秘书值班、保密、印信管理等工作

1、第一节第一节 办公室日常工作办公室日常工作第二节第二节 办事：办事： 日常、随机、授权日常、随机、授权第三节第三节 办公室的机要保密办公室的机要保密第一节第一节 办公室日常工作办公室日常工作n一、办公室概述一、办公室概述n（一）办公室的含义（一）办公室的含义n 主要有以下几种含义：n（1）泛指一切办公场所。）泛指一切办公场所。它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所。n（2）专指特殊办公场所。）专指特殊办公场所。它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室、护士办公室；也可以指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室、招生考试办公室等。n（3）特指秘书机构。

2、）特指秘书机构。它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅、北京市人民政府办公厅；在中级机关或基层单位称为办公室，如学院办公室、 公司办公室等。n这里所论述的办公室是第三种。秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点：秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点： 一是政务服务； 二是事务管理。 因此，办公室工做呈现 出服务性、繁杂性、分散性、灵活性、专业性的特点。 服务性服务性由办公室工作特征而体现出来的。秘书人员即为领导服务，又为职能部 门和人民群众服务。繁杂性繁杂性秘书人员承担所有事务性工作，工作繁杂、琐碎，要做到事无巨细，就 要有 耐心、有较强

3、的服务意识。分散性分散性工作内容分散，有政务服务，有事务管理；有脑力，有体力；服务形式 不一。服务手段各异。灵活性灵活性虽然有些工作已程式化，但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人 员随机应变和机动灵活。 专业性专业性秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。（三）办公室的作用（三）办公室的作用 1、指挥作用2、枢纽作用3、窗口作用3 1 2办公室是单位主管人员进行决策和指挥的场所，犹如人的大脑，因其要做协调和服务的作用。营造良好的办公环境和创造良好的办公条件。为领导顺利决策和指挥奠定基础。一切信息在这里汇总、整理；一切指令在这里发出；日常事务在这里处理。因此，办公室工作的质量和效率，关系到单位

4、的效率。它是对外交往的必经之地，是与社会、媒体打交道的场所，又是对外联络、展示形象的窗口。由办公室人员的基本素质可以看到单位的整体形象。因此，对单位发展至关重要。 二、办公室的日常工作二、办公室的日常工作 （一）（一） 值班工作值班工作 1.值班工作组织形式值班工作组织形式 办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同： (1)专职性值班 (2)轮流性值班 (3)领导电话值班 2.值班工作内容值班工作内容 (1)通信联络 (2)公务接待和咨询 (3)处理紧急问题和突发事件 (4)承办领导临时交办的工作3.值班工作制度值班工作制度 值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的

5、枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。 (1)岗位责任制度 (2)值班记录制度 (3)交接班制度 (4)请示报告制度 (5)安全保密制度 4.值班室的建设值班室的建设 值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。 (二二)印信管理印信管理 印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。 1.印章的使用和管理印章的使用和管理 (1

6、)印章的作用：印章的作用：标志作用；法律作用；辨伪作用 (2)印章的种类：印章的种类：按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。 按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章(含签名章)和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。 (3)印章的启用。印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻制。 (4)印章的保管和使用。印章的保管和使用。 2.介绍信的使用和管理介绍信的使用和管理 介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介

7、绍和证明两种作用。 (1)介绍信的形式介绍信的形式 常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。 (2)介绍信的种类。根据用途分为三类：介绍信的种类。根据用途分为三类： 第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。 第二类，组织介绍信。这是机关工作人员调动工作时，接转组织关系的书信。 第三类，专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物

8、的书信。 (3)介绍信的管理介绍信的管理 像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。 (三)办公室活动安排（见“安排领导活动”） 1.拟订工作计划拟订工作计划 秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。 2.安排约会安排约会 秘书人员还要负责为领导安排约会，做好预约事宜。 3.巧妙挡驾巧妙挡驾 挡驾就是谢绝来访的宾客。案例分析n、使用电话的基本礼仪、使用电话的基本礼仪1 1态度要热情周到，礼貌友好态度要热情周到，礼貌友好2 2口齿清晰，声音愉快自然口齿清晰，声音愉快自然3 3语言简洁明了，得体准确，和谐有序语言简洁

9、明了，得体准确，和谐有序4 4提高电话工作的效率，注意保密提高电话工作的效率，注意保密 5 5简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言 第三节第三节 办公室的机要保密办公室的机要保密 一、机要保密的含义一、机要保密的含义 机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于某种需要，把不能让外界知悉的秘密事项限定在一定时空范围，称为保密。 二、机要保密的内容二、机要保密的内容 (一一)秘密的范围秘密的范围 1.国家秘密的范围国家秘密的范围 根据中华人民共和国保守国家秘密法（2010年4月发布，2010年10月开始执行）规定，关系到国家安全和利益的秘密事

10、项就是所谓国家秘密的范围。包括以下内容： (1)国家事务的重大决策中秘密事项 (2)国防建设和武装力量活动中秘密事项 (3)外交和外事活动 (4)国民经济和社会发展中的秘密事项 (5)科学技术中的秘密事项 (6)维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中秘密事项 (7)其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。 2、秘书人员职业秘密范围：、秘书人员职业秘密范围： 公文秘密；决策秘密；商业秘密；会议秘密；信访秘密；领导秘密二二)秘密的等级秘密的等级 划分秘密等级，有利于对不同等级的秘密采取相应的保密措施，也有利于执行保密纪律。我国保密法将国家秘密分为三个等级： 1. 绝密 这是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 2. 机密 这是重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受严重的损害。 3. 秘密 这是一般的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害。 1. 公文保密 2. 会议保密 3. 通信保密、 4. 电脑保密 5. 涉外保密 三、机要保密的纪律要求三、机要保密的纪律要求 (一一)保密纪律保密纪律 秘书人员，特别是机要人员，应该严格遵守党和国家工作人员保守秘密的具体规定：n(1)不该说的秘密，绝对不说n(2)不该问的机密，绝对不问n(3)不该看的机密，绝对不看n(4)