第5章-3内部控制-采购与付款控制

1、 K公司供应科采用公司供应科采用分线条分线条具体分工负责采购业务的方法办具体分工负责采购业务的方法办 理采购与付款业务，每个采购员具体负责某一线条上货物的理采购与付款业务，每个采购员具体负责某一线条上货物的请请 购、询价、采购、签单验收、仓储入库购、询价、采购、签单验收、仓储入库等全过程工作，别人一等全过程工作，别人一 般不插手干预。供应科长注意到财务科仅仅是根据采购员递交般不插手干预。供应科长注意到财务科仅仅是根据采购员递交 的有的有两人签字的发票两人签字的发票就可以办理付款手续，并没有与材料预算就可以办理付款手续，并没有与材料预算 进行核对，也不需要提供请购单或货物验收单等相关手续。于进行

2、核对，也不需要提供请购单或货物验收单等相关手续。于 是，在没有经过任何领导授权批准的前提下，他对各位采购员是，在没有经过任何领导授权批准的前提下，他对各位采购员 说：说：“你们的采购发票我来复核签字，我的采购发票由你们来你们的采购发票我来复核签字，我的采购发票由你们来 复核签字，各负其责。复核签字，各负其责。”事实上，供应科长所说的事实上，供应科长所说的“复核签字复核签字” 在实际操作中就是供应科内部人员相互之间在形式上在实际操作中就是供应科内部人员相互之间在形式上“闭着眼闭着眼 睛瞎签字睛瞎签字”，如此的职务分工与授权批准完全是错误的。其结，如此的职务分工与授权批准完全是错误的。其结 果是，

3、该供应科长利用职务之便，钻了企业财务内部控制形同果是，该供应科长利用职务之便，钻了企业财务内部控制形同 虚设的漏洞，采用虚设的漏洞，采用少购货多报销少购货多报销、多采购少入库多采购少入库、提高单价拿提高单价拿 回扣回扣等非法手段，大量倾吞企业资金，把一个好端端的企业给等非法手段，大量倾吞企业资金，把一个好端端的企业给 搞垮了。搞垮了。 采购环节常见弊端 盲目采购，积压变质；盲目采购，积压变质； 收受回扣，中饱私囊；收受回扣，中饱私囊； 虚报损耗，中途转移；虚报损耗，中途转移； 验收不严，以少报多；验收不严，以少报多； 混淆费用，多吃多占；混淆费用，多吃多占； 违规结算，资金流失。违规结算，资金

4、流失。 采购事先缺乏预算，没有采购事先缺乏预算，没有严格的计划与审批制度严格的计划与审批制度，往往是领导一，往往是领导一 人说了算，或想到采购什么就去采购什么；人说了算，或想到采购什么就去采购什么； 对采购人员的管理和要求不严，采购人员对采购人员的管理和要求不严，采购人员收受客户贿赂收受客户贿赂的现象存的现象存 在；在； 采购人员采购人员身兼数职身兼数职，货物的，货物的请购、采购、储存、使用人又担任账请购、采购、储存、使用人又担任账 务的记录工作务的记录工作，容易导致，容易导致绕过验单或验货环节绕过验单或验货环节的控制；的控制； 采购人员、付款审批人、付款执行人同时办理采购人员、付款审批人、付

5、款执行人同时办理寻求供应商和索价寻求供应商和索价 业务，职责不清；业务，职责不清； FIC 采购与付款业务采购与付款业务的相关凭证流转不畅，带有随意性，甚至流于的相关凭证流转不畅，带有随意性，甚至流于 形式或无人管理；形式或无人管理； 结算账户记录不全，对应关系不明，结算账户记录不全，对应关系不明，债权、债务混淆债权、债务混淆，账情不，账情不 清；清； 没有定期清理往来账户，没有定期清理往来账户，应付款项长期挂账应付款项长期挂账； 预付账款或预付定金预付账款或预付定金缺乏严格审批缺乏严格审批检查制度等等。检查制度等等。 8 采购与付款循环涉及的主要业务包括： 请购商品或劳务请购商品或劳务 签订

6、采购合同签订采购合同 商品验收商品验收贮存验收商品贮存验收商品 编制付款凭单编制付款凭单确认与记录负债确认与记录负债 偿付款项偿付款项记录现金记录现金 FIC 购进货物的购进货物的品种、数量、质量和价格品种、数量、质量和价格，在某种程度上决定了企业，在某种程度上决定了企业 未来生产和销售的成败与盈亏，应使采购活动以销定购，防止盲未来生产和销售的成败与盈亏，应使采购活动以销定购，防止盲 目目采购、超储积压和舞弊行为采购、超储积压和舞弊行为的发生。的发生。 款项支付是以获得相应的货物或劳务为条件的，企业应保证一切款项支付是以获得相应的货物或劳务为条件的，企业应保证一切 采购活动在这一条件下进行，保

