让您的报告亮起来讲解

1、让您的汇报让您的汇报“亮亮”起来起来 汇报报告撰写能力训练 目 录 ? 汇报报告基本知识 ? 撰写前的调研分析 ? 结构搭建与亮点提炼 ? 报告撰写与优化技巧 ? 汇报报告的典型应用 第一章：汇报报告基本知识 本文所指的汇报材料是：本文所指的汇报材料是： 在日常工作中，向上级单位、领导汇报工作计划、工作总结等的书面或者PPT汇报材料。 汇报材料质量的好坏，直接反映出汇报人的思想水平和工作能力，关系到是否能赢得上级领导的认可与信任。 什么是 常见的日常汇报材料包括： 竞聘报告、运营分析会PPT、班组或者部门工作总结材料（周总结、年度总结）、专项汇报、调研汇报等等 汇报报告撰写能力训练 汇报材料与

2、报告区别汇报材料与报告区别 类型 汇报材料 报告 行文目的 上、下 上 行文内容 与请示结合 不能夹带请示事项 文种类型 事务文书 公务文书 共同点：汇报性、陈述性 汇报报告撰写能力训练 1、报告。是行政公文。它用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问（不能以个人名义使用，结尾有专门用语，格式比较严格），包括综合性、专题性、经验性三类。 2、述职报告。不属于行政公文。是各级领导干部向所属部门的职工或向上级组织领导陈述自己任职时期内的工作情况的自我评述性报告。（主要用于个人述职） 3、工作总结（个人单位都可使用） 汇报材料主要文体汇报材料主要文体 ?按类别划分

3、为：综合汇报、专题汇报、竞聘汇报、例行汇报 1综合汇报；全面汇报本部门工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。 （如半年或者年终工作报告） 2专题汇报：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。（如：薪酬调查报告） 3 3、竞聘汇报：、竞聘汇报：是指员工岗位竞聘汇报材料。 4例行汇报（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行汇报不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。 汇报材料分类 汇报三大特点 汇报基调 汇报内容 表现形式

4、 “下对上”： 领导及上级机关听取汇报的目的，是为了准确掌握下情，指导工作，增强决策的科学性。作为下级就应该如实的、全面深刻的提供情况 ?上级 “了解情况与决策” ?下级“落实并汇报反映情况” 重在展现“亮点” ：如何使本单位的工作汇报真正得到上级领导和机关的肯定和认可 汇报的常见问题汇报的常见问题 1、思路混乱，缺乏主旨 2、结构松散，没有条理 3、轻重不分，缺乏重点 4、行文随意，不够严谨 5、语言冗长，不够精炼 优秀汇报的标准 1、主旨明确 2、结构清晰 3、重点突出 4、行文严谨 5、语言精炼 基本要求 高级要求 1.视角要有高度 2.知识要有宽度 3.思想要有深度 4.文字要有力度

5、汇报报告写作步骤 调研分析 搭建结构 内容撰写 优化包装 第二章：撰写前的调研分析 了解汇报对象 （领导） 目的任务 内容 特点 一、需求分析一、需求分析- -研究对象 一、需求分析一、需求分析- -把握情况 熟悉 工作 政策观念 工作内容 本公司实际 明确基本目的，建立最基本的假设 目的类型：决策建议、情况汇报、专题调研 目标要求：深刻理解、一般了解、学会运用 明确接受者的人群属性 ?身份上：内部、客户、供应商 ?级别上：是领导、同事、下级 ?专业程度上：专家、一般了解、门外汉 ?相关度上：决策者、参与者、一般了解者 被接受的基本要求是什么？ 准确、详实、客观、逻辑性强、通俗易懂 作用 明确

6、我们写作要达到的目的和目标 为什么会有这次写作，我们要干什么？ 这次写作会运用于什么场合，读者是谁？ 写作结果被认可最关键的因素是什么？ 语言 写作目标 内容 观点 结构 论证连接 格式风格 基本目的 接受者的人群属性 成功 要素 目的类型 目标要求 级别 专业程度 相关度 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 要求？ 目的和目标对写作的各个方面提出了不同的要求 1 1 一、需求分析一、需求分析注意事项 首先是围绕主旨，投其所好。 其次是汇报要研究上级领导的心理。 第三是汇报要符合上级领导的思维特点和语言风格。 第四是汇报要围绕上级领导所分管的

