室誊录院领导批示后， 及时退回承办 （主办）单位，按照院领导批示办理。第三十条 经院领导签发、以学院或各单位名义制作的各类行政机关公文，正式 印制前，由学院办公室统一编号；学院党政联合行文，由学院办公室负责编号。在编 号前，应作相应核对，不符合规定者，应退回承办

14、（主办）单位作相应修改后编号。第八章 公文的印制、用印及分发第三十一条 公文的制作，应当认真校对、印制，做到无错误、脱漏。承办（主 办）单位凭发文稿纸到学院办公室文印室付印、监制、取件。第三十二条 以学院名义印发的公文，应当印鉴完整、留有底稿，由学院办公室 按规定办理用印、 底稿收存。 以各职能部门名义制发的公文， 由各相关单位办理用印， 底稿交学院办公室收存，由各部门上报、下发和归档，同时将一份打印件留学院办公 室备查。第三十三条 公文的分发，应做到正确、及时、签收手续齐全、记录完整、查询 方便。第九章 公文办理的时限及其他注意事项第三十四条 收文办理的时限，应遵守以下规定：（一）呈（送）文

15、时限：各类公文，限领导签字当日内呈报。（二）公文审签时限：学院办公室、各单位的领导在收文后当日内审核、签字完毕，并交文秘人 员办理。（三）会办公文处理时限：会签、阅知公文，各单位在收文的当日之内办完签字手续，最后阅签 的单位在签署意见的当日送回学院办公室。（四）院领导阅批文件时限：院领导传阅、阅知的文件，1 日内阅毕退学院办公室；院领导签批的文件， 2 个工作日内（含收文当日）签示完毕退学院办公室。（五）誊录、转办时限：学院办公室在院领导签批完退文当日内誊录批示内容，并转相关单位办 理。（六）承办单位办理时限：承办单位收到转办的公文后，应当及时办理，不得拖延、推诿，紧急 公文应按时限要求办理。

16、办理过程中确有困难者，承办单位应在收文后 3 个工作日内（含收文当日） 向学院办公室反馈情况。（七）误投外来公文退转时限：学院办公室、各单位收到的超出本校（本单位）职权范围或误投 本校（本单位）的外来公文，应做登记并注明退文理由，在收文后及时按来文途径退回原发文单位。发文办理时限要求，除另有规定者外，按本条规定办理。第三十五条 收文办理的特殊情形，规定如下：（一）紧急公文，需要立即办理者，根据院领导指示，学院办公室通知相关单位或由相关单位先 行办理。（二）重要公文、紧急公文，院领导有明确指示限时办理者，由学院办公室、院领导指定的专人 催办、跟踪督办。第三十六条 各类电子公文的收文办理，按照本细则的收文程序执行。上级、学 院另有规定者除外。第十章 公文归档与查阅第三十七条 公文的立卷、归档工作，根据相关法律法规、及有关规定办理。涉 密公文的立卷、归档、甄别、监销等，按相关保密法规办理。工作人员个人不得保存 应当归档的公文。第三十八条 以学院名义制发的公文和重要公文，由学院办公室统一管理、 存查、 归档，以各单位名义制发的公文，由各承办单位按规定管理、备查和归档。第三十九条 公文整理（立卷）、归档工作，由各公文办理部门负责；联合办理 的公文，原件由主