13第十三章会计软件应用

1、第一节第一节 会计软件概述会计软件概述第二节第二节 会计软件的功能结构与会计软件的功能结构与 数据处理流程数据处理流程第三节第三节 会计软件应用管理会计软件应用管理会计软件应用及其管理会计软件应用及其管理第十三章 会计软件应用基础经济业务经济业务（交易或（交易或事项）事项）第三版第三版会计核算第一节第一节 会计软件概述会计软件概述 一、会计软件及其产生与发展一、会计软件及其产生与发展 （一）会计软件概念（一）会计软件概念 会计软件是专门用于完成各种会计核会计软件是专门用于完成各种会计核算和会计管理工作的计算机应用软件。算和会计管理工作的计算机应用软件。输入记账凭证登记会计账簿编制会计报表资产、

2、费用、成本、收入、费用和利润的计算、分析和控制会计管理 会计软件系统的组成会计软件系统的组成 会计软件以提供会计信息为目标，以会计会计软件以提供会计信息为目标，以会计数据为处理对象，以会计理论和方法为核心，数据为处理对象，以会计理论和方法为核心，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。由将计算机技术应用于会计工作的软件系统。由以下三部分组成：以下三部分组成：模块数据库文档文档文档数据库数据库数据的集合体：多个数据文件或表组成：存储相关数据对模块、数据库的文字说明程序的集合体：账务处理、工资、固定资产和会计报表等模块 （二）我国会计软件的产生和发展（二）我国会计软件的产生和发展1979198819

3、8819981998现在起点、初步发展阶段：开始进行会计电算化试点；会计软件开始研究开发快速发展阶段：会计电算化 讨论会召开；财政部出台了管理规定会计软件向erp 转型阶段：实现财务管理与业务管理一体化 （三）（三）erp与会计软件的关系会计软件的关系erp：企业资源计划的简称。企业管理信息系统。构成内容：生产控制信息物流管理信息财务管理信息联系：会计软件是erp 的一个组成部分。但两者之间也存在较大区别。 会计软件会计软件与erp的区别的区别 （一）涵盖范围不同。（一）涵盖范围不同。会计软件只是erp的一个组成部分；erp则是按财务管理、销售管理等模块设计，能够对企业的整个资源进行整合。 （

4、二）工作机理不同。（二）工作机理不同。会计软件只是对公司业务进行会计核算和管理；而在erp中，公司业务是以流程为导向，利用财务模块中的自动分录系统将这些流程紧密集成在一起。 （三）发挥功能不同。（三）发挥功能不同。会计软件不能通过报表对各项业务进行分析，发现报表数据错误也很难跟踪来源；erp则具有更强功能。 二、会计软件核算与会计手工核算的比较二、会计软件核算与会计手工核算的比较 （一）相同点（一）相同点 1会计核算基本原理相同。 2会计目标相同（财务会计）。 3所依据的会计理论和方法相同。 4应遵守的会计法规和准则相同。 5会计档案保管要求相同。 复式复式记账记账会计会计目标目标会计主会计主

5、体、持体、持续经营续经营等等企业企业会计准会计准则则等等会计档会计档案保管案保管 （二）不同点（二）不同点 1核算工具不同。 2信息载体不同。 3账簿规则不同。 4处理程序不同。 5组织体制不同。会会 计计会计软件核算会计软件核算手工核算手工核算账本账本算盘算盘计算器计算器各种各种模块模块记账凭证记账凭证交易或事项交易或事项各种各种模块模块各种各种模块模块各种各种模块模块维护维护人员人员 三、会计软件核算的意义三、会计软件核算的意义 1提高会计核算效率。 2促进会计核算规范。 3提高会计核算质量。 4促使会计职能转换。 5提高企业管理水平。会计核算输入记账凭证登记会计账簿编制会计报表资产、费用

6、、成本、收入、费用和利润的计算、分析和控制会计管理 四、会计软件的分类四、会计软件的分类 （一）按提供信息的服务层次分类（一）按提供信息的服务层次分类 1会计核算软件。 2会计管理软件。 （二）按会计信息的共享程度分类（二）按会计信息的共享程度分类 1单一用户软件。 2网络与多用户软件。 （三）按不同适用范围和通用性分类（三）按不同适用范围和通用性分类 1专业会计软件。 2通用会计软件。第二节第二节 会计软件的功能与数据处理流程会计软件的功能与数据处理流程 一、会计软件的功能结构一、会计软件的功能结构 功能结构是指其系统按其功能分层分块功能结构是指其系统按其功能分层分块的结构形式，即模块化的结

