行政事务管理表格

1、 行政事务管理表格目 录一、 员工考勤登记表二、 年度考勤汇总表三、 员工出差申请表四、 文件目录清单五、 往来信函登记表六、 发文申请表七、 物品登记表八、 车辆保养（修理）单九、 违规事故报告单十、 办公室综合秘书岗位说明书十一、 竞聘职位报名表十二、 业务部档案管理员职务说明书十三、 行政部秘书岗位职务说明书十四、 行政部文员岗位职务说明书十五、 行政秘书职务说明书十六、 秘书职位说明书（一）十七、 秘书职务说明书（二）十八、 position description 职 位说明书十九、 档案管理专员岗位职责二十、 秘书主任岗位描述二十一、 岗位描述秘书室主管员工考勤登记表填表日期： 姓

2、名所属部门 月日 月日 月日 月日 月日星期一星期二星期三星期四星期五上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间 年度考勤汇总表姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假（天数）迟到/早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间 员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出差地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算（列明细）本部门意见人力资源部意见总经理意见见本书33页文件目录清单文件类别规范类规格类标准类序号文件号名称编号页数日期备注123见本书33页往来信函登记表类别日期来（去）函内容处理人回函日期回函内容去来见本书34页发文申请表文件名称

3、文件类别公文表单信件领导讲话其他文件份数文件级别普通急特急秘密机密绝密交件时间取件时间申请部门主管经办人签收人见本书第34页物品登记表使用单位登记日期名称编号类别使用人购入日期购入价格备注设备仪器家具其他见本书第35页车辆保养（修理）单编号车号里程数驾驶员 修车事由 损坏原因 修 理 厂 审核意见管理部门审核部门总经理主管主管经办经办违规事故报告单所属部门驾驶人姓名车名违规、事故发生时间年 月 日时分左右登记号码对方违规状况车名姓名年龄上班地点登记号码联络处电话草图说明损害程度（罚款金额）我方对方检讨书车辆管理者意见备注办公室综合秘书岗位说明书岗位说明书一、岗位信息部门名称办公室岗位序号003

4、岗位名称业务助理/主管工作地点办公楼2楼岗位等级管理八岗/七岗直接上级主任二、岗位职责1.组织起草综合性文件、报告、材料；2.制订学院工作目标，并具体负责工作目标的检查和考核； 3.具体负责学院法制教育，归口管理学院的各类合同；4.负责宣传、企业文化建设，编辑学院工作简报、周报和分公司报，指导实施学院网站的信息收集、整理和审核，具体负责办公自动化和安全公务平台的建设和管理工作，归口做好新闻信息的发布报送工作； 5.完成部门领导交办的其他工作。三、入职条件1.基本素质要求思想政治态度端正，具有很强的工作责任感，能够主动、创造性地开展工作；具有较强的成本意识；具有较强的综合分析、理解和判断能力、人

5、际沟通能力、逻辑思维能力和很强的语言文字组织表达能力和协调能力，掌握文秘、宣传、公共关系和法律等业务知识，较强的市场意识、服务意识和全局观念；身体健康，能胜任所聘岗位的工作。2.学历、专业、经历和知识技能要求（1）基本条件年龄：30周岁以下学历：大学本科及以上学历专业：中文、管理或相关专业经历：有从事相关专业工作或综合管理工作经历知识技能：了解管理流程，具备管理、中文、公共关系学、法律等基础知识，了解学院管理工作状况，具备继续学习提高的能力。（2）理想条件年龄：25周岁以下学历：硕士研究生及以上学历专业：中文、管理或相关专业经历：从事相关专业或综合管理工作2年以上知识技能：熟悉管理流程，具备管