7、证采购活动在这一条件下进行，保证账面记录与采购实物账面记录与采购实物相一致，相一致， 防止错计、篡改实物数量和金额的行为发生。防止错计、篡改实物数量和金额的行为发生。 FIC 采购业务发生后，企业应防止采购业务发生后，企业应防止应付账款多计，应付账款多计，虚增企业账面资产；虚增企业账面资产； 防止防止应付账款少计，形成账外资产应付账款少计，形成账外资产；保证应付账款在经过有关授；保证应付账款在经过有关授 权人员权人员审批后方可办理结算与支付审批后方可办理结算与支付。 企业应合理揭示企业所享有的企业应合理揭示企业所享有的折扣与折让折扣与折让，合理冲销相应的应付，合理冲销相应的应付 账款，防止有人

8、将账款，防止有人将折扣隐匿不报、据为己有折扣隐匿不报、据为己有。 企业应使应计负债得到企业应使应计负债得到合理确认与及时记录，合理确认与及时记录，按规定在按规定在经授权的经授权的 情况下办理支付情况下办理支付，并且监督其相应费用的确认、计量及记录。，并且监督其相应费用的确认、计量及记录。 FIC 根据生产经营需要和货物储备情况，由根据生产经营需要和货物储备情况，由物资使用部门物资使用部门或或 仓储部门仓储部门提出提出请购单请购单，经授权部门批准同意后，交给，经授权部门批准同意后，交给采购部采购部 门门办理请购。办理请购。 请购请购 采购部门采购部门收到批准的收到批准的请购单请购单后，应与后，应

9、与采购计划采购计划相核对，并相核对，并 深入车间、仓库、销售部门进行调查，确定采购的具体品种、深入车间、仓库、销售部门进行调查，确定采购的具体品种、 规格、数量、质量要求，指定采购人员组织采购；规格、数量、质量要求，指定采购人员组织采购； 采购人员应向合格供应商，发出采购人员应向合格供应商，发出订购单订购单，然后与供应商签，然后与供应商签 订订采购合同采购合同，并将，并将采购合同副本采购合同副本分送分送会计部门会计部门、仓储部门仓储部门等，等， 以便检查合同的执行情况。以便检查合同的执行情况。 订购订购 FIC 采购货物运达后，须由采购货物运达后，须由仓储部门、质检部门仓储部门、质检部门对照对

10、照采购订采购订 单、采购合同副本单、采购合同副本等清点数量，检验质量。根据检验结果填等清点数量，检验质量。根据检验结果填 制制验收单验收单，如果出现品名、规格、花式、数量、质量等不符，如果出现品名、规格、花式、数量、质量等不符 合采购合同的情况，应如实作出合采购合同的情况，应如实作出书面记录书面记录，严重不符严重不符应提出应提出 拒绝验收拒绝验收； 采购货物验收合格后，采购货物验收合格后，仓储部门仓储部门应及时填制应及时填制入库单入库单一式一式 数联，除自存一份外，其余各联应分别送给数联，除自存一份外，其余各联应分别送给采购部门、会计采购部门、会计 部门部门，分别登记，分别登记保管账保管账、业

11、务账业务账、会计账会计账。 验收验收 FIC 货物到达验收入库后，货物到达验收入库后，会计部门会计部门应将供应商转来的应将供应商转来的发票发票 联联和和结算凭证结算凭证送交送交采购部门采购部门复核，并与复核，并与采购合同采购合同、入库单入库单核核 对无误后，办理对无误后，办理结算付款结算付款手续（现金支付货款或开出承兑商手续（现金支付货款或开出承兑商 业汇票），同时在发票结算联上加盖业汇票），同时在发票结算联上加盖“付讫付讫”戳记。戳记。 付款付款 会计部门会计部门根据上述有关原始凭证，编制根据上述有关原始凭证，编制记账凭证记账凭证，据以，据以 登记登记存货、应付账款明细账存货、应付账款明细账

