礼仪与公文写作技能培训讲义

1、电子系干部培训之电子系干部培训之 礼仪和公文写作技能礼仪和公文写作技能 主讲：王淑晓主讲：王淑晓 学生干部的礼仪学生干部的礼仪 公文文书概述公文文书概述 常用公文写作常用公文写作 注意事项注意事项 讲座内容讲座内容 一一. 学生干部的礼仪学生干部的礼仪 1.是一种教养、素质是一种教养、素质 2.律己、敬人的行为规范律己、敬人的行为规范 3.对他人尊重和理解的行为表现对他人尊重和理解的行为表现 现场礼仪模拟现场礼仪模拟 情景一： 到办公室邀请软件系陶瑞老师担任篮球赛的裁判 情景二： 在办公室打电话到教学保障处请陈老师提前1小 时开放礼堂四，以便工作人员布置干部培训场地。 情景三： 周末放假，但由

2、于文艺大赛需要借麦克风，需向 老师借办公室钥匙，如何解决问题 1.办公室礼仪办公室礼仪 穿着得体穿着得体 进办公室应先敲门，即使办公室的门是开的。进办公室应先敲门，即使办公室的门是开的。 自报家门及说明事由自报家门及说明事由 离开时跟老师说明离开时跟老师说明 值班的礼仪值班的礼仪 整理办公室物品和打扫卫生整理办公室物品和打扫卫生 主动问老师是否需要帮忙、主动协助主动问老师是否需要帮忙、主动协助 需要使用到老师和办公室的物品应先告知老师需要使用到老师和办公室的物品应先告知老师 2.电话礼仪电话礼仪 1.时间和空间选择时间和空间选择 休息就餐时间休息就餐时间12：00-14：00、 睡觉时间：睡觉

3、时间：22：00以后以后-7：00 2.电话三分钟原则电话三分钟原则 （长话短说、废话少说、没话不说）（长话短说、废话少说、没话不说） 3.自我介绍（您好，我是电子系学生某某）自我介绍（您好，我是电子系学生某某） 4.重要电话列提纲重要电话列提纲 5.打电话谁先挂？打电话谁先挂？ 地位高者先挂电话，求人的等被求的人先挂电话 1.响铃不过三声，要及时接听响铃不过三声，要及时接听 (立刻接吓倒人，响久了：抱歉，让你久等了) 2.通电话语言要规范、有礼貌（先自报家门）通电话语言要规范、有礼貌（先自报家门） 3.电话突然断了（信号不好或者手机没电），要及电话突然断了（信号不好或者手机没电），要及 时回

4、电时回电 4.在不适合接电话时，按掉别人电话需立刻回短信在不适合接电话时，按掉别人电话需立刻回短信 不好意思，我现在开会，不方便接电话，会后跟您联系 其他注意事项其他注意事项 1.拨错电话要道歉拨错电话要道歉 2.注意电话形象注意电话形象: 电话中不仅代表你个人，代表团队的形象 和素质，形象态度好事情容易办 3.发短信最好附上姓名。发短信最好附上姓名。 二二. 公文文书概述公文文书概述 公文，全称公务文书，是机关团体、公文，全称公务文书，是机关团体、 企事业单位等依法成立的社会组织用企事业单位等依法成立的社会组织用 来办理公务、有一定格式的应用文来办理公务、有一定格式的应用文。 文书可看出一个

5、人做事的态度和文学素养文书可看出一个人做事的态度和文学素养 通知通知 申请书申请书 邀请函邀请函 工作计划工作计划 工作总结工作总结 策划书策划书 学生干部常用的公文学生干部常用的公文 奖状、聘书奖状、聘书 公文要让别人知道、看得明白、舒服。公文要让别人知道、看得明白、舒服。 主题主题材料材料 结构结构 语言语言 公文四要素公文四要素 常见错误：常见错误： 语法问题、错误字、逻辑问题、排语法问题、错误字、逻辑问题、排 版问题、内容不清楚等等版问题、内容不清楚等等 通通 知知 各位同学：各位同学： 我们将于我们将于12月月5日（星期日）晚上日（星期日）晚上10：00进行宿舍卫生检进行宿舍卫生检

6、查，请大家做好卫生清洁工作。查，请大家做好卫生清洁工作。 请相互知照。请相互知照。 学院学生会生活部学院学生会生活部 二二O一一O年十二月一日年十二月一日 例子 通知通知简洁明了，告知对象人物时间、简洁明了，告知对象人物时间、 地地 点、事项、参加者点、事项、参加者 改错：改错： 关于活动的通知：关于活动的通知： 各位同学，明天下午各位同学，明天下午2点将在学生广场搞点将在学生广场搞 环保作品投票活动，请各位同学带好工作环保作品投票活动，请各位同学带好工作 证，准时参加。收到请回复，谢谢。证，准时参加。收到请回复，谢谢。 时间：下午时间：下午2点点 地点：学生广场地点：学生广场 活动名称不清楚

7、活动名称不清楚 时间不明确时间不明确 举办举办 称呼另起一行，通知对象不明确称呼另起一行，通知对象不明确 无落款无落款 时间不明确，格式不对时间不明确，格式不对 申申 请请 书书 学院团委（尊敬的领导）：学院团委（尊敬的领导）： 我我系（社团）于系（社团）于1212月月8 8日（星期五）下午日（星期五）下午3 3点进行点进行 比赛，因工作需要，特向我院团委申请借用帐篷比赛，因工作需要，特向我院团委申请借用帐篷1 1个、个、 长桌长桌3 3条、红布条、红布3 3条、麦克风条、麦克风2 2个、发射器个、发射器1 1个等器材物品。个等器材物品。 使用时间：使用时间：1212月月8 8日日1212月月

