公文与文书档案管理——郭晓文

1、公文与文书档案管理 郭晓文郭晓文 第六章 公文基本知识 公文的定义 公文的特点与作用 公文的种类与分类 公文的格式与稿本 公文的定义 公文即公务文书，是党政机关实施领导、履行 职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的 文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法 规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答 复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具 。国家党政机关公文处理工作条例 公文与档案 公文是档案的前身和来源。 档案是公文在一定条件下的转化形态。 办理完毕 有归档保存价值 经过归档整理 一、公文的特点 法定的权威 作者、内容 现行的效用 特定的体式 规定的程序 第二节、公文的特点与作用第二节、公

2、文的特点与作用 第一节 中国古代文书档案载体的演变 甲骨档案 金属档案 青铜、铁、金册 石刻档案 勒碑、摩崖石刻 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 二、公文的作用 1、策令作用 2、规范作用 3、计划作用 4、组织作用 5、协调作用 6、控制作用 7、宣传作用 8、联系作用 9、凭证作用 上述作用是互相联系的，一份文件往往上述作用是互相联系的，一份文件往往 具备多方面作用具备多方面作用 第三节、公文的种类与分类 公文种类： 决议、决定、命令（令） 公报、公告、通告 意见、通知、通报 报告、请示、批复 议案、函、纪要 党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号） 二、公文分类 按公文体式的规范

3、程度分 规范性公文（前述15种） 非规范性公文 规章制度、计划、总结、简报、合同、书信、表册、记录、讲 话稿 （二）按公文的来源与去向分 收文、发文、内部文件 （三）按行文关系分 上行文、平行文、下行文 （四）按公文需要的经办程度分 办件、阅件 （五）按公文内容涉及秘密的程度和阅读范围分 公开、内部、涉密 第四节 公文的格式与稿本 一、公文格式 党政机关公文格式GB/T9704-2012 党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号） 公文结构：版头、主体、版记 公文的首页必须显示正文 正文必须与印章在同一面 页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边

4、）为28m m1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。 字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调 整。 行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 7.2 版头 7.2.1 份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 7.2.2 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行 ；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 7.2.3 紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标 注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照

5、份号、密级和保密期限、紧急程 度的顺序自上而下分行排列。 7.2.4 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关 全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字 ，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排 列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关 名称为准上下居中排布。 7.2.5 发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯 数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第

6、 ”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 7.2.6 签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文 机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号 楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下 依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对 齐。 7.2.7 版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 主体 7.3.1 标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置

7、，分一行或多行居中排布 ；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用 梯形或菱形。 7.3.2 主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角 冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移 至版记，标注方法见7.4.2。 7.3.3 正文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个 自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“ 1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿 宋体字标注。 7. 3.4 附件说明 如有

8、附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称 。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）； 附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字 对齐。 发文机关署名、成文日期和印章 7.3.5.1 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机 关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和 成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行 之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发

9、文机关顺序整齐排列在相应位置 ，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切， 每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一 行之内。 7.3.5.4 成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编虚位（即1不编不编 为为01）。）。 7.3.5.5 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采 取调整行距、字距的措施解决。 7.3.6 附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 7.3.7 附件

10、附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字 及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排 在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式 要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字 号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 版记 7.4.1 版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第 一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 7.4.2 抄送

11、机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各 空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首 字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送 机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行， 之间不加分隔线。 7.4.3 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左 空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称， 月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素

12、，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。 7.5 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左 右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页 码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码 。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 二、公文稿本 公文拟制：起草、审核、签发 稿本：是公文文稿和文本的统称。 文稿： 草稿（除重要法规性公文及重大事项公文的草 稿需要归档保存外，一般公文的草稿不需要 归档保存） 定稿（只能有一份定稿、定稿必须归档保存、 定稿首页必须使用发文稿纸） 文本：正本、副本、试行（暂行）本、

