集团公司文件管理及发放管理规定

1、集团公司文件管理及发放管理规定第一章 总 那么第一条 为了保证公文的标准性、完整性、正确性与有效性，提高办事效 率并为公文处理工作提供方便， 参照国家相关行文发文管理方法及结合本集团 的实际需要，特制定本规定。第二条 集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。 文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。第三条 集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认 真负责的工作作风，改善办公手段， 标准办公程序， 努力提高公文处理工作的 效率和质量。行文要少而精，注重效用。第四条 公文处理必须做到及时、准确、平安。集团对外的公文由行政办 公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档

2、和销毁。第二章 公文格式第一条 外形格式一、用纸： 公文要求使用统一的纸形，以便于管理。一公司文件用纸统一使用国际标准 A型长297毫米，宽210毫米 公文用纸；二公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊 情况下，可根据需要放大或缩小。二、页边与图文区一公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦 目，便于阅读二根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；三图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；四字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原那么。可根据文种 要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；五公文应采用页码编序，页

3、码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中 排列。二、装订一装订要求：1 公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2 装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3 装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处 装订为宜，平面平订装订线距左边12mn左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜；4 装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5 凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起， 并在正文末尾注明各附 件的标题；如不能装订在一起的， 应在附件的首页上注明主件的文号， 与主件 同时报送。第二条 文头格式一、份号：一文件份号是同一文稿印制假设干份文件时每份的顺序号，用

4、 3 位数字码标识；二份号印制在版头纸图文区第二行左起 13 字位置；三一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号， 且在发文时予以登记。二、秘密等级：秘密的密级分为“绝密 、“机密、“秘密三级。带密级的公文分别称之 为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件或普通件 ；三、发文字号：一发文字号是由发文单位按发文次序编排的说明发文的单位、时间、 次序的文件号；二发文字号由发文单位代字、 发文年度和当年发文顺序号三局部组成；三发文号字体大小与正文字体大小相同；四发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年 度外使用方括号；五公司发文字号规定为：1、董事会下发文

5、件文字号为“大x集董字，主要为董事会会议名义下 发的文件；2、集团下发文件文字号为“大x集字，主要为集团总裁会议名义下发 的文件；3、事业部下发文件文字号为“大 XXX字，主要为事业部会议名义下发 的文件。四、签发：一所有下发的文件均需注明“签发人XXX , 董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。二标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：xxx“，字体与正 文相同，发文字号相应适当左移。第三条 主文格式标题：一标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般 不宜超过 30 个字；二标题在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情

6、 况下文种不能省略；三标题中一般不加书名号或其它标点符号；四为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题 一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文或主送单位 之间应隔一 行的距离；五标题的排列：1 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行；两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；2 标题分行时要注意不能把词或词组分割开， 应遵循阅读习惯及版面美 观的原那么。二、正文：一正文起段空两个字，回行时要顶格书写。 最后一页如果只有一行字， 那么字一般不应少于五个；二正文一般用宋体四号或小四号字；1 公文中字号的选用一般按发文机关名

7、称、大标题、小标题、正文及注 释说明等顺序依次从大到小地选用；2 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、 无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或 特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。三正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：第二级用：一、二、三，序次语后面不加标点符号;第三级用：1.、2.、3. ，序次语后面用圆点.;第四级用：、 ，序次语后面不加标点符号；第五级用：、 ，序次语后面不加标点符号。四用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二 条、第三条的书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符的位置， 采取正文字符提

8、行时上下行左对齐的格式； 或空二个字的位置书写序次语， 正 文提行顶格书写的格式。五公文中的数字，除发文字号、统计表、方案表、序号、百分比和其 他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。 在同一公文中， 数字的使用应保 持前后一致。六公文中正确书写标点符号，其方法如下：1 .不能把括号写成单书名号。如不能把“ 一写成“ 一；2. 横线分半字线 - 占半个字，一字线 占一个字，双连线 占 两个字；3. 由低限到高限的范围号应用“ ，如“510年；4 . 七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能 用在一行的开头。 三种标号前半边不能放在一行的末尾， 后半边不能放在一行 的开头，包

9、括：引号单引号、 双引号、括号圆括号、 方括号、 六角括号、 书名号单书名号、双书名号 。省略号、破折号占两格，行首或行末都可放 置，但不能分成两半而将一半置于一行的末尾，另一半置于下行开头；5 .间隔号不能写在行首第一格。间隔号在一格的正中央，不能写成 数学上的小数点 . ；6 用阿拉伯字表示的“年、月、日数码在其下方用一个圆点，一位数 的月、日前加“ 0，如： 1999.05.04 。7 关于数据的不能拆排两行：8 夹杂在文中的分数或分式，尽量不要用叠式，改用斜式，以免多占一 行位置。如写成 1/2 ，同时，也不可写成 2 分之一。三、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。一附件名称写在正

10、文之后不留空行 、生效日期之前，另起一行， 空两格书写；二必须把附件的具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分 别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；三附件上应标明是第几个附件与附件名称， 每一个附件的页码应单独 编排；四在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能 随正文一起发出时，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发字样；四、发文机关一发文机关即公文的成文单位，写在正文的下面偏右，一般又称“落 款。二落款在隔离正文一定距离的右下方，字距要比正文字距稍大，落款 最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离；三文件在排版时，应尽量防止出现“ 此页无正文的情况。假设文件

11、 正文占满了页面，那么应在另页空白纸上落款， 但落款要在空页的适当位置， 不 宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明 “此页无正文， 顶格书写；五、印章印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间，骑年盖月。集团所有下发公文必须加盖印章，否 那么视为无效。六、成文日期成文日期即公文形成的日期。一会议通过的公文，如决议等的成文日期为会议通过的日期；二一般文件用领导人在“文稿的发文签上签发的具体日期；三一般性公文材料，如涉及具体事宜的通知、函等的成文时间，通常 用它的印发的时间；四会议通过的公文，其成文日期加圆括号在标题下方，与标题之间

12、不 空行；其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一点， 成文日期中的数字用汉 字小写，成文日期必须年月日齐全。第四条文尾格式一、注释：注释位于公文生效标识以下、 主题词之上，用以说明在公文中的其他区域 不便说明的各种事项；二、主题词：主题词用以表示公文中心内容的词，作为公文主题标引和检索使用。主题词位于公文注释或特殊要求域以下， 抄送机关标识域之上。按主题词 构成因素顺序标识，每个主题词之间空一个字。主题词用黑体字，字号同正文。三、抄报、抄送机关：一抄报、抄送机关，位于主题词以下，印发说明之上。字体同正文。 整个区域用两条等宽的平行细线作为界限；二对需要了解公文内容的其他机关用 “抄送，并按机关性质、职权、 隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的全称或标准简称