6、理、中文、公共关系学、法律等基础知识基础知识，熟悉学院管理工作状况，具备跟踪学习提高的能力，有一定的创新能力和分析能力；具有初级以上专业技术任职资格或相关技术证书。四、职位关系图直属上级职位主任部门同级职位综合事务本职位业务助理/主管学院内部联系紧密部门/职位人资、后勤、党群、计财和市场等职能部门，教务、系（部）等教学部门，以及学生管理部门/各部门负责人、各部门主管等外部联系紧密的部门/职位安通服综合部门/主任、主管教育厅办公室/负责人、社政处/办事人员竞聘职位报名表 公开竞聘管理岗位报名表表中有处，请以 “” 表示 编号：申请职位职位名称1岗位序号 岗位名称：2岗位序号 岗位名称：3岗位序号

7、 岗位名称：是否服从分配 个人资料姓名性别出生日期民族籍贯政治面貌户口所在地婚否毕业院校专业最终学历家庭地址邮编家庭电话教育经历年月至年月毕业院校及专业学历学位证明人家庭主要成员及工作单位姓 名关 系年龄工作单位及职位联系电话计算机水平: 熟练 一般 不了解 英语水平：大学四级 大学六级 其它 工作经历年月至年月工作单位名称职位全职/兼职证明人 获得奖励或惩罚情况时间奖惩情况证明人其它需说明情况宣 言本人遵守本次竞聘的所有规定，在此报名表中所填写的一切均属实及正确，如有不实虚报之处，自愿接受安徽邮电职业技术学院处理。 申请人签署： 日期： 年 月 日 业务部档案管理员职务说明书岗位名称档案管理

8、员岗位编号所在部门业务部岗位定员直接上级业务部经理工资等级直接下级薪酬类型所辖人员岗位分析日期2005年3月本职：负责业务部的经营产品、供应商、生产企业、客户（经销商）的档案管理工作，以及建立部门内经营管理、质量管理、行政管理、信息化管理等档案管理体系职责及工作任务：职责一职责表述：负责档案的收集，分类管理工作任务负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存收集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息并归档，为部门或公司供应决策提供建议负责将各类信息综合处理，并分类管理，建立业务部档案管理体系职责二职责表述：负责控制和监督供应合同履行工作任务根据公司年度

9、采购供应计划，协助业务部组织产品采购供应依据合同条款，为供应合同的履行和产品采购供应实施的监督提供档案支持职责三职责表述：做好采购供应、商品销售产品信息收集。工作任务协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（客户、生产企业）资质、质量文档的收集整理协助供应商（生产企业）对来往账，库存商品的跟踪处理，负责建立档案管理关系负责对新产品上市、供应信息、产品信息的收集，并对管理国家政策、政府监管理部门的发布信息的收集，并归档为决策提供支持。建立采购供应（供应商、生产企业）与销售（客户）管理档案、质量档案、购进合同（结算）台帐管理等，提出供应管理改进方案职责四职责表述：建立档案管理体系工作任务做好公司

10、立卷档案的鉴定和保存期限负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等负责建立档案借阅管理制度遵守国家和公司的保密规定及有关规程, 负责保管档案系统完整和安全职责五职责表述：完成业务部经理交办的其他工作任务权力：部门信息的收集权档案管理的监督权对档案信息的反馈权对档案管理控制的建议权工作协作关系：内部协调关系质量部、行政人事部、事业发展部、财务部等外部协调关系供应商、生产企业、同行、行业协会、政府有关部门等任职条件：教育水平专科以上专业医药、营销等相关专业培训经历企业管理、采购供应管理、法律知识的培训、档案管

11、理经验2年以上档案管理经验知识通晓医药知识具备采购供应、企业管理、法律、档案管理等方面的知识技能技巧掌握word,excel等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，熟悉公司应用信息管理软件本岗位操作。个人素质 具有较强判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、internet/intranet网络）工作环境办公室工作时间特征正常工作时间，偶尔需加班所需记录文档供应商相关资料案、采购供应合同、销售合同、借阅登记等考核指标：档案的完整性、供应商(客户、内部)满意度、重要任务完成情况等考勤、服从安排、遵守制度判断与决策能力、人际能

