德国电子文件管理和归档标准——DOMEA

1、德国电子文件管理和归档标准domea德国电子文件管理和归档标准domeao穆林内容摘要德国电子文件和电子档案管理系列标准domea规范电子文件从形成,流转,发送,接收,立卷,传输,移交档案馆,电子案卷的立卷类目定义,在电子文件中电子签名使用,电子文件格式转换,电子邮箱管理等方方面面,是德国档案工作者和计算机专家潜心研究结果的汇集.关键词电子文件管理德国标准domea德国是个联邦制国家,全国档案行政管理工作部门以前设在内政部之下,目前设在联邦政府文化与媒体特派员办事处,全德档案工作者协会负责协调各级各类档案馆间的业务工作.各州和地方政府有一定的权限制定本地区的政策,地方档案工作各具特色.为避免分

2、散式管理带来的政出多门,互不相关的弊端,联邦政府制定了许多强制性标准和推荐性标准来规范地方政府机关单位,企业在电子文件管理过程中的行为.domea(dokumentenmanagementundelektronischearchivierungimitgesttitztengeschftsgang,计算机辅助文件管理和电子归档)是德国政府机关和事业单位电子文件管理和归档的推荐性标准,现在的版本是2005年11月公布的2.1版,它是联邦内政部下设的信息技术协调指导处(kbst)从1996年开始为无纸化办公编制的.domea指导在计算机辅助条件下电子文件的流转和归档.目前仍使用纸张为载体办公的部门

3、,要在将来逐步实现公文无纸化和媒体无损运行.该规范还指导如何整理那些保存在文件服务器,硬盘和电子邮箱中的尚未结构化的电子文件,满足电子文件管理中齐全性,完整性,真实性,合法性的要求.domea还规范在公务电子邮件从发送,接收,转发给相关员工,办理到向电子档案室归档的全过程一个详细的应用指南也在编写计划中.经过多年不断修改完善,domea已成为欧洲国家中重要的电子文件和电子档案管理标准.1.domea的组成domea由下列几部分组成:组织大纲2.1一计算机辅助公文处理和电子归档(2005年11月8日发布),扩充标准,要求目录2.0(类似于我国标准档案管理软件功能要求暂行规定,是kbst从事档案管

4、理软件认证的基础).德国联邦档案馆,一些城市档案馆和信息技术公司的专家参加了标准的起草工作.组织大纲2.1规定了在政府和企事业单位中电子文件和电子档案管理的原则性内容,是政府机关和单位电子文件处理,文件传输和归档的基石.扩充标准包含在组织大纲中没有详细讨论到的内容,目前有下列11个扩充标准:虚拟收发文和公文处理系统,专业软件和公文管理系统的整合,扫描方法,机关内部和机关之间的通信,电子文件的归档与不归档的区分和价值鉴定,电子文件归档的技术问题,表格管理和计算机辅助公文处理,内容管理和计算机辅助公文处理,支付平台和计算机辅助公文处理,计算机辅助公文处理中的隐私保护,计算机辅助公文处理培训教材.这

5、些扩充标准详细论述了电子文件管理的方方面面,下面有选择地进行一些介绍.虚拟收发文和公文处理系统研究了一个典型的机关之间在计算机辅助条件下通过邮箱完成公文交换,运转的情况,从文件流转的角度,讨论公文处理系统和虚拟收发文系统间交互工作的种种情况,指导单位顺利完成从传统纸质文件的收发文向电子文件的收发文过渡.公文管理系统和专业软件的整合详细规定了实现公文处理系统和其它专业软件,行业软件协同工作的技术实现方法,如元数据的管理,公文流转过程的控制,公文制发背景信息的发送,数据迁移和xml语言的应用等.机关内部和机关之间的通信着眼于机关内部网和机关网之间设备的互联互通,通过预先定义的交换信息格式,避免数据