13、各种文 字文本 书写公文定稿，要使用标准格式的发文稿纸 定稿的签发日期与正本的发文日期一致 纸张和字迹材料必须符合归档要求。 归档： 2份文本、1份定稿（发文稿纸+最后草稿 ） 党政机关公文处理条例规定，“公文处理工 作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联 、衔接有序的工作。” 一、公文拟制：起草、审核、签发 二、公文办理： 1、发文办理（复核、登记、印制、核发） 2、收文办理（签收、登记、初审、承办、传 阅、催办） 3、整理归档 三、公文管理 第七章 文书类文件材料的收集 第一节 文件收集内容 一、立档单位广义上收集文件材料的范围 红头文件、白头文件、内部文件、证明性文件、 契约性文件、

14、报道性文件、记载性文件、公布性 文件 二、以“我”为主，全面收集本单位形成的文件 三、以“我”为主，重点收集外单位形成并直接针 对本单位人和事的文件 四、以“我”为主收集文件的意义 第二节 文件收集方法 一、按收发文登记簿收集 二、按“账外文件”明细表收集 会议记录、领导讲话、典型材料、表册、协议、 介绍信、大事记等 三、“四个结合”收集法 全面动员与个别清收、一般要求与指明要求、 发动干部职工主动清退和档案人员具体帮助、 清退“账内文件”和收集“账外文件” 四、“把关收集法” 收文发文、工作计划、盖章用印、内部文件、 外出人员、临时活动 第三节 文件收集要求 一、要完整地收集文件材料 （一）

15、收集范围的完整性 全面了解单位、部门职能和职责 建立岗位责任制，加强指导 （二）单项活动文件材料的完整性 同一问题、会议、事件、专题 （三）有密切联系的文件逻辑上的完整和单份文件形式 上的完整性 二、准确的收集文件材料 第四节 建立归档制度 一、归档的定义: 办理完毕且具有保存价值的文件，经由系统整理 后，定期移交档案室保存的过程。（归档工作是公文 处理工作的终结，是档案工作的开始。） “公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法 和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。” （国家行政机关公文处理办法第三十八条） “对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定， 定期向本单位档案机构或者档案

16、工作人员移交，集中 管理，任何个人不得据为己有。” (档案法第十条 ) (档案法实施办法第二十七条) “有下列行为之一者，由县级以上人民政府档 案行政管理部门责令限期改正；情节严重的， 对直接负责的主管人员或者其他责任人员依法 给予行政处分： （一）将公务活动中形成的应当归档的文件、 资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人 员归档的；” 归档的意义 1、为国家积累档案，为档案工作奠定基础。 2、保持文件材料的历史联系，便于查找利用。 3、有利于保护文件材料的完整与安全，便于保管。 归档的方式 档案法实施办法第十二条 “按照国家档案局关于文 件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文 书或

17、者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期 交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何 人都不得据为己有或者拒绝归档。” 福建省档案条例第六条 “在公务活动 中形成的应当归档的文字、图表、声像等材料，由本 单位的业务或者文书机构负责收集、整理，向本单位 档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何部 门和人个不得拒绝归档或者拒为己有。” 归档方式图示 3、归档移交、归档移交 2、归档整理、归档整理 1、收集应归档文件、收集应归档文件 材料材料 档案管理网络 档案工作负责人档案工作负责人 部门兼职档案员部门兼职档案员部门兼职档案员部门兼职档案员部门兼职档案员部门兼职档案员 专职档案员专职档案

18、员 档案工作主管领导档案工作主管领导 二、 建立归档制度 1.归档范围（与保管期限） 2.归档时间： 文书档案：文件形成的第二年上半年向档案部门移交 3.归档要求 4.归档手续 （一）归档范围与保管期限 国家档案局第8号令 （ 2006年12月18日发布并施行，印发了机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限规定） 第十二条：各机关应根据本规定，结合本机关职能和 各部门工作实际，编制本机关垢文件材料归档范围和 文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查 同意后执行。） 国家档案局第10号令 （ 2012年12月17日发布并施行，印发了企业文件 材料归档范围和档案保管期限规定） 第十五条：企业

