文件编写培训课件

1、课前友情提醒每天多做一点点，就是成功的开始每天多做一点点，就是成功的开始每天创新一点点，就是领先的开始每天创新一点点，就是领先的开始每天进步一点点，就是卓越的开始每天进步一点点，就是卓越的开始每天谦虚一点点，就是被接纳的开始每天谦虚一点点，就是被接纳的开始质量环境管理体系质量环境管理体系 体系文件编写体系文件编写课程介绍课程目标： 通过培训，掌握程序文件的编写和技能，做到：会按标准格式编写公司程序文件；会审核文件格式的标准化；会办理公司程序文件的制/修订及发行流程；目录1、公司荣誉2、公司品牌3、公司通过体系认证4、体系文件编写的重要性5、体系文件的架构6、体系文件的机密等级7、体系文件的结构

2、8、体系文件编写9、体系文件的书写规定10、体系文件条文的规则 11、体系文件的编号 12、体系文件的审批 13、体系文件制/修订及发行的流程14、体系常用表单的使用说明公司通过体系认证国际认证联盟标志 中国认证机构国家认可委员会 （CNAB）认可标志 国际认可论坛 环境管理体系 质量管理体系 体系文件编写的重要性 体系文件在ISO9000、ISO14000管理体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求 在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循

3、，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方 式和方法欠明确和清楚。体系文件编写的重要性 （3）提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日常工作，不断地完善管理和技术的要求。 （4）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。体系文件编写的重要性（5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。（6）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内

4、容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 体系文件的架构 按标准描述环境管理体系描述各部门有关活动详细作业文件 QM一阶文件 QP二阶文件 WI三阶文件 FM四阶文件 各部门作业记录 类 别名称代号例举手册类一阶文件QM环境质量手册管理办法类二阶文件QP制程检验管理办法指导书、操作规范三阶文件WI抛光作业指导书图表、记录四阶文件FM内部联络单 设计图 QC工程图 体系文件的架构说明1手册类(QM) 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要

5、求我们应该要做哪些工作。2管理办法类程序(QP) 程序即是明确规定工作进行的途径，就是说，针对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。体系文件的架构说明3指导书、操作规范(WI) 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。4表单（图表、记录）(FM) 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设

6、计表格应力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。体系文件的架构说明 一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。体系文件的机密等级 可分为三类： G类：即通用文件，允许各部门依需要经文管中心登记后复印使用，或在内部网络上公布，公开宣导。如：文件和资料管理办法。 S类：即机密文件，由发文单位设定权限范围，由文管中心控制发行。如一般技术文件、人员升迁、薪资调整等。如

7、摆件电镀BPR流程。 T类：即绝密文件，只限于责任人与企业最高主管之间的机要文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登记名称，正本由责任人保管。如核心技术、对外重要项目的申报等，如金属摆件特种生产工艺创新项目。体系文件的结构（首页）例表例表首页：含审批、发行签收、版本、发行份数及修订等内容，类似文件履历，仅限一页，如右图（注：仅限一、二阶文件使用） 体系文件的结构（次页）次页：文件的内容页含目的、适用范围、定义、权责、内容、参考文件及资料、使用表单，可多页，每面标示页次，如右图 例表例表体系文件的结构（附件 ）附件：系指本文件相关的图表说明，可多页。如下图 例表例表一阶（QM）程序文件格式例

8、表例表例表例表上图为QM文件格式的封面与目录下图为QM文件格式的文件首页与次页二阶（QP）程序文件格式例表例表三阶（WI）程序文件格式例表例表操作规范文件部门作业指导书四阶（FM）程序文件格式文件制/修订申请单内部联络单例表例表BPR流程文件格式例表例表文件编写的内容（ 1.0目的）1.0目的: 叙述编写此文件之意图、功能用途及希望达到的目标 文件和资料管理办法1.0目的 1.1为确保本公司文件的制定格式、书写编号一致性，以便于建立、分发、存档及控制。 文件编写的内容（ 2.0适用范围）文件和资料管理办法2.0适用范围 2.1本公司之质量环境手册、管理规定、作业指导书及各项相关规定等文件均属之