7、构。的结构形式，即模块化的结构。模块数据库文档程序的集合体：账务处理、工资、固定资产和会计报表等模块账务账务处理处理固定固定资产资产销售销售存货存货工资工资会计会计报表报表每个模块具有不同的每个模块具有不同的功能，各模块之间相功能，各模块之间相互联系，数据共享。互联系，数据共享。 （一）会计软件的基本构成（一）会计软件的基本构成 1.1.账务处理模块。它是会计软件的核心部账务处理模块。它是会计软件的核心部分，以记账凭证作为处理对象。基本功能为：分，以记账凭证作为处理对象。基本功能为： （1 1）初始建账凭证类型及格式、会计科目）初始建账凭证类型及格式、会计科目编码和科目期初余额录入等编码和科目

8、期初余额录入等 （2 2）凭证输入、修改、审核和打印等）凭证输入、修改、审核和打印等 （3 3）生成日记账、总账和明细账）生成日记账、总账和明细账 （4 4）期末转账及结账等）期末转账及结账等 （5 5）出纳管理（收入、支出、出纳账等）出纳管理（收入、支出、出纳账等） （6 6）银行对账管理（对账单输入、修改，）银行对账管理（对账单输入、修改，与银行对账等）与银行对账等）账务处理账务处理 2.2.工资核算模块。它是单位会计软件核工资核算模块。它是单位会计软件核算系统的重要组成部分之一。以单位职工个算系统的重要组成部分之一。以单位职工个人的工资原始数据作为核算管理对象。基本人的工资原始数据作为核

9、算管理对象。基本功能为：功能为： （1 1）初始设置（部门、人员类别、工）初始设置（部门、人员类别、工资类别、工资项目、定义及计算式等）资类别、工资项目、定义及计算式等） （2 2）日常业务处理（工资变动数据输）日常业务处理（工资变动数据输入、工资计算、汇总、分配及转账等）入、工资计算、汇总、分配及转账等） （3 3）工资报表输出（工资表、工资分）工资报表输出（工资表、工资分析表的输出）析表的输出） （4 4）凭证处理（数据转存为转账凭证，）凭证处理（数据转存为转账凭证，并传递到账务处理模块，登记总账等）并传递到账务处理模块，登记总账等） 工工 资资 3.3.固定资产核算模块。它是单位会计软件

10、固定资产核算模块。它是单位会计软件核算系统的组成部分之一。以单位固定资产的核算系统的组成部分之一。以单位固定资产的日常业务核算和管理为对象。基本功能为：日常业务核算和管理为对象。基本功能为： （1 1）初始设置（部门、类别、使用状况定）初始设置（部门、类别、使用状况定义、增减方式、折旧方法定义和卡片项目定义义、增减方式、折旧方法定义和卡片项目定义等）等） （2 2）卡片管理（录入原始卡片、卡片修改）卡片管理（录入原始卡片、卡片修改及删除，资产增加及减少等）及删除，资产增加及减少等） （3 3）折旧管理（自动计提折旧，形成折旧）折旧管理（自动计提折旧，形成折旧清单和费用分配表，并根据费用分配表生

11、成转清单和费用分配表，并根据费用分配表生成转账记账凭证，传送到账务处理模块）账记账凭证，传送到账务处理模块） 固定资产固定资产 （4 4）凭证管理（在账务处理模块根据转账）凭证管理（在账务处理模块根据转账记账凭证登记总账和明细账）记账凭证登记总账和明细账） （5 5）账表查询输出（通过账表查询、特别）账表查询输出（通过账表查询、特别是分析表查询，可提高固定资产管理效率）是分析表查询，可提高固定资产管理效率） 固定资产固定资产存存 货货 4 4. .存货核算模块。它是以单位存货的日常存货核算模块。它是以单位存货的日常业务核算和管理为对象。基本功能为：业务核算和管理为对象。基本功能为： （1 1）

12、反映采购业务的发生、货款支付及存）反映采购业务的发生、货款支付及存货入库情况（自动计算和分配存货成本差异，货入库情况（自动计算和分配存货成本差异，生成相关明细账）生成相关明细账） （2 2）反映存货库存情况（存货收、发存数）反映存货库存情况（存货收、发存数量，提供库存动态，反馈挤积压和短缺信息，量，提供库存动态，反馈挤积压和短缺信息，生成明细账、库存信息等）生成明细账、库存信息等） （3 3）反映各部门存货的领用情况（自动生）反映各部门存货的领用情况（自动生成材料费用分配表）成材料费用分配表） （4 4）自动编制转账凭证，并传送账务处理）自动编制转账凭证，并传送账务处理等模块、成本核算模块）等

