办公自动化第4章

1、第四章第四章办公中的表格与图表处理办公中的表格与图表处理 4.1 电子表格与数据图表的相关知识电子表格与数据图表的相关知识 4.1.1 电子表格的类型划分和软件选取电子表格的类型划分和软件选取类型类型详细分类详细分类举例举例文字表文字表格格规则的文字表格规则的文字表格课程表、作息时间表、值班表等课程表、作息时间表、值班表等复杂的文字表格复杂的文字表格个人简历表、项目申报表等个人简历表、项目申报表等数字表数字表格格数字不参与运算数字不参与运算出货单、发货单等出货单、发货单等数据统计报表数据统计报表产品出库统计表、损益表等产品出库统计表、损益表等数据库格式表格数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等

2、学生成绩表、公司销售表等数据关联表格数据关联表格由各个月份数据表格组成的年度由各个月份数据表格组成的年度考勤表考勤表电子表格制作的软件选取原则电子表格制作的软件选取原则1 1规则的文字表格用规则的文字表格用wordword中的中的“插入表格插入表格”方法或者直接方法或者直接利用利用excelexcel填表完成。填表完成。2 2单元格悬殊的复杂文字表格，利用单元格悬殊的复杂文字表格，利用wordword的的“绘制表格绘制表格”方法制作。方法制作。3 3形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用单元格组合而成，适宜于用e

3、xcelexcel制作，大的单元格可通制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后过选取单元格区域，然后“合并居中合并居中”来实现。来实现。4 4包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用使用excelexcel制作。制作。5 5数据统计报表和数据库表格适合使用数据统计报表和数据库表格适合使用excelexcel制作。制作。 4.1.2 数据图表的类型划分数据图表的类型划分 和软件选取和软件选取 使用较多的图表有柱形图、条形图、使用较多的图表有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图。折线图、饼图、散点图。4.2 利用利用word制作文字表格

4、制作文字表格 4.2.1 规则表格的制作规则表格的制作 用用“插入表格插入表格”方法。以制作方法。以制作“日程安排日程安排表表”为例。为例。1. 创建表格2. 填充内容填充内容3. 制作斜线表头制作斜线表头创建表格创建表格创建表格的方法创建表格的方法 表格中的各种标记表格中的各种标记表格中常用的选定方法表格中常用的选定方法 ：选定表格、行、：选定表格、行、列、单元格。列、单元格。在表格中增删行、列在表格中增删行、列4. 格式设置：格式设置： 表格属性表格属性 表格大小、对齐方式；表格大小、对齐方式； 行高，跨页断行，标题行重复；行高，跨页断行，标题行重复； 列宽；列宽； 单元格。单元格。 4.

5、2.2 复杂表格的制作复杂表格的制作 需要使用需要使用“绘制表格绘制表格”、“擦除擦除”、“合并单元格合并单元格”和和“拆分单元格拆分单元格”等工具手动进行绘制。以等工具手动进行绘制。以“报名表报名表”为例。为例。1. 绘制绘制“报名表报名表”框架框架 (1) 绘制绘制“报名表报名表”表格表格 (2) 添加行添加行 拆分单元格拆分单元格 (3) 处理跨行的单元格处理跨行的单元格 合并单元格合并单元格 (4) 添加列添加列2 . 对表格进行精确调整对表格进行精确调整 使用使用“表格属性表格属性”。 （1）对整个表格：居中。）对整个表格：居中。 （2）行的设置：行高。）行的设置：行高。 （3）单元

6、格的设置：对齐、适应文字、方向。）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。 （4）边框设置。）边框设置。4.3 利用利用excel制作数字表格和图表制作数字表格和图表以以“上半年销售统计上半年销售统计”为例为例 。 1. 数据表格的创建数据表格的创建 2. 用函数计算数据用函数计算数据 sum, average, max, min. 单元格的三种引用方式：单元格的三种引用方式： （1）相对引用：）相对引用：b3 ,代表参数的单元格需要变化代表参数的单元格需要变化 （2）绝对引用：）绝对引用：$b$3，不需要变化，不需要变化 （3）混合引用：）混合引用：b$3 ， $b3 ，只有列或行变化，只有列或

