做好档案馆的接待查阅工作

1、做好档案馆的接待查阅工作（作者 :_单位 : _ 邮编 : _ ）查档接待室是档案部门的“窗口” , 查档利用接待工作是档案馆服务民生、 服务和谐社会建设最直接、 最具体的工作体现。笔者在档案馆保管利用部门工作十余年 , 在日常的接待查阅工作中 , 曾尝试了一些新型的方法与模式 , 也做了一些具体实际的调研 , 借鉴了同行的一些好的做法 , 现归纳之 , 以求鉴于同行。一、做好导查工作所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解 , 引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知 , 当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境 , 自己置身于很陌生的领域中时 , 如有人为其引导

2、 , 那当然是利用者求之不得的好事情。 需要导查的对象常常是以下几种类型 :1 、是从来没有到档案馆查过档案的利用者 ;2 、是对其查档线索掌握不够全面的利用者 ;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者 ;4 、是按档案馆通常查阅方法 , 即查阅了全引目录后 , 没有查到所需档案的利用者 ;5 、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后, 都无法找到所需档案的利用者。接待室导查的方法通常是:1 、主动询问式 , 即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索, 如所查档案内容的时间、 人物、单位、事件等等。 2、主动介绍式 , 主要包括本馆现有查档检索工具介绍 , 其次

3、是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、 内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式 , 即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、 目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。 4、主动引导式 , 也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时 , 作为接待人员 , 就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。 如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具 , 还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。二、做好排查工作在档案馆查档接待室 , 当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时 , 作为档案馆接待工作者 , 不能简单地宣判该档案资料查不到或没有 , 而是要认真分析档案

4、可能存在的位置 , 从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系, 包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等 ; 各文件之间的包含关系 , 如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容; 文件之间的办理程序关系 , 如会议记录与发文 , 一般是先研究后发文的程序; 信息不同载体之间的互补关系, 如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次, 梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况, 如过去与现在隶属关系的变更 , 内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第

5、三 , 掌握各级各类档案馆 ( 室) 的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员 : 一要自己熟知馆藏信息和档案业务 ; 二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感 ; 三是在档案馆阅览室的接待工作者 , 对待每一位查档利用者应一视同仁 , 要有足够的耐心与细心, 尽职尽责的做好本职工作。三、做好代查工作代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为 , 是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1 、现场代查 , 这又分为两种 , 一种是被动现场代查 , 即利用者因为查阅档案业务上的障碍 ,

6、而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查 , 指利用者因为查档行为上的障碍, 需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体, 如老人、文盲、残疾人等 , 对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱 , 而且要尽可能给予无偿服务 , 给他们以人文上的关怀。 2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式, 只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务 , 利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。 3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等 , 需要查找大量的档案资料 , 为降低成本 , 提

7、高效率 , 与档案馆签订代查协议 , 档案馆根据其所列清单 , 代为查找所需的档案资料 , 利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费 , 这叫协议代查。代查程序为 : 接收受理、告知利用事项 ( 包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等 ) 、收取费用、送达所查资料。四、做好协查工作协查是指以国家综合档案馆为主体, 协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室, 形成一个档案查阅系统, 实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中, 常碰到以下四种情况 :1 、在大多数社会公众眼中 , 政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方, 一旦需要查找档案史料 , 只想到档案馆 , 他们不了解 , 更很难知道

8、各类档案馆( 室)的功能与分工 , 在此 , 综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆 ( 室) 接待查档设置的门槛往往比较高, 如需领导层层审批 , 要正式介绍信 , 内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作 , 对利用者大多不是推诿就是找不到人 , 使利用者有时不是跑 “冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆 ( 室) 没有收费依据标准 , 造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。 4、在个别档案室里 , 给利用者开具的档案证明, 一些部门“不买账”, 有关部门只认准档案馆的 “档案证明专用章” , 因而使利用者交了钱拿了证

9、明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路 , 把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆, 这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期 , 要彻底解决以上问题 , 为利用者做好协查工作 , 就显得更为重要和必要。 通常为利用者协查的具体做法是 : 首先 , 档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放 , 使利用通过导查能在较短的时间内 , 掌握档案馆馆藏的内容 , 为利用者查找档案提供有价值、 有意义的线索。 其次 , 向利用者明确档案馆在查档上的主体地位 , 即有统一、有步骤的调度、 安排、监管查阅者的权利。第三 , 在档案馆内统一查档制度 , 统一收费票据 , 统一收费标

10、准。最后 , 根据利用者的要求 , 档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章” 。五、做好陪查工作近些年来 , 各级各类综合档案馆都开展了档案寄存业务,特别是国企改制后的国有企业档案大量进入综合档案馆里 , 带来了利用者查档上的突出矛盾。 一是查阅量大。 有时为了研究历史上某一重大事件或某一个问题 , 如经济案件、历史事件等 , 需要查阅几百卷甚至上千卷档案资料。 二是查阅档案的连贯性很强。 如查某一大的工程出现的经济案件 , 查阅企业改制、企业房改问题等 , 不仅要查其基本的基建档案、文书档案 , 同时还要查阅会计档案 , 另外在会计档案中又有凭证、账簿、报表 , 账簿中又会有

11、总账和各分类帐表等。三是这一类问题查档的不确定因素很大。 有时要按照问题、 历史事件的线索顺序查阅 , 有时要逆查 , 有时要横向查 , 如会计总分类帐表等 , 甚至有时还要临时查找线索 , 如当事人口述依据等。四是查档的专业性强。比如查阅会计档案 , 就必须具备很强的会计专业技能和知识。工程中经济案件, 大的历史事件也是如此。 这种查阅需求的特殊性很大 , 档案馆如果按正常的调卷查阅的话 , 是很难应付的。至少需要 3 个人为其提供服务, 库管员调卷 , 接待人员收卷 , 库管员一天进出库房多次 , 调卷量大 ,很辛苦 , 而利用者往往还不满意。 这就需要实行陪查 , 即档案馆工作人员陪同利用者到档案库房查找利用者所需的档案。 把利用作为最大追求目的的国家级综合档案馆 , 依据单位部门利用档案的实际 , 适度展开陪查业务 , 一方面能满足利用者查档的特殊需要 , 又充分体现了综合档案馆在工作上以人为本的