第二章传统档案管理

1、LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 传统档案管理传统档案管理 郭小东郭小东 2012年年3月月28日日 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 课程简介课程简介 传统档案概述传统档案概述 传统档案管理的发展传统档案管理的发展 信息环境下的传统纸质档案管理信

2、息环境下的传统纸质档案管理 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案是档案是各类单位或个人各类单位或个人在在社会活动中社会活动中直接形成的供直接形成的供 保存备查保存备查的的各种形式各种形式的的历史记录历史记录。 1、 档案的形成者档案的形成者-单位组织、个人单位组织、个人 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HO

3、NGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 市民可建个人档案馆市民可建个人档案馆 广东省档案管理规定广东省档案管理规定个人可收集不属于国家所有的档案个人可收集不属于国家所有的档案 本报讯本报讯(记者田霜月实习生张丹记者田霜月实习生张丹)家庭建档在我省已有家庭建档在我省已有10多万户，私多万户，私 人档案馆在广州也已出现！人档案馆在广州也已出现！昨日，昨日，广东省档案管理规定广东省档案管理规定(修订草案修订草案)(以以 下简称草案下简称草案)提交省人大常委会审议，相关规定鼓励和保护公民建立这一类提交省人大常委会审议，相关规定鼓励和保护公民建立这一类 的个人档案馆。的个人档案馆。

4、据省档案局局长徐大章介绍，家庭建档在我省已有据省档案局局长徐大章介绍，家庭建档在我省已有10多万户，私人档多万户，私人档 案馆在广州也已出现，作为一种新的文化现象产生很大社会影响。鼓励家案馆在广州也已出现，作为一种新的文化现象产生很大社会影响。鼓励家 庭建档，有利于发展家庭文化，提高民众文化素质。而私人档案馆向社会庭建档，有利于发展家庭文化，提高民众文化素质。而私人档案馆向社会 展示其档案内容，具有社会性和公开性，其成立应当报档案行政管理部门展示其档案内容，具有社会性和公开性，其成立应当报档案行政管理部门 备案。所以草案中新增规定：备案。所以草案中新增规定：“鼓励公民建立家庭档案。公民建立私人

5、档鼓励公民建立家庭档案。公民建立私人档 案馆的，报所在地县级以上档案行政管理部门备案。案馆的，报所在地县级以上档案行政管理部门备案。”同时明确个人收集同时明确个人收集 档案的范围和要求：私人档案馆可以收集家庭档案和其他不属于国家所有档案的范围和要求：私人档案馆可以收集家庭档案和其他不属于国家所有 的档案。但不得损害国家的安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。的档案。但不得损害国家的安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。 草案规定，机关、团体、国有企业事业单位以及其他国有组织的档案草案规定，机关、团体、国有企业事业单位以及其他国有组织的档案 和公民履行公务形成的档案和公民履行公务形成的档案归国家所有

6、归国家所有。非国有单位的档案归该单位所有非国有单位的档案归该单位所有。 公民在非履行公职活动中形成的档案和继承、受赠等合法方式获得的档案公民在非履行公职活动中形成的档案和继承、受赠等合法方式获得的档案 归公民个人所有归公民个人所有。地方国家档案馆保管的经济、科学、技术、文化等类型。地方国家档案馆保管的经济、科学、技术、文化等类型 档案，进馆后即可向社会开放。档案，进馆后即可向社会开放。 (来源来源:南方都市报南方都市报) LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROU

7、P HOLDING LIMITED 2、社会性：社会活动的活记录，是社会历史、社会性：社会活动的活记录，是社会历史 的活化石的活化石 【考考你考考你】 动物化石、树的年轮是不是档案？动物化石、树的年轮是不是档案？ 水利局的河流、水利站点的考察记录水利局的河流、水利站点的考察记录 是不是档案？是不是档案？ 3、档案形成的目的、档案形成的目的-保存备查保存备查 有意识的制作：有意识的制作：人事档案、会计凭证、日记、人事档案、会计凭证、日记、 照片、录音、墓碑照片、录音、墓碑时间上的传递时间上的传递 相对无意识的制作：相对无意识的制作：是为了解决、处理现实是为了解决、处理现实 生活、工作中的具体问题

8、生活、工作中的具体问题 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 4、档案的形式、档案的形式-多种多样多种多样 表达方式：文字、图示、图像、声音等表达方式：文字、图示、图像、声音等 载体：甲骨、金石、丝绸、竹片和木板、纸张、载体：甲骨、金石、丝绸、竹片和木板、纸张、 照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、 电子档案等电子档案等 5、档案的本质特征、档案的本质特征-历史历史记录性记录性 【

