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文档简介
1、申报广东省守合同重信用企业资料之-合同管理制度合 同 管 理 规 定第一章 总 则第一条 【目的】为加强合同管理,规范管理程序,根据中华人民共和国合同法及有关法律的规定,结合公司的实际的情况,特制定本规定第二条 【定义】本规定所称合同,是指公司与其他法人、自然人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,劳动合同的管理不适用本规定本规定所称合同包括项目合同和采购合同。项目合同是指由我方提供产品或服务、对方支付对价的合同;采购合同是指由对方提供产品或服务、我方支付对价的合同第三条 【适用范围】xxx集团所有下辖单位的合同管理一律适用本规定第四条 【倒签禁止】公司与外界进行经济往来之前要
2、签订合同,禁止倒签合同。第五条 【合同形式】除即时清结的外,签订合同应采用合同书的形式。紧急情况经总经理临时制授权时达成的口头协议,事后应补办书面形式的合同文本在下列情况下,可以使用订单进行交易:1、除工程和设备以外的杂项采购合同2、与签订基本合同、有使用传真件成功交易的案例且资信良好的长期合作对象进行具体内容的交易。第六条 【合同主体】对外签订合同应当按照本规定,以公司名义签订。各职能部门和分公司不得以自己的名义对外签订合同。第七条 【管理部门】总经办负责对合同实行统一管理,其具体职责如下:1、制定合同管理制度2、制定合同示范文本3、合同的审查、批准4、合同履行情况监督5、合同档案管理6、监
3、督合同管理制度的执行情况7、合同 纠纷的处理8、总经理交与的合同管理的其他职责第八条 【承办人和承办部门】各部分负责职责范围内的合同的谈判、拟定、履行。项目合同由具体承接项目的部门具体承办,实行项目经理负责制。承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程黄鹂,具体职责如下:1、签约对象的资信审查2、合同的谈判、协商3、拟定合同的基本条款4、制定合同履行计划、全面履行合同义务,并督促对方履行5、提交合同履行情况报告6、合同管理的其他事项第二章 合同的签订第一节一般规定第九条 【签订原则】签订合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则第十条 【资信审查】合同签订之前,承办人应当对交易对象
4、进行资信审查,确定是否符合签约要示、是否具备履行合同的能力。具体包括:1、企业应具备独立法人资格,具有合法有效的营业执照及其他权利能力证明文件。涉及专营许可的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书2、自然人应具备完全民事行变能力3、经营范围能够充分满足合同的需要4、具有满足我方需求的履约能力,包括经营状况、生产能力5、具有履约信用,重合同、守信用,无严重违约事实6、其他与合同签订、履行相关的事项各部门可以根据工作需要对交易对象的资信要求具体化,各部门的要求高于本规定的,依照各部门的要求执行。第十一条 【信用体系】各项目承接部门、物流部应分别建立客户信用体系和供应商
5、信用体系,根据交易对象不同的信用等级,确定不同的签约要求第十二条 【签约能力】在签订合同之前,承办人必须依法确认对方签约人是否法定代表人或其委托人及其相应的代理权限,是否合法有效的法人印章第二节合同的拟定第十三条 【谈判】承办人负责与对方进行协商、谈判,对合同的主要内容达成一致意见后,拟定合同条款第十四条 【基本条款】合同的基本条款应包括当事人的名称、住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任以及争议解决方式等,并根据合同的具体情况添加其他条款,合同文本应确保双方权利、义务明确,内容规范、准确、详实。第十五条 【争议解决方式】合同原则上应当约定合同争议应提交我方所
6、在地人民法院管辖,并依据中华人民共和国法律裁决。第十六条 【文本语言】合同文本应使用中文,需要使用外文合同的,应采用中外文对照的形式,且约定如果发生争议,以中文文本为准(项目合同可约定“如果发生争议由双方协商处理”。)第十七条 【采购合同拟定】采购合同文本原则上由我方拟定,承办人负责拟定合同基本条款,并由法务专员协助完成合同条款的规范化。我方完善合同条款之后由承办人将合同的pdf格式文档送交对方审查,如果对方要求对合同内容作修改的,承办人应会同法务专员进行法律风险评估,确定不存在法律风险的方可修改,并制作pdf格式文档交对方确认。采购合同由对方提供合同范本的,承办人应会同法务专员作法律风险评估