13、模块、成本核算模块）存存 货货 5 5. .成本核算模块。它是针对企业成本计算成本核算模块。它是针对企业成本计算而开发的一个模块。基本功能为：而开发的一个模块。基本功能为： （1 1）成本核算处理）成本核算处理 （2 2）成本核算查询）成本核算查询 （3 3）成本核算打印）成本核算打印 （4 4）成本月末结账等）成本月末结账等销销 售售 6 6. .销售核算模块。它是针对企业销售而开销售核算模块。它是针对企业销售而开发的一个模块。基本功能为：发的一个模块。基本功能为： （1 1）产成品的核算（输入入库单、出库单）产成品的核算（输入入库单、出库单等原始凭证，更新记录，月末汇总转入账务处等原始凭证

14、，更新记录，月末汇总转入账务处理及会计报表的模块）理及会计报表的模块） （2 2）产品销售的核算（建立销售文件，输）产品销售的核算（建立销售文件，输入发货、结算等原始凭证，反映产品发出、入发货、结算等原始凭证，反映产品发出、货款收回等情况，结算销售成本、税金、销售货款收回等情况，结算销售成本、税金、销售费用和销售利润，相应数据转入账务处理系统）费用和销售利润，相应数据转入账务处理系统） 应收应付账款应收应付账款 7 7. .应收应付账款核算模块。它是专门处理应收应付账款核算模块。它是专门处理企业因赊销、或赊购商品或劳务而与其他企业企业因赊销、或赊购商品或劳务而与其他企业间发生的往来款项。基本功

15、能为：间发生的往来款项。基本功能为： （1 1）初始设置（往来单位编码和名称定义、）初始设置（往来单位编码和名称定义、收款及付款条件定义、期初数据录入）收款及付款条件定义、期初数据录入） （2 2）日常数据录入（赊销、赊购业务的一）日常数据录入（赊销、赊购业务的一贯单据，记录发生的往来款项）贯单据，记录发生的往来款项） （3 3）核销往来款项）核销往来款项 （4 4）进行账龄分析）进行账龄分析 （5 5）生成有关账表，并进行打印查询）生成有关账表，并进行打印查询会计报表会计报表 8 8. .会计报表模块。它是专门用于企业会计会计报表模块。它是专门用于企业会计报表编制的模块。基本功能为：报表编制

16、的模块。基本功能为： （1 1）会计报表格式定义）会计报表格式定义 （2 2）取数公式定义）取数公式定义 （3 3）会计报表自动编制）会计报表自动编制 （4 4）报表查询、打印、分析和汇总）报表查询、打印、分析和汇总财务分析财务分析 9 9. .财务分析模块。它是专门用于企业编制财务分析模块。它是专门用于企业编制财务分析的模块。基本功能为：财务分析的模块。基本功能为： （1 1）财务结构分析）财务结构分析 （2 2）比较分析）比较分析 （3 3）趋势分析）趋势分析 （4 4）财务预算完成情况分析等）财务预算完成情况分析等 （二）会计软件各功能模块之间的关系（二）会计软件各功能模块之间的关系 账

17、务处理账务处理固固定定资资产产核核算算会计报表会计报表销销售售核核算算工工资资核核算算往往来来款款项项核核算算成成本本核核算算存存货货核核算算财务分析财务分析编制记账凭证编制记账凭证凭证打印凭证打印复核复核记账记账试算平衡试算平衡月末结转月末结转银行对账银行对账账表输出账表输出按业务内容分类设置的模块，明细核算结果传至账务处理模块账务处理模块是整个会计软件系统的核心模块账务处理模块输出，生成会计报表等通用会计软件通用会计软件 二、会计软件的操作流程二、会计软件的操作流程 （一）系统初始化（一）系统初始化 会计软件在初次使用时，根据单位的具体会计软件在初次使用时，根据单位的具体情况进行参数设置的

18、过程。情况进行参数设置的过程。 1. 1.软件安装与系统环境设置软件安装与系统环境设置 （1 1）软件安装：会计软件及其操作系统软）软件安装：会计软件及其操作系统软件和数据库件和数据库 （2 2）系统环境设置：会计数据备份方式、）系统环境设置：会计数据备份方式、网络用户及数据库用户设置等网络用户及数据库用户设置等专用会计软件专用会计软件转化 2 2. .账套初始化账套初始化 在计算机环境下利用会计软件为单位建立在计算机环境下利用会计软件为单位建立一套自己的账簿文件。是一系列紧密相关的业一套自己的账簿文件。是一系列紧密相关的业务数据构成的数据库文件。务数据构成的数据库文件。模块数据库文档数据库数