9、考考你考考你】 文章、图书是不是档案？文章、图书是不是档案？ 报刊是不是档案？报刊是不是档案？ 电视节目是不是档案？电视节目是不是档案？ LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 对档案概念的再认识对档案概念的再认识 档案与文书档案与文书 文书的档案的源头，档案是文书的归宿。文书的档案的源头，档案是文书的归宿。 档案与信息档案与信息 【考考你】 什么是信息？谣言是不是信息？小说是不是什么是信息？谣言是不是信息？小说是不是 信息？

10、信息？ 档案是信息的档案是信息的一种一种存在形式，是最真实、最存在形式，是最真实、最 可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 纸质档案：纸质档案： 是以纸张作为载体的一种档案，如保存是以纸张作为载体的一种档案，如保存 备查的公文图纸、账册、书稿、契约等。备查的公文图纸、账册、书稿、契约等。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading I

11、nternational Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案管理工作的内容和性质档案管理工作的内容和性质 性质：性质：信息管理工作信息管理工作 内容：内容：收集收集整理整理鉴定鉴定保管保管检索检索编辑编辑研究研究 提供利用提供利用统计统计 期限：期限：一般档案的保管期限定为永久、长期和短期三一般档案的保管期限定为永久、长期和短期三 种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以 下。下。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading Interna

12、tional Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 【讨论讨论】 商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职 务就遇上了接收归档文件的工作。公司办公室的文务就遇上了接收归档文件的工作。公司办公室的文 书管理员小陆将处理完的文件交给了小程，书管理员小陆将处理完的文件交给了小程， 让他进让他进 行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这 么做的。么做的。 请请问小陆的做法对吗？小程应该如何解决自己问小陆的做法对吗？小程应该如何解决自己 面

13、临的新问题？面临的新问题？ LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 【档案收集案例档案收集案例】 旅游公司的档案管理人员小刘在指导文旅游公司的档案管理人员小刘在指导文 书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少 一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收 集不全的原因：集不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己其一，一些承办人员不愿将自己 认为

14、有用的文件归档，担心用起来不方便；其二认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二 ，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三， 公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复 立卷的情况。立卷的情况。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 文文件归档件归档 是指各单位办理完毕的具有保存是指各单位办理完毕的具有保存 价值的文件，经文书部门或承办部门价值

15、的文件，经文书部门或承办部门 整理后，定期向档案室或档案人员移整理后，定期向档案室或档案人员移 交的过程。（这里的文件主要是指纸交的过程。（这里的文件主要是指纸 质主文件）质主文件） LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 【整理案例整理案例】 市进行企业结构调整，将该市原来的第一市进行企业结构调整，将该市原来的第一 机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“市机市机 械设备制造公司械设备制造公

16、司”。原来三个工厂的档案由新组建的。原来三个工厂的档案由新组建的 市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室 人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打 破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分 开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较 差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况 下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工下，档案工作人员还需要对档

17、案进行分类、立卷等工 作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完 成这项工作呢？成这项工作呢？ LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 例一：例一：某大型建筑工程公司的档案工作某大型建筑工程公司的档案工作制度制度 立立卷归档制度卷归档制度 一一、凡是反映本单位主要职能活动、历史面貌及产权关系的文件、凡是反映本单位主要职能活动、历史面貌及产权关系的文件 材料均应立卷材料均应立卷归

18、档归档 二二、文书文件材料由办公室统一收发、登记、立卷并于次年六月、文书文件材料由办公室统一收发、登记、立卷并于次年六月 底前归底前归档。档。 三三、会计文件材料由财务部门立卷，保存一年后向档案部门移、会计文件材料由财务部门立卷，保存一年后向档案部门移交交 。 四四、基建工程文件材料在工程竣工验收后，三个月内由基建工程、基建工程文件材料在工程竣工验收后，三个月内由基建工程 负责人交综合档案负责人交综合档案室。室。 五五、声像材料、奖品、印章、字画等随时归、声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。档。 六六、应归档的文件材料要齐全、完整，交接及时、手续完备。、应归档的文件材料要齐全、完整，交接及时

19、、手续完备。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案保管制度档案保管制度 一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。 二、档案库房、办公用房和阅览室分开。库房要有防火、二、档案库房、办公用房和阅览室分开。库房要有防火、 防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。 三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符

20、合国家三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家 标准。标准。 四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。 五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。 六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。 七、建立全宗卷，符合七、建立全宗卷，符合全宗卷规范全宗卷规范。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP

21、HOLDING LIMITED 档案利用制度档案利用制度 一一、检索工具齐全，检索效果较好。、检索工具齐全，检索效果较好。 二二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。 三三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研 资料，各种资料编写规范、使用价值高。资料，各种资料编写规范、使用价值高。 四四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或 复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。 五五、查阅档案

22、时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资 料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。 六六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改 情况，要及时报告领导，追究责任。情况，要及时报告领导，追究责任。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案统计制度档案统计制度 一、坚持实事求是的原则，严肃认真，

23、以强烈的事业一、坚持实事求是的原则，严肃认真，以强烈的事业 心和责任感科学地进行档案统计。心和责任感科学地进行档案统计。 二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观 性、准确性和科学性。性、准确性和科学性。 三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况 要定期做好统计，并根据统计出的数据进行分析和研究，要定期做好统计，并根据统计出的数据进行分析和研究， 总结经验，发现问题，提出措施，改进工作。总结经验，发现问题，提出措施，改进工作。 四、坚持对档案的利用情况进行统计，年终进行综合四、坚持对档案的利

24、用情况进行统计，年终进行综合 分析，了解利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使分析，了解利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使 用价值和发挥的作用。用价值和发挥的作用。 五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。 六、按时完成其它档案调查统计工作。六、按时完成其它档案调查统计工作。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案管理的最终目的是提供档案信息档案管理的最终目的是

25、提供档案信息 为社会实践服务，档案管理的对象是档案为社会实践服务，档案管理的对象是档案 ，服务对象是档案利用者。，服务对象是档案利用者。 所要解决的基本矛盾即是档案的分散所要解决的基本矛盾即是档案的分散 、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会 利用档案要求集中、系统、优质、专指、利用档案要求集中、系统、优质、专指、 广泛之间的矛盾。广泛之间的矛盾。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案

26、管理是一项档案管理是一项管理性、服务性、政管理性、服务性、政 治性治性的工作，要遵循集中统一管理档案，的工作，要遵循集中统一管理档案， 维护档案的完整和安全，便于利用的原则维护档案的完整和安全，便于利用的原则 。 为什么具有管理性、服务性、政治性为什么具有管理性、服务性、政治性 ？ LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 传统档案管理的流程：传统档案管理的流程： 档案的产生档案的产生（点收、立案、编目、整（点收、立案、编目、整

27、 理、保管、清理和应用）理、保管、清理和应用）-档案分类档案分类（分类（分类 、编案）、编案）-档案编目档案编目-档案排序档案排序（来源、全宗（来源、全宗 和原始顺序原则）和原始顺序原则）-档案描述层级档案描述层级 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案管理的重要性：档案管理的重要性： 档案是机关工作查考的依据。首先他是社档案是机关工作查考的依据。首先他是社 会社会实践活动中直接形成的，而非后人会社会实践活动中直接形成的

28、，而非后人 编造的。其次他保留着真切的历史痕迹。编造的。其次他保留着真切的历史痕迹。 档案是宣传教育的生动素材，为社会主义档案是宣传教育的生动素材，为社会主义 物质文明和精神文明建设提供档案的利用物质文明和精神文明建设提供档案的利用 服务。服务。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 传统档案管理的发展：传统档案管理的发展： 档案管理信息化：档案管理信息化： 档案的生成方式变成了在计算机和通讯线路档案的生成方式变成了在计算机

29、和通讯线路 中进行，这样档案必须以机读形式存在，这些档中进行，这样档案必须以机读形式存在，这些档 案的利用方式与纸质载体档案有很大差异。案的利用方式与纸质载体档案有很大差异。 这需要档案工作者把这些档案信息综合系统这需要档案工作者把这些档案信息综合系统 地提供出来，使机读形式的档案信息具有系统性地提供出来，使机读形式的档案信息具有系统性 、真实性、有价值性，从而为用户提供更为完善、真实性、有价值性，从而为用户提供更为完善 的服务。的服务。 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGK

30、ONG) GROUP HOLDING LIMITED 档案信息电子化的问题和难点：档案信息电子化的问题和难点： 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。 档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。 档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计 算机信息处理技术特点和发展考虑算机信息处理技术特点和发展考虑 档案信息管理人员的素质有待提高档案信息管理人员的素质有待提高 LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 信息环境下传统纸质档案管理信息环境下传统纸质档案管理 依托新型档案管理系统，实现纸质档案的网络化依托新型档案管理系统，实现纸质