档案管理方案

1、物业公司档案管理方案东莞服务大楼物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的，严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。（一）建立物业管理档案资料的重要性1、物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所展开的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。2、有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环

2、境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。这样不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。3、有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，作好来往文件、信息、意见的记录、归档和

3、处理工作，使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。（二）物业管理档案资料的建立1、我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已经导入ISO9000质量管理体系，结合东莞服务大楼的具体情况，我们将导入ISO14000、OHSAS18000管理体系，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有根可查。在具体执行过程中，我公司采用三个层

4、次的档案资料管理模式，因为整合型管理体系并不是包罗万象的，许多规章制度的建立与是实施在管理体系的控制之外（如财务管理等）。另外，须接受行业主管部门的指导和监督，并执行相关法律法规，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：（1）以建设部颁发的全国物业管理示范大厦标准建立挂历方案框架，整个公司的档案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次：（2）结合东莞服务大楼的实际情况，导入ISO14000、OHSAS18000管理体系，对公司ISA9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到架构中形成东莞服务大楼档案资料的第二层次；（3）在物业管理实际运作中，以

5、执行整合型管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案架构中，形成档案资料管理的第三层次；公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本（包括目录和具体内容样本），然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。3、按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。由于东莞服务大楼宗旨在体现东莞在社会主义改革开放春风的吹拂下所取得的辉煌成就，其资料的涉及面既多又广。因此，许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保密方式保存，对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行。4、所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。（三）档案资料的建立流

6、程收集整理分类输入电脑入柜检查利用编号登记竣工验收资料，接管验收资料，维修、改造资料，日常巡视维护记录、运行记录，投诉与回访记录，各种活动记录及客户有关档案资料。依据建设部颁布的全国物业管理示范大厦标准，建立档案管理资料保存资料，按分类顺序编号、登记注册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。按规定设置予目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。根据管理条例分类保存：A、定期性管理档案；B、保密、永久性管理档案。档案出室必须由具备资格的人员登记后方可借阅，按借阅时限，及时回收档案复位，对各个环节进行记录。查阅信息复印信息信息公布信息处理根据公司行政管理制

7、度中的相关档案制度、管理体系中的相关文件规定进行利用定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。（四）档案资料分类服务大楼管理档案分类表类别资料内容基础管理前期移交资料工程建筑产权资料：A、项目批准文件；B、用地批准文件；C、规划许可证；D、施工许可证；E、拆迁资料工程建筑技术资料：A、竣工图包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程有隐蔽管线的全套图纸：B、地质勘察报告；C、工程合同及开、竣工报告；D、工程预决算；E、图纸会审记录；F、工程设计变更通知及技术核定单位（包括质量事故处理记录）；G、隐蔽工程验收签证；H、沉降观测记录；I、竣工验收证明书；J、规划综合验收证书；K、钢材、水泥等主要材料

8、的质量保证书；L、新材料、构配件的鉴定合格证书；M、水、电、通、卫生器具、带难题等设备的检验合格证书；N、砂浆、混凝土试块试压报告；O、供水、管道煤气试压报告。接管验收资料A、固定资产交接证明；B、物业项目验收交接表；C、物业项目验收记录；D、物业项目验收单项（综合）报告；E、移交清单。专业化管理A、公司简介；B、公司组织机构；C、公司营业执照；D、公司税务登记；E、公司法人代码书；F、公司资质证书；G、管理处组织机构及人员分布图；H、管理处办公场所产权证明。管理合同资料A、前期物业管理协议；B、物业管理委托合同。服务大楼管理档案分类表（续一）类别资料内容基础管理基金管理资料A、维修基金的建立

9、、管理、使用相关管理规定；B、维修基金使用申请批表。公众制度资料A、装修管理规定等公众管理制度；B、房屋使用手册；C、管理业主公约。业主管理委员会资料A、筹备成立期间的资料；B、成立后运行资料。管理目标及实施方案A、争创物业管理“示范大厦”规划；B、物业管理实施方案。培训考核等规章制度A、员工培训程序文件；B、员工聘用和考核程序文件；C、各岗位职责；D、公司员工考核制度及评分细则；E、管理处工作流程图；F、员工培训资料（培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等）。员工资质档案A、管理处员工资质情况统计表；B、员工个人档案。计算机管理资料A、物业管理系统软件及使用说

