秘书基础知识点汇总

1、秘书基础知识点汇总一、基础知识1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：(1)开放式办公室。(2)封闭式办公室。2.合理进行办公室布局的作用(1)形成有效率的工作流程。(2)有利于员工的工作分配。(3)有利于工作顺利完成。3.不同办公室布局的设计要求(1)空间的使用：空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按 每平方米计算。空间越大，费用越高。(2)开放式和封闭式办公室1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置 的组合。开放式办公室具有如下特点： 不设个人专用办公室； 组合工作间的材料丰富多样； 办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传 统的领导座位，而

2、是凭承担的任务来确定位置。2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若 干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常 规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、 空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。二、设计不同形式办公室的工作程序1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求1)而积、空间大小。2)人员流通的频率。3)声音对办公效率的影响。4)需要设备及家具量的多少。2.设计平而图:指定专人或委托他人设计平面图，并证询各使用部 门的意见，根据意见修改设计，完善办公室的功能。3.选择办公家具、设施和装饰：当办公室空间己经分配和分开时, 办公区

3、必须布置家居、安装设备和进行装饰。4.注意采光、温度和通风三、正确选择办公的模式：1、办公模式的种类：(1)在家工作(06年11月)(2)远程工作(06年11月)(3)虚拟办公室临时办公室弹性时间(6)兼职工作(7)合同工作(8)交叉工作(9)项目团队四、合理进行办公室布局1、 办公室的布局种类：开放式办公室封闭式办公室2、 合理进行办公室布局的作用：(1)形成有效的工作流程；(2)有利于员工的工作分配；(3)有利于 工作的顺利完成。3、设计不同形式办公室的工作程序：(1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求；(2)设计平面图；(3)选择办公家具、设施和装饰(4)采光、温度和通风温度控制在2

4、025度五、档案利用1、含义：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。档案利用是档案工作的目的和出发点。2、要求：(1)依法开展利用工作；(2)主动、及时开展利用工作；(3)不断完善档案服务方式和手段；(4)掌握本单位近期的重点工作、重大活动、据此开展档案利用。3、工作程序：(1)熟悉库藏；(2)分析利用需求；(3)选择利用方式；(4)获取档 案；(5)提供档案。六、档案参考材料的编写1、 档案参考材料的含义：档案部门或人员按照一定题目，根据 所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。2、档案参考材料的编写要求：获取大量的档案材料，编写要做 到真实、准确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容准确，文 字凝练、概括性强。3、工作程序：(1)确定参考资料的种类；(2)收集档案材料；(3)进行编写。七、电子档案的管理1、电子档案的含义：在计算机系统中形成的具有查考利用价值 的社会的原始记录。2、特点：（1）非人工识读性；（2）对电子技术和设备的依赖性；（3）信息的可 变性；（4）信息与载体的可分离性；信息的可共享性；（6）多种信息载