6、瓶颈岗位,使公文处理过程中的信息(如注办,签名)流畅地实现共享,从而实现在收文单位自动捕获元数据;维护来源原则,把相同事由的多份电子文件完整地移交到下一下工作岗位.电子文件的归档与不归档的区分和价值鉴定介绍了不丢失信息地长期保管电子档案的一些措施,如脱离生成环境后电子档案真实性的措施,在机关单位应用预先定义的统一的元数据标准,有电子签名的和加密的电子文件的处理办法,文件形成过程中产生的背景信息接收问题等.立档单位在立卷时区分电子文件归档和不归档范围,区分电子文件保管期限的方法等.电子文件归档的技术问题集中讨论了机关单位在开发文档一体化系统时要考虑的问题,如文件的存储,归档,全文检索服务器,索引

7、服务器,缓存的设计,用户管理,还有系统投入使用后的费用,现有数据转换为归档文件格式,预防系统崩溃的数据保护措施等.2.domea的一些要求2.1.坚持来源原则,电子文件要组卷德国机关传统上使用的是的机构一问题分类法,不区分年度组卷.联邦各部委都有厚厚一本在档案馆业务指导人员帮助下编制的立卷类目(类似我国机关档案室过去计算机档案管理中的预立卷).这个立卷类目类似我国企业档案分类法,但要详尽得多,最低类目有类目号,向档案室移交年限,在机关保存年限等许多属性.兼职档案员按立卷类目中的类目号赋予电子案卷归档号,归档号与类目号有对应关系,归档号体现了文件形成时的内在联系,并被保持到档案室(文件中心)直到

8、档案馆,不再另编案卷号.在电子文件管理中,也继承了这样的管理方法.电子文件要通过逻辑的或物理的方法组成案卷.案卷包含三个层次,如表1所示:图3生命周期表1组卷方法立卷类目决定着如何组卷,案卷有揭示案卷内容的案卷题名,案卷包含有关一项工作的全部文件.立卷类目层次显示如表2所示:表2立卷类目示例类目级别类目号内容首位组1机关事务上位组12组织机构,内勤组123内勤下位组1234文件管理事由单元12340常规文件管理2.2.先建电子案卷,再往里存电子文件在domea扩展标准电子文件的归档与不归档的区分和价值鉴定中,按文件生命周期理论对电子文件的流转分四个步骤进行了规定,如表3所示.第一步:开始一项业

9、务工作时,先根据立卷类目建立电子案卷(预立卷),新建立的电子案卷从电子立卷类目表和保管期限表上自动接收预定义的元数据.在这一步中根据立卷类目中的规定,事先区分该案卷归档和不归档的范围(归档,销毁,待鉴定),确定该案卷在机关保管年限(最多不超过lo年),确定在向机关档案室移交立档单位移交/档案馆接收在立档单位保存期长期或永久公文处理阶段向档案室档案室保存保存移交过渡期时间轴自动接收档建新的拟写,利用者利用,在电子档案室移交/案馆定义的电子案责任者再修或电子文件中接收或档案馆鉴定预设值卷修改改心保存销毁办毕文件装入电子案卷文件活跃期文件不活跃期公文处理系统/文档一体化管理系统档案管理系统档案管理系

10、统前在文书处理部门保存年限(3年).过了移交年限的电子档案自动迁移到区分归档和不归档范围的磁盘分区,凡是有”销毁”标记的电子档案可以删除,案卷目录则要保留.如果没有现成可利用的元数据,那么在预立卷时,赋予该电子案卷所需要的元数据项目.第二步:办理完毕的电子文件装入电子案卷.当电子文件在公文处理系统中处理完毕后,把它归人电子案卷.因为电子案卷在建立时已定义了向档案室移交的年限,文件形成一定时间后,电子案卷及其卷内文件自动向档案室移交.如果这中间插入了新的电子文件,重新开始装盒过程,向档案室移交年限也要重新开始计算.在实际工作中也可以把电子案卷向档案室移交的年限定为不限期,直到文件处理完毕,一次性

11、向档案室移交.2.3.电子案卷向档案室移交时进行格式转换并更新电子签名在domea扩展标准电子文件的归档与不归档的区分和价值鉴定中,对电子文件运行的第三步即电子案卷向档案室移交过程作了规定.一件事办理完毕后.电子文件才能以案卷为单位向档案室移交.为保证电子文件在30年后仍能读出,且因为电子文件已不再需要编辑加工.故转为nci(noncodedinformation未编码信息)格式.加密的电子文件应在移交前解密,有电子签名的电子文件要在移交时更新电子签名.因为电子签名在一段时期内提供对电子文件真实性和完整性的保证.随着时间的流逝,密码的几何算法和密钥会失效;目录和证明文件也不能保证30年后仍能验

