艺术档案资源开发利用与管理探析

1、艺术档案资源开发利用与管理探析 摘要:国内高校艺术档案的生产数量庞大，但纳入档案管理的数量稀少，且资源固化严重，开发和利用形式单一，影响力低下。管理意识薄弱导致艺术档案资源流失，权利限制规则导致校方和师生均无动力对艺术档案实施开发，管理制度欠缺导致管理基础薄弱，艺术档案本身的复用性导致档案开放管理困难。因此，高校应以制度建设为核心，提高艺术档案管理和开发程度，全面培养高校艺术档案管理者和产生者的档案意识，对职务作品权利限制予以一定程度的缓释，加强艺术档案的数字化程度，优化档案管理措施，拓展艺术档案开发利用形式。 关键词:高校;艺术档案;资源开发利用 具有审美价值的艺术作品和艺术文献扩展了档案资

2、源的体系来源，对档案资源开发利用提供了更丰富的选择路径，在一定程度上能改变社会公众对档案的刻板印象1。根据艺术档案管理办法中的定义:艺术档案是指文化艺术单位和艺术工 一、高校艺术档案资源开发利用及管理存在的问题 高校艺术档案开发利用及管理存在的主要问题是:艺术档案资源匮乏，管理制度缺位，开发利用措施低效，高校档案管理部门在艺术档案开发利用方面缺乏开放和积极的心态，参与度低下。(一)艺术档案资源开发利用存在的问题。1档案部门参与度低。艺术档案是作为艺术学与档案学的交叉产生的特殊档案，其价值内涵更贴近于艺术学科，以至于在艺术档案的研究、展览、数字化和文创产品开发等档案资源利用工作由艺术学者或机构参

3、与的更多。北京大学的“中国现代艺术档案”(CMAA)就从20世纪90年代开始一直致力于艺术档案的研究，建立了艺术家档案数据库，并且每年编辑出版中国当代艺术年鉴，从2016年开始每年在北京民生现代美术馆举办“中国档案艺术年鉴展”7。2020年初，清华大学艺术博物馆、新闻与传播学院联合主办了“窗口2020疫情时期图像档案展”，以“云展览”的方式展出了200余件新冠肺炎疫情相关的艺术影像作品。但反观高校档案管理部门在艺术档案的开发利用方面的成绩就乏善可陈。2资源开发缺乏公共服务意识。英国NDACA项目通过收集管理并开放利用英国残疾人艺术档案，以档案记忆再现、口述历史重建、档案展览和档案教育等互动服务

4、为主的形式，展开残疾人艺术档案资源开发利用工作8。高校档案管理部门在传统工作中一直以“管”为工作重心，缺乏顺应时代的公共服务意识，这种故步自封的姿态使得高校艺术档案的文化教育作用被严重低估和埋藏，无法真正深入影响广大师生，更难以辐射全社会9。3开发利用的形式单一、内容刻板。从笔者参与的四川省21所设有独立建制档案馆的高校的艺术档案开发利用情况的调研来看，艺术档案资源的开发利用形式主要是以读本编研和档案展览为主，缺乏如音视频制作、档案文化创意产品、在线互动展览等紧跟时代潮流的新颖形式。高校档案馆利用艺术档案编研的读本主要以校史读本为主，参展的艺术档案大多是作为辅助展品之用，可见艺术档案在其中只是

5、可有可无的配角，没有真正发挥艺术档案的文化影响力。档案与艺术品之间虽然具有密切的联系，并且有些物品会同时具备档案、文物、艺术品的多重属性，但档案主要侧重于“文”，而艺术品更侧重于“物”，因此高校档案馆的展览在内容深度上远不如博物馆与艺术馆10，同时高校档案馆的物理位置相对于公共展览馆更为封闭，因此在受众范围与社会影响力上也不具有优势。高校艺术档案资源目前的开发利用没有紧跟时代，也没有深入研究和发掘艺术档案的内容价值，在盲目进行档案展览过程中并未能发挥艺术档案资源的特性。(二)艺术档案资源管理存在的问题。1资源数量庞大，但纳入管理的数量稀少。档案的实质是信息单元的储存与调用，充分的馆藏数量是促进