12、和和总分类账总分类账。 记账记账 FIC 企业应该从采购到付款的每一个业务环节设置相应的岗位，明企业应该从采购到付款的每一个业务环节设置相应的岗位，明 确各岗位的职责、权限，具体包括确各岗位的职责、权限，具体包括请购、请购审批、询价、确请购、请购审批、询价、确 定供应商、签订采购合同、合同审批、采购、验收、会计记录、定供应商、签订采购合同、合同审批、采购、验收、会计记录、 付款审批、付款执行付款审批、付款执行等。等。 请购请购审批询价确定供应商请购请购审批询价确定供应商 签订采购合同合同审批采购验收签订采购合同合同审批采购验收 采购采购 验收会计记录付款审批付款执行验收会计记录付款审批付款执行

13、 FIC 某企业财务科中采购与应付账款组的工作职责：某企业财务科中采购与应付账款组的工作职责： 审核采购业务的原始凭证，如采购计划、采购合同是否经审核采购业务的原始凭证，如采购计划、采购合同是否经 过主管厂长或其授权部门的批准；过主管厂长或其授权部门的批准； 审核入库手续是否完备；审核入库手续是否完备； 根据原始凭证编制记账凭证；根据原始凭证编制记账凭证； 登记应付账款明细账；登记应付账款明细账； 支付货款；支付货款； 定期盘点材料库存；定期盘点材料库存； 核对材料总账与明细账；核对材料总账与明细账； 核对账实相符情况。核对账实相符情况。 FIC 采购申请控制采购申请控制 订购报价控制订购报价

14、控制 验收入库控制验收入库控制 请购请购订购订购验收验收 FIC 采购计划是企业根据年度销售预测量或生产数量，基于所需采购计划是企业根据年度销售预测量或生产数量，基于所需 原材料、商品、劳务等的数量及成本，编制的用货币形式进原材料、商品、劳务等的数量及成本，编制的用货币形式进 行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现 及其资源的合理配置。及其资源的合理配置。 采购计划应由采购计划应由物资使用部门或仓储部门物资使用部门或仓储部门提出，经过物资使用提出，经过物资使用 部门或仓储部门经理、相关职能部门经理、分管领导组成的部门或仓储部门经

15、理、相关职能部门经理、分管领导组成的 预算小组审核，由企业管理当局审批。预算小组审核，由企业管理当局审批。 FIC 企业物资使用部门或仓储部门应根据企业物资使用部门或仓储部门应根据生产进度计划和用生产进度计划和用 料计划料计划编制请购单。编制请购单。 请购单请购单是是物资使用部门或仓储部门物资使用部门或仓储部门通知采购部门进货的通知采购部门进货的 一种业务凭证，经部门经理或更高授权部门审核签字后送交一种业务凭证，经部门经理或更高授权部门审核签字后送交 采购部门。采购部门。 采购部门应审核请购单上的下列事项：采购部门应审核请购单上的下列事项： 要求购入材料用途是否明确（包括哪个部门使用，何时要用

16、）；要求购入材料用途是否明确（包括哪个部门使用，何时要用）； 根据生产进度计划编制的根据生产进度计划编制的用料数量用料数量计算是否正确；计算是否正确； 请购数量是否在请购数量是否在采购计划采购计划控制限额的范围内；控制限额的范围内； 库存数量是否库存数量是否已低于最低储备量已低于最低储备量等。等。 FIC 采购申请应按不同种类的采购分别采用不同方法进行控制：采购申请应按不同种类的采购分别采用不同方法进行控制： 一般由一般由生产部门生产部门根据生产计划的需要提出请购单，生产部门负责根据生产计划的需要提出请购单，生产部门负责 人签字核准后送交人签字核准后送交仓储部门仓储部门。仓储部门收到请购单后，

17、与库存核对。仓储部门收到请购单后，与库存核对 确定该项采购是否必要，如必要，由仓储部门经理签字同意，送交确定该项采购是否必要，如必要，由仓储部门经理签字同意，送交 采购部门采购部门。 实行按照最低储备量或经济订货批量进行控制的原材料采购，直实行按照最低储备量或经济订货批量进行控制的原材料采购，直 接由接由仓储部门仓储部门提出采购申请，经仓储部门经理签字同意后，送交提出采购申请，经仓储部门经理签字同意后，送交采采 购部门购部门。 FIC 由由固定资产使用部门固定资产使用部门根据根据年度资本预算方案年度资本预算方案提出请购单，经企业提出请购单，经企业 管理当局批准同意后，送交管理当局批准同意后，送

