如何利用信息化工具提高工作效率

1、AB Bcr i1 1一月二月2娱乐3 3有线电视5252 9819817.937.93：52.984 4录慷带租赁11.9711.975 5电影160011600132.0032.006 6CDCD- -7 7总计J-SUM(13331B7单元格中。如何利用信息化工具提高工作效率EXCEL是微软公司提供的强大数据表格处理工具，下面介绍我们工作过程会经常用到的，比较 实用的技巧，运用好就能提高工作效率，节省工作时间。1简单公式应用。加减乘除等简单公式应用。ExcelExcel公式中以等号开始，以数值等格式单元格结合数学运算符组成。（1 ）加、减、乘、除。C1=A1-FB1=A1-FB1C2尙=

2、B1-A1A ABCD |A AB BCD 15016001650加21550 减2比5（减380000 乘380000 乘432除432除公式（加）：单元格C1 = A1+B1公式（减）：单元格C2= B1-A1C3C3: :-ARBI-ARBIC4f二Bl/AlABCDABCD1rr %160016501501600.1650 加1550 减21550 减3I90001380000 乘4324公式（乘）：单元格C2 = A1*B1公式（除）：单元格C2 = B1/A1（2）自动求和（SUM （求和范围）A.总计一列中所有的值3 按Enter显示B7单元格中的结果。

3、- -X X 7 7 A A -SUM(B3:06J-SUM(B3:06J 4 41 1选择B7单元格，并单击 自动求和”按钮。2个彩色的点线框环绕于公式中涉及到的所有单元格，且该公式出现在选择B7单元格在编辑栏中显示公式。要统计一月份的总花费，您不必再次键入这些值。您可以使用一个称作函数的预先编写的公式。通过下面的操作您可以得到一月份的总计：选择单元格B7,然后在“标准”工具栏上单击“自动求和” 。这样可以输入SUM函数，该函数对一定范围内单元格的所有值进行求和。为了节省时间，当 您有多个值需要相加时，就使用该函数，这样您就不必键入公式。按Enter 后将在B7单元格中显示 SUM函数的结果

4、95.94。当选择B7时，公式=SUM(B3:B6)即出 现在编辑栏中。B3:B6是一个称为参数的信息，它告诉 SUM函数需要求和的值。通过使用 单元格引用(B3:B6)(而不 是这些单元格中的值)，一旦以后这些值发生变化，Excel可以进行自动更新。B3:B6中的冒号表明它是列B中行3至行6中的一个单元格范围。括号用于将参数和函数隔开。B.复制而不是创建一个新的公式将黑色加号从含有公式的单元格拖至将公式复制到的地方，然后释放填充柄。2自动填充选项按钮出现，但不需要进行操作。有时复制公式比创建新公式更简单。在本例多哈您将可以看到如何复制一月份公式，以及如何用它来累 加二月份的花费。您可以选择包

5、含一月份公式的B7单元格，然后将鼠标指针定位到该单元格的右下角，直至出现黑色的“ +”。接着将“填充柄”匸二！拖至C7单元格。当填充柄被释放时，二月份的总额126.93将出现在C7单元格中。当C7单元格被选中时，公式 =SUM(C3:C6)将显示在该工作表顶部附近的编辑栏中。 在公式被复制后，“自动填充选项” 按钮 出现，其中包含一些供您选择的格式选项。在这种情况下，您不需要对按钮选项进行任何操作。当您下次在任何单元格中执行输入操作时，该按钮就会消失。应用例子：赊销月报表汇总2、检查公式应用。思路：利用公式计算出来的数据，与各子公司上报的报表数据减法比较，看有无误差数据。如果 误差数据不为0表

6、示下面子公司上报数据有错误，如果误差数据都为0,那表示数据都准确。A AB BC CD D1一月二月2 2娱乐3 3有线电视5252 989852.9852.984 4录像带租赁7.987.9811.975 5电影1.001.0032.0032.006 6CDCD18.9818.982929 9898丁总计L95ML95M_ - 1I I 9595别12&9312&93B7A A -SUM-SUM（田 EEEE）例子：购销存周报上扳尙援裹123456=5-17=1+2-3-4瘁春本用衲X和木麦Jh水卓春襟羞4侖20030040010020000違利用这个公式可以快速简单求出不同分类的“月初库存

7、”，如果前面品种有变动，只要改变“统计条件”列的分类就可以方便得到合计数。剪切选择性粘贴粘貼r全部r公式a鳄遊r ttstttjr批注 运算林无r加）c减r有效性脸证Qi）r边框降外电）刿宽c益式和数宇格式佰租敎字格式QJ）r乘血广除（X）创建列蛊0 .超轟接如.厂跡过空单元（）厂转置（）f粘贴籬接CU | 離取消 | J4、比较实用的操作（1）选择性粘贴。操作方法如下图：右键-选择性粘贴，出现下图右边选择性粘贴参数。“选择性粘贴”命令，该命令有些特殊功用，能够帮助你大大提高编辑效率。以下就是其中三例。整体运算在你使用Excel编辑工作表时，如果需要对某一单元格区域的各单元格中的数值进行同增同