19、应依据本规定和国家及专业相 关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特 点，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保 管期限表。 企业应按资产归属关系，指导所属企业根据有 关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限 表的编制关审批所属企业的文件材料归档范围和档 案保管期限表 机关文件材料 “本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活 动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。” 纸质文件、电子文件 照片（数码、纸质） 实物（奖牌、奖杯、证书、礼品、锦旗、作废印 章） 录音带、录像带、磁带 归档范围 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用 价值的文件材

20、料； 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的 文件材料； 下级机关报送的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 发文 正本（2份）+定稿（包括有领导批示或有重要修改意见 的文件草稿、重要法规性文件的历次修改稿） 内部文件 未编有文号的非规范性公文，如内部记录、计划、总结 、报表、简报、刊物、合同、证书等 收文 上级、同级制发的应贯彻执行的文件、批复、复函 下级报送的重要文件、有批复的请示 党、团、工会、妇女工作 行政事务、人事、财会、业务工作 行政许可、非行政许可、备案 行政处罚 工程建设、科研

21、项目、设备文件 产权文件 不归档范围 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材 料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄 件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性 、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特 殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录， 机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务 形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需 办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报 或越级抄报的文件材料。 阅知件、抄送件、参考

22、件一般不归档 无批复的请示、无复函的问函一般不归档 无处理结果的信访件不归档 保管期限 文书档案：永久、定期（30年、10年） 永久 本机关制定的法规政策性文件材料； 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件 材料； 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示， 重要的报告、总结、综合统计报表等； 本机关机构演变、人事任免等文件材料； 本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登 记等凭证性文件材料； 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与 本机关的复函、批复等文件材料。 定期

23、 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 本机关一般性事务管理文件材料； 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性 工作报告、总结、统计报表等； 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文 件材料； 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关 的复函、批复等文件材料； 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报 告等文件材料。 本单位形成的文件材料 永久、30年的居多 无批复的请示，以及较事

24、务性的文件，归10年 上级、同级发文 有针对性的文件归永久、30年的多，如表彰，任免 普发性文件，与主要职能有关的法规政策性文件，归 永久，其他归10年 下级来文 本局有作批复的请示，重要业务的，归永久， 一般业务的，归30年； 重要工作报告，归30年 年度工作计划、总结、报表，归10年 永久 会议记录、会议纪要 年度性统计报表（或12月份报表） 年度全局工作计划、总结 重要专项工作计划、总结、报告 制定的规范性文件、管理制度（对外） 年度大事记、刊物、年鉴 任免 表彰（区县级及以上） 处分（警告以上） 机构设置、撤并、名称更改、章程、职能、印信启用 人事工作形成的大部分材料（编制、职数、录用

25、、调动 、工资、职称、离退休、辞职、聘任、公积金） 干部职工、党员花名册 重要合同、备忘录 党代会、工会会员代表大会主要文件 民主生活会、发展党员、党员组织关系转移介绍信、三 讲、党的群众路线教育实践活动等重要专项活动文件 材料 重要职能活动的总结、重要调研报告 行政执法、行政处罚（警告以上） 、行政复议 行政许可（20年以上有效期） 联合发文，主办的，重要业务问题的 有领导重要批示和处理结果的信访件 本机关召开的主要业务工作会议形成的主要文件 本机关承办的或主办的重要活动的主要文件 上级的批复与本机关请示，重要业务问题的 本机关批复与下级请示，重要业务问题的 上级检查视察形成的主要文件，省部

26、级领导或重要 业务工作的 纪检监察案件，重要的 权证文件 上级制发属于本机关主管业务的重要文件材料 决算批复（可归文书档案、也可归会计档案） 注意事项 1、一件事，形成的几份文件材料，其保管期限不一 定是一致的 2、以“我”为主 组1： 收文：上级评选先进的通知（10年） 收文：上级表彰先进的决定（本单位有被表彰， 永久） 内部文件：本单位先进推荐表（有审批同意的， 永久） 组2： 发文：本单位组织的评选先进的通知（归永久） 发文：本单位组织的表彰的决定（归永久） 收文：各单位推荐表（归30年） 组3： 收文：上级、同级关于报送相关报表的通知（归1 0年） 内部文件：本单位报表（根据内容的重要