18、交采购部门采购部门。 一般由一般由临时性物资使用部门临时性物资使用部门根据临时性需求提出请购单，不需经根据临时性需求提出请购单，不需经 过仓储部门。由于临时性需求很难列入采购计划，使用部门应在请过仓储部门。由于临时性需求很难列入采购计划，使用部门应在请 购单上详细列明采购需求的目的、用途和要求，由购单上详细列明采购需求的目的、用途和要求，由使用部门经理使用部门经理签签 字核准后，送交字核准后，送交采购部门采购部门； 金额金额较大较大时，应由企业时，应由企业管理当局管理当局审批。审批。 FIC 采购部门采购部门 采购部门接到请购单后，应对其严格采购部门接到请购单后，应对其严格 审核。如果认为审核

19、。如果认为请购合理请购合理，应按价格中，应按价格中 心规定的采购价格，对采购所需资金进心规定的采购价格，对采购所需资金进 行估算并签字，然后送交财务部门。行估算并签字，然后送交财务部门。 财务部门财务部门 财务部门接到请购单后，应检查其是财务部门接到请购单后，应检查其是 否符合企业经营目标和原制定的资金预否符合企业经营目标和原制定的资金预 算范围，签字后送交采购部门办理招标算范围，签字后送交采购部门办理招标 订货手续。订货手续。 请购单请购单 请购单请购单 FIC 采购部门接到请购单后，如果所购物资为新购，应提交采购部门接到请购单后，如果所购物资为新购，应提交价格价格 委员或采购委员会委员或采

20、购委员会，再由价格委员会或采购委员会按规定的，再由价格委员会或采购委员会按规定的 流程流程筛选供应商筛选供应商，同时根据请购单对请购物资的数量和质量，同时根据请购单对请购物资的数量和质量 要求，向不同供应商（通常要求两家以上）进行要求，向不同供应商（通常要求两家以上）进行询价。询价。 订货报价是采购业务中的核心业务，其中对供应商的选择又是保订货报价是采购业务中的核心业务，其中对供应商的选择又是保 证材料成本控制和质量目标实现的重中之重。证材料成本控制和质量目标实现的重中之重。 询价内容至少应包括：询价内容至少应包括： 货物价格、质量标准、折扣与折让、付款条件、交货时间货物价格、质量标准、折扣与

21、折让、付款条件、交货时间 FIC 价格委员或采购委员会价格委员或采购委员会根据不同供应商所根据不同供应商所 提供的资料，选择质量最好、成本最低的提供的资料，选择质量最好、成本最低的 供应商。供应商。 对供应商的对供应商的基本资料基本资料，应定期审查及调整；，应定期审查及调整； 对所有对所有潜在供应商潜在供应商的供应质量和财务可行性进行检查。内容包括：的供应质量和财务可行性进行检查。内容包括： 供应商的竞争能力、质量控制、运输记录、员工情况、供应商的竞争能力、质量控制、运输记录、员工情况、成本结构成本结构、财、财 务状况、售后服务等；务状况、售后服务等； 要求供应商提供一些合理的具有竞争性的要求

22、供应商提供一些合理的具有竞争性的书面报价单书面报价单； 要求供应商提供关于取得成本的资料，如运费、运输工具、折扣与要求供应商提供关于取得成本的资料，如运费、运输工具、折扣与 折让、付款条件等；折让、付款条件等； 确定确定目标价格目标价格，并不断与一批供应商，并不断与一批供应商协商协商以达到最优价格；以达到最优价格； 决定某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表、不选取决定某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表、不选取 具有竞争性报价供应商和低成本供应商的证据，并做好归档；具有竞争性报价供应商和低成本供应商的证据，并做好归档； 决定某一供应商应由多部门监控，报价的决定某一供应商应由

23、多部门监控，报价的上浮幅度上浮幅度应有授权批准；应有授权批准； 严格控制预付定金，防止上当受骗。严格控制预付定金，防止上当受骗。 选择供应商的控制措施：选择供应商的控制措施： FIC 选择供应商后，应向该供应商发出订购单，并与之签订采购选择供应商后，应向该供应商发出订购单，并与之签订采购 合同；合同； 订购单订购单应事先顺序编号，注明货物的品种、规格、数量及质应事先顺序编号，注明货物的品种、规格、数量及质 量要求等；量要求等； 采购合同采购合同要经过授权部门审批签字后才能生效；要经过授权部门审批签字后才能生效； 订购单和采购合同的副本应分送订购单和采购合同的副本应分送物资使用部门、仓储部门、物