8、减操 作，那么使用“选择性粘贴”可大大提高编辑效率。比如，现在你要把C3:H20单元格中的数值同时增加10%，请按下述步骤操作：1在C3:H20以外的任一单元格如 H21单元格中输入“ 1.1 ”。2选中H21单元格，单击常用工具栏中“复制”按钮。3选中C3:H20单元格区域，然后在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。4在“运算”下，单击“乘”复选钮（如图）。5单击“确定”按钮。至此，C3:H20单元格的数值都会与 H21单元格中的数值即1.1相乘，并将计算结果显示在各单 元格中。在“选择性粘贴”对话框中，相信大家已经明白了 “运算”下的“除”、“加”和“减”是什么意思了吧？行列置换使用E

9、xcel编辑一张表格后，发现该表格列数太多，而行数太少。这时你或许希望该表格的行列 互换，以便方便地打印在A4纸上。以下的方法，可让你在Excel中实现表格的行列转置，即列变为行，行变为列。具体过程是：1选中需要进行行列转置的单元格区域，女口A1:X6。2在“编辑”菜单中，单击“复制”命令。3单击要存放转置表区域的左上角单元格，如A7。4在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。5选中“转置”复选框，单击“确定”按钮。辜制 粘贴 选择性制占舉）， 插入（X）.AKA迥滴険内容 ffiAJttffi （H）SsSttS?从下拉列表中选擇（K1.淤加监视点至此，行列转置后的表格出现在A7:F30单

10、元格区域。插入,，3删琮匹重命名*移动或复制工作表WW 选定全部工作表（工作表标签额色（D D v v Sheet甲查看代码世）暮动或皇制工作表确定取消冻结公式在你完成一个Excel工作表的编辑和计算工作后，如果需要把其中的公式替换为其结果，以达到 永久冻结公式的目的；或者，在工作表的其他位置或其他工作表中，需要使用公式结果，那么可试试以 下方法。1.选中包含公式的单元格。2在“编辑”菜单中，单击“复制”命令。3.在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。4.在“粘贴”标题下，选中“数值”复选钮，单击“确定”按钮。（2 ）工作表复制副本（3 ）冻结窗口为方便查看表格数据，可以冻结标题行或者标题

11、列，移动标题行或者标题列后面的数据，标题行或者列不会改变，便于数据对照。4）快速输入相同数据选择要输入相同数据单元格范围，输入数值，然后同时按下CTRL+ENTER（回车），即可输入选定单元格相同的素质。如下图：k建直劃本（O下列选定工作表之前 ISheeti持遶足工作表移至工作溥辽:Bokl窗口|帮助、新建窗口 11* *重排窗口也）i5555555555555555555555555555555555555555555F55556555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555

12、5555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555_ _5、打印设置通过页面设置，合理利用打印纸张的页面，提高纸张利用率。页面设置路径:(1) 页面设置-页面。设置打印基本参数。方向：设置数据打印的纸张方向。如有些数据列比较宽的，可以通过横向打印。缩放：设置数据大小缩放。如有些数据表格太大，一张纸上打印不下的，可以通过缩小比 例，将其打印在一张纸上。起始页码：设置起始的页码数

13、。如打印数据第一页要改成是第三页，就可以在起始页码输 入3，这样第一页的页码就会显示第 3页。licrosoft Excel - BookZ另存为网页(&).保存工作区血文件按素W-立件血|编辑 视图电) 插入 格式 匹 工强打印区域打E卩预览( (V)(2) 页面设置-页边距。设置打印页边距，通过调整页边距大小，尽量缩小页边距，尽量利用纸张大 小。(3)页面设置-页眉/页脚。设置页码及页眉页脚，可以自定义页眉页脚， 或者选择系统给定的选项。(4) 页面设置工作表。打印区域：设置固定的打印区域。如一张表格上有很多数据，但只要打印其中的一部分数据，可以将需 要的部分设置成打印区域。打印标题：设置

14、每张打印页都出现的顶端标题或者左端标题。如一张表数据很多，有好几页，没有设置 顶端标题行(或没有手工在表格里这是每页的标题栏)，打印出来的数据资料第一页有标题栏，第2页之后的资料就没有标题，设置了顶端标题行后每页都有对应的标题行，便于数据 资料查看。沁园春北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。望长城内外，惟余莽莽；大河上下，顿 失滔滔。山舞银蛇，原驰蜡象，欲与天公试比高。须晴日，看红装素裹，分外妖娆。江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。更多有关ofice在线视频教程，请查看以下网站http:/www.e .c n/eschool/zhua nti/msoffice/惜秦皇汉武，略输文采；唐宗宋祖，稍

15、 逊风骚。一代天骄，成吉思汗，只识弯弓射大雕。俱往矣，数风流人物，还看今朝。克出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内， 忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之 气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭 陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之 事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论 此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之， 则汉室之隆，可计日而待也 二L。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣 于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危