9、。 2.0适用范围： 叙述编写此文件之适用于组织内特定人、物、事、地 文件编写的内容（ 3.0定义）文件和资料管理办法3.0定义 3.1质量体系：系指有关ISO19001：2000的所有文件。 3.2环境体系：系指有关ISO14001：2004的所有文件。 3.3其他体系：系指质量/环境体系未要求的其他管理体系。 3.0定义： 说明此文件中特殊或专用的名词、词汇、专业 术语的含义 文件编写的内容（ 4.0权责）文件和资料管理办法4.0权责 4.1各相关单位： 需切实执行及配合文件有关规定，负责分发文件的 保管与维护。 4.2文管中心： 负责审核文件之标准规范、编号及发放等管理。 4.3文件审批

10、权限参照本办法第5.3条款规定。 4.4各部门负责本部门内各项文件的制订、审核。 4.0权责： 叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任 文件编写的内容（ 5. 0内容）文件和资料管理办法5.0内容：详5.0内容： 叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特定工作、管理规定及流程步骤一一对应说明、工作步骤所产生某些记录、报告，作为实际作业现况之规定、依据文件编写的内容（ 6. 0参考文件及资料）文件和资料管理办法6.0 参考文件及资料 6.1档案管理办法 （QP-QE-A-03） 6.2记录管理办法 （QP-QE-A-04） 6.0参考文件及资料： 叙述此文件所产生的其他参考依据的文件

11、名、资料名 文件编写的内容（ 7. 0使用表单）文件和资料管理办法7.0使用表单： 执行此文件产生之记录表单及标签、印章等 文件编写的内容（ 8. 0记录之保存）文件和资料管理办法8.0 记录之保存： 8.1本文件原稿由文管中心统一保存至本文件改版或废除为止。 8.2文件保存一览表 由文管中心适时更新。 8.3受控文件发放清单 、作废文件销毁清单、文件回收登记表、 文件归档登记表 作为历史记录由文管中心永久保存。 8.4文件修订申请单 、文件废止申请单、作废暂留申请单、文件 发放签收表及文件发行申请单 由文管中心保存，保存期 限与相关文件生效或保存时间同期。 8.0记录之保存： 叙述需保存之记

12、录原稿及保存单位，保存年限设定 文件编制流程 流程图绘制 编制文件的过程中，使用流程图，会更容易理解文件内容和加深印象 文件流程图表格流程图绘制 体系文件中流程图各符号 生产过程流程图所使用符号 体系文件的书写规定 QM/QP/WIQM/QP/WI体系文件：1 1、统一用、统一用A4A4纸纸（210210* *297297mmmm）2 2、字体：宋体字体：宋体3 3、标题：小三、标题：小三4 4、内容：小四；、内容：小四；5 5、上、下边框各：、上、下边框各：2 2cmcm，6 6、左边框、左边框:2.5:2.5cmcm（其中其中0.50.5cmcm作为存档或文件报送时的装订线）作为存档或文件

13、报送时的装订线）7 7、右边框、右边框:1.5:1.5cmcm，8 8、各边调整幅度各边调整幅度0.20.2cmcm9 9、行间距：固定值、行间距：固定值1818磅，字磅，字间距为正常，间距为正常，（如该行字数不足（如该行字数不足5 5个字，则字间距调整紧缩状态个字，则字间距调整紧缩状态 ）2.5cm297mm210mm2cm2cm1.5cm宋体：小四行间距为固定值18磅宋体：小三公司标志公司内联单标准格式如右图：如右图：边距大小：边距大小： 1 1、左边距：、左边距：2.52.5cm cm 2 2、右边距：右边距：1.51.5cm cm 3 3、上边距：上边距：2.52.5cm cm 4 4