12、力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能备注：行政部秘书岗位职务说明书岗位名称：行政部秘书所属部门：行政部职务等级：直接主管：行政部主管职责：1、物业公司员工人事档案维护、更新2、对物业公司电子文档归类及文件整理3、日常员工及外单位人员相关接待工作4、对物业公司人员储备工作如拟定招聘计划、招聘信息发布、招聘实施5、招聘渠道的建立和维护。如人才市场、现场招聘、人才信息报6、每月底对物业公司人事统计、报表7、办公设施设备购买维护工作8、物业公司内部员工活动组织9、大宗物品、设备采购职权：资格要求：1、 教育要求：2、 资格要求：3、 技能要求：4、 工作经验要求：5、 健康要求：实施者签字：

13、日期：行政部文员岗位职务说明书岗位名称：行政部文员所属部门：行政部职务等级：直接主管：行政部主管职责：1、每日对办公室员工考勤2、各部门文件文书处理及文档打印3、事务通知，会议通知4、文件转发，代收6、 物业公司资料档案存档及书籍借阅工作7、 每月办公室人员排班8、物业公司新员工入职手续的办理9、办公用品购买及发放10、每月底龙湖大家庭寄发工作11、大型办公设备的维护12、每月初缴纳上月电话费职权：资格要求：8、 教育要求：9、 技能要求：10、 工作经验要求：11、 健康要求：(这个要求可以根据自己情况写)实施者签字： 日期：某材料研究院行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号所在部门院部

14、岗位定员直接上级院部副部长职系直接下级无所辖人员无岗位分析日期2001年10月本职：负责院部的文书、行政事务和其他程序性工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责公文处理工作工作时间百分比：30%工作任务办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交院部副部长传递及催办（根据登文记录和时间）办公室文件办理上级主管部门及其他下属单位的文件交换职责二职责表述：完成日常行政事务工作工作时间百分比：25%工作任务承担院联席会、院长办公会、院务会等会议的通知布置会场、调试设备接待来访、接听、传达日常电话、传真，处理、回复信函承担院领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购及外出车辆的安排等工作负责准备、管

15、理各类礼品职责三职责表述：落实文件、印、信管理工作时间百分比：20%工作任务承担公文及会议内容的安全和保密责任承担院部文件、资料、档案的保管和定期归档工作保管印鉴、介绍信并对其使用进行管理职责四职责表述：打字复印工作工作时间百分比：10%工作任务及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作 承担文档的复印及填写复印记录单的工作录入后的文稿存档、上交、送还或销毁负责计算机内文件的安全和保密工作 职责五职责表述：负责对打字、复印设备的日常维护工作时间百分比5%工作任务正确、规范使用计算机、打字机、复印机 进行日常设备的基本保养、维护发现设备使用异常，及时向主管副部长上报情况职责六职责表

16、述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：5%权力：办公室文件传递的督促权印鉴、介绍信的使用的审查权工作协作关系：内部协调关系某院各职能部门、研究室外部协调关系无任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业文秘专业、中文专业或者其他文科类专业培训经历经过文秘及相关专业的培训经验3年以上工作经验，1年以上相关专业工作经验知识具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识技能技巧能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力其它：使用工具设备一般办公自动化设备工作环境一般的办公环境工作时间特征正常工作时间所需记录文档通知、简报、印章、介绍信备注：秘书职位说明书基本情况职位名称秘书职

17、位编号所属部门办公室直接上级主任直接下属职责1. 督促、检查各部门月度工作完成情况。2. 编写、印发月度工作通报和半年、年度的公司工作报告。3. 撰写对外工作汇报和会议交流材料等文稿4. 接听和处理电话5. 组织接待公司来客6. 组织实施公司相关工作例会的会务7. 协助调度公司车辆8. 收集整理宏观经济及行业综合信息，供领导决策参考。9. 协助协调、衔接公司各部门10. 协助对外宣传报道。11. 及时完成领导临时交办事务。12.13.14.15.职权1. 公司部分行政指令执行情况的督查权。2. 月度工作计划完成情况检查权。3. 部分文件的审核权4. 督查工作建议权5.6.7.工作关系内部工作关