27、性确定 保管期限，如年度或综合性的，归永久；本单位 预算，归30年） 组4： 收文：上级关于执法检查的通知（归10年） 发文：本局关于做好执法检查准备工作的通知（ 归30年） 收文：上级关于执法检查情况的通报（归10年） 组5： 收文：本单位出外参会带回的会议文件（基本上 可归10年） 组6： 发文：本单位组织召开的会议文件 重要会议（会议通知等主要文件，归永久，次 要文件归30年、10年） 一般会议（会议通知等主要文件，归30年，次 要归30年、10年） 组7： 收文：上级关于做好年度考核工作的通知（归10 年） 发文：本单位关于做好年度考核工作的通知（归3 0年） 发文：本单位年度考核情况

28、汇总表（归永久） 文书档案保管期限表 一、党群类 1、党委年度工作计划、总结会议记录 永久 2、党员组织关系转移介绍信 永久 . 二、行政类 1、年度工作计划、总结、会议记录 永久 . （二）归档时间 文书档案：文件形成的第二年上半年归档移交 （三）归档要求 （1）归档的文件材料应收集齐全、完整 收集区域的完整性：全方位、立体式地收 集，最大限度地收齐本单位各项工作活动中 应归档的文件材料。 单项活动的完整性：要逐份收集，以求达 到整个活动的完整反映。如一个会议的整套 材料，请示与批复、来文与复文。 单份文件的完整性： 文稿 发文：正本+定稿（包括有领导批示或 有重要修改意见的文件草稿、重要法

29、 规性文件的历次修改稿） 收文：正本+收文阅办单 正附件 （2）归档的文件材料应准确 文件内容真实：正件与定稿内容一致；保 持原件的历史面貌，未经改动。 有效：印章或签字完整有效；公文的草拟 、审核、签发手续完备； 用纸与字迹材料应符合有关规定。 三、归档整理方法 （3）归档的文件材料应经过系统、规范的整理 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间 的有机联系，区份不同价值，便于保管和利用。 文书档案的2种整理方法： 案卷级整理（整理单位：案卷） 文件级整理（整理单位：件） 案卷级整理文件级整理 整理单位案卷（卷）件 依据性文件 机关档案工作业务建设 规范 （1987年12月4日， 国档发1

30、9877号） 厦门市归档文件整理归 则实施细则 （厦档201614号） 文书档案案卷格式 （ GB/T9705-2008） 归档文件整理规则 （DA/T22-2015） 文书档案目录数据交换格式与著录细则（2002年3月 1日起施行，DB35/T161-2002） 文件级整理（图示） 案卷级整理（图示） 案卷 案卷 由互有联系的若干文件组合成的档案保管 单位。 案卷的组成部分 一组互有联系的文件、卷内目录、备考表 、卷皮 立卷（组卷） 将若干文件按形成规律和有机联系组成案 卷的过程。 （四）归档手续 档案移交文据（一式2份） 档案移交目录（一式2份） 三、确定文书档案分类方法 常用的三种复式分

31、类方法： 1、年度问题保管期限 2、年度机构保管期限 3、年度保管期限 归类第一步：分年度 案卷级整理：以文件内容针对年度为准 文件级整理：以文件落款年度为准 跨年度的 一个会议，一个案件，一次活动形成的多份文 件一并归到同一个年度 计划、规划 总结 学年度 请示与批复，问函与复函 分年度例文 案卷级 整理 文件级 整理 厦门市档案局关于表彰2007年度先进档案工作 者的决定（20080311） 20072008 厦门市档案局2006年-2008年工作计划 （20051218） 20062005 厦门市档案局2006年-2008年工作总结（20090 108） 20082009 会议文件（20

32、061220开幕，20070118闭幕）20062007 非诉讼案件（20060821立案，20070512结案）20072007 2006年请示，2007年批复20072007 归类第二步，按问题分类或按内设机构分类，或 不分类 类名：党群工作类、行政综合类、业务工作类 类名：办公室、业务一处、业务二处 归类第三步，分保管期限 如：某单位9份2015年的文件，该单位有办公 室，业务处室两个部门。其中4份是办公室 生成的，5份是业务处室生成的。 分类方案：又称分类大纲（P130-131） 四、确定文书档案编号方法 归档号（P201） 文书处理部门和业务部门编制的案卷（单份文 件）顺序号 案卷号