19、据库数据的集合体：多个数据文件或表组成：存储相关数据数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库完整的会计账簿体系数据库数据库 3 3. .设置操作人员权限设置操作人员权限模块数据库数据库数据库权限是指操作员所权限是指操作员所具有的操作权限。具有的操作权限。包括建账、录入凭包括建账、录入凭证、审核、记账和证、审核、记账和输出等。依据会计输出等。依据会计核算岗位责任制中核算岗位责任制中有关职责和权限的有关职责和权限的规定设置。规定设置。数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库完整的会计账簿体系数据库数据库 4 4. .设置会计科目设置会

20、计科目 （1 1）会计科目设置原则：会计科目设置原则：1 1）考虑各功能）考虑各功能模块之间的衔接；模块之间的衔接；2 2）满足会计报表编制要求；）满足会计报表编制要求；3 3）注意保持科目间的协调与完整；）注意保持科目间的协调与完整；4 4）注意保）注意保持科目的相对稳定。持科目的相对稳定。 （2 2）会计科目设置内容：包括会计科目编会计科目设置内容：包括会计科目编码、会计科目名称、会计科目类型和会计科目码、会计科目名称、会计科目类型和会计科目属性。属性。 5. 5.编码设置编码设置 会计软件所需要的所有编码。如往来单位、会计软件所需要的所有编码。如往来单位、部门、商品、材料、固定资产、库房

21、库位、工部门、商品、材料、固定资产、库房库位、工资类型等编码。还需设置编码层次和结构等。资类型等编码。还需设置编码层次和结构等。数数据据抄抄转转 6 6. .录入科目期初余额录入科目期初余额 会会 计计手工核算手工核算会计软件核算会计软件核算银行银行存款存款原材原材料料固定固定资产资产应收应收账款账款数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库数据库 7 7. .其他初始化工作其他初始化工作 如单位有外币结算应设置外币币种及记账如单位有外币结算应设置外币币种及记账汇率；使用银行对账功能应收入有关未达业务汇率；使用银行对账功能应收入有关未达业务等等。 （二）日常账务处理（二）日常账务处

22、理 1. 1.凭证处理凭证处理 （1 1）录入记账凭证）录入记账凭证 采用通用记账凭证。内容有凭证的类别、采用通用记账凭证。内容有凭证的类别、日期、所附单据张数、业务摘要、会计科目和日期、所附单据张数、业务摘要、会计科目和金额等。金额等。 （2 2）修改凭证）修改凭证 1 1）录入前的修改：未录入账务处理模块前）录入前的修改：未录入账务处理模块前凭证填写错误，录入人员应退回凭证填制者纠凭证填写错误，录入人员应退回凭证填制者纠正后录入。正后录入。 2 2）记账前的修改：录入账务处理模块发现）记账前的修改：录入账务处理模块发现凭证错误，可有录入人员和审核人员根据不同凭证错误，可有录入人员和审核人员

23、根据不同情况进行修改情况进行修改。 3 3）已记账凭证的修改：可采用红字冲销法）已记账凭证的修改：可采用红字冲销法或补充登记法进行更正。或补充登记法进行更正。 （3 3）审核凭证）审核凭证 凭证须由具有审核权限的人员进行审核。凭证须由具有审核权限的人员进行审核。 （4 4）凭证查询与打印）凭证查询与打印 （5 5）凭证汇总：生成凭证汇总表。）凭证汇总：生成凭证汇总表。 2.2.账簿处理账簿处理 （1 1）记账：由计算机自动完成）记账：由计算机自动完成。 （2 2）账簿查询与打印：查询）账簿查询与打印：查询在屏幕上在屏幕上显示账簿记录情况；打印显示账簿记录情况；打印打印正式账簿，打印正式账簿，并

24、以书面形式保管。并以书面形式保管。 （3 3）审核凭证）审核凭证 凭证须由具有审核权限的人员进行审核。凭证须由具有审核权限的人员进行审核。 （4 4）凭证）凭证 （5 5）凭证汇总：生成凭证汇总表。）凭证汇总：生成凭证汇总表。 3.3.期末处理期末处理 （1 1）银行对账：将银行）银行对账：将银行“对账单对账单”与账务与账务处理模块处理模块。 1 1）录入银行对账单。）录入银行对账单。 2 2）与银行间对账。可分别不同情况采用自）与银行间对账。可分别不同情况采用自动对账和手工对账两种方式进行。动对账和手工对账两种方式进行。 3 3）生成并输出）生成并输出“银行存款余额调节表银行存款余额调节表”

