小议文档一体化与机关管理网络化的关系

1、小议文档一体化与机关管理网络化的关系 当今世界已步入信息网络时代，科学与技术革命深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。计算机硬件和软件的不断更新，信息网络的开通，为新世纪的办公自动化发展提供了极好的环境和机遇。为适应这一新的形势，档案界提出了“文档一体化”的管理模式。 1文档一体化是机关实现行政管理信息网络化的内在要求文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件与档案同源一体。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量关系着档案工作的质量，没有文书工作就没有档案管理工作。档案产生于文书部门，是将具有保存价值的文件资料经过立卷归档转化来的，它们是档案的前身和源泉。档案是文书的变体、精华和归

2、宿。所以，文件管理和档案管理的物质对象是一致和统一的，二者具有内在的密切联系，是文件与档案实现一体化管理的理论基础。 文档一体化历来是档案界改革的热门话题，特别是八十年代以来，档案工作者立足于系统理论的应用，借鉴西方文件与档案一体管理的模式，从理论上明确提出了文档一体化的可行性发展思路，并且断言:文档一体化是机关行政管理信息网络化的发展趋势。这种预言正随着二十世纪九十年代中期以来迅猛发展的机关行政管理信息网络化逐步成为现实，不断为人们所接受。这是因为以往的文件管理与档案管理的分流，已不能适应机关信息共享和管理信息网络化的要求。比较而言，文档一体化的管理方法更具有科学性和可操作性，同时，机构改革

3、后机关在减员增效的要求下，人们只能去寻求科学的管理方法，以提高工作效率。今天，人们正从机关网络信息共享和效能建设的视角，再次关注文档一体化和机关行政管理信息网络化的发展趋势。 2文档一体化与机关行政管理信息网络化互为条件互为补充 所谓“文档一体化”就是将文件管理与档案管理纳入一个网络化办公系统，特别是计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每个环节上，尤其是在公文向档案转化的关键环节上，都能体现档案工作的要求，使文档实体一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作与档案工作规范化衔接和信息共亡当毛矜。 2.1文秘工作与档案工作规范街接是提高档案质量的基础 文秘工作是办

4、公室的主要工作之一，机关行政管理信息网络化对文秘工作的规范化提出了更高要求，文秘工作和档案工作衔接的主体是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案来源于公文，高水平的档案管理工作是建立在规范处理公文的基础上的，文秘工作是档案工作的前提性、基础性工作，它们是既紧密联系又相对独立的两个基本方面。 国家行政机关公文格式规定，公文用纸一般用60克每平方米至80克每平方米的胶板印刷纸或复印纸，型号为国际通用的A4型。装订要求左侧汀，不掉页、漏页、压字等，钉脚整齐，否则就会影响公文的严肃性、美观性和档案的完整性。版记是文书部门和档案部门相互衔接、川页利实现“文档一体化”的一个重要标识，尤其是主题词的选用不准确

5、或自拟自编，更会给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加“文档一体化”的操作难度。国家行政机关公文处理办法规定公文有13种，但实际应用时“决定”和“意见”不分，“请示”和“报告”不分，“通知”和“通告”混用现象等时有出现，这不但削弱了公文的作用，而且也为档案管理留下了后患。此外，底稿不齐，编号不规范，归档原件是传真纸不经过复印就归档，撰写文件材料及领导签字不用碳素或蓝黑墨水笔等，都使档案的真实性受到威胁。 2.2保护电子文件安全是档案馆(室)的新课题 随着机关行政管理信息网络化的逐渐完善，电子文件将成为档案的主体，保护其安全自然成为摆在我们面前的新课题。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档

6、、保管和利用等各个环节都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分必要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档到电子档案的保管、利用的全过程。 电子文件形成后即成为电子文件档案，应及时进行积累，以防止在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件，一经定稿就不得进行任何修改，CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份，归档时要进行全面、认真的检查:查看内容是否齐全完整、真实

7、可靠;相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否为最终稿本;电子文件与相应的纸制或其他载体文件的内容及相关说明是否一致等。在技术方面，应查有无病毒，读出信息的准确性等。 归档的电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应做写保护处理，使之处于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。电子文件存档后不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损历信息。科学有效地保护电子文件是文档一体化管理的主要内容之一，能否科学有效地进行管理，将直接影响在机关行

8、政管理信息网络化条件下的文档一体化进程。 2.3机关行政管理信息网络化推动文档一体化进程 在美国等发达国家，政府机关中没有“文件”与“档案”的界限，按照文件生命周期理论，所有机关现行保存的是文件而非档案，从某种意义上讲，机关行政信息系统中文件与档案本来就是一体化管理的信息，也无一体化的说法。在我国机关，文件管理与档案管理同属国家行政信息管理系统范畴，是行政信息管理系统中互相衔接的工作阶段和环节，是两个密切联系的管理子系统。 文档一体化无疑将促进机关文件和档案管理水平的提高，这是因为它采用的是科学的系统理论和先进的技术手段，是以机关行政管理的网络化为依托。机关行政管理信息网络化将从根本上消除各自

9、为政、工作脱节和重复劳动对管理水平带来的负面影响，建立相互协调、相互合作的新关系。对于档案部门来说，不仅能缓解档案库房的拥挤状况，而且能使档案工作者摆脱大量的重复劳动，足进档案管理水平的提高。文档一体化要求采用计算机等现代化的技术手段，为文件和档案实现由手工管理向现代化管理提供保证，进一步促进机关文件与档案管理水平的提高。 3文档一体化是机关行政管理信息网络化改革的重要方向 目前，机关文件和档案管理工作存在的主要问题是，文件和档案管理低水平、工作低效率和信息低利用，解决这些问题的根本出路在于机关文件和档案工作的彻底改革。文档一体化管理正是这些改革的一剂“良药”，是今后机关文件与档案改革的重要内

10、容，是办公自动化改革的重要体现。 3.1文档一体化有利于提高机关文件和档案孺索与戴践工作效率 文档一体化离不开办公自动化这一强大体系的支撑，因为它需要利用计算机强大的信息存储、检索、数据处理、网络传输等功能，实现行政管理信息的有效共享。在文件、档案的各个管理环节，其效率都将比传统的手工管理有显著提高。同时，文档一体化也要求从系统管理理论出发，组织和协调文件管理与档案管理的各个环节的运行，充分运用系统的整体效能，发挥系统最佳的管理效益，以提高机关文件和档案管理的能力与效率。因此，无论是从技术手段还是管理方法上，文档一体化都将提高机关文件和档案管理的工作效率。 3.2文档一体化有利于最大限度地开发文件和档案信息资源 机关行政管理信息网络化的一个重要标志就是可以实现机关行政管理信息的网络共享，这与机关文件和档案管理的改革，加速实现办公自动化的目标是一致的。文档一体化为机关文件和档案信息共享这一改革目标的实现提供了可能，人们可以通过网络化的信息系统，特别是办公自动化系统了解到现行的文件信息，还可以通过超文本链接方式，查询到相应戴相关的档案信息，大大提高机关信息的共享程度，实现文件与档案信息资源最大限度的开发和利用。 总之，文档一体化有利于机关文件和档案管理工作效率、管理水平的提高，有利于开发文件和档案信息资源，适应文件和档案工作的