14、、下边距：下边距：1.51.5cm cm 表头：表头： 1 1、“表单表单标题标题”：三号字，宋体：三号字，宋体或黑体均可。或黑体均可。 2 2、统一使用、统一使用“LOGOLOGO标志标志”：不能改变其长宽尺寸比例，以免不能改变其长宽尺寸比例，以免LOGOLOGO变形。变形。 3 3、“表单标题标识表单标题标识”：小五：小五号字，宋体或黑体均可。号字，宋体或黑体均可。 4 4、表单需预留审核栏位置，若、表单需预留审核栏位置，若有申请受控编号，需把编号体现在有申请受控编号，需把编号体现在表单右下方。表单右下方。表单内容：表单内容： 1 1、字号：五号、字号：五号 2 2、字体：宋体、字体：宋体

15、 3 3、段落前：、段落前：0 0行行 4 4、段落后：、段落后：0 0行行 5 5、行距值：单倍行距、行距值：单倍行距 公司表单标准格式各部门四阶文件（各部门四阶文件（FMFM）格式基本不受制，格式基本不受制，便于各部门实际运作为原则，但是有以便于各部门实际运作为原则，但是有以下几点要注意：下几点要注意： 1 1、统一使用统一使用“LOGOLOGO标志标志”：不能：不能改变其长宽尺寸比例，以免改变其长宽尺寸比例，以免LOGOLOGO变形。变形。 2、 “表单标题标识表单标题标识”：小五号字，：小五号字，宋体或黑体均可。宋体或黑体均可。 3、FM文件要在文件下方备注，保文件要在文件下方备注，保

16、存的部门及保存期限。存的部门及保存期限。 4、所有、所有FM文件也要像文件一起到文文件也要像文件一起到文管中心受控编号管中心受控编号 5、FM文件申请受控也要填写文件申请受控也要填写文件文件制制/修订申请表修订申请表。注：记录是一种特殊的文件，记录在注：记录是一种特殊的文件，记录在没有记录之前是文件，记录之后才是没有记录之前是文件，记录之后才是记录记录文件条文规则文件条文编号用阿拉伯数字，中间以点“”分开，在条文编号不适用时用细目编号，细目编号用英文字母，例如规则及格式如右图： 条文的层次对齐条文的第3层次开始用英文字母演练一情景假设右图监控室管理规定请指出存在的几处条文问题？8处问题文件编号

17、方式 公司所有管理体系文件均以质量环境管理体系方式体现 文件编号方法 环境体系质量体系财务体系营销体系行政体系其他体系EQFYXT集团办公室工艺品珠宝模具金行财务人资AGBMJFHR 体系代号（注：质量/环境体系共用文件体系代号为：QE） 部门代号 文件的审批 文件制订、修订、发行、废止、遗失补领类别制订审核批准备注手册类（QM）集团各部门部门主管总裁公司各部门管理代表公司总经理程序类（QP）集团各部门部门主管分管总裁助理公司各部门部门主管总经理/管理代表指导书（WI）集团各部门部门主管部门主管/管理代表公司各部门部门主管部门主管/管理代表注：部门专业化的一些三阶文件由本部门主管自行审批，但是

18、非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门审核/批准，掩盖了其它部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，所以对于一些三阶文件的核准，要由管理者代表批准如：XXX部门薪资管理规定文件的制/修订、改版与作废 文件和资料的制订、改版、作废由提出单位申请，并按文件和资料管理办法5.3条款审核、批准程序进行。 w 文件和资料的制订、改版、作废应填写文件制/修订申请单或文件废止申请单，经批准人批准后送文管中心。w 文件和资料的制订、改版由文管中心根据文件制/修订申请单对档案进行修改，文管中心按文件发放签收表或文件首页的发放记录收回发放的该文件进行更改，保证同一文件版本均一致、有效，所用文件为现行有效版本 。w 新版文件一经批准，旧版文件自行作废。收回的旧版文件及超过保存期限的文件均属作废文件，无须再提出作废申请。w 所有文件原稿均须由文管中心作永久性保存。旧版文件原稿由文管中心加盖作废暂留章后保存 。印章的使用 文管中心各种用章的使用公司使用章使用内容内部受控文件：由公司自行规划或参考外部资料制定发行的书面文件，须在文件上加盖