7、行变化3. 表格的格式化设置表格的格式化设置 4. 制作图表制作图表 （1）制作嵌入式图表（柱形图）制作嵌入式图表（柱形图） （2）制作单独的三维柱状图表）制作单独的三维柱状图表 （3）制作不连续数据区域的图表）制作不连续数据区域的图表4.4 制作制作excel关联表格关联表格 excel的关联表格，是指在一个或多个工作簿的关联表格，是指在一个或多个工作簿中有一定关联关系的工作表的总称。中有一定关联关系的工作表的总称。 在办公中制作表格时，有些数据的存放和计在办公中制作表格时，有些数据的存放和计算需要使用多个工作表，并且相互之间需要引用算需要使用多个工作表，并且相互之间需要引用和参照。这就需要

8、使用和参照。这就需要使用excel的关联表格操作来实的关联表格操作来实现数据的处理。现数据的处理。以以“歌手大奖赛计分歌手大奖赛计分”为例为例计分规则计分规则: 每一个参加决赛选手的得分满分为每一个参加决赛选手的得分满分为100100分，包括以下三分，包括以下三大部分：大部分： 歌唱得分、素质得分、声乐得分歌唱得分、素质得分、声乐得分 以上三项分数之和为该选手的总得分，按照该成绩的以上三项分数之和为该选手的总得分，按照该成绩的名次确定最终的获奖等级。名次确定最终的获奖等级。 参加决赛的选手共参加决赛的选手共2020人，比赛前通过抽签确定出场顺序，人，比赛前通过抽签确定出场顺序，比赛结束需要确定

9、综合成绩一等奖比赛结束需要确定综合成绩一等奖1 1人，二等奖人，二等奖3 3人，三等人，三等奖奖5 5人，其余为优秀奖。人，其余为优秀奖。 现在需要制作一套用来计算选手分数的表格，以便在比赛现在需要制作一套用来计算选手分数的表格，以便在比赛现场能够很快算出分数。现场能够很快算出分数。基本步骤基本步骤1.1.工作表的添加和更名工作表的添加和更名2.2.“主界面主界面”工作表的制作工作表的制作: : 网格线：工具网格线：工具选项选项视图视图 超链接：右键超链接：右键超链接超链接本文档中的位置本文档中的位置3.3.“计分规则计分规则”工作表的制作工作表的制作 重点：大块文字在重点：大块文字在exce

10、lexcel中的输入中的输入文本框。文本框。4. “4. “选手情况选手情况”工作表的制作工作表的制作5. “5. “歌唱得分歌唱得分”、 “素质得分素质得分”、 “声乐得分声乐得分”、 “综综合得分合得分”、 “评奖结果评奖结果”工作表的制作：工作表的制作： 重点：函数的应用。重点：函数的应用。函数的应用函数的应用1.垂直查找函数垂直查找函数 vlookup vlookup（需要在数据表第一列查找的值，要在其中查（需要在数据表第一列查找的值，要在其中查找的数据区域，待返回的匹配值的列序号）找的数据区域，待返回的匹配值的列序号） vlookup（c3, 选手情况！选手情况！$a$3 : $b$

11、18, 2）2.跨工作表、跨工作簿的单元格引用。跨工作表、跨工作簿的单元格引用。 跨工作表跨工作表: 工作表名工作表名! 单元格地址单元格地址 跨工作簿跨工作簿: 工作簿名工作簿名 工作表名工作表名! 单元格地址单元格地址 如如: 计算机成绩计算机成绩.xls 上机成绩！上机成绩！b43. 利用利用 if 函数避免函数避免“na”错误。错误。错误提示信息错误提示信息:# # # #：输入单元格的数值太长；：输入单元格的数值太长；# n/a：函数或公式中没有可用的数值；：函数或公式中没有可用的数值；#ref!：单元格引用无效：单元格引用无效if (条件，表达式，表达式）条件，表达式，表达式） if（c3 = “”, “”, vlookup（c3, 选手情况！选手情况！$a$3 : $b$18, 2）本