24、资使用部门、仓储部门、 验收部门、会计部门验收部门、会计部门，以便检验入库、备查、入账，并相互监，以便检验入库、备查、入账，并相互监 督采购执行情况；督采购执行情况； 固定资产、专项物资、大宗原材料的采购，一般涉及金额较固定资产、专项物资、大宗原材料的采购，一般涉及金额较 大，发出订购单之前还需要大，发出订购单之前还需要实地查看或取样实地查看或取样。 FIC （通常是仓储部门）（通常是仓储部门） 验收部门在验收部门在货运单货运单上签字之前，应通过计数、过磅或测量等方法证上签字之前，应通过计数、过磅或测量等方法证 明货运单上所列示的数量，同时还应在可能范围内对货物的质量进行明货运单上所列示的数量

25、，同时还应在可能范围内对货物的质量进行 检验（如检验有无因运输损失而导致的缺陷），并出具检验（如检验有无因运输损失而导致的缺陷），并出具验收单验收单。 对货物的质量检验需要有较高的专业知识或必须经过仪器才能进行对货物的质量检验需要有较高的专业知识或必须经过仪器才能进行 检验时，应由检验时，应由质检质检部门进行检验，并在部门进行检验，并在验收单验收单上签字。上签字。 每项收到的货物检验合格之后，仓储部门应及时将其入库，并填制每项收到的货物检验合格之后，仓储部门应及时将其入库，并填制 事先顺序编号的事先顺序编号的入库单入库单。内容至少应包括：供应商名称、收货日期、。内容至少应包括：供应商名称、收货

26、日期、 货物名称、数量和质量、运货人名称、对应的订购单编号等，然后送货物名称、数量和质量、运货人名称、对应的订购单编号等，然后送 交交采购部门、会计部门采购部门、会计部门，分别据此登记保管账、业务账、会计账。，分别据此登记保管账、业务账、会计账。 FIC 若数量不足，一般要求供应商予以补足；若数量不足，一般要求供应商予以补足； 若是质量问题，应决定是若是质量问题，应决定是退货退货还是要求供应商给予适当的还是要求供应商给予适当的折让折让。 采购部门在接到入库单后，应及时将入库单和订购单相核对。采购部门在接到入库单后，应及时将入库单和订购单相核对。 若发现货物数量、质量不符合订购单的要求，应及时与

27、供应商若发现货物数量、质量不符合订购单的要求，应及时与供应商 联系，并按以下程序进行控制：联系，并按以下程序进行控制： 若采购部门决定若采购部门决定退货退货，应编制，应编制退货通知单退货通知单，授权运输部门将货物退回，授权运输部门将货物退回 供应商，在获得运输部门的供应商，在获得运输部门的退货凭单退货凭单后，要求供应商提供后，要求供应商提供贷项通知单贷项通知单。 内容至少应包括：供应商名称、退货数量、价格、日期、金额等。内容至少应包括：供应商名称、退货数量、价格、日期、金额等。 借项通知单：独立发票，增加供应商的应收账款（借方）借项通知单：独立发票，增加供应商的应收账款（借方） 贷项通知单：冲

28、减原始发票，减少供应商的应收账款（贷方）贷项通知单：冲减原始发票，减少供应商的应收账款（贷方） FIC 如果采购部门向供应商提出如果采购部门向供应商提出折让折让要求，当合适的折让金额经双方确要求，当合适的折让金额经双方确 定后，财务部应审核原始凭证的合法性、真实性与合理性。定后，财务部应审核原始凭证的合法性、真实性与合理性。 发生退货与折让，均应取得供应商开出的发生退货与折让，均应取得供应商开出的红字发票红字发票。 退货通知单、退货凭单、贷项通知单、红字发票均应及时送交财务退货通知单、退货凭单、贷项通知单、红字发票均应及时送交财务 部门进行账务处理。部门进行账务处理。 FIC 应付账款的应付账

29、款的管理与记录管理与记录必须由独立于请购、采购、验收、付款必须由独立于请购、采购、验收、付款 等职能以外的专人负责，按照约定的付款日期、折扣条件等管理应等职能以外的专人负责，按照约定的付款日期、折扣条件等管理应 付账款，以保证采购与付款内部控制的有效实施。付账款，以保证采购与付款内部控制的有效实施。 应付账款的确认与计量必须根据审核无误的各种相关原始凭证。应付账款的确认与计量必须根据审核无误的各种相关原始凭证。 会计部门在办理付款业务时，应由专人对会计部门在办理付款业务时，应由专人对请购单请购单、订购单订购单、采购合采购合 同同、采购发票采购发票、验收单验收单、入库单入库单、结算凭证结算凭证等