10、明；B、保安监控、消防报警等系统简介。客户资料及权属清册A、客户登记表；B、房屋及配套实施权属清册；C、设备台帐。值班、报修、维修、回访资料A、管理处值班制度；B、回访制度；C、客户投诉处理程序；D、管理处值班记录表；E、客户投诉登记表；F、报修、维修服务工作规定；G、报修登记表；H、维修登记表；I、服务工作单；J、回访记录表；K、管理处常用 联系。服务大楼管理档案分类表（续二）类别资料内容基础管理客户意见征询A、客户意见调查和分析程序文件；B、客户意见调查方案；C、客户意见调查表；D、客户意见调查表发放、回收情况一览表；E、客户意见调查表发放、回收率统计表；F、客户意见调查统计表；G、客户意

11、见调查分析报告；H、意见处理措施及回访记录。维修服务承诺A、服务承诺；B、质量目标月度统计表；C、质量目标年度统计表。行政管理A、文件目录；B、文件控制单；C、文件发放（借阅）登记表；D、员工登记表；E、用车申请单；F、会议签到表；G、上班签到表。房屋管理及维修养护装修管理A、物业装修管理程序文件；B、装修管理规定；C、装修申请审批表；D、监督检查登记表；E、整改通知；F、装修人员登记表。房屋维修养护管理A、区域分布图；B、楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志；C、建筑物的管理程序文件；D、建筑物巡视维护规定；E、建筑物维修养护服务质量标准；F、楼宇管理规定；G、建筑物完损等级评定标准；H、建

12、筑物巡视维护表；I、建筑物年度养护计划；J、监督检查记录表；K、服务工作单；L、零星工程验收评审表；M、房屋完损等级评定表；N、质量目标月度统计表。服务大楼管理档案分类表（续三）类别资料内容共用设备管理综合类A、设备实施管理程序文件；B、设备管理各岗位人员职责；C、各系统操作规程，巡视维护规定；D、档案管理相关规定；E、监督检查记录表；F、整改通知。供电系统应急处理A、限电、停电管理规定；B、临时用电管理规定；C、临时用电申请表；D、停电应急处理方案及流程图；E、紧急事件处理记录表。发电机A、发电机操作规程；B、发电机运行记录表。供电系统日常运行与维护A、供配电系统管理程序；B、避雷系统程序文

13、件及作业指导书；C、设备设施清单；D、配电房管理制度；E、节能管理方案；F、值班记录表；G、配电房抄表记录； H、电气工作票；I、停电通知单；J、质量目标月度统计表；K、供配电系统巡视维护表；L、避雷系统巡视维护表；保安监控系统A、保安监控系统程序文件及作业指导书；B、设备设施清单；C、保安监控系统录像带使用规定；D、质量目标月度统计表；E、保安监控系统巡视维护表。消防系统消防设备管理A、消防中心管理制度；B、设备设施清单；C、消防栓封签；D、灭火器合格证；E、消防 一览表；F、消防通讯工具一览表；G、值班安排表； H、值班记录表；I、消防报警系统管理程序文件及作业指导书；J、消防报警系统巡视

14、维护表；K、气体消防系统巡视维护表；L、质量目标月度统计表。服务大楼管理档案分类表（续四）类别资料内容共用设备管理消防系统消防演习A、义务消防队员名单；B、消防标准用语；C、消防演习方案；D、消防演习记录；E、消防演习报告。消防学习责任划分A、组织消防法规学习计划；B、消防学习报告；C、防火区域管理规定；D、区域防火区域责任人划分表；E、消防宣传图片。消防安全与应急处理A、火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；B、消防疏散示意图；C、疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；D、客户主要联系人名单；E、食堂液化气体使用的安全防范措施；F、重点安全防火部位登记表；G、紧急事件处理记录表；H、动火作业申

15、请表；I、无火灾事故证明。电梯系统电梯运行及维护A、电梯准用证；B、电梯合格证；C、保养合同；D、电梯系统程序文件及作业指导书；E、设备设施清单；F、电梯系统巡视维护表；G、质量目标月度统计表。应急处理A、电梯应急处理方案及流程图；B、紧急事件处理记录表。服务大楼管理档案分类表（续五）类别资料内容公用设备管理给排水系统给排水系统运行及维护A、给排水系统程序文件及作业指导书；B、设备设施清单；C、用水、供水管理制度；D、用水、节水计划；E、节能管理方案；F、供水系统巡视维护表；G、排水系统巡视维护表；H、质量目标月度统计表。水池、水箱管理A、供水系统月测试记录表；B、水池、水箱清洗记录表；C、水