33、件号 档案室（馆）编制的案卷单份文件顺序号 室编案卷（件）号、馆编案卷（件）号 目录号 档案所属目录的代码 全宗号（P164） 全宗是一个具有社会独立性的机构或个人在社会实践中形成 的档案整体。 这样的机构或个人称为立档单位或全宗构成者。 全宗是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。 全宗是各级各类档案馆馆藏档案的第一级分类和管理单位。 档案不向国家综合档案馆移交的单位不编全宗号。 档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的 一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 案卷级整理的档号一般结构：全宗号案卷目录号案卷号 件、页(张)号。 立档单位 （1）定义： 是

34、构成档案的国家机构、社会组织或个人。 （2）立档单位的构成条件 可以独立地行使职权，并能主要以自己的名义单独 对外行文。（这是确定立档单位的中心条件。） 设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算 或财务计划。 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免 权。 常用的三种编号方法： 1、年度问题保管期限 2、年度机构保管期限 3、年度保管期限 五、文件级整理方法 2015年10月25日，国家档案局发布了中华人 民共和国行业标准DA/T22-2015归档文件整理规 则替代DA/T22-2000，从2016年1月1日起施行。 以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归 档文件整理方法“立卷”进

35、行了改革。推行 文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作。 兼顾了计算机和手工两种管理方式，主要通过计 算机进行检索，其目录应有电子版。 促进了文档一体化管理，做到随办随归。 文件级整理方法的整理步骤 1、确定“件”（“件”是整理单位） 2、按“件”装订 3、分类 4、“件”间排列 5、编页 6、编件号，盖归档章 7、编制归档文件目录 8、装盒 按件整理归档文件的四个主要限定条件： 1.办理完毕的文件 2.文书档案 3.纸质档案 4.整理单位 确定“件” 自然件：一份文件为一件 正本+定稿为1件 收文与文件处理单为1件 正件与附件为1件 中文译件与外文件为1件（中文译件在前） 合并件：几份文件

36、为一件 批复与请示，或来文与复文，为一件； （批复或复文在前） （经过若干层次办理的来文复文，超过两件 的，则将所有的来文、复文分别作为一 件；） 报表、名册、图册等，表（册）名一致的为一 件； 批复与请示，或来文与复文，为一件； （批复或复文在前） （经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则 将所有的来文、复文分别作为一件；） 报表、名册、图册等，名称同一的可组合为一件； 会议记录，一般以每次会议记录为一件，但用记录本 记录的，一本为一件 （成套的会议材料应将会会议通知、名单、讲话等文件 各作为一件） 简报、信息若干期为一件 介绍信若干份为一件 ，介绍信存根一本作为一件 注意事项： 重要文

37、件（如法律法规等）须保留历次修改稿的 ，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件； 成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文 件各作为一件 修整文件 （一）拆除归档文件上易腐蚀的金属物 （二）修裱破损文件 （三）复制字迹模糊或易褪变的文件 （四）折叠超规格面幅尺寸的纸张 装订 按“件”装订 要注意合并件中的排列顺序 需要保留处理单的，处理单在前，文件在后。 已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料 ，可保持原貌不变。 去除金属钉，原则上按线装订 三孔一线左侧或左上角装订（适用于较厚文件） 缝纫机左侧轧边（针距要大） 左、下侧对齐 分年度 年度：是指文件的形成年度，一般以签发日期（ 落款日期

38、）为准 有些文件不在形成年度归档： 跨年度的会议文件，归入会议闭幕年 跨年度的案件材料，归入案件办结年 跨年度的请示与批复，归入批复年 当几份文件作为一件时，应以装订在前面的文 件日期为准。 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期 限）内，按事由结合时间、重要程度等进行排列 。 1、固定顺序 正件在前，签发件在后 批复在前,请示在后; 复函在前,问函在后; 汇总性文件在前,依据性文件在后; 2、将一件事的同保管期限的文件材料排列在一起 （ 如一个会议，一个案件的文件材料） 3、不同事由之间根据办结时间顺序排列 成套性 市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日） 市某局关于开