7、。并根据公司利益提出修改要求,避免法律风险,维护公司利益。第十八条 【标准合同】采购合同采用公司标准合同的,依照本章第三节标准合同的使用与管理的规定实行。第十九条 【合同范本】除标准合同外,法务专员应根据公司业务需要,对经常发生的业务往来拟定合同范本,各部门根据合同范本的内容,添加标的、数量、质量、价款等主要内容,并根据业务需要适当调整合同条款第二十条 【项目合同拟定】项目合同由对方提供合同范本的,承办人应会同法务专员做法律风险评估,提出修改要求并与对方协商谈判,最大程度维护公司利益。由我方提供合同范本的,参照采购合同的拟定办法实行。第三节标准合同的使用与管理第二十一条 【定义】标准合同是由公
8、司制定的在商务往来中经常使用的格式合同。标准合同的基本条款已经具备,无需添加、修改合同内容(填写对方名称、联系方式、签订日期以及签章除外)第二十二条 【制定】法务专员负责标准合同的制定,并经总经理核准使用。各部门在工作中发现需要制定标准合同的,经部门经理审核同意后,可以向法务专员提出制定要求标准合同制定完成后,法务专员应将合同文本送交公司法律顾问审查,并根据法律顾问的意见进行修改、完善第二十三条 【管理】法务专员应当编制标准合同列表,详细说明该标准合同的适用范围。并将pdf格式的文档分发各部门人员,word格式文档由法务专员保管并严禁外传第二十四条 【使用】符合标准合同适用范围的,由承办人将修
9、改要求提交部门经理审核,并由法务专员进行法律风险评估,确定不存在法律风险的,方可由法务专员进行修改,并将修改后的合同制作pdf思考题式文档送交承办人。上述修改只能适用一次,不得对第三人适用,也不得对该对象的其他业务往来适用。如果此类修改具有普遍性,可依照第二十五条的规定提出修订意见第二十五条 【修订】各部门如果发现标准合同条款不符合公司业务需要,具有普遍不适应性的,可以提出修订意见,由法务专员进行修订,并由总经理核准第四节合同的审查第二十六条 【定义】合同的审查是指审查合同的必要性、合理性以及法律风险。包括业务审查和法务审查。第二十七条 【业务审查】业务审查是审查合同内容是否能够满足公司需要,
10、是否能实现公司利益最大化。项目合同的业务审查由各项目经理负责,采购合同的业务审查由部门经理负责,分公司的采购合同还需要经分公司的负责人进行业务审核。第二十八条 【法务审查】法务专员负责对合同进行法务审查,确定合同双方权利义务关系是否明确,是否存在法律风险。对于重大合同,法务专员应将合同送交公司法律顾问进行审查第二十九条 【审查程序】合同承办人应当填写合同审批单,并与合同文本以及欺也相关资料一起送交业务审查负责人进行审查;业务审查无异议后,再送交法务专员进行法务审查,法务审查无异议后,方可送交总经理核准第三十条 【会审】对公司经营有重大影响的合同,应由总经理组织相关部门进行研究决定第五节合同的核
11、准签字和盖章第三十一条 【核准权限】总经理负责代表公司签订合同。除经总经理书面授权外,他人不得代表公司对外签订合同第三十二条 【被授权人职责】经总经理授权的人员应在授权范围内签订合同,不得越权,不得将授权内容委托或授权他人执行。被授权人应对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责,并及时向总经理汇报授权期满、授权事项执行完毕或被授权人离职的,被授权人应向总经理交销授权文件,并将授权人事项执行结果向总经理汇报并移交。第三十三条 【盖章】合同盖章应使用合同专用章或法人章,未经总经理或总经理授权人的签字核准,不得在合同上盖章禁止在内容不完整的或空白文书上盖章对两页以上(含两页)的合同应加盖骑缝章第三十
12、四条 【废弃合同处理】因特殊原因导致已经签字核准或盖章的合同被废弃,需要重新签订的,原废弃合同要由总经办统一收回并销毁第三章合同的履行第三十五条 【全面履行原则】合同依法成立,即具有法律约束力,必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,合同承办人应负责生效合同的全面履行第三十六条 【履行职责】承办人和承办部门应根据合同的约定制定详细的履行计划,并对计划的执行情况进行记录,加强对合同履行的动态监督,对合同履行过程中的各个环节及时跟踪、管理,发现问题及时处理,并定期向总经办提交合同履行情况报告第三十七条 【我方履行】各部门在履行合同之前,应明确是否已经满足合同或者订单中约定的履行
13、条件,履行条件未满足的,不得提前履行第三十八条 【交货】交货时应在送货单上写明货物的品名、规格、型号、单价、数量、金额、送货日期、收货单位、收货人等信息,并与合同或者订单的约定一致,送货单要经项目经理签字确认送货单要由收货人签字并由收货单位盖章确认第三十九条 【付款】付款时应要求对方出具支付凭证和相关票据,凡不按合同规定的结算方式办理支付手续的,财务部门应拒绝办理第四十条 【对方履行】合同承办人要随时督促对方当事人及时履行义务,对货款收支情况要定期梳理,对于长期拖欠的货款要及时主张债权,并保留债权主张的证据材料,避免超过诉讼时效(两年),丧失胜诉权第四十一条 【联系人档案】合同履行过程中,各承