16、池、水箱消毒记录表；D、水池、水箱药品投放情况记录表；E、二次供水卫生许可证；F、操作人员健康合格证；G、水质化验单。给排水系统应急处理A、高压水泵、水池、水箱管理措施；B、限水、停水管理规定；C、停水通知单；D、给排水系统事故应急处理方案及流程图。E、紧急事件处理记录表。空调系统空调运行与维护A、空调系统程序文件及作业指导书；B、空调主机保养合同；C、设备设施清单；D、空调运行时间表；E、冷水机组运行记录表；F、空调系统巡视维护表；G、质量目标月度统计表；H、空调水处理报告单。应急处理A、中央空调应急处理方案及流程图；B、紧急事件处理记录表。共用设施管理A、公共设施管理制度。服务大楼管理档案

17、分类表（续六）类别资料内容保安及车辆管理保安保卫管理A、物业的保安服务程序文件；B、24小时值班制度及巡逻制度；C、保安员巡逻制度；D、保安培训大纲；E、警戒、警具配备、使用、保管及检查规定；F、警戒、警具检查记录表；G、保安值班安排表；H、值班记录表；I、来访人员记录表；J、保安训练计划表；K、保安培训记录表；L、巡逻签到表；M、巡逻记录表；N、宿舍值日安排表；O、监督检查登记表。车辆管理A、车辆管理程序文件；B、车辆出入登记表；C、车辆保管区分规定；D、停车场管理规定；E、车辆出入登记表；F、摩托车、自行车管理制度。应急处理A、安全警告标志；B、危及人身安全的防范措施；C、突发事件应急处理

18、方案及流程图；D、紧急事件处理记录表；E、无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。清洁设备管理A、垃圾中转站清洁制度；B、设备设施清单。清洁卫生日常管理及消杀A、清洁消杀管理程序文件及作业指导书；B、消杀管理制度；C、日常卫生保洁承包合同；D、清洁卫生工作责任制；E、责任分工表；F、监督检查记录表；G、整改通知。绿化管理A、园林绿化管理程序文件及作业指导书；B、绿化平面图及说明；C、大厦内部、天台、屋顶绿化管理措施。D、责任分工表；E、园林绿化维修表。服务大楼管理档案分类表（续七）类别资料内容精神文明建设管理A、精神文明建设公约；B、社区文化管理程序文件；C、社区文化活动场所实施计划表；D、

19、社区文化活动场所使用申请表；E、社区文化活动登记表；F、社区文化活动年度计划及实施情况；G、社区文化活动年度总结；H、好人好事记录表；I、客户感谢信；J、公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件。管理效益经济效益A、收支情况表；B、年度财务明细表；C、有偿服务价格目表；D、有偿服务记录表。社会效益A、本物业管理项目所获取的荣誉称号；B、舆论相关报导。四、档案资料的管理（一）档案资料管理的原则和方法1、做到全而细的原则：“全”指全面，包括物业管理工作的各个方面，不能有漏项；“细”指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理、归档等各个环节工作要细心。2、切合实际的原则：所有记录是我们实实在在开展的工作，与

20、实际要对应一致。3、连续性原则：要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。4、按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。5、各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管理体系中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。（二）档案资料的管理方式管理处档案管理室制度化管理电脑化管理保存档案措施保密措施收集档案资料档案分类管理多媒体信息查询

21、多种贮存方式经常性检查档案管理方式图（三）档案资料的管理措施1、档案资料归档。大体分为两类：即ISO9000质量体现受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料（非受控范围），受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行体系文件之文件和资料控制程序、质量记录控制程序及对应的作业指导书和质量记录；非控制范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行行政管理制度之档案管理规定。最终达到岗位责任分工细化、明确，分类清晰，使用合理，管理完善。2、档案资料的借阅。需借用人写文件发放/借阅登记表，由使用人签字和综合管理部资料责任人签字后，方可办理借阅手续；对重要、保密资料的借阅需经过管理处经理批准。一般的借阅时间为三天，三天后，资料责任人负责追回，如需续借，需部门负责人批准。