7、工作。 二、搜集材料 搜集素材有两个含义，搜集素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。 一是调查研究，取得第一手现实材料。 二是广开材源，积累第二手材料。 三是有备无患，储备基础材料。 二、搜集材料方法二、搜集材料方法 材料收集方法 拉网式 钓鱼式 综合式 定模版 定范围 定要求 二、材料搜集技巧：二、材料搜集技巧：三定原则 材料收集模版1 材料收集模版2（PPT汇报） 第三章：结构搭建与亮点呈现 目的和目标 3.1 结构与逻辑：根据写作的目的和目标搭建起作品的结构 2 2 先从结论讲起，说明问题的全貌，直接说明中心思想 ?分析过程是自下

8、而上的 ?表达过程是自上而下的 3.1 结构与逻辑：结构与逻辑：金字塔的纵向关系 文章中任一层次上的思想必须是其下一层次思想的概括。 自上而下表达,结论先行;自下而上思考; 3.1 结构与逻辑：结构与逻辑：金字塔的横向关系 1. 每组中的思想必须属于同一逻辑范畴。 2. 每组中的思想必须按逻辑顺序组织。 四种逻辑顺序 1 1、演绎顺序：大前提、小前提、结论 2 2、时间( (步骤）顺序：第一、第二、第三 3 3、结构( (空间) )顺序：北京、上海、广州、深圳 4 4、程度( (重要) )顺序：最重要、次重要、再次重要等 市场状况报告 目的：目的：向总经理汇报市场状况，决策销售策略 市场状况分

9、析 市场总体分析 竞争分析 市场规模分析 发展速度分析 发展趋势分析 竞争对手分析 竞争产品对比 地域市场分析 市场份额 3.1 结构与逻辑：市场状况报告(举例) 结构与逻辑 1. Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁 2. Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢 3. 美国的面食风潮已过 4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱 5. 新的流行趋势是吃米食而非面食 6. Heinz成功地推出一项创新的意大利第一面酱汁 7. Ragu在酱汁中加重香料份量 8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 9. Hunt以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额 10. Ragu在酱汁中

10、减少肉的份量 11. Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开发作法及市场环境趋势的影响 练习：练习：请将下面11条整理成一个金字塔结构 3.1 结构与逻辑：结构与逻辑：逻辑结构常用搭建方法 ?从内容上分类：按照工作或者职责模块分 ?从时间上分开：从时间上分开：按照时间先后时序分，如过去、现在、未来 ?从解决问题逻辑顺序分：按照问题解决方法分，界定问题分析问题解决问题 举例： 内容甄选的原则：内容甄选的原则： ? 保证内容的真实和清晰 ? 剔除掉无用的内容 ? 努力寻找需要的但是还没有的内容 市场状况分析 市场总体分析 竞争分析 市场规模分析 发展速度分析 发展趋势分析

11、竞争对手分析 竞争产品对比 地域市场分析 市场份额 市场销售报表 5年市场销量表 发展趋势分析 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 具体内容 3.2 材料选择：材料选择：根据作品的结构填充内容 材料率选：哪些材料需要，哪些材料不需要？ ?主题关联性（与汇报主题联系紧密） ?重点导向性（业绩成效明显） ?特色性（人无我有、人有我优） ?政治敏感性（领导关注） 3.2 材料选择材料选择 ?点摘式：要什么，从中挑选什么 ?串联式：按照某个逻辑思路将相关材料串联起来； ?关联式：从要表达的观点出发把关联的材料按照某种逻辑顺序或者结构放在一起 3.2

12、 3.2 材料选择：材料选择：亮点提炼技巧 哪些是好材料？哪些是真正需要的？ 第四章：报告撰写与优化技巧 4.1 汇报内容撰写三大原则 逻辑化呈现 价值化包装 结构化表达 第 35 页 共121 页 4.11 结构化表达的四个要点 ?自上而下 ?先从结论讲起，说明问题的全貌 ?直接说明中心思想 ?层次清晰 ?把相关性议题在一个章节内说清楚 ?分清楚议题的层次 ?结构简单 ?表达的结构越简单越好 ?重点突出 ?不要试图传递过多的信息 ?要把最想传递的信息突出出来 自上而下 重点突出 结构简单 层次清晰 第 36 页 共121 页 4.11 结构化表达原则之一：自上而下 结论 主要论点 基本事实