39、展执法检查的通知（5月16日） 市某局关于增加工作人员的请示（5月17） 市某局关于开展执法检查的通报（6月2日） 省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日） 市某局上半年业务总结会议议程（7月2日） 市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日） 市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日） 市某局上半年业务总结会议议程（7月2日） 市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日） 会议完成时间是7月2日 市某局关于增加工作人员的请示（5月17） 省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日） 此项工作的完成时间是6月3日 市某局关于开展执法检查的通知（5月16日） 市某局

40、关于开展执法检查的通报（6月2日） 此项工作的完成时间是6月2日 这几份文件的排列顺序为： 1.市某局关于开展执法检查的通知（5月16日） 2.市某局关于开展执法检查的通报（6月2日） 3.省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日） 4.市某局关于增加工作人员的请示（5月17） 5.市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日） 6.市某局上半年业务总结会议议程（7月2日） 7.市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日） 编页 1、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，每件归 档文件从“1”开始流水编号。 2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或 背面左上角的空白位置

41、，空白页不编页码。大张的统计 表折叠后，未折叠前的图文页面为一页；文件处理单与 文件一同归档的，文件处理单也应编制页码。 3、文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与 文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 编件号，盖归档章 根据编号方法，编件号 在文件首页上端的空白位置盖归档章，填写件号 及其他项目。 归档章式样 归档文件目录 （1）封面 （2）归档文件整理说明 （3）目录 归档文件电子目录应脱机备份。 归档文件目录封面式样 归档文件目录式样归档文件目录式样 归档文件目录根据文书档案目录数据交换格式 与著录细则（2002年3月1日起施行，DB35/T161 -2002）编制。 归档文

42、件目录每年要打印成册,同时要有电子版, 电子版须脱机备份保存。 每年10月31日前, 应向各级国家综合档案馆移交 档案的机关、企事业单位，应将上一年度形成的 文件材料归档整理后的永久、长期档案目录电子 数据向同级档案行政管理部门报送。 文书档案的归档电子文件目录电子数据报送 一、主要内容： 1、各级党政机关和应向国家综合档案馆移交档案 的社会团体、企事业单位，每年10月31日前要向 同级档案行政管理机构报送文书档案归档文件目 录永久、长期（或30年）电子数据。 2、各级国家档案馆应于每年12月1日前向省档案 局监督指导处报送同级各单位当年报送的电子数 据。 二、 数据格式及著录要求 1、数据格

43、式及著录要求应符合福建省档案目录 电子数据报送暂行规定（闽档200449号）及 文书档案目录数据交换格式与著录细则（DB3 5/T161-2002）的要求。 2、报送档案目录电子数据时应按要求填写档案 目录电子数据报送、接收登记表，并签字盖章 ，一式两份。 三、档案目录电子数据报送工作的意义 (1)加强了全省国家档案资源的管理。 (2)加强了档案目录电子数据的安全管理。 (3)加强了馆室档案资源信息的有序衔接。 归档文件目录的著录要求 1、序号：填写归档文件顺序号。 2、档号：全宗号-档案门类代码年度保管期限-机构（问题 ）代码-件号。如：B062-WS2015Y-00001。 全宗号：档案馆

44、给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母 与数字结合标识。 档案门类代码年度：文书用“WS”标识，年度为文件形成的 年度，以4位阿拉伯数字标注，如“2015” 保管期限分别为永久、定期30年、定期10年，分别以“Y”、 “D30”、“D10”标示。 件号：用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用 “0”补足，如“0026” 3、责任者： 填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署 名者，按全称著录 （一般以文件的印章为准），有统 一规范简称的可使用简称，不能使用“本委”、“本 局”等简称。 例：中共厦门市委组织部 多责任者间用“；”，超过50个字符（即25个汉字） 用“等”表示。（多责任者

