项目变更管理程序及表单20130520.doc

1、项目变更管理变更管理是成功项目管理的重要组成部分。变更管理程序定义了项目执行过程中识别和实施变更的步骤。要素包含变更管理程序中变更管理计划的目的、变更控制程序、管理变更的岗位及职责、变更请求表单及变更管理记录。一、目的此变更管理计划目的：1) 内部管理和控制执行项目过程中的变更；2) 确保项目对已批复计划时间和预算变化最小，以及在项目合同规定范围内实施；3) 对项目实施计划中所有变更按照规定进行评估和排序；4) 提供详细变更实施参照流程。二、目标变更管理目标如下：1) 管理实际流程及操作程序与批复基准之间差异处置方法；2) 努力协调机构内资源以满足项目实施的需求；3) 限制对已批复基准的修订；

2、4) 对分包的项目成本、质量和进度进行系统控制；5) 在系统修订前，激励流程和政策变更；6) 与甲方的变更应遵循履行合同义务为原则。三、变更请求的范围以下变更请求包含在变更管理计划内：1. 项目工作范围变更；如，工作量及施工参数调整（地形、季节等自然原因引起的；或甲方因勘探需求调整工作量、施工参数等；）2. 项目管理团队重要人事变动；如，队经理经理部范围内岗位调转或离开、副经理调动及提拔任用前、班组长提拔等，重要人员轮休假需在离境前提供交接报告通报工作交接情况。3. 项目风险管理变更；如，安全安保风险；财务经营风险；4. 项目运作计划重要时刻变更；如，动迁起止时间及时段、营地建设起止时间及时段

3、、甲方审计时间及时段、 测量施工起止时间、 钻井施工起止时间、记录施工起止时间、 遣散工作起止时间及时段， 项目运行重要的里程碑等。5. 项目成本变更；如，项目效率未达计划效率需要新增项目用工、 新增设备、材料等资源纠偏的；或项目未达计划效率，施工时间超出计划时段的。6. 操作程序、政策或流程的变更；如，新的设备和技术的引入；原程序或政策不适用新的工区等；可以参照 HSSE MS V 2.3手册进行相关的记录和变更。以下变更不包含在本变更管理计划之内：1) 政策或工作流程变更；例如，某种变更请求可能导致政策或工作流程发生。2) 变更请求对当前批复变化不予执行；例如，并购、整合、转移及转化决议导

4、致的变化。3) 合同明确规定的专业服务的基本要求。例如，无充分理由的变更请求。4) 对现有系统及其基准的变更。例如，对行业及企业标准的变更；对现有体系规定的组织结构及有关管理规定的变更请求。四、变更内部请求流程1. 境外机构项目经理组织项目实施前编写变更管理计划；安排对已发生或已识别的变更进行分析和评估，形成书面报告。2. 按照变更管理要求，地震队完成变更请求表填报，对变更影响分析形成的书面文件作为附件一同提交所属境外机构（项目组或经理部）。3. 境外机构对变更请求进行分析并确认审批权限，同时进一步收集完善变更请求的相关信息。境外机构审批权限内的，审批并更新变更记录，文件上报生产管理部备案；

5、超审批权限，境外机构将变更请求分析、 评审、更新完善同相关分析报告等附件经生产管理部上报国际部审批。 （境外机构对变更请求进行分析并确认审批权限，同时进一步收集完善变更请求的相关信息。变更请求对项目时间进度、成本进度产生影响在 1%及以内，由地震队经理批复；超过 1%，在3%及以内由项目经理批复； 超过 3%，在5%及以内由地区经理批复，超过 5%报总部变更委员会批复）。4. 生产管理部根据变更请求所涉及专业及附件信息，视情况组织变更管理委员会和专家进行变更评审。5. 变更管理委员会根据评审结果对变更请求进行审批，审批结果由生产管理部通知境外机构。6. 如变更得到批准，境外机构根据批复对项目管