13、数据 ?分析过程是自下而上的 ?表达过程是自上而下的 第 37 页 共121 页 4.11 自上而下的表达原则：结论必须与目的互相呼应 ?目的 ?对象 ?时间 ?标准 ?方法 为什么做这次发言？ 我要说服谁？ 准备讲多长时间 他们希望了解什么，期待什么 我有哪些资料可以利用 第 38 页 共121 页 案例：一封绝交信 亲爱的雪利： 还记得上个星期六的下午吗，我跟我的男朋友在公园里玩，然后你过来。他告诉我在我转过身去的时候，你吻了他。 还有，星期天你去我家，午饭时，我妈妈给你作了一道金枪鱼沙拉，你说：“这是我吃过最难吃的沙拉。” 昨天，我的小猫抓你的腿，你踢了她，并威胁说要放你的狗巨人咬她！

14、所以，我恨你，决定和你断交！ 露西 第 39 页 共121 页 完全独立，不多不少，标准清晰，彼此共识 未穷尽 不独立 4.11 结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则 人 男人 已婚人士 人 男人 未婚女人 人 男人 女人 已婚男人 未婚男人 已婚女人 未婚女人 第 40 页 共121 页 ? 我们应把房子出售 我们需要更大的地方 房子已很旧，需进行花费很高的基本维修 厨房太小 炉子坏了 屋顶有些漏雨 我们这条街交通太繁忙了 结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则 第 41 页 共121 页 4.11 结构化表达原则之三：结构简单的表达原则 ?表述的结构

15、越简单越好 ?最简单的结构、最容易记忆的结构是 “三” ?将一个中心议题从三个方面展开 ?使“三点”有清晰的逻辑关系 ?使用MECE原则检验三点是否正确 第 42 页 共121 页 第一，衷心感谢中央委员会接受我的辞呈。 第二，衷心感谢这若干年来同志们对我工作的支持和帮助。 第三，希望大家在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下，努力工作，继续前进。 我坚信，我们党的事业必定会不断地取得更大的胜利。 衷心感谢江泽民同志刚才发表的满含深情的重要讲话， 衷心感谢他为党、为国家、为人民作出的杰出贡献， 衷心感谢他对我们新一届中央领导集体的工作给予的支持和帮助。 在这里，我们代表中央委员会，向江泽民同志表

16、示崇高的敬意！ 结构化的语言表达 第 43 页 共121 页 结构化表达原则之四：重点突出的表达原则 ?演示汇报的 80/20原则 ?抓住问题的关键 ?重点突出VS面面俱到 ?断其一指VS伤其十指 ?MECE检验后进行“亮点检验” ?核心思想 ?突出重点，关注“关键的少数” 80%的内容 20%的内容 20%的关注 引起 引起 80%的关注 第 44 页 共121 页 结构化表达原则之四：重点突出的表达原则 ?任何时候都要突出重点 ?最希望别人知道的 ?最希望别人记住的 ?最想向别人传递的 ?能够吸引别人的亮点 ?创新和构思 ?开头非常重要 ?整个演示的设计非常重要 ?重点突出的正确应用 ?在

17、正文前面加上摘要 ?将大量的数据放到附录里面 ?每一页PPT必须有非常清晰的重点 ?每一个图形必须有非常清晰的重点 ?重点突出的错误应用 ?过多的动画 ?过多的剪贴画 ?过多的幻灯片切换 ?希望在短时间内传达大量信息 第 45 页 共121 页 结构化表达原则之四：重点突出的表达原则 ?重点突出的表达技巧 ?对比 ?重复 ?比喻 第 46 页 共121 页 下面是一份真实的海上无线电通讯的副本，记录了在加拿大纽芬兰岛附近海域，一艘美国军舰和加拿大人的对话。 从一个小案例看结构化的语言表达 第 47 页 共121 页 加方：这里是一座灯塔。完毕。 美方：为了避免相撞，请将你们的航向向北调整15度

18、。完毕 加方：为了避免相撞，我们要求你们将航向向南调整15度。完毕。 美方：这是一艘美国战舰的舰长在和你们通话，我再说一遍，请你们调整航向！ 加方：重复，请你们调整航向。完毕。 美方美方：这里是航空母舰“林肯”号，美国大西洋舰队的第二大舰只。另有3 艘巡洋舰、3 艘驱逐舰和若干支援舰艇护航。请你们将航向向北调整15度，重复，是向北调整15度，否则我们将采取必要的手段，以保证“林肯”号的安全！ 从一个小案例看结构化的语言表达从一个小案例看结构化的语言表达 第 48 页 共121 页 结构化的汇报语言如何使用好语言 ?尽可能运用“数字化”语言 ?正确使用模糊性语言 ?使用必要的修饰和限制 ?口语化