30、单证的真实性、完整等单证的真实性、完整 性、合法性、合规性和正确性进行严格审核。性、合法性、合规性和正确性进行严格审核。 FIC 会计部门负责应付账款记录的人员，应该根据审核无误的原始会计部门负责应付账款记录的人员，应该根据审核无误的原始 凭证及时编制记账凭证，并登记应付账款明细账和总分类账。应付凭证及时编制记账凭证，并登记应付账款明细账和总分类账。应付 账款明细账应该分别按照账款明细账应该分别按照供应商供应商进行明细核算，在此基础上还可以进行明细核算，在此基础上还可以 进一步按进一步按采购合同采购合同进行明细核算。进行明细核算。 会计部门对采购业务支付会计部门对采购业务支付预付账款或预付定金

31、预付账款或预付定金时，一定要执行时，一定要执行 授权批准制度授权批准制度，并对供应商的资信情况和财务状况进行严格审查，并对供应商的资信情况和财务状况进行严格审查， 督促对方及时发货，防止对方督促对方及时发货，防止对方卷款潜逃卷款潜逃。企业在收到供应商开具的。企业在收到供应商开具的 采购发票采购发票后，应及时后，应及时冲抵预付账款或预付定金冲抵预付账款或预付定金。 FIC 企业应将可享受的现金折扣和可取得的销售折让，按规定的条企业应将可享受的现金折扣和可取得的销售折让，按规定的条 件及时件及时加以确认、计量与记录加以确认、计量与记录，以正确确定实际支付的款项，防止，以正确确定实际支付的款项，防止

32、 企业可获得的折扣与折让企业可获得的折扣与折让被隐匿或私吞。被隐匿或私吞。 已确认和已到期的应付账款应当及时支付，以便按规定获得现已确认和已到期的应付账款应当及时支付，以便按规定获得现 金折扣，加强同供应商的良好关系，维持企业金折扣，加强同供应商的良好关系，维持企业商业信用。商业信用。但款项的但款项的 支付必须经过有关授权部门或人员的审批后才能办理结算。支付必须经过有关授权部门或人员的审批后才能办理结算。 FIC 应付账款明细账和总分类账应按月结转，并相互核对。出现差应付账款明细账和总分类账应按月结转，并相互核对。出现差 异时，应编制调节表进行调节。异时，应编制调节表进行调节。 会计部门应按月

33、向供应商取得会计部门应按月向供应商取得对账单对账单，与，与应付账款明细账应付账款明细账、未未 付凭单明细表付凭单明细表相互调节，若有差异应查明发生差异的原因。如果追相互调节，若有差异应查明发生差异的原因。如果追 查结果表明本企业无会计记录错误，则应及时与供应商取得联系，查结果表明本企业无会计记录错误，则应及时与供应商取得联系， 以便及时调整差异。以便及时调整差异。 采购与付款业务授权采购与付款业务授权 批准制度的执行情况批准制度的执行情况 应付账款与预付账款应付账款与预付账款 的管理情况的管理情况 有关单据、文件、凭有关单据、文件、凭 证的使用和保管情况证的使用和保管情况 重点重点 重点重点

34、重点重点 账款形成和支付的正确性、合法账款形成和支付的正确性、合法 性，是否执行了严格的控制程序性，是否执行了严格的控制程序 授权批准手续是否健全，授权批准手续是否健全， 是否存在越权审批行为是否存在越权审批行为 登记、领用、传递、保管、注销手续登记、领用、传递、保管、注销手续 是否健全，使用制度是否存在漏洞是否健全，使用制度是否存在漏洞 采购与付款业务相关岗采购与付款业务相关岗 位及人员的设置情况位及人员的设置情况 重点重点 是否存在采购与付款业务是否存在采购与付款业务 不相容岗位混淆的情况不相容岗位混淆的情况 FIC 33 采购与付款的内部控制目标与控制重点表采购与付款的内部控制目标与控制

35、重点表 内部控制目标内部控制目标 内部控制重点内部控制重点 所记录的购货都已收所记录的购货都已收 到并符合购货方的最到并符合购货方的最 大利益。大利益。 请购单、订购单、验收单、卖方发票请购单、订购单、验收单、卖方发票 一应俱全，并附于付款凭证后。一应俱全，并附于付款凭证后。 对付款凭证进行核查。对付款凭证进行核查。 已发生的购货业务均已发生的购货业务均 已记录。已记录。 定货单、验收单、卖方发票经事先编定货单、验收单、卖方发票经事先编 号并已登记入帐。号并已登记入帐。 所记录的购货业务估所记录的购货业务估 价正确。价正确。 采购价格和折扣的批准、计算金额的采购价格和折扣的批准、计算金额的 内