14、办部门要建立对方联系人档案,包括姓名、职务、电话、邮箱、签名等,并经对方签字盖章确认,对方联系人信息变更的,要及时更新第四十二条 【人员变更】合同承办人或者其他主要负责人员离职或者被解聘的,应及时告知对方,防止表见代理的发生第四十三条 【履行抗辩】在履行合同过程中,各部门要随时关注对方经营状况的变化,并将对方经营状况的信息纳入客户或供应商信用体系。若发现并有确切证据证明对方有下列情况之一的,应立即中止履行,并保留相关证据材料,及时向总经理汇报。1、经营状况严重恶化2、转移财产,抽逃资金,以逃避债务3、丧失商业信誉4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形第四十四条 【履约管理】总经办为合同履
15、行的监督管理部门,负责对公司合同的履行情况进行检查、监督管理总经办应定期汇总务承办部门、承办人的合同履行情况报告,对各部门的合同履行情况进行分析统计,并向总经理提交合同履行情况报告第四章 合同变更、解除第四十五条 【变更解除条件】对依法签订生效的合同,不得擅自单方面变更与解除,确因特殊原因需要变更和解除合同时,必须根据合同约定,经双方协商一致签订补充协议变更、解除合同第四十六条 【变更解除原则】合同的变更和解除应维护公司利益,有损于公司利益的变更和解除不得实施,应明确变更或解除后果的分担方式第四十七条 【合同形式】合同的变更、解除的补充协议应当采用书面形式,并经双方签字、盖章确认第四十八条 【
16、变更解除程序】合同的变更、解除,应依照本规定的合同签订程序进行,原合同与变更、解除的补充协议应一起保存第五章合同纠纷的处理第四十九条 【处理原则】合同双方在履行过程中发生纠纷的,应按照实事求是的原则,平等协商解决第五十条 【纠纷报告】合同双方无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的,承办人应及时向总经理汇报,并拟定处理意见,交总经理核准第五十一条 【诉讼】公司决定采用诉讼仲裁的方式处理合同纠纷的,以及对方当事人起诉的,相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料,并连同有关证据材料送交总经办。第五十二条 【证据保存】各部门在履行过程要注意对证据材料的收集和
17、保存,包括:1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、传真、图表以及电子邮件等2、发货、提货、托运、验收、发票等有关凭证3、货款的技付凭证,有关票据和财务账目4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告5、对方违约的证据材料6、其他与处理纠纷有关的材料第六章档案管理第五十三条 【合同编号】合同经签字盖章后,由总经办统一编号,不得重复或遗漏。编号规则如下:项目合同:caxxxxxx(其中前四个x为年月编号,后两个x是流水号,如2010年四月份第一份项目合同编号为:ca201001)采购合同:cb xxxxxx(其中前四个x为年月编号,后两个x是流水号,如2010年四月份
18、第一份项目合同编号为:cb201001)第五十四条 【管理台帐】总经办应建立合同管理台帐。主要内容包括:合同编号、合同名称、交易对象、承办人、承办部门、签约日期、合同标的、数量、价金、履行期限、履行情况等,台帐应做到准确、及时、完整第五十五条 【档案管理】合同履行完毕后,合同原件应送交总经办档案室统一管理。合同原件至少保存五年,自合同效力终止之日起计算第七章奖惩规定第五十六条 【责任】各部门人员在合同的签订、履行过程中,应当严格执行合同管理规定,有下列违反本规定的行为,将依据公司的奖惩规定实施处罚1、在合同签订、履行过程中,违反本规定,造成恶劣影响的,或者多次违反规定的2、在合同签订、履行过程中,有严重的失职行为,造成公司签订有重大隐患的合同3、在合同签订、履行过程中,有严重的失职行为,造成合同纠纷的4、在合同签订、履行过程中,有严重的失职行为,造成公司合同利益丧失的5、在合同签订、履行过程中,有其他违反本规定的行为,造成公司损失或者有恶劣影响的第五十七条 【责任】在合同签订、履行过程中,应积极维护公司利益,对有下列损害公司利益的行为,公司将追究有关人员的责任,并要求其承担全部损失,情节严重的,将依法追究其刑事责任:1、在合同签订
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