45、中有立档单位的，立档 单位不能省略） 例：厦门市档案局；厦门市民政局等 名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料， 填写个人姓名，必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他 身份，并用“（ ）”号括起 例：XXX（XXX市财政局局长） 没有责任者，经考证出来的，用 注明。 例：厦门市档案局 审批表，以审批单位为责任者。 4、文号 完整填写文件的发文字号。 例：厦档200723号 会议纪要文号的拟写： 有文号的照抄，没有文号的不填， 出现“20151号”，会议纪要应补成“会议纪要20 151号” 5、题名 指文件的标题。 （1）照实抄录原文标题，不能随意简化、修 改或自行概括 （2）合

46、并件,填写第一份文件的标题 （3）没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件 主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自 拟内容外加方括号“ ” 例1：厦门市档案局关于市直机关执法检查的通知 例2：厦门市档案局关于转发档发1999180号文件国 家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见的 通知 例3：厦门市2006年档案先进工作者审批表林强 例4： XXXXX介绍信存根XXXX年度XX号至XX号 例5：关于厦门市政协20XXXX号提案关于XXXXX的建 议的答复函 例6：厦门市档案局行政会议记录XXXX年XX月XX日 至XXXX年XX月XX日 例7：厦门市人民政府公文办理抄告单同意XX

47、X X XX (批复件同此,要将请示件文号备注) 例8:厦门市贸发局关于XXX局长出国考察的请示 批示同意 例9：关于x x xx x x、x x x等3位同志职务的 任免通知。 (4)原文无标题的，要根据文件内容自拟并加 (5)无标题的会议纪要、简报、令,照抄其版头,后 用 补充说明 例1：厦门市人民政府办公厅会议纪要关于XXXXX X的会议纪要 或者 厦门市人民政府办公厅会议纪要会议的主 要内容 例2：国家档案局令第X号印发机关文件材料 归 档范围和文书档案保管期限规定 例3：厦门市档案局简报 （XXXX年度第XX期至第X X期） （6）统一制发的统计报表，填写时要有针对性地补充说明 或修

48、改。 填写方法1：福建省行政、企事业单位干部统计表 XX市XX 局2006年度 填写方法2： XX市XX局2006年度干部统计表 （7）著录文件原文标题。必要时可加著录副题名，并在副 题名之前加上“：”。 （8）有批文的审批表与批文合为一件时，只填写批文题名 ；没有批文的审批表一表为一件，填写题名时应注明受审 批对象，外加“ ”号。 (9)介绍信若干份为一件，填写题名时应注明是什么人 什么内容的介绍信；介绍信存根一本作为一件时，填写 题名时应注明是什么内容的介绍信存根，并加“ ” 号标注年度及起止号数。 (10)文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原 意的情况下，可删去冗余部分，节略内容

49、用“”表示。 （11）对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一定 要 加上具体的名称。（P171 第八点） 6、日期 填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 如：2003年2月2日，填写为“20030202”。作两行 填写时，应为“ ”。文件无时间、文件时间不全 或字迹不清，必须根据文件内容、形式特征进行判 定，若判定不出时间，则以“0”补之。 几份文件为一件时，以第一份文件的形成日期为准。 会议记录本，以会议记录本的结束时间为准。 审批表或报验表，以审批或报验的时间为准。 7、密级：文件密级按文件实际标注情况填写。 没有密级的，填写“非密” 8、页数：每一件归档文件的总页数。 9、

50、备注：注释文件需要说明的情况。 请示和批复为一件时，应在备注里著录请示的 文号，没有文号的，著录文件的名称 有些请示，上级部门直接予以办理或口头批复 ，没有以纸质批复的，应在备注里注明“工作 已落实，无纸质批复”等 年度归档文件整理说明 主要说明立档单位基本情况和归档文件整理情况 内容包括单位名称、成立时间、内部机构设置情 况、分类方案、归档文件采用的装订方式、归档 文件的总数量、不同类别与不同保管期限归档文 件的数量，并填写归档文件的整理人、检查人和 归档整理完成时间。 年度归档文件整理说明年度归档文件整理说明 一式四份（指年度保管期限编件号法） 一份存放在全宗卷内 另三份分别与不同保管期限