6、理计划等文档进行更新，通知地震队，同时更新后的管理计划等文档上报生产管理部备案存档。如变更未批准，境外机构通知所辖地震队不能进行变更，可以对批复结果进行申诉。7. 境外机构对实施变更的地震队进行变更管理监控。 总部批复的变更，境外机构通过生产管理部向变更管理委员会日报形式上报变更管理实施情况至变更实施工作完全结束。终止日报上报工作需要填写变更实施工作完结报告；五个工作日内可以完成变更实施工作的不需单独上报日报，可以在变更完成日只填报变更工作实施完结报告。变更管理日报和变更实施完结报告是项目执行监控基准调整的依据。五、岗位及职责1. 地震队经理根据项目执行情况通过交流汇报和使用已批准的表单发起变

7、更请求， 变更请求正式提交前应该与境外机构负责人做过充分沟通。2. 境外机构负责人（经理部或项目组项目经理）协助完善变更请求或审批职责范围内的变更请求； 直接与合同规定或授权甲方项目管理人员、 项目执行人员及境外机构管理人员对可行的变更方案进行分析和完善。3. 生产管理部主任接收境外机构提交的、已经分析完善的和经过评审的变更请求，可以根据情况对变更提出相关建议。4. 变更管理委员会根据提交变更请求进行评审，批复或驳回请求。据情况要求境外机构经理提供更详实、全面的信息用于评审，视情况可以向更高层执行委员会决策机构提交批复请求。六、备注及说明1. 变更请求可能导致合同相关条款变更的，境外机构需要首

8、先上报条法部门审核备案，同时征得合同甲方授权负责人签字认可。2. 仅当且确认最终变更符合合同规定或合同双方同意为合同补充，任何已批复变更不得违背合同条款规定。3. 任何对项目资源配置、项目预算及项目工期的改变、评审、管理及批复按照各级权限办理，并需要境外机构经理的书面签字批准后方能执行。 。4. 关键项目的关键任务变更请求具备优先权， 例如，变更引起的正在待工、解决变更即可生产的项目。变更评估的标准（或基准）需经变更管理委员批复才能使用。5. 本管理规定适用于国际部管辖的所有境外机构所辖所有项目，境外机构负责与合同甲方之间的变更商讨，境外机构需要根据附加变更计划模版制定简单易行、适合于所管辖项

9、目的变更管理计划，管理计划所要求的文件不应少于本规定所要求的基本文档。6. 每个年度，变更管理委员会可以根据项目管理的需要对变更管理的范围、流程和基准进行评审修订，评审修订的决议需要国际部主要领导审批并行文通报所有机构后方能实行。7. 变更管理计划不仅限于会议纪要、 分析报告、来往邮件等文档， 还包括：? 变更管理计划? 变更请求表? 变更请求记录? 变更实施管理日报? 变更实施工作完结报告附件一：变更管理内部流程图附件二：变更管理计划模版项目变更管理计划项目名称起草日期（月 /日 /年）1.目的制定本项变更管理计划的目的是：（总任务）? 确定所有的项目变更在实施前得到评审并通过核准。? 使所

10、有出现的变更与项目整体要求相适应。? 对已核准过的项目变更向所有相关人员做出了通报。所有的项目变更都必须以使用变更申请表，以书面的形式提出。项目部对所有变更申请应做出变更请求日志文件2.目标本变更管理计划的目标是：（活动结果）? 所有的变更请求得到了适当的考虑? 所有的变更在项目过程中得到识别、定义、评价、批准和跟踪? 根据变更不断修订项目计划，使变更申请对项目的影响得到了正确的反映? 根据变更申请的特点，通过举行相关方讨论会得到对变更申请的处理结果? 对变更事宜进行了协商，在所有受到变更影响的相关方之间进行了沟通3.职责变更管理的责任人具体职责?境外机构负责人（经理部或项目组经理）制定变更管

11、理计划3.职责变更管理的责任人具体职责?项目经理?推动和执行项目变更管理程序。?在实施变更程序的结果引起项目管理范围、进度计划、项目预算或和质量计划的改变时，项目经理对这些内容进行调整。?定期与项目甲方和公司管理层对所有的变更管理活动实施评审?对重大变更申请组织甲方和项目公司相关人员讨论决策?超权限的重大决策需上报国际部总部由总部项目管理委员会决策（变更管理委员会）并备案?项目副经理或技术总监（项目经理指定一人）维护变更请求的日志文件?项目甲方授权负责人?对变更申请进行确认或审批?保证有足够的时间、 人员和资金， 支持项目变更计划的实施?确保变更管理计划能够执行4.变更处理程序可根据项目情况予