36、部核查。内部核查。 购货业务分类正确购货业务分类正确采用适当的会计科目表，分类核查。采用适当的会计科目表，分类核查。 购货业务按正确的日购货业务按正确的日 期记录期记录 受到商品或接受劳务立即记录购货业受到商品或接受劳务立即记录购货业 务、内部核查，务、内部核查， 购货业务被正确记入购货业务被正确记入 应付帐款和存货等明应付帐款和存货等明 细帐中，并汇总。细帐中，并汇总。 应付帐款明细帐内容的内部核查。应付帐款明细帐内容的内部核查。 深圳某公司向港商订购彩电，港商要求预付半数定金。该公深圳某公司向港商订购彩电，港商要求预付半数定金。该公 司求货心切，合同签订后，立即支付司求货心切，合同签订后，

37、立即支付800万元定金。结果因港商万元定金。结果因港商 远离香港、潜逃无踪而上当受骗，血本无归。远离香港、潜逃无踪而上当受骗，血本无归。 FIC 上海某无线电厂生产彩电，因缺少显像管，在不了解供货方上海某无线电厂生产彩电，因缺少显像管，在不了解供货方 有关问题的情况下，向无锡某公司一次性订购有关问题的情况下，向无锡某公司一次性订购20,000个显像管，个显像管， 并预付定金并预付定金1,750元。结果该公司无货供应，后几经交涉，并通元。结果该公司无货供应，后几经交涉，并通 过工商行政管理部门、法院的处理，才将预付定金收回。过工商行政管理部门、法院的处理，才将预付定金收回。 改进措施 应建立严格

38、的订购控制制度应建立严格的订购控制制度。订购是整个进货过程的核心，订购是整个进货过程的核心， 通过订购控制，可以控制企业整个进货流程。订购控制常采用通过订购控制，可以控制企业整个进货流程。订购控制常采用 的方法：慎重选择供应商，必要时派人到供货单位调查其设备的方法：慎重选择供应商，必要时派人到供货单位调查其设备 状况、技术水平和产品质量；审核供应商的供货条件，其中包状况、技术水平和产品质量；审核供应商的供货条件，其中包 括价格、运费、运货能力及维修服务能力等；调查了解有关供括价格、运费、运货能力及维修服务能力等；调查了解有关供 应商的信誉和财务状况。企业只有在充分考虑了上述因素后，应商的信誉和

39、财务状况。企业只有在充分考虑了上述因素后， 采购部门才可以择定供应商，发出订购单，签订采购合同。采购部门才可以择定供应商，发出订购单，签订采购合同。 FIC 应建立严格的预付账款审批制度和支付制度。应建立严格的预付账款审批制度和支付制度。会计部门根据会计部门根据 生产进度计划、采购计划、请购单、订购单、采购合同、验收生产进度计划、采购计划、请购单、订购单、采购合同、验收 单、入库单、结算凭证以及经批准的预付账款，才能办理预付单、入库单、结算凭证以及经批准的预付账款，才能办理预付 定金的支付手续。尤其要认真审查预付款项的采购合同，必要定金的支付手续。尤其要认真审查预付款项的采购合同，必要 时可聘

40、请法律顾问提供专业意见。时可聘请法律顾问提供专业意见。 应建立后续检查制度。应建立后续检查制度。采购部门在发出订购单并办理预付账采购部门在发出订购单并办理预付账 款手续时，应经常关注供应商是否能按订购单所定的条件交货。款手续时，应经常关注供应商是否能按订购单所定的条件交货。 采购人员在必要时可到供货单位查看产品的生产进度和质量状采购人员在必要时可到供货单位查看产品的生产进度和质量状 况，以保证供应商按条件发货。同时，采购人员还应掌握本企况，以保证供应商按条件发货。同时，采购人员还应掌握本企 业的生产进度，以确保供应商的交货能够满足本企业的生产需业的生产进度，以确保供应商的交货能够满足本企业的生

41、产需 要。采购部门对所进行的后续检查工作应作书面记录，以全面要。采购部门对所进行的后续检查工作应作书面记录，以全面 掌握货物的供应情况。掌握货物的供应情况。 FIC 应建立和健全及时报告制度。应建立和健全及时报告制度。采购人员一旦发现供应商有异采购人员一旦发现供应商有异 常情况，或有上当受骗的可能，应及时报告上级主管部门，并常情况，或有上当受骗的可能，应及时报告上级主管部门，并 及时处理，尽量减少与挽回损失。及时处理，尽量减少与挽回损失。 案例分析案例分析 【集团简介】【集团简介】 浙江亚伦集团系国家二级企业，中国行业百强企业、全国造纸浙江亚伦集团系国家二级企业，中国行业百强企业、全国造纸 行