51、的归档文件目录一 起装订成册 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写 档案盒封面、盒脊及备考表项目。 不同年度形成的文件材料不得装入同一档案盒 。 不同保管期限的文件材料不得装入同一档案盒 。 应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒 盒内所有文件之后应放备考表（见图5），填 写相关项目。 档案盒的摆放方式 横放 竖放 （应以装订方在下，以避免盒内文件弯曲） 六、案卷级整理方法 1、收集 2、分类 3、组卷 4、卷内文件排序 5、编写卷内页码 6、填写卷内目录 7、填写备考表 8、案卷装订 9、拟写案卷题名 10、填写案卷封面 11、编号 12、编制目录： 案卷目录、案卷文件目录（全引目录

52、）、 移交目录 13、移交归档 立卷 立卷又称案卷组合，就是把归档年度归档年度内同一类目同一类目 、同一保管期同一保管期限的零散的文件材料，按照规定的要求 和方法整理组合在一起，形成一个个文件数量不等的 便于保管和利用的集合体。 一、按“问题”立卷（P184） 同一事件、同一案件、同一人物、同一单位、同一 具体工作问题或统一项业务 二、按会议文件立卷 三、统计表册立卷 四、简报立卷 五、介绍信立卷 六、综合性计划、总结、报告立卷 七、案件（人物）材料立卷 八、来往文书立卷 卷内文件排序 按事由结合时间、重要程度排列 1、固定顺序 正件在前，签发件在后 批复在前,请示在后; 复函在前,问函在后;

53、 汇总性文件在前,依据性文件在后; 2、将一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（ 如一个会议，一个案件的文件材料） 3、相类似事由的排列在一起 4、不同事由之间根据重要程度、办结时间顺序排列 卷内文件编页号 卷内文件目录 顺序号文号责任者题名日期页号备注 1 2006 0304 1 2 6 3 18 4 24 5 44 6 47 7 54-67 8 9 10 卷内备考表 本卷情况说明： 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、 销毁等情况。 案卷立好以后发生的问题由有关的档案管 理人员填写并签名、标注时间。 立卷人 检查人 立卷时间 案卷题名 1、含义：是对卷内文件内容与形式的集中反映 2、结构

54、（三个要素）： 责任者+（关于）问题（的）+文种 责任者：即卷内文件的形成者，最多标明三个，其 余以“等”包含。 问题：应简练明确，概念清楚。 文种：最多三个。 例：厦门市档案局、厦门市建设与管理局关于文件 材料归档范围与保管期限表审查的函、复函 3、案卷题名拟写时，一般不体现内容涉及的 年度，但有些情况特殊： 由总结、计划、规划、报表、预决算、会 议记录等类型的文件组成的案卷 例：厦门市档案局2006年度会议记录 由跨年度文件组成的案卷 例：厦门市档案局20042006年度档案 工作报告 案卷标题各主要部分的拟写方法 （一）责任者的拟写方法 （二）问题的拟写方法 上位概念、下位概念 （三）文

55、件名称的拟写方法 （四）文件时间的拟写方法 案卷装订和案卷排列 案卷目录 （1）定义： 是以全宗为单位登录的题名及其他特征并 按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 （2）编制方法： 按分类方案和案卷号次序编制。 编归档号和案卷号(P201) 编归档号 业务部门编小流水 档案室编小流水 档案室编大流水 二、编案卷号 （3）结构： 封面：目录名称、全宗号、目录号、保管 期限 立卷说明 目录实页 封底 案卷目录编制二到三套 案卷目录 案卷号题名年 度 页 数 期 限 备 注 档案 室编 档案 馆编 立卷说明 单位情况： 单位名称、成立时间、领导姓名、机构设置 立卷方式： 分类方案、编号方法 案卷数量： 总数量、各保管期限数量 立卷人、立卷时间 档案完整情况 备注 移交目录 结构： 封面： 档案交接文据（P180） 目录实页 封底 案卷文件目录（全引目录） 以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排 而成的一种档案目录。 年度案卷 标题 保管 期限 案卷 号 顺 序 号 文 号 责任者题