制度流程的信息化

1、信息化知识制度流程的信息化因此，这套体系的标准化程度直接决定了企业管理的标准化程度；这套体系的精细化程度直接决定了企业管理的精益化程度；这套体系的清晰化程度直接决定了企业管理的执行力大小；这套体系的集成化程度直接决定了企业管理的集约化程度；而这套体系的科学化程度更是决定了企业管理的先进性程度。目前，企业的制度和流程根本上均是以文件的形式存于的，不管这种文件是纸质的仍是电子的；也不管这种文件是以通告、纪要、红头文件的形式发布，仍是以某种标准的格式发布。可是，这种以文件作为载体的管理体系随着企业的开展壮大，越来越显得不能适应企业管理和变革的 需求。问题壹：文件形式发布的制度和流程数量众多，格式多样

2、，详略不壹，关系复杂；存于重复、冲突、缺失、冗余及描述不清晰的问题。企业于开展过程中，于不同的时间点由不同的管理人员制定且发布了各种制度和流程文件，这些文件采用的文档格式未必统壹，描述详略未必壹致，管理思想未必壹贯。如果我们对壹个到达壹定规模的企业 历年来所发布 的制度和流程文件进行梳理，壹定会发现不少重复制定且相互冲突之处，也壹定会发现不少制度和流程的缺失点。更为重要的是，企业内部的制度和流程文件往往只有发布机制却没有完备的退出机制，以至于很多不合时宜的制度和流程壹直于形式上仍作为正式规定而存于。当下很多企业仍试图基于传统的文件管理手段进行制度和流程的梳理。比方，将各种制度和流程文件进行分类

3、和编号，然后放于企业内网上供查询。可是，这种技术手段只能管理到文档的名称 和编号，且没有能力解决这些制度 和流程之间相互重复、冲突的问题； 也不能解决详略不壹，语焉不详的问题。另外，各种制度和流程之间是有关联的，于很多文件中往往均会提到 关联规定请参见 XX 制度及流程文件“。各种制度和流程之间的关联 直 接决定了整个管理体系是否有效衔接，也决定了其运转的效率及效 果。 流程和制度间的关联关系如果通过文件内的描述进行说明，很难 从整体 上表述清楚， 更难以进行维护； 如果通过所谓的勾稽图又显得 错综复杂， 仍是见不清楚。问题二：文件形式发布的制度和流程构成了企业内部的各种管理体 系， 而靠文件

4、这种技术手段很难解决企业内部管理体系孤岛“的问 题。 企业于开展过程中往往会不断地引入且应用各种先进的管理理念和 方 法，这些理念和方法的引进壹般均以工程实施的形式展开，且随着 工程 的结束以各种制度和流程文件的形式给企业留下壹套套管理体 系。由于 这些体系之间且没有进行过有效的整合，从而造成各管理体 系之间存于 相互脱节甚至相互冲突的情况。另外，这些工程通常又是 以壹个或几个 部门为单位展开的， 职能部门由于职责分工所造成的边 界效应也进壹步 加剧了所谓管理体系孤岛“的形成。“管理体系孤岛给企业造成的直接问题就是各种管理要求不能被真 正全面地执行。 当然，执行不力不完全是由管理体系孤岛“所造

5、成 的， 可是这个因素却是被企业普遍无视的。 企业管理者于分析为什么 员工的 执行力不够时，很少会成认是因为自已没有把应该怎样做事 情“讲清 楚。有壹家很着名的企业，其多年来所制定管理制度有七八百本之多，最 后 导致具体执行时员工均不知见哪本制度为好。其采购员曾抱怨说，哪道我下采购订单时需要先见壹下全面风险管理小组给我的 ?内控手 册 ，之后再见然后再见壹下质量团队给我的 ISO9001 的?程序文件 壹下平衡计分卡工程组发的?行动方案 ，接着再见壹下 ERP 工程组 写得?采购流程操作手册? ，最后再下采购订单？“。那 么，这位采 购员下采购订单时究竟是遵循什么流程呢？其答案是： 按 ERP

6、 规 定的流程来做“。为什么呢？因为 ERP 规定的流程均是 固化的 IT 系 统中的，绕不开！ “。那么，其它管理体系的要求是否被执行呢？这位采购员的答复是： 你只管做了，有问题他们自然会来找你，不来找你自然就说明没有问题。 “ 问题三：文件形式发布的制度和流程很 难进行全面、 高效的合规管理。 让员工不折不扣地按既定制度和流程 开展工作，这本身就是壹个企业 执行力的表达。目前，制度和流程落地 主要有三种方法。壹种是实施 信息化的管理系统， 将其固化于 IT 系统 中，让员工不得不按既定的制 度和流程办事。第二种是建立制度和流程 合规管理体系。第三种是通 过企业文化建设，让员工自觉树立按流程

7、办 事的观念和流程管理的思 想。所谓的制度和流程合规管理体系，就是壹 套人查人“的制度， 也就是所谓的四眼原理“，即壹个人工作，另 壹个人来检查。建立 这样的合规管理体系，企业应标识出需要进行检查 的管控点，且定义 相应的检查手段、人员、频率和标准。然后，按预案 以壹定频率和周 期不断地对制度和流程中关键的节点进行合规检查， 且 出具合规检查 方案。 然而，要对由制度和流程文件所构成的企业管理 体系进行标识管控 点；定义相应的检查手段、人员、频率和标准；制定 检查方案且进行 合规检查等壹系列合规管理工作， 于工作效率和可操作 性上均遇到了 很大的挑战问题四：文件形式发布的制度和流程很难对企业的

8、管理体系进行深入、全面和科学的分析和优化。目前企业进行制度和流程优化的问题是没有能力对现状进行充分分析和深入理解。只有充分了解了目前的情况和存于的问题，才能真正去设计壹个合理的优化方案。或激进或渐进，均需要基于现实作为壹个出发点。不然，任何优化从某种意义来说均是盲目的。而由制度和流程文件所构成的企业管理现状却很难给我们提供进行科学分析的根底信息。比如，我们想知道壹个岗位究竟于整个管理体系中涉及到了多少流程及流程步骤，进而试图分析和此岗位关联的绩效、技能和工作量是否有改良的空间。如果基于制度和流程文件去进行这样的分析，其工作量将是巨大的，我们可能需要将所有文件搜索壹遍且进行整理，然后才能进行关联

9、的分析工作。上述问题的解决之道是建立壹个模型化的而非文件化的企业制度和流程的信息化管理平台。所谓模型化的而非文件化的企业制度和流程的信息化管理平台指引入建模的技术和方法进行制度和流程的管理。简单地讲，为制度和流程事先定义壹套描述的规那么和方法，于这套规那么和方法之上所建立的 模型应 具有多维、多视图、多层次和多格式的特点，全面反映企业的组织架构、 信息系统和业务实践之间的关系。为不同层次、不同部门的人员提供壹个进行制度和流程建模的信息化平台。更重要的壹点是，模型化的企业制度和流程信息化管理平台使企业的制度和流程于横向和纵向上集成，展现出完整的端到端的流程，真正实现所谓管理的横向到边，纵向到底“。总之，企业所有的制度和流程均必须于此模型化