12、以修订变更管理主要过程包括：1. 提交书面变更申请，并提出变更实施方案2. 评审变更申请，决定是否批准变更申请而进一步分析3. 对于批准的变更申请，进行相关分析提出变更建议4. 接受或拒绝变更建议5. 变更建议被接受后，对计划和项目相关文件进行必要的更新。6. 向所有相关方通报变更事项。变更管理一般过程如下：1.地震队均可以提出或识别变更。需要用变更申请单保存所有变更2.完成的变更申请表要提交给项目副经理或技术总监（项目经理指定一人）；将变更事项记录到项目变更日志中。3.经理部或项目组指定的人员每日对提交的变更申请进行检查并与甲方代表讨论，对申请确定4种可能的结果。4.变更处理程序?通知申请单

13、位?申请单位向主管单位异议? 拒绝?经理部或项目组在下一次与甲方或管理公司项目会议上对变更申请进行讨论?经理部或项目组提出考虑变更的确定日期?通知申请单位相关情况?推迟研究?申请单位向经理部或项目组提出异议?经理部或项目组在下一次与甲方管理项目会议上对变更申请进行讨论?经理部或项目组指定专人分析变更对项目产生的影响? 接受并立即进行分析（应急事件）?通报经理部或项目组和甲方授权负责人?经理部或项目组在下一次与项目甲方管理 项目会议? 接受并由经理部或项目组考虑处理上评审变更申请4. 经理部或项目组与甲方在项目会上对尚未处理的变更申请进行评审，对申请的处理的可能结果是：? 通知申请单位? 申请单

14、位向甲方和经理部（项目组）提出异议? 拒绝? 甲方与经理部（项目组）举行联系项目会议，提出最终意见? 项目经理部（项目组）提出推迟考虑变更的确定日期? 推迟研究? 通知申请单位 相关情况? 项目经理部（项目组）指定专人分析变更对项目产生?接受并进行分析的影响并提出建议?通知申请单位相关情况5. 分析完成后，经理部（项目组）对分析结果和建议做出评审，对变更申请处理的可能结果是：? 通知申请单位? 地震队向甲方和经理部（项目组）提出异议? : 拒绝? 甲方与经理部（项目组）举行联系项目会议，提出最终意见? 经理部（项目组）同意分析建议? 向甲方发出下列形式的通知：?1.对项目影响小的变更通报接受2

15、.对项目影响中等的变更在一定时间内确认，时限完毕可以执行；3.对项目影响重大的变更提出请示报告甲方批准4.变更处理程序地震队对初步分析结果提出意见或建议，反馈给副经理 （或? 进一步分析技术总监）进一步分析。6. 将所有接受的变更连同建议提交给甲方评审，可能的结果是：? 通知相关地震队? 相关地震队提出申诉? 拒绝? 甲方与经理部（项目组）举行联系项目会议，提出最终意见? 通知相关方? 地震队更新有关项目文件? : 接受? 经理部（项目组）更新项目计划? 地震队执行新的计划? 甲方提出问题和建议反馈给经理部（项目组）进一步研究? 进一步分析? 甲方向地震队发出书面通知? 地震队对进一步的分析结

16、果进行评审（返回到第5步）5.有关变更控制计划的说明为适合项目实际情况，可对本说明第3和第 5个部分做出修改。1. 对变更的基本要求仅当甲方和经理部（项目组）都同意变更建议时才能进行。2. 变更对项目的影响的定义：影响小对成本或进度没有实质的影响。对质量没有影响。影响中对成本或进度没有实质的影响，对质量有影响。如果对质量有负面影响，必须得到甲方的确认或验收。影响大对成本、进度或质量都有重大的影响。如果影响是负面的，必须经过甲方批准。3.对于本项目有关影响的定义：影响中进度损失小于等于天；预算变更损失低于等于人民币元；变更对象在使用时，一个或多个功能需降级使用。影响重大进度损失多于天；预算变更损