6、艺术档案管理优化和实质开发的基本前提。高校师生每年生产数量庞大的艺术作品和艺术文献，几乎涵盖艺术领域各个分支。从表现载体上看，涵盖文书、手稿、照片、实物、影像等形式;从形成路径上看，包括高校师生为完成教学、科研形成的作品，也包括为完成高校指定工作任务而形成的作品，还包括参加各种会议、赛事、展览和交流活动形成的作品;从作品创作的主体来看，既包括集体创作的作品，也包括师生独立创作的作品11。不论何种载体、何种路径和何种创作主体的作品，都具有档案价值。艺术作品与艺术文献的生产量应当有相当数量的艺术档案藏品。但现实并非如此。根据对四川省52所普通本科高校的调研来看，其中有39所院校设有艺术学院或艺术专

7、业，21所院校设有独立建制的档案馆，却只有一所艺术类高校有单独分类的艺术档案，其余综合性的普通本科院校皆未将艺术档案作为独立的档案分类规范管理，艺术档案大多分散在教学、科研、声像等档案之中。从已有的艺术档案馆藏看，绝对数量非常小，相较其他类型档案占比低，多数高校档案馆中甚至都未将艺术档案纳入独立的统计门类。2管理制度和管理措施的缺位。通过对国内部分高校档案管理制度的考察，发现大多数高校并没有针对艺术档案制定专门的管理制度。管理制度缺位的后果是在高校内部不能明确责任主体，也无奖惩措施，导致艺术档案的搜集、管理和开发处于无章可循的状态。有管理条件的机构和人员没有管理动机，有动机的机构或者人员缺乏管

8、理能力。笔者认为有必要针对艺术档案制定专门的管理制度。原因在于传统档案管理制度是在常规档案管理过程中逐步形成的，对于教学和科研档案的管理已经可以起到良好的管理效果。但艺术档案本身具有的特点，导致传统档案管理制度不敷使用，从而有必要以艺术档案为核心针对性地设置系统的管理制度。在管理措施方面，高校档案管理部门没有充分认识到艺术档案的价值，仅仅将自身定位成艺术档案的保管库房，没有在收集利用艺术档案方面采取积极主动的措施。一是高校档案馆对艺术档案的收集、管理和开发处于被动接受的状态，只等待相关部门或师生将艺术档案“主动送上门”;二是入馆艺术档案的借阅、借出手续繁杂，致使档案资源固化严重;三是对于艺术档

9、案价值鉴定的成本投入不够，缺乏对艺术档案价值的鉴定能力，无法对入馆档案进行规范的分级管理;四是缺乏专业的装具和库房，没有区分艺术档案与普通档案储存介质，将艺术档案与普通档案的存放混在一起，缺乏安全管理保障和措施，致使部分艺术档案实体受损;五是对艺术档案的数字化工作滞后，导致大部分艺术档案没有进行完整的数字化，使得艺术档案的开发利用难上加难。 二、高校艺术档案资源开发利用管理问题的成因 艺术档案开发利用的问题必然与艺术档案区别于其他类型档案的特殊性相关。但在限定于高校这一特殊环境内具体讨论时，与高校的特殊性产生交集。两者的困境叠加部分是探讨高校艺术档案开发利用问题成因的重点关注区域，也是针对问题

10、寻找突破的切入点。(一)艺术档案固有的特点对开发利用造成的影响。艺术档案本身具有多样性、成套性、形象性、复用性等特点12，这些特点使得艺术档案比普通的文书档案更具开发利用价值，同时也对高校档案管理实践造成许多难题。1艺术档案的多样性导致难以对档案分类鉴定。艺术档案的多样性特点首先表现在艺术档案形式的多样性上，艺术发展至今形式种类繁多，其主要包含语言艺术(文学)、造型艺术(绘画、雕塑、设计、建筑等)、表演艺术(音乐、戏剧、舞蹈等)和综合艺术(电影、电视、行为、装置、歌舞剧等);其次艺术档案的记录载体往往与其他类型档案不同，除了纸质档案外还有大量的音视频档案和实物档案，这种载体上的多样性在其他档案