42、业重点骨干企业。年上缴利税达行业重点骨干企业。年上缴利税达2000多万元，在一个财政收多万元，在一个财政收 入不及一亿的龙游县，它在当地经济发展中的作用举足轻重。入不及一亿的龙游县，它在当地经济发展中的作用举足轻重。 该集团向来以改革创新闻名，是衢州市国企改革的一面旗帜该集团向来以改革创新闻名，是衢州市国企改革的一面旗帜 【案件经过】【案件经过】 1995年年1月到月到1998年年12月，个体商贩陈某几乎垄断了该集团总月，个体商贩陈某几乎垄断了该集团总 价款近价款近270万元的水果采购供应生意，在有关政府审计人员的万元的水果采购供应生意，在有关政府审计人员的 审计下发现有的发票存在审计下发现有

43、的发票存在涂改涂改情况，并与亚伦集团所购货物数情况，并与亚伦集团所购货物数 量出入很大。陈某开具的结账量出入很大。陈某开具的结账发票连号发票连号不符合正常发票使用规不符合正常发票使用规 律。在部分票据中，陈某开票日期与集团下属的实业公司经理律。在部分票据中，陈某开票日期与集团下属的实业公司经理 签字审批签字审批日期相同甚至超前日期相同甚至超前。部分业务由经理。部分业务由经理自带汇票与陈某自带汇票与陈某 一同采购一同采购。进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发。进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发 票与实业公司结账，而未开具当地地方税务发票，涉嫌偷税票与实业公司结账，而未开具当地地

44、方税务发票，涉嫌偷税12 余万元。余万元。 【幕后调查】【幕后调查】 实业公司与陈某大笔水果交易背后的关键人物，正是亚伦集团的实业公司与陈某大笔水果交易背后的关键人物，正是亚伦集团的 总经理王品发。经调查查明王品发个人总经理王品发。经调查查明王品发个人涉涉案金额高达案金额高达60余万元余万元， 龙游县纪委认定其违纪金额龙游县纪委认定其违纪金额28万余元，依法予以收缴。集团内上万余元，依法予以收缴。集团内上 下勾结上自总经理、副总经理，下至热电分厂小小的煤调度员、下勾结上自总经理、副总经理，下至热电分厂小小的煤调度员、 采购员等共计采购员等共计20余人因涉嫌受贿、贪污纷纷落马余人因涉嫌受贿、贪污

45、纷纷落马。 【案件分析（采购角度）】【案件分析（采购角度）】 1、亚伦集团在水果采购业务中，采购人员滥用职权，损公肥私，、亚伦集团在水果采购业务中，采购人员滥用职权，损公肥私， 收受客户收受客户回扣和贿赂回扣和贿赂。未按照公司的计划、要求未按照公司的计划、要求进行采购，在采进行采购，在采 购过程中为自己个人利益购过程中为自己个人利益不通过不通过“比价比价”而是而是“回扣回扣”来选择供来选择供 应商。应商。 2、采购结束后会计人员、采购结束后会计人员未能遵循规章进行记账未能遵循规章进行记账，采购成本没有明，采购成本没有明 确的区分，使得确的区分，使得成本不能真实反映成本不能真实反映企业是为采购材

46、料而花费的金企业是为采购材料而花费的金 额。额。 3、水果采购的最后一关、水果采购的最后一关采购审计人员采购审计人员不能够把握好这一关，不能够把握好这一关，以少以少 报多报多乱开发票。审计人员不能按照采购审计的流程行事，导致同乱开发票。审计人员不能按照采购审计的流程行事，导致同 一笔采购业务一笔采购业务重复付款重复付款，票据混乱的情况出现。，票据混乱的情况出现。 4、大宗采购业务，应成立、大宗采购业务，应成立采购采购委员会委员会实行招投标实行招投标管理，保证投标管理，保证投标 商家进行公平竞争，由采购部门和其他部门商家进行公平竞争，由采购部门和其他部门共同选定共同选定中标商家。中标商家。 【采购业务中常见的弊端】【采购业务中常见的弊端】 （1）盲目采购。盲目采购。采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进 行采购，而是行采购，而是盲目采购盲目采购或或采购不及时采购不及时，造成，造成超储积压超储积压或者或者供应脱节供应脱节 的情况。的情况。 （2）收受回扣，中饱私囊收受回扣，中饱私囊。采购人员为了私人利益在采购中没。采购人员为了私人利益在采购中没 有进行有进行比价管理比价管