18、系汇报定期向公司领导书面汇报月度工作执行情况不定期向直接领导汇报来宾及来访人员接待情况不定期向直接领导汇报公司行政指令的执行情况督导督促子、分公司相关人员及时报送有关信息督促各部门、单位及时提供月度工作计划执行情况协调部门间相关工作协调外部工作关系与政府相关部门搞好工作衔接任职资格学历专科以上专业管理类年龄2535性别不限工作经验二年以上秘书工作经验综合文稿写作经验工作技能较好的书面和口头表达能力良好的沟通协调能力扎实的文字工作基础职前培训文秘知识培训办公自动化知识培训保密知识培训其他要求职位调动或晋升宣传员、办公室副主任考核内容考核指标考核周期考核者领导满意度季度主任部门员工满意度年度部门员

19、工相关部门员工满意度年度相关人员秘书职务说明书一、职位基础资料 1职位名称秘书2直接上级总经办主任3所属部门总经办4职位级别55辖员人数6定员人数1人二、职位职责1职责摘要 负责公司法律、合同等文件管理，协助总经办主任进行会议安排，文件起草及来访人员接待等工作。2职责说明（逐项说明工作任务）1 负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作， 2 负责通知和安排公司各类会议，负责会议记录、撰写会议纪要、存档有关建议、提案、方案，必要时对会议内容进行传达；3 负责公文函电、邮件、报刊的收发、分类、编号、登记、分转、函复、催办、立卷、归档，负责文件的打印、复印、下发、上报等；4 按公司管理制度和

20、审批权限办理文档的查阅、转发、外借等事项。5 负责管理总经办传真机；6 严守公司机密，妥善保管各类文件；7 协助办公室主任起草、修订各类管理文件；8 协助办公室主任组织公司各类活动；9 定期向总经办主任述职；10 积极配合、主动完成总办公室主任临时委派的其他工作。三、职位关系 上向联系：总经办主任 横向联系：总经办成员 下向联系： 四、工作设备电话、电脑、传真、复印机、打印机五、职位资格1年龄/性别/身体状况：2035岁/女性/身体健康2教育程度(最低/最高学历区间)：中专大学本科3技能等级标准(价值观，知识，技巧)技能技能要素技能要素描述要求无低中高价值观敬业精神有很强的事业心。团队精神积极

21、营造团结合作的文化氛围，在多种工作组内积极投入工作，并解决较为复杂的矛盾问题。对企业忠诚以公司为家，将个人利益与企业发展紧密结合在一起。知识专业知识具备的专业知识能够在业务范围内有创新并可以指导他人的工作（专家）。业务及公司知识对公司及业务有深入了解，对客户和外界进行宣传，进行经营及渠道拓展。技巧表达沟通正确表达概念或想法，说服他人，争取共识。计划组织有周密完善的工作计划，并能组织各种资源结合实际对计划作调整和控制。决策对复杂的工作迅速做出果断正确的决策。创新表现出独到的见解并提出有创意的方法人力资源知人善任，公正评价人才，培训并开发人力资源。解决问题能力在多变的环境中高质量的解决复杂的问题。

22、谈判技巧在谈判中把握主动，掌握高超的谈判技巧。计算机技巧熟练应用计算机。外语能力能够阅读外文资料并进行简单对话。4职位经历(含地区,工作年限,行业,专业,职位等) 地区：不限； 行业：不限； 年限：工作3年以上； 专业：不限，文秘优先； 职位：秘书。5特别资格要求position description 职 位说明书identity 确立date 日期：2002年8月organizationunit: 机构：北京万通实业股份有限公司position : personapproval职位：法律秘书 任职者： 接受supervisors positionsupervisorapproval主管职位