11、中是相对少见的;最后高校艺术档案的多样性还表现在教育实践的多样性上，其主要包括艺术教学教具、教学课堂、教师个人创作、学生创作、学生参赛等方面。这三方面多样性的叠加，造成了艺术学与档案学在分类上出现归属和位阶的冲突。目前尚没有统一或者约定俗成的分类标准，艺术档案难以按照高校档案现行分类鉴定方法予以分类鉴定。2高校艺术档案的成套性与分散性导致档案的完整性难以保障。从艺术创作的特点上来看，产生的艺术档案是具有成套性的。一件艺术作品和艺术活动从初期创作到后续展览、演出的全过程，产生的档案都是记录同一主题事件，应当作为一套档案统一收集保管。而高校艺术档案由于一次艺术行为可能由不同的部门共同参与导致产生的

12、档案又具有分散性，例如艺术教学活动中产生的档案，其教案教具产生在教师个人手中;而学生接受教育之后产生的作品又分散在学生手中，这种分散性是以艺术教学档案为主的高校艺术档案独有的特点。高校艺术档案的成套性与分散性导致档案管理部门难以确定档案是否齐备，从而影响了艺术档案归档的完整性。3高校艺术档案的形象性导致档案保管困难。艺术档案的形象性是艺术档案区别于其他档案的主要特点。其主要表现在艺术创作是一种以不同手段或媒介，塑造形象从而寄托情感传递信息的行为。而这种特点导致艺术档案的载体各异，不同的载体对装具、温湿度、光线等保管条件要求不同。高校档案库房现在的硬件条件难以达到所有艺术载体的保管要求，长久如此

13、可能导致艺术档案的载体耐久性受到限制从而造成艺术档案的破损和遗失。4高校艺术档案的复用性导致档案开放管理困难。艺术档案在艺术活动中通常会被反复使用，这就是艺术档案的复用性。艺术档案不同于文书档案具有较强的时效性并且便于通过复印、扫描等手段利用其内容。艺术档案在很长时间内都会在实际使用中，比如一件艺术作品的手稿，伴随着各种展览会被经常使用，而高校档案管理部门为了保障档案的安全对于档案的借出十分严谨，手续繁杂难以通过。而艺术档案由于其形象性又极难通过复印、拍照、扫描等简单的手段复制使用。这使得艺术档案的保护和开放矛盾重重难以管理。(二)高校职能重心偏向决定了艺术档案开发边缘化。高校的主要职能是教学

14、和科研，职能重心的偏向投射到档案管理中就表现为教学与科研档案的管理开发居于核心地位，而艺术档案开发处于边缘。高校职能的偏向无可厚非，但针对艺术档案开发来讲，无疑遭受了事实上损失。1艺术档案开发重视的程度不够。一方面，高校档案管理部门未能深刻意识到艺术档案搜集、整理、管理和开发的重要性，仅重视文书、教学、科研等高等学校档案管理办法中规定档案类别的收集管理工作，对艺术档案的重视程度未上升到应有的高度。另一方面，高校艺术档案产生者的档案意识欠缺。高等院校的艺术档案的主要产生途径与常规文书档案不同，并不集中产生于行政工作之中，而是产生于学校师生个人的艺术科研、教学、创作、比赛、展览和演出活动中。艺术档

15、案的产生时间、地点、形式都不具有规律性，而且档案的生产者多为没有专业档案知识或经过专业档案培训的个体师生，档案意识薄弱，大多认为这些作品属于个人创作并不属于学校归档的范畴。这使得档案的产生者既没有主动向档案管理部门归档，也没有按照档案的要求对自己产生的艺术档案进行合理的保管，造成档案的遗漏、遗失、损坏。2高校艺术档案的管理基础薄弱。高校的档案管理制度主要依照2008年教育部、国家档案局令27号发布的高等学校档案管理办法执行。在此办法中规定了高等学校归档文件范围共十一个大类13，其中并没有艺术档案这个门类，使得广大高等学校的档案管理部门在制定学校档案管理办法的时候并没有将艺术档案作为单独类别收档