17、失高于人民币元；变更对象在使用时，一个或多个功能丧失。4. 项目变更出现时，需要对有关项目文件进行更新5.有关变更控制计划的说明影响小仅对项目要求和投标书中的技术说明文件进行更新。影响中或影响大根据变更的类型，至少对下列文件进行检查，必要时予以更新。变更类型需要评审的文件（必要时予以更新）?范围管理?范围说明和工作分解结构? 项目预算? 项目进度? 资源计划? 风险应对计划? 项目要求? 标书技术说明?进度管理?项目进度? 项目预算? 资源计划? 风险应对计划?预算管理?项目预算? 项目进度? 资源计划? 风险应对计划?质量管理?项目进度? 项目预算? 资源计划? 风险应对计划? 质量计划?

18、项目要求? 标书技术说明5. 项目文件 :无论何时变更项目文件，在文件中要更新版本记录。先前的文本应归档。对于项目文件的编辑应限制在由项目经理或是地震队指定成员完成。? 对于本项目，所有的 电子文件 都将保存在（进行下列选项。需要时在右栏写出说明）版本控制系统地震队 、经理部（项目组）的中心文件存储器其它5.有关变更控制计划的说明? 对于本项目，所有的 书面文件 将保存在（进行下列选项。需要时在右栏写出说明）:项目经理:其它? 下列人员有权存取有关项目文件职务文件? 所有当前的项目文件项目经理? 所有存档的项目文件?6.项目变更管理计划签字项目名称项目经理:我已经阅读这份项目变更管理计划并对其

19、中的内容表示认可:姓名职务签名日期月/日/年.签署人 签署本文件表明其了解了这份文件目的和内容，并同意本文件为正式的项目变更管理计划。附件三：变更请求表变更请求表CHANGE REQUEST FORM项目名称：甲方：Project Name ：Client:紧急程度（ Urgency） 高（ High）中（ Medium ）低（ Low）变更请求编号填表人变更发起人申请发起日期Change Request #OriginatorRequested byDate requested变更请求描述（Description of Change Request ）请求什么样的变更？描述需要怎样的变更。变

20、更的原因（ Reason for Change）变更的原因是什么？为什么甲方或项目团队需要变更？应该描述的变更请求的问题是什么？（可以用签字的附件）建议解决问题的措施（Proposed Approach to Resolve ）有没有建议解决问题的变更措施？在此描述。（可以用签字的附件）项目计划领域（Project Plan Area）建议措施的影响（Imposed of Proposed Change（ s）范围影响（Impact on Scope ）风险影响（Impact on Risk ）进度影响（Impact on Schedule ）成本影响（Impact on Spending ）

21、其他（Other ）批复流程（ Approvals to Proceed ）发起人项目经理甲方项目负责人变更管理委员会年月日年月日年月日年月日注：变更请求内不能描述清楚的，请附件文字形式表达。附件四：变更记录项目变更记录项目名称：序号发起人变更简述申请提交日期收到日期项目甲方：范围影响进度影响成本影响是否批准？123注：此表随变更申请表一同发送。附件五：变更实施管理日报变更实施管理日报日期：项目名称：甲方：Project NameClient变更请求编号填表人变更发起人变更批准日期Change Request #OriginatorRequested byDate requested变更工作简

22、述（Description of the Change Implementation）1.文档及流程2.教育及培训3.计划及实施4.跟踪与反馈5.其他实施过程主要影响描述（ Description of the Main Impacts During the Implementation）范围影响（ ImpactonScope）风险影响（ ImpactonRisk）进度影响（ ImpactonSchedule）成本影响（ ImpactonSpending）其他（Other ）影响实施工作的问题及措施（ Main Barriers and Solutions for the Implementation of Change）主要问题（ Barriers）措施（ Solutions ）附件六：变更管理事件跟踪表变更管理事件跟踪表制表日期：年月日序号工作描述和安排计划完成日期责任人进展及状态实际完成日期1.2.3.4.注：1. 为了便于统计和跟踪，此表也可以使用Excel 表格制作，选定表格直接粘贴即可；2. 变更批准后此表与变更实施管理日报一同发送。附件七：变更实施工作完结报告变更实施工作完结报告填报日期：年月日项目名称：