公文中数字使用常犯的错误分析

1、公文中数字使用常犯的错误分析数字是公文不可缺少的一部分， 使用非常频繁。 但由于写作人员大多对数据的敏感度不高，对数字不够认真，常出现一些小错误。结合写作经验，将几种出现频率较高的数字使用毛病简单归纳如下：一是数据不准确。准确性是公文数据使用的首要要求，是决策的依据， 一旦出错， 影响 较大。公文中数据不准确主要表现为：数据来源不准确。采用过期老数据，有些同志，对 数据更新把握不好， 又懒得去找，便用相近时间的数据， 以致出错。或是引用非正式文件数 据，平时工作中常会用到一些非严格意义上的数据，一不小心，就会用到正式公文中，造成错误。 我们有位同事在写一项工程专报时， 引用工程投资估算值作为投

2、资规模， 但实际上该 工程投资规模尚未确定， 上报领导后，被批评。对下级单位上报或其他外来的数据，未核实直接使用。外来数据，包括下级单位提供的数据，不一定全部准确，有些是为应付，随便 填写， 有些则为表功而蓄意夸大，使用数据的人如不进一步核实，极易出差错。我们建设的某项工程，施工单位上报完成 90%并按此请款，经核实，实际工程才完成70%多一点，如轻易批付，必然超支付，造成资金流失。计算错误。计算过程中不小心，造成失误。未 认真校对。在日期方面比较突出，常见 4月写成 3月， 5 日写成 10 日笔误。再者，部分文 件领导签发时间较长，待印发时，文件内时间已过期，但未跟进更改，造成错误等。二是

3、使用不规范。 根据国务院 2000年颁布的公文写作规范规定：公文中的数字， 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素 的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 但实际公文写作中不规范书写还是不少， 比较突出的有： 随意简写。如2009年简写成09年或0九年”、2001年2009年写成 2001 一 09年。后者犯了 3个错误：一是2001年中的年不能省；二是”不能以 代替，表示数值范围时，必须使用，并且前后都加单位，如 36 米 45 米；三是 2009年不能写成09年。概数、约数表述不当。如 ”工程投资约300万元左右”、至少需要资 金 50 万

4、元以上 、 三、五天 、 20 几人 等，前两项出现重复，第 3项多加了 、 ，第 4 项 带几时必须使用汉字， 如 二十几人 。 日期书写不规范。 如行政公文成文日期写成 2009 年 2 月 2 日、 二零零九年二月二日 或二 00 九年二月二日 等。按照有关规定，行政公文 成文日期要用汉字，党政公文用阿拉伯数字，且二00九年、二零零九年”应为二00九年。又如 腊月 23 日应为 腊月二十三 ，干支纪年、夏历月日和中国清代及清代以前的历 史纪年，各民族的非公历纪年、星期几要求使用汉字等。三是表述不科学。这一类问题， 虽然没违反规定，也不会造成较大的影响，但如加以注 意，对提高公文的简洁、

5、准确、 规范性有帮助。 主要表现有： 非精确要求的较大数值直述， 较难读取。如一些汇报材料中出现的工程概算约 234567521.46 元、 估计一季度财政收入3635542172.25 元等，这些数据，本身就约数，在我们材料中多为介绍性、告知性数据，为 便于阅读，可表述为 工程概算约 2.35 亿元 、 一季度财政收入约 36.35 亿元 ，但其中 2.35 万元 不能写成 2 亿 3 千 5 百万元 。非严格专业单位的直用， 增大理解难度。 如某项工程 有分东西 2 个车库，引用相关专业表述为 1#车库和2#车库 ，让人费解，对这种非严格意 义的专业表述，可以适当简化，便于阅读，如改成1号

6、车库”、2号车库更好。使用不统一。如同一文中，前面为3万平方米”，后面为3万m2 ；前面为2.6千米”，后面为3.8km; 前面为 三分之二 ，后面为 3/4 等，都值得我们注意。公文是党政机关行使管理职能、进行公务活动、办理具体事务的重要工具，权威郑重， 严肃规范， 而数字以其清新的视觉感、 震撼的冲击性、 强烈的说服力和简洁鲜明成为公文中 经常使用和出现的一种文字，数字在公文中应当规范有效地使用。一、数字概述数字主要包括汉语数字和阿拉伯数字两种。其中，汉字数字通常是指“一、二、三、四、 五、六，七、八、九、十 ”及其大写 “壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾 ”等数字， 阿拉伯数字主要