12、证证书的真伪.按德国现行法律,电子签名只对电子文件提供最多3o年的真实性保证.domea建议机关在公文处理系统中应用电子签名,从而保证电子文件从公文处理系统迁移到档案管理系统时不必再更新电子签名,并建议机关单位留意德国联邦经济和劳动部资助的项目”有电子签名文件安全和可信归档”(archisig)最新成果,改进电子文件归档操作方法.在将来,电子签名通过引入经过认证的时间戳来更新,更新过程不通过简单更新电子文件本身的电子签名,而是通过在档案管理系统的一个只读区域专门保存相应的原始电子签名和经过认证的时间戳周期性地重新签署电子文件签名.通过对比在只读介质上归档的签名和在档案管理系统中加了认证时间戳的

13、电子签名,可以证明归档电子文件的真实性.电子签名的更新也能在只读介质之外通过导出时间戳完成,这样就避免了对原始数据的重新归档.长期保存的电子文件要转换成合适的格式.在格式转换过程中,文件的结构也会相应改变,所以文件的电子签名也要更新.用新的(机关)签名可以证明,新文件中显示的内容和原始文件的是一致的.这样,文件在移交时经历了格式转换后,仍拥有新的有效的电子签名,可以复制在适合长期保存的载体上了.今后,通过定期重新签署在档案管理系统中保存着的经过认证时间戳的电子签名,保持有效的电子签名.档案馆所要求的有关文件和事由的元数据和背景信息应在向档案室移交前补齐,并转换成档案馆要求的格式,以避免以后再次

14、转换.要在载体上结构化地保存文件,以便于今后文件的销毁或移交.未结构化的文件(如人事档案和公司业务档案混合保存在一张磁盘上)保存在只读载体上后不便于分类销毁.因为个人档案要在一段时间后销毁,故应事先按电子案卷上标注的”移交类型”和”在档案室保存期限”两个字段.把个人档案和公司业务电子文件分别保存在不同的载体上.2.4.电子档案向档案馆的移交前先交拟移交目录电子文件运行的第四步是向档案馆移交.按德国档案工作传统,档案馆负责区分文件是否归档和档案的鉴定.文件在立档单位形成几年后.若不再有保存价值,经档案馆同意,可在形成单位销毁;有继续保存价值的档案则向机关档案室,文件中心和档案馆移交.德国还规定,

15、只有受过档案高等教育的专业人员才能从事档案价值的鉴定,在实际工作中,档案馆把持着档案价值鉴定权.立档单位的档案员只负责文件的收集,编目,保管.在电子档案的移交上,德国沿袭了传统做法.首先,立档单位编制电子文件(案卷级)拟移交目录,联邦档案馆读入拟移交目录,并逐卷确定案卷是否移交和移交案卷的保管期限.在得到联邦档案馆反馈后,立档单位销毁那些联邦档案馆不接收的电子档案,按规定的格式生成机读目录,向联邦档案馆移交电子档案及其所有元数据.立档单位负责确认档案的真实性,而联邦档案馆确认接收的电子文件的完整性并采取措施保证电子档案不被篡改和非法删除.其次,应归档电子文件在向机关档案室移交时要转成nci类型

16、的图像格式(如tiff),为实现对图像文件中文字内容的检索,需要在格式转换前把有关这份文件的信息以文本格式保存并做全文索引.这样做的原因是,档案馆目前不能保证所有接收到的文件在多年后还能打开,故把各种各样有编码的电子文件转成无编码的图像格式是个以不变应万变的办法.第三,因为电子签名会随着时间推移丢失其几何算法的信息,电子签名要更新.目前也可按档案馆提议,对有电子签名的电子文件,要在移交档案馆后读取电子签名的信息,转成元数据保存起来,然后删除所有电子签名和所有附加的数据保护信息和密码.电子文件和电子案卷的元数据要转成符合规范要求的xml格式向档案馆移交,如果多媒体文件是移交电子文件的组成部分,还