19、 第 49 页 共121 页 结构化的语言表达如何发言 ?语言沟通水平是一个人能力的综合反映 ?如何来表达：总分总的三段论 ?表达原则1：在表达的开始必须有一个总起。 ?在口头表达的时候，这个总起实际上是就要表达的问题确定一个范围，说明我们要讲的问题是什么，以确保听众能够跟上演讲者的思路。 ?表达原则2：从三个方面来分别阐述。 ?为什么是三个方面 ?MECE原则，独立、全面 ?表达原则3：最后应该重复结论 ?口头表达都应该在最后重复自己的结论，以加深读者或听众的印象。 第 50 页 共121 页 如何与上司沟通 倾听 开放式问句 澄清式问句 探索式问句 目标、范围、资源、时间，评价标准 重复自

20、己获得信息 进一步演绎自己的想法，进一步演绎自己的想法，让领导去评估自己的思路是否合理 记录获得的信息 还有吗 您的意思是不是 关于，你看 点头、微笑、目光交流 第 51 页 共121 页 案例：如何与上司沟通 上司：小王，你这两天准备一个报告，准备在下周一的部门会议上汇报以下我们这次促销活动的准备情况 小王：这次会议什么人参加呢，大概持续多少时间，要达到什么效果呢 上司：这次会议主要是其他部门的负责人会参加，是让他们知道他们在这次市场活动中如何配合我们，会议预计30分钟左右。 小王：欧，这是不是说我这边要准备一个PPT，让其他部门的负责人知道我们现在的市场活动准备的如何了，需要他们未来配合我

21、们什么。另外这个PPT也是我来介绍吗？ 上司：是的，这个PPT你来讲，我会来做一些补充。 小王：那经理，您看是不是可以这样，我先简单介绍一下我们这次市场活动的目的，然后再介绍一下我们这次市场活动的活动方案和主要的日程安排，再次，再讲然后再介绍一下我们这次市场活动的活动方案和主要的日程安排，再次，再讲一下每个部门在这次活动中角色和任务，最后说明一下我们的期望和要求他们完成的工作和时间安排，您看如何？ 上司：基本上可以，目的可以简单一些，他们上次在经理办公会上都知道的 第 52 页 共121 页 举例：结构化语言与一般语言的区别 用结构化语言组织这段话： 星期天的早上，天气晴朗，我来到公园，这里已

22、经有了很多人，天很蓝，草很绿、空气清新，人们都很快乐，小鸟欢畅，微风吹过，我心情很好，高兴极了 我在公园高兴极了 天气：晴朗，微风 地点：公园 人：快乐、多 环境：天蓝、草绿、小鸟欢畅 我心情 很好 时间：星期天早上 案例：结构化语言 第 53 页 共121 页 练习：运用结构化语言写作 成都公司重庆公司在第一时间的反应很棒，不论是对员工安全，业主安全，工地安全都处置得力，紧接着还投入抢险救灾。上海公司和北京公司西安公司的员工互通信息，是“龙湖一家人”的真情流露。集团品牌部秦总和公关部王桐立即布署捐赈和信息沟通以及新闻报道，顾伟坐镇牵头发稿，集团房总和林总倡导发起员工捐赈，负责法律的夏云鹏提醒

23、捐款收集时的注意事项。各地物业公司维护小区业主安全，让业主明白什么是顶级的物管，什么是患难见真情。龙湖这种迅速反应的自适应能力值得骄傲 练习：结构化语言 4.12 逻辑化呈现 事实和逻辑被认可是结论被认可的基础 无可争辩的事实严密正确的逻辑正确的结论 我们必须找到能让听众接受的逻辑 事实 逻辑 结论 观点1 观点3 观点2 观点4 结论 a 逻辑链 我们的作品可以被认为是由逻辑用不同方式连接起来的一群观点 2 举例：举例： ? 观点1 每天都加班到深夜会导致身心疲惫 ? 观点2 过于疲劳会导致没有精力经营与家人的共处时光 ? 观点3 家人因不满被忽视而颇多怨气，导致家庭气氛紧张 ? 观点4 家

24、庭不和睦会影响工作状态 ? 结论 即便为了工作本身，也应当注意休息！ 4.12 逻辑化呈现 我们的作品可以被认为是由逻辑用不同方式连接起来的一群观点 结论 观点1 观点3 观点2 观点4 b 逻辑群 举例： 4.12 4.12 逻辑化呈现逻辑化呈现 逻辑组合的原则、要领 “ 铺地砖” 唯一指向的强关系 应该是公理性的 不能是未经证明的观点 2 Collectively Exhaustive, Mutually Exclusive 完全覆盖 相互排斥 4.12 逻辑化呈现 注意：我们的汇报真正要表达的是观点而不是逻辑本身 举例：向总经理汇报历年来A和B两公司的竞争情况 A B A B A B A