25、，检查对账是否正确。检查对账是否正确。 （2 2）期末自动转账：每月有规律处理的业）期末自动转账：每月有规律处理的业务，入分配费用、计提折旧等根据遇险定义自务，入分配费用、计提折旧等根据遇险定义自动生成记账凭证，并登记相应账簿。动生成记账凭证，并登记相应账簿。 （3 3）结账：每月末、年末进行的工作。计）结账：每月末、年末进行的工作。计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并进行结账。由计算机自动完成。进行结账。由计算机自动完成。 凭证须由具有审核权限的人员进行审核。凭证须由具有审核权限的人员进行审核。 4. 4.会计报表生成会计报表生成 由会计报表模块

26、从其他模块取得有关数据，由会计报表模块从其他模块取得有关数据，自动生成各种会计报表。自动生成各种会计报表。 5.5.报表（财务）分析报表（财务）分析 在核算的基础上对财务数据进行综合分析。在核算的基础上对财务数据进行综合分析。如预算分析、前后期比较分析等。如预算分析、前后期比较分析等。 6. 6.系统维护系统维护 在系统数据出现问题后，由会计软件提供在系统数据出现问题后，由会计软件提供的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、数据自动修复等。数据自动修复等。 三、账务处理模块的基本功能三、账务处理模块的基本功能 （参见本章第二节）（参见本章第二节）账务处理

27、账务处理固固定定资资产产核核算算会计报表会计报表销销售售核核算算工工资资核核算算往往来来款款项项核核算算成成本本核核算算存存货货核核算算财务分析财务分析编制记账凭证编制记账凭证凭证打印凭证打印复核复核记账记账试算平衡试算平衡月末结转月末结转银行对账银行对账账表输出账表输出按业务内容分类设置的模块，明细核算结果传至账务处理模块账务处理模块是整个会计软件系统的核心模块账务处理模块输出，生成会计报表等 四、会计软件的数据处理流程与手工核算四、会计软件的数据处理流程与手工核算流程的区别流程的区别 （一）会计软件数据处理流程（一）会计软件数据处理流程账务处理账务处理会计报表等会计报表等编制记账凭证编制记

28、账凭证凭证打印凭证打印复核复核记账记账试算平衡试算平衡月末结转月末结转银行对账银行对账账表输出账表输出 （二）与手工核算流程的区别（二）与手工核算流程的区别 1. 1.数据处理起点不同数据处理起点不同 2. 2.数据处理方式不同数据处理方式不同 3. 3.数据存储方式不同数据存储方式不同 4. 4.对账方式不同对账方式不同 5.5.资料查询方式不同资料查询方式不同第三节第三节 会计软件应用管理会计软件应用管理 一、会计软件的取得一、会计软件的取得 （一）商品化会计软件（一）商品化会计软件 是指专门在市场上销售的会计软件，是指专门在市场上销售的会计软件，一般由专业会计软件公司制作。一般由专业会计

29、软件公司制作。 1.商品化会计软件的特点商品化会计软件的特点 （1）通用性）通用性 （2）保密性）保密性 （3）由厂家统一维护与更新）由厂家统一维护与更新 （4）易学性较弱）易学性较弱 2.2.对商品化会计软件的基本要求对商品化会计软件的基本要求 （1 1）具有合法性）具有合法性 （2 2）功能齐全）功能齐全 （3 3）经过试运行且结果正确）经过试运行且结果正确 3.3.商品化会计软件的优点、缺点商品化会计软件的优点、缺点 （1 1）优点：）优点：1 1）适用面广；）适用面广；2 2）投资少、见）投资少、见效快。效快。 （2 2）缺点：计算机资源浪费严重；）缺点：计算机资源浪费严重；2 2）初

30、）初始工作量较大；始工作量较大；3 3）对个别用户的特殊需求难以）对个别用户的特殊需求难以兼顾。兼顾。 （二）定点开发专用会计软件（二）定点开发专用会计软件 包括自行开发、委托开发和联合开发三种。包括自行开发、委托开发和联合开发三种。 定点开发软件具有专用性和易用性强的特定点开发软件具有专用性和易用性强的特点，但也存在技术要求高、开发周期长、开发点，但也存在技术要求高、开发周期长、开发费用高、应变能力弱、维护难度大等局限性。费用高、应变能力弱、维护难度大等局限性。 （三）商品化会计软件的选择（三）商品化会计软件的选择 选择原则：软件的合法性；实用性和先进选择原则：软件的合法性；实用性和先进性等；售后服务情况；成本效益分析。性等；售后服务情况；成本效益分析。 注意问题：注意问题：1 1）购买原版软件；）购买原版软件；2 2）注意软）注意软件是否提供对外接口；件是否提供对外接口；3 3）注意厂家提供的文档）注