17、要参考saga标准(见后面介绍).如果能保证多媒体文件在保存期内播放,就可以不再为多媒体文件编目.两种以上载体的混合案卷要尽量转换并保存在一个载体上移交,如果做不到,立档单位应和档案馆协商解决,元数据必须能指向两个载体.2.5.电子时代各档案机构功能还和以前差不多domea还特意定义了电子时代机要室,档案室(文件中心)和档案馆的功能.在纸质文件时代,区分这些文件管理机构的原因是因为在机关保管文件的成本高,文件进入不活跃期后把档案移交到保管成本相对低廉的文件中心和档案馆.在电子文件时代,空间不再是问题,但访问速度是用户考虑的首要问题.使用中的文件保存在磁盘中,而不常用的电子文件保存在光盘或磁带中

18、.电子机要室和业务部门使用公文处理系统工作,它以工作为中心显示文件,并按立卷类目和分类方案组织文件,事由.在这个阶段,电子文件应该是能够编辑的,一旦有不能编辑的文件(如扫描文件),要转换成可编辑的格式.电子文件还应能够全文检索,收到的纸质文件要扫描并用光学字符识别技术(ocr)转换成可检索的文件格式.在机关日常工作中不再使用的电子文件移交到电子档案室保存,没有电子档案室的送到文件中心保存.这一步也可以省略,在和档案馆协商后,需要长期或永久保存的电子档案可直接移交到档案馆.2.6.联邦议会档案馆实例联邦议会的档案不向联邦档案馆移交,而是向自己的联邦议会档案馆移交.在德国联邦档案馆召开的经验交流会

19、上,德国联邦议会档案馆介绍了他们在电子文件管理上的经验,并把经验刊登在联邦档案馆的经验交流材料汇编上.机要室和业务部门的电脑是”活”文件柜,保存正在使用着的文件.不再使用的相关电子文件不区分归档和不归档范围,不区分保管期限都归入了一个案卷中,组织在虚拟案卷中送到档案室的服务器.案卷的保管期限,向档案室移交年限由立卷类目事先的定义来定.这个立卷类目是联邦议会档案馆用了很长时间通过调研机关文件形成规律后制定的.档案馆的文件中心鉴定在档案室保存的电子案卷,需要长期保管且保管期限还没到的电子档案,接收进档案馆的文件中心;保管期限已到的电子档案自动销毁,档案馆只保存需要永久保存的电子档案.3.执行情况经

20、过评审,政府认定三个独立机构有资格对档案管理软件进行资格认证,文档一体化管理软件只有符合domea大纲2.0的要求,才允许上市销售.软件每个版本的认证费目前是2.2万欧元.domea颁布后,有一家软件公司seregovernment开发出了符合标准的软件,推向市场,并捷足先登,注册domea为产品商标.受欧盟和德国联邦政府财政部,内政部等几大部委的委托,德国北莱茵一威斯特法伦州档案馆对这套软件进行了测评.结论是:现代化的文档一体化软件和工作流程系统的引入是复杂的,对机关和人的要求也是很高的.文件,案卷的从活跃到不活跃的生命周期构成从自动化的文件生成到数字化归档的全过程.新技术为机关工作提供了完

21、全另外的可能性.现代技术的单独应用不会带来进步.进步更多来自于对技术的有效应用和由此引发的管理工作流程的优化和整合.也就是说,引入这样的系统只对优化现有的工作流程才有意义.州档案馆支持这套系统的引入.标准颁布以来,已有一些档案馆收到了立档单位移交的机读目录,有的档案馆接收了地理信息系统形成的电子文件.但到现在还没有一个档案馆同时接收到立档单位用符合domea规范的软件送交的机读目录和电子文件.3.1.对domea的批评这套规范颁布后,有人批评这套规范是个纯理论的大纲,操作性不强.不过这也不能怪这套规范.在德国这个各地档案馆都有权在自己进馆范围内因地制宜地制定进馆要求的国度,开发符合标准要求又适应各地情况的软件是非常困难的.另外,对档案馆来说,把机关送来的nci图像文件和其以文本格式移交的目录一一对应是很困难的.3.2.与其它标准的关系德国电子政务标准saga(standardsundarchit