事业单位档案管理信息化建设对策研究

1、 事业单位档案管理信息化建设对策研究 摘要：本文首先对信息技术基本内涵和特点进行分析，然后结合档案管理信息化发展的重要性和必要性，分析其中存在的问题，最后提出相关措施和建议，旨在为促进我国事业单位经济发展提供参考和借鉴。关键词：事业单位；档案管理；信息化；发展策略1信息技术基本内涵和特点总得来说，信息技术的最重要内涵就是数据信息的收集、传递、分析和存储。信息技术具有较长的发展历史，由最传统最简单的信息传递逐渐发展为机械化、智能化的信息系统。同时，信息技术具有明显的特点：安全性。在档案管理过程中，会产生许多不可控的问题，对事业单位的经济发展造成阻碍。信息技术通过先进的管理设备为管理问题地解决提供

2、更多的可能性。节能性。信息技术的应用能够帮助档案管理过程降低经济成本投入，并有效提高档案管理全过程的监督和管理力度，促进经济资源的高效利用。2事业单位档案管理信息化发展的重要性和必要性在事业单位档案管理中应用信息技术是十分有必要的。信息技术在档案管理中的应用不仅能够提高工作效率，而且节省人力、物力、财力，为事业单位带来更高的经济效益。要加强管理就要提高信息化管理水平，扩大专业信息技术应用范围，提高档案管理的工作效率和工作质量。实现档案管理信息化，就是帮助事业单位管理者及时、全面、准确掌握档案管理全过程实际工作的开展情况，不断地发现问题和解决问题，保证工作的顺利开展和完成。档案管理信息化的不断应

3、用，还能够将事业单位传统档案管理较复杂的工作流程进行简化，同时对减少工作量和降低工作难度，有效提高工作效率和质量。3目前档案管理信息化存在的问题3.1信息化发展的层级与幅度较不均衡目前我国档案管理信息化发展呈现出层级与幅度不平衡的情况。层级与幅度不平衡的情况，是指信息化技术纵向、横向发展不均衡、实际技术与应用水平不衔接、不均衡。这种问题的出现，将会使以信息化技术为基础的电子信息技术、大数据技术、云计算技术等在事业单位档案管理中与实际的应用不能匹配，应用水平不能得到充分发挥，降低事业单位档案管理信息化工作效率。3.2缺乏标准化和专业化的信息化管理机制专业化、标准化的管理机制是推动档案管理信息化发

4、展的有效措施和保障，也是事业单位长期稳定运行的基础。目前，信息处理技术成为了档案管理的主要技术，但是其在实际应用过程中还缺乏较为专业、统一、规范的管理制度。这种问题直接降低了信息化管理的工作标准和工作效率，不仅增加了事业单位运行成本，还使得信息化应用过程中更容易发生管理风险。3.3未能在复杂的档案管理中发挥出较大的作用受我国复杂的经济环境影响，我国档案管理信息化必须与实际的经济市场环境等方面因素进行充分融合。档案管理信息化建设具有明显的特殊性，涉及的管理范围和管理对象较为广泛。因此在信息化技术应用过程中要充分考虑其各方面影响因素，将信息技术与各项档案管理数据进行有效地融合。目前，信息化技术在档

5、案管理过程中应用还较不成熟，未能发挥其全部优势作用。3.4缺少专业信息化软件档案管理信息化发展的前提是计算机软件的应用。目前我国对于档案管理信息化计算机应用软件的开发和研究水平较低，能够使用专业软件进行实际操作的档案管理人技术人员较少，降低了其与档案管理过程的适应性。4事业单位档案管理信息化发展的策略4.1建立健全档案管理信息化、标准化体系档案管理信息化发展是一个综合性过程，其与众多部门、业务之间存在紧密地联系。信息共享、传递、互换是提高档案管理信息化的基本要求。 建立健全信息化以及标准体系，能够促进档案管理信息化的信息传递和共享，提升整体管理的统一性和规范性，促进信息化建设协调发展。在体系建

6、立过程中，事业单位管理部门需要结合不同的实际情况，对建设过程中的各项措施进行及时调整。同时，为了充分保障各项措施的有效落实，可以制定相应的工作考核制度，提升员工的工作效率。档案管理信息化标准体系的建立需要一个较长的过程。因此事业单位管理人员需要在建立过程中，根据国家不同管理政策的变化，在对实际情况进行调研的基础上，及时修改和完善管理制度，以提高标准在事业单位实际工作中的可操作性。除此之外，成立专业的监督机构，对标准执行和应用情况进行监督检查，提升标准化建设的效率和效果。4.2强化档案管理信息化人才队伍建设针对档案管理专业化、信息化人才队伍的建设，可以从以下几个方面开展：根据不同的情况，对工作人

7、员进行档案管理知识、信息化技术等方面的职业培训，使其充分了解档案管理工作职能以及工作目标等。根据不同事业单位管理的要求，有针对性地选择专业信息化技术人员，进行较高水平的培训和实践。也可与第三方专业软件开发公司合作，提升信息化技术在档案管理中的应用水平。重点培养高级开发管理人员、复合型人员，促进整体档案管理信息化管理业务流程操作能力的提升。建立完善绩效考核和激励机制，培养工作人员爱岗敬业精神，提高他们对信息化技术应用和开发的兴趣，提升档案管理工作效率、提高工作质量。4.3提高信息化建设的安全性事业单位在进行档案信息化建设时，必须规范和完善档案管理制度，并严格执行档案管理工作的各个环节。需要注意的

8、是，事业单位一定要规范使用员工档案资料，强化工作人员对于档案工作的掌握，促进档案使用及保密措施的完善。除此之外，应该采用硬件保护和软件预防相结合的方式针对电脑病毒进行技术防护，同时构建档案信息安全防护体系减少黑客入侵现象发生。目前应用的防火墙技术，即在档案部门的内网和外网之间设置保护屏障的方式，在避免泄露内部信息的基础上防止外部人员非法获取档案的手段是最为常见的。像安全保密技术，如数字签名、数字证书、加密技术等手段也在发挥着至关重要的作用。值得一提的是，事业单位各部门之间需达成统一标准，共同构建安全体系，降低安全风险。4.4加大资金投入力度随着现代化进程的不断发展，信息化技术在档案管理的应用过

9、程中对资金投入具有越来越高的要求。因此，管理部门为了提高事业单位档案管理的有效性，需要加大对于信息化技术应用的资金投入。首先进行专业化信息设备的采购和选择，配备与实际档案管理需求相匹配的信息化软件。在信息化设备的使用过程中，投入一定的资金用于设备的保养和维护，提升设备的使用周期。国家相关部门可以通过制定相应的经济措施为事业单位档案管理部门进行相应的政策扶持，促使其在提升经济效益的同时加大信息化软件的研发力度。5结束语综上所述，随着我国科学技术的不断发展，档案管理朝着信息化、专业化、科学化的方向不断发展。在其发展过程中还存在着诸多问题，针对这些问题，事业单位管理部门需要加强对档案管理信息化重要性、必要性的认识，在具体的工作中给予支持。参考文献：1. 李丹. 事业单位档案管理信息化建设对策研究j. 办公室业务, 2018, 000(009):38.2. 王杨. 提升事业单位档案管理信息化