人事档案管理办法试行

1、人事档案管理办法（试行）各分子公司、本部各部门：为了规范公司劳动人事档案管理工作， 对人事档案进行妥善保管， 维护人事档案材料的 完整性， 防止材料损坏和遗失， 以及便于人事档案材料的使用， 为人力资源管理工作提供有 效的信息依据，特制定本管理办法。一、适用范围员工人事档案日常管理。二、管理原则安全、保密、清晰、完整。三、管理职责由人力资源部（行政人事部）负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理。四、管理程序（一）人事档案建立新员工入职之日，由人力资源部 （行政人事部）为其建立一个独立的人事档案。人力资 源部（行政人事部） 首先对档案材料进行收集和整理， 若收集的是复印件必须与原件对照

2、审 验，且由员工本人在复印件空白处标注“此为本人真实* 证之复印件” ，并签字确认大母指用印，准确无误后进行归档。人事档案包括但不限于以下资料：1. 身份证复印件（正反面复印在同一张 A4 纸上）、 户口本复印件（户口本主页及本 人页）。2. 证书复印件 。证书包括职业资格证书、职称证书、学历及学位证等。3. 管理及技术关键岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。4. 近期免冠 1 寸彩照 1 张。5. 应聘人员登记表（包括附带的个人简历）以及员工信息采集表。心电6. 县区级以上医院体验合格证明。 体检项目包括但不限于： 血常规、 胸部透视、 图、肝功能（禁查乙肝） 。7.

3、从事保卫等重要岗位的，应有户籍所在地公安部门开具的“无犯罪记录证明”8. 法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验） 。9. 劳动合同或劳务协议 ，以及 保密协议和承诺函正本各一份。10 、 背景调查表（主管及以上岗位，出纳及关键核心岗位）及录用审批表。11 、员工手册签收单。（二）人事档案资料的添加 以下类别信息，由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加到其本人人事档案中：1、人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。2、员工与公司补充签订的各种重要的个人申请、承诺、协议、保险等材料。3、员工岗位（职务）变动调整通知书。4、员工晋升、各种处分、处罚材料和通报批评等奖

4、惩类相关资料。5、员工变更的个人资料。6、员工劳动合同续签意见征询单。7、员工离职申请、离职审批表、离职交接手续等记录。8、终止劳动关系通知书员工签收回执。9、其他需添加的资料。（三）人事档案的其他专项保管考虑部分专项工作特殊情况， 以下类别由各业务负责人对相关人事档案材料作专项保管。1、员工考勤类材料。2、员工薪资变动资料。3、员工考核考察资料，包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料。4、员工培训申请、 培训记录、 培训心得、 培训效果评估等与培训相关的资料及考核相 关资料。5、按相关食品安全管理法规须持有的健康证相关资料。6、其他需单项保管材料。（四）人事档案编号1、公司人事档案统一按 S

5、APHR 系统员工工号编号。2、员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职人员档案，但档案编号保持不变， 仍采用原工号编号。（五）人事资料的定期更新与维护1、员工有调动、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员 应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。2、为确保员工人事资料的有效性，可由员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档 案，员工一旦有个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗 位等） 更新，则按最新个人信息更新人事和人事数据系统， 并统一在规定时间前以电子文档 和纸质材料同时报送所在公司人力资源部（行政人事部） 。（六）人事档案的查阅 1

6、、人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部（行政人事部）必须 合理存放， 严格执行程序。 员工档案资料是保密的， 原则上只有公司领导及人事保管人员方 可查阅，员工不能查阅其他人员的档案， 各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案， 特殊情况经审批后方可调阅。2、员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部（行政人事部） 人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。 各级管理人员查阅本部门下属员工 的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密。3、如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行：（ 1）必须填写 人事借阅登记表 ，按审批权限批准后， 办理借阅登记

7、手续才可借出。（2）借阅时间以规定时间为限，不得转借，拆卸、调换、复印。（3）归还时，由人力资源部（行政人事部）核对档案资料归还是否完整。（七）人事档案资料的复印1、如因公司业务需要复印员工的身份证、 学历证明、 职业资格证明等个人证照复印件， 由办理人员填写人事档案复印登记表 ，按借阅人事审批权限批准后方可调用。2、如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料 外，其他由人力资源部（行政人事部）添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。（八）人事档案的保存1、人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，以确保人事档案的存放 安全。2、无论在职员工或离职员工，

8、已建立的人事档案任何资料不得退还员工本人。3、在职员工的人事档案将一直保存；离职员工的人事档案原则上保存期自离职日起至 少两年备查。4、属于公司解除（终止）劳动合同、辞退、自动离职等类别员工，其人事档案（应注 意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后特别重点保存。5、按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。（九）人事档案管理信息化1、为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统。人事档案数据 库严格按管理权限进行提交和使用。 人事档案数据库为公司商业机密， 公司任何人员不得

9、私 自窃取、拷贝系统。2、人力资源部（行政人事部）必须根据人事变动情况随时更新人事数据信息。人事档 案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据， 并为人事统计分析提供资料。 人力资源部（行政人事部）应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用， 充分发挥人事档案数据信息的作用。五、处罚（一）人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、 认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。（二）公司员工有义务向公司提供详尽真实的人个资料， 并保证所提供的人事资料的真 实性。 如有提供虚假资料情况出现， 属严重违纪行为，一经查实予以解除劳动合同，并不作 任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的， 公司将保留追究其法律责任的权力。 员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确地向人力资源部 （行政人事部）报告，以便使 员工个人档案内有关记录得以相应更新，确保人事档案资料正确无误。（三）人事数据库属于公司商业机