8、1010日。（归还时间：日。（归还时间：1212月月1010 日。）日。） 我们确保器材物品的完好和按时归还。我们确保器材物品的完好和按时归还。 此致此致 敬礼！敬礼！ 系团委系团委/ /学生会学生会 二六年十二月八日二六年十二月八日 张三张三 1391234567813912345678 抬头抬头 标题标题 事由事由 事项事项 结束语，可省略结束语，可省略 落款落款 态度态度 例子 申请书的要点申请书的要点 提出要求提出要求 1 1 说明理由说明理由2 2 表明态度及感谢表明态度及感谢 （妥否，请批示）（望领导给予批准）（妥否，请批示）（望领导给予批准） 3 3 表述愿望、提出请求，争取得到

9、组织和表述愿望、提出请求，争取得到组织和 领导的帮助与批准。领导的帮助与批准。 邀请函邀请函 改错改错1： -东哥老师东哥老师 . -明天下午明天下午2点在点在D203开展开展PPT大赛大赛.欢迎您的莅临欢迎您的莅临. -是是2点点15分开始分开始. 改错改错2： 老师，您好，今天晚上的电子系团学干事培训课时间是老师，您好，今天晚上的电子系团学干事培训课时间是 22：00，地点在，地点在D102.期待您的到来。我先代表团学会感谢您。期待您的到来。我先代表团学会感谢您。 范例：范例： 邀请函邀请函 全院师生：全院师生： 你们好！第二届华软你们好！第二届华软IT论坛之论坛之“发展物联发展物联 网，

10、建设智慧广东网，建设智慧广东”即将火热开讲，诚邀各位即将火热开讲，诚邀各位 师生和我们一起感受物联网技术的非凡魅力！师生和我们一起感受物联网技术的非凡魅力！ 主主 讲讲 人：广东省物联网公共技术支持中心副主人：广东省物联网公共技术支持中心副主 任玄志成博士任玄志成博士 时时 间：间：11月月30日星期二下午日星期二下午2:00 地地 点：礼堂一厅点：礼堂一厅 承办单位：广州大学华软软件学院计算机系承办单位：广州大学华软软件学院计算机系 例子：例子： 活动主办方、时间地点活动主办方、时间地点 活动意义活动意义 活动内容活动内容 策划书策划书 活动开展、应急方案活动开展、应急方案 经费预算经费预算

11、 策划书（方案）策划书（方案） 例子例子 l心理素质拓展运动会心理素质拓展运动会 初版初版vs最终版最终版（对内对内、对外对外 ） l电子系田径运动会电子系田径运动会 策划书策划书 l辩论赛辩论赛 策划书策划书 区别：区别： 计划：具有宏观性与长期性特点。计划：具有宏观性与长期性特点。 方案：具有具体性与短期性特点。方案：具有具体性与短期性特点。 联系联系 多个方案的总称就是计划多个方案的总称就是计划 工作计划与方案的区别工作计划与方案的区别 工作计划工作计划 工作计划工作计划 4.要求要求 （做到什么程度（做到什么程度 注意什么问题）注意什么问题） 1.引言：指导思想、目标、目的引言：指导思

12、想、目标、目的 3.工作安排（做什么、怎么做）工作安排（做什么、怎么做） 5.对某项活动对某项活动 一般不用计划，一般不用计划， 而用方案而用方案 2.现状分析（为什么做）现状分析（为什么做） 学院团委学院团委05060506学年度第二学期工作计划学年度第二学期工作计划 为更好的开展我院团委下半年的工作，做到预见性与统筹兼顾，保障 团学工作正常运转，推动我院团委各项工作上一个新的台阶，特制定 本计划。 一、指导思想 在学院党总支和广州大学校团委的正确领导下，以邓小平理论和“三 个代表”重要思想为指导，深入贯彻科学发展观，坚持全国学联“自 我教育”、“自我管理”、“自我服务”的三自方针，并以“团

13、结青 年、教育青年、管理青年、服务青年”为宗旨，努力构建“育人型、 服务型、学习型、实践型、创新型”组织。 二、具体工作安排 （一）坚持用先进的理论武装团员青年，切实加强团员意识的教育工作 。 全面开展的以学习实践“三个代表”重要思想为内容的增强共青团员 意识主题教育活动为基础，继续落实团员思想教育工作。我院将结合 “五四”运动纪念活动以及优秀团组织表彰等形式，开展形式多样的 爱国主义、集体主义、社会主义教育 例子 （二）坚持开展以“科技华软、创新华软”为主题的校园文化活动， 展现我院风采。在总结以往工作经验的基础上，我院将在2006年上 半年，全面开展以“科技华软、创新华软”为主题的校园文化

14、活动， 重点抓好“2006年华软百年树人”、“2006华软科技文化节”等传 统品牌项目，加以创新和发展；同时，充分利用学院丰富的场地设 施，组织“足球联赛”、乒乓球、羽毛球、游泳等比赛活动，丰富 校园文化生活，锻炼学生的综合素质。 （三）各项大型活动计划安排一览表 三、要求 该计划是我院这个学期的全院团学工作总体工作部署计划，要求各 相关机构和部门认真参照执行。 学院团委 二六年二月二十五日 例子例子2 ：学生工作计划学生工作计划 表达方式表达方式 1.工作情况工作情况 4.工作展望工作展望 3.经验与教训经验与教训 2.取得的成绩取得的成绩 工作总结的组成部分工作总结的组成部分 例子：例子： 个人总结：个人总结： 例例1 例例2 例例3 部门部门/组织总结：组织总结： 例例1 例例2 例例3 聘 书 兹聘请兹聘请 任广州大学华软软件学院任广州大学华软软件学院 团委副书记，聘期自二七年十月一日团委副书记，聘期自二七年十月一日 至二八年