16、管理。高校档案管理部门在对艺术档案资源的收集上缺乏可依据的规章制度，导致艺术档案收集工作制度基础薄弱，容易受到艺术档案产生者的质疑与排斥。高校档案部门近几年虽然在大力发展艺术档案的编研、展览和文创产品开发等资源利用工作，却没有制定相应的管理制度，使得艺术档案资源的开发利用无章可循、无据可依大大阻碍了其发展的脚步。3高校艺术档案开发的投入不足。一些艺术档案对储藏环境的空间要求较高，比如雕塑作品对空间的占用更大，相较于其他类别的档案来说在空间的使用上更“铺张”。一些艺术档案对储藏的温度和湿度有特殊的要求，比如书法和画作就需要在恒定的温湿环境中保存14。一些艺术档案需要特殊的存放介质，一些艺术档案涉

17、及保密要求。在对艺术档案实施展览、展示和特定研究的过程中，还需要考虑空间环境对艺术档案美感的影响，对于高价值艺术档案还涉及安全保卫的特别要求。高校并非营利性机构，不可能也没有充足的成本投入以提供恰当和充足的硬件设施。(三)权利限制规则导致利用上的公地悲剧。根据著作权法第十六条规定，职务作品的著作权归属于 三、高校艺术档案资源开发利用的路径与管理对策 针对高校艺术档案开发利用的现状和问题成因，对症寻找解决方案，提高开发利用的效率和效果以及优化管理措施是目前亟待解决的核心问题。(一)全面培养艺术档案管理者和创作者的档案意识。首先，高校档案管理部门应当树立档案意识15，明确高校师生创作的艺术作品和艺

18、术文献不仅仅属于创作者同时也是高校教育和科研成果的体现。高校档案管理者应化被动为主动，积极参与学校重点艺术活动，确保重要艺术活动的档案完整及时归档16;重点关注学校优秀艺术人才，针对有突出艺术成就师生的定期关注，对其作品进行主动收集管理。从源头上把握艺术档案资源的收集工作，给丰富高校艺术档案资源馆藏提供管理保障。其次，高校档案管理部门应积极开展档案专业知识培训，向广大师生普及档案知识，培养艺术档案的产生者和潜在产生者的档案意识，促进艺术档案产生者主动归档意识的养成。(二)以制度建设为核心提高艺术档案管理和开发程度。要提高艺术档案管理水平首先应该将艺术档案纳入高校档案收集类目中，建立相应的艺术档

19、案管理制度，保障艺术档案的“收”“管”“用”方面都有法可依、有章可循。根据艺术档案的特性，在具体规章制度制定时应特别重视四个方面的问题:一是应当明确艺术档案的收集主体，明确收集范围;二是应当对艺术档案的价值鉴定提出明确的要求，并根据不同的档案价值导向分级保管年限;三是应当对艺术档案的开放建立合理的手续，特别是针对艺术档案的知识产权所有者，提供尽可能便捷的利用方法，降低艺术档案产生者对个人艺术作品和文献归档的质疑与抗拒;四是应在制度中明确鼓励师生乃至社会大众对艺术档案的合理开发，支持艺术档案资源的跨界利用。(三)对职务作品权利限制予以一定程度的缓释。尽管著作权法对职务作品的利用予以限制，在事实上

20、导致艺术作品的开发利用受到限制，但是目前尚无充分的论证证明该法律规定的非正当性。同时，著作权法并不排斥高校通过内部规章制度对作品利用限制予以一定程度的缓释。鉴于此种状况，高校可以自行出台政策，允许创作者在一定程度上突破高校使用的“方式”允许其他人使用该等艺术作品，包括商业化的使用，从而提高作者和表演者开发利用的积极性，提升作者、表演者和权利人对艺术档案的重视程度，开放利用途径，提高开发价值。在此基本原则下，可以继续探讨商业化使用的投入和利益分配机制。这样不仅可以提高艺术档案的开发效率和效果，也可以在一定程度上为高校提高艺术档案的保存、管理提供更充足的物资保障。(四)优化档案管理措施拓展艺术档案开发利用形式。高校档案管理部门应根据自身特色优化档案管理措施，通过