7、指 “、01、2、3、4、 5、 6、7、8、9”十个数字。不论是汉字数字，还是阿拉 伯数字，在公文中的使用都具有严格的规定和统一的用法。二、公文中数字使用的常见瑕疵在公文创制中，由于写作主体对数字使用的有关规定不熟悉，规范意识、标准意识不强， 审核程序不严格、不规范，汉字数字和阿拉伯数字的错用、滥用、误用、混用及表达不够精 练等数字使用不规范情况层出不穷，屡见不鲜，普遍存在，如“2008年”写作 “08年”，“七八天”写作“七、八天 ”，“腊月十五 ”写作“腊月 15”，“一年 4季”， “1,300,00,000人”等等，这 些数字的不规范使用现象， 都在一定程度上影响了文章的质量和发文机

8、关的形象， 汉字使用 规范化、标准化亟待重视和加强。三、汉语数字的规范使用（一）长期已来约定俗成的定型的词语、词组、成语、短语、惯用语、缩略语或具有修 辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：一概、九州、三翻四次、八仙过海、 零点方案、二一添作五、见其一未见其二、不管三七二十一、九牛二虎之力、行百里者半九（二）星期、季度的表述及规范化简称、统称用语需使用汉字型数字，如：星期一，星 期六、第二季度、第四季度，二万五千里长征、十六届四中全会、七届三中全会等。（三）中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年的表述，应使用汉字型 数字。如 :万历十五年、丙寅年九月二十三日、戊子年四月十

9、七日、腊月初八，正月十五， 藏历阳木龙年八月二十六日等。 同时， 为了表达得更加明白清楚， 可在它们的后边用阿拉伯 数字进行括注。如康熙二十一年（ 1682 年）。（四）相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字，且之间不能用符号隔开， 如: “三四天 ”不能写成 “三、四天 ”， “八九万套 ”不能写成 “八、九万套 ”。（五）含有月、日简称以表示事件、节日或其他特定意义的词组，应使用汉字数字。如 果涉及到一月、 十一月、 十二月等因数字的重复性或连续性可能引发歧义的， 要将表示月和 日的数字用间隔号 “？”开，并加引号。如：一?二八”事变（1月28日）、一二？九”运动（12月 9月

10、），若写作 “一二八”事变、“一二九 ”事变， 则可能理解为 “12月 8日”、“1月 29日”， 进而也就违背了历史事实。涉及其他月份的， 不必使用间隔号，但是否使用引号， 则视事件 的知名度和社会的习惯性使用而定。 如“五四运动 ”、“五一国际劳动节 ”、“九一三 ”事件、 “七 七事变 ”等。（六）用 “多”“几”余“”“左右”“上下”大“约”等表示不精确数时，使用汉语数字。如：一百 多次、九万左右、十余年、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较 意义的数字，用 “多”、 “约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用 阿拉伯数字。如 : 全省农村信用社募

11、集资金近 5000 万元，衣物 9000多件，用于支持灾区灾 民灾后重建。（七）行政机关公文的成文时间用汉语数字，党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。如行政机关公文中成文日期署为二00九年九月十八日”，党委系统公文则署为“ 200年9月18日”。同时，在签署行政机关公文成文日期时，应注意0”与“ 0的区分，签署成文日期，只能使用 “0 ”，而不能使用 “0”，如 “二00八年四月十八日 ”不能写成 “二 00 八年四月十八日 ”。四、阿拉伯数字的规范使用（一）公历世纪、年代、年、月、日、分、秒的表述，用阿拉伯数字。如：公元前8 世纪、公元前 365 年、 20 世纪 80 年代、公元

12、1949 年 10 月 l 日、 23 时 15 分 55 秒等。另外， 年份一般不用简写，如 :2007 年，一般不写成 07年。（二）物理量数值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如：700kg 、 82cm、30C等，且多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量数值一般情况下应使用阿拉伯数字，女口500元， 12个月、 50名。（三）统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯 数字。例如， 18、 -29 ， -23.5、56%、1/9、1:700等。（四）部队编号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。如:56242 部队、总 2389 号、国办发

13、 200712 号文、 T45/T34 次列车、 HP3000 型电子计算机、 97 号汽 油、维生素 C2 等。（五）引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。如 :见金融学中文 2版， 208 页，北京，中国教育出版社，1992。（六）5 位以上的数字且尾数多零的，为避免跨行和兼顾美观，一般可以用“万”、“亿”等单位计数。如 345000000 元，可写成 3.45 亿或 34500 万。（七）机关公文中的附件序号和页码标识当使用阿拉伯数字，如“附件 1”、“第 1页”。五、数字使用的注意事项（一）在公文中使用概数 （模糊数 ）、约数数字，应当只模糊一头