25、 B 1999年 1999年 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 1月 500 121 485 375 624 442 1053 1008 2月 216 129 149 92 249 398 289 445 3月 257 209 389 338 597 698 416 811 4月 560 270 719 498 837 848 1253 1360 5月 560 241 760 419 843 569 855 959 6月 488 303 683 452 913 1056 933 1200 7月 438 332 786 596 929 858 1040 11

26、90 8月 619 355 975 609 1034 1008 1,401 1425 9月 654 385 1106 838 1091 1246 1503 1502 10月 568 316 787 702 577 867 1124 1205 11月 611 433 756 593 764 1166 1423 1300 12月 622 489 1448 826 1084 1022 1372 1134 6093 3583 9043 6338 9542 10178 12662 13539 需要用数据说话，但只有数据恐怕难以达到沟通目的 案例分析：逻辑与事实 在过去4年中，B公司的发展速度高于A公司

27、?B公司起步比A公司落后 ?B公司已于2001年超越A公司 ?4年间，AB两家公司都维持了强劲增长，但是B公司的增长速度远大于A公司 ? 结论：B公司比A公司更好地把握了市场增长点 4000 8000 12000 16000 1999年 2000 年 2001年 2002年 A公司 B公司 3 案例分析：逻辑与事实 ?戴帽子：与公司或者上级战略方向、工作思路紧密结合； ?换位思考：不是站在自身的角度想问题，而是领导的高度看问题，换个方向就是第一，多角度挖掘内容的不同点、优点； ?“三个结合”：与地方政府相关政策有机结合,与社会文化有机结合，与社会热点有机结合 4.13 价值化包装（要有高度）

28、汇报材料的高度主要来自把上级指示精神与本单位工作实际相结合的程度。 4.13 价值化包装（要有深度） 一是突出工作亮点：把有个性的东西挖掘出来，并分析透彻； 二是切入细则：从具体工作入手，不能大而化之、太抽象； 三是抓住本质：杜绝简单的材料堆砌，写出深层次的东西，防止表面化，浅尝辄止。 4.13 价值化包装（要有特色）价值化包装（要有特色） ?用国学理论（如孙子兵法、三十六计、成语故事、谚语等） ?网络潮语（睡觉会做梦，努力会让梦实现） ?西方理论或者工具（PDCA、PEST、SWOT） ?典型场景/精炼概括 案例：某市公司经验分享材料 汇报报告撰写能力训练 4.2 4.2 汇报报告优化汇报报

29、告优化五个“注重” 定位 事实 分析 分寸 评估 五个“注重” 汇报报告撰写能力训练 4.2 4.2 汇报报告优化汇报报告优化主要内容 优化的主要内容 审查主题 推敲观点 斟酌材料 考虑结构 润色语言 汇报报告撰写能力训练 修改优化方法 个人 边写边改 边读边改 冷却后改 集体 讨论 个别 特邀 4.2 4.2 汇报报告优化汇报报告优化主要方式 汇报报告撰写能力训练 4.2 4.2 汇报报告优化汇报报告优化三大“方法” 点睛法 简记法 删减法 汇报报告撰写能力训练 PPT VS Word 右脑思维 感性表达 突出关键 立体表达 左脑思维 理性说服 堆积素材 平面表达 4.3 PPT4.3 PP

30、T与WORDWORD汇报写作转换 从WORD到PowerPoint是一种思维模式的转变！ 两者对比： 汇报报告撰写能力训练 Chart 是PPT写作的基本单元 Chart英文原意：航海图，图表 Chart 写作：用一系列的图表进行写作，以分立的图表为主要的结构 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我

31、们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 通过以上问题的分析我们可以得到一下结论 传统的文章式写作：以文字和段落为主要的结构方法 4.3 PPT4.3 PPT与WORDWORD汇报写作转换 汇报报告撰写能力训练 WORD适合作为资料阅读： ?有标题，有段落 ?有论点，有论据 ?有陈述，有案例 ?有文字，有图表。 读者可以根据自己的需要或快速浏览，或重点精读 公司方案 封面 目 录 1.前言? ?01 2.正文? ?03 3.案例? ?34 4.建议? ?44 1.标题 。 2.标题 。 4.3 PPT4.3 PPT与WORDWORD汇报写作转换 汇报报告撰写能力训练 将WORD文档内容结构化/逻辑化/图表化表达即转换成PPT: 竞争对比分析竞争对比分析 地缘环境 地理方面：公司总部位于福