23、：法律部经理 主管名称： 核准purpose (why the position exists, within what limits and according to what objectives) 目的 （职位存在的理由，限制和目标）为了使公司的各类纠纷和法律问题能得以及时处理，在部门经理的领导下，协助经理解决法律纠纷和处理部门日常行政事务规模 personnel authorization non financial 非经济下属总人数：财务 直接下属：机构规模间接下属： 类别： 经理： 专业人员： 其他：operating network 工作网络 法律部经理、律师 法律秘书 该岗位可

24、以影响的外部职位/机构可以影响该岗位的外部职位/机构minimum requirements 最低要求education 教育程度 大学本科学历experience 经验 从事相关法律工作四年specific knowledge 特殊知识 熟悉各类法律、法规，了解公司经营动作中可能出现或已经出现法律问题competencies 技能position 职位person 任职者date 日期: 2002年8月法律秘书areas of responsibility责 任 范 围header 名称definition 定义in order to，what results 该职责所要达到的结果/目标le

25、vel of responsibilities 级 别full全 部partial部 分supporting协 助measurement criteria 衡 量 标 准quantitative 数 量qualitative 质 量1制定文件、协议按照公司的要求和工作需要，在经理领导下，制定相关文件、协议全责质量性2审查合同 为了保证公司的各类文件、合同准确无误，在部门经理领导下，做好各类文件、合同的审查工作。部分数量性、质量性3收集整理工作为了部门在开展工作是及时有效，按照要求，收集法律、法规并实时归纳总结，协助经理做好日常行政工作，整理好部门档案、资料，做好存档、管理。全责质量性4处理纠纷

26、为了使公司商城的各种纠纷能即使解决，在经理领导和要求下，处理好小业主事宜和各类法律纠纷。全责质量性档案管理专员岗位职责职责1执行公司的规章制度和工作程序，保质、保量、按时完成工作任务职责3负责建立人力资源部文件、员工人事档案、劳资档案，及保管和定期归档工作职责4负责人事档案的保密工作职责5及时向人事事务主管汇报相关工作职责6人事事务主管交代的其他相关工作职责2制定员工人事档案管理制度及实施细则秘书主任岗位描述岗位名称： 秘书主任直接上级：办公室主任直接下级：秘书本职工作：做好办公室日常事务工作直接责任：（1） 参加办公室例会和有关会议，并做好会议记录，了解各项决定，决议的贯彻执行，并及时反馈信

27、息。（2） 协助办公室主任做好重要接待工作及来信来访有关事宜。（3） 负责审检对外的发文，对内的行文。领导责任：（1） 对下属人员纪律、工作秩序，整体精神面貌负责。（2） 对文字的打印、传送、归档保管负责。主要权利：（1） 向上报告权。（2） 对秘书违反纪律行为有批评权。管辖范围： 秘书办公室及有关秘书工作岗位描述秘书室主管岗位名称： 秘书室主管直接上级：办公室主任直接下级：行政秘书、文印员本职工作：负责办公室的文秘工作。直接责任：（4） 认真执行公司各项规章制度，服从上级指挥，保质保量按时完成工作任务。（5） 及时做好月度工作计划和预算并上报，经批准后执行。（6） 起草公司上行文及本部门公文，校对公司行政行文文稿。（7） 负责公司行政文件、表单等资料的保管、立卷与归档工作。（8） 负责公司文件的编号、打印、发放工作。（9） 负责日常信函的处理、回复工作。（10） 保管公司印章和介绍信，在批准后使用并做好登记。（11） 参加办公室例会、系统间会议及有关会议，并做好会议记录、纪要工作。（12） 了解各项决定、决议的贯彻执行情况，并及时向办公室主任反馈信息。（13） 协助办公室主任进行行政检查及各项检查结果的