【企业】文件编制管理ppt课件

1、文件的编制管理 docin/sundae_meng内容一、文件定义二、文件编码管理三、SOP文件内容及格式要求四、SOP文件制定程序五、SOP文件变卦及撤销六、关于新厂文件的安排一、定义文件: 指一切与药品消费质量相关的质量规范、工艺规程、操作规程、验证、记录和报告等。二、文件分类：文件分为规范类文件、验证文件和记录类文件。 规范：是在药品消费质量管理过程中制定的书面要求，规范药品消费过程中操作行为的规范。包括消费、设备、质量、清洁卫生等各类操作规程。 验证：证明任何程序、消费过程、设备、物料、活动或系统确实能到达预期结果的有文件证明的一系列活动。包括：安装确认、运转确认、性能确认和产品工艺验

2、证，清洗验证，检验方法验证等。 记录：批消费记录、批包装记录、检验记录、校验记录、台帐、合格证等。三、文件编码管理1、公司的文件分为规范操作类、验证类和记录报告类，规范操作类文件用SOP表示；记录报告类文件用REC表示；验证方案代码用“VAP表示，验证报告代码用“VAR表示， 2、各类文件由质量部QA进展一致分类、编码。3、SOP文件的编码由“文件分类代码、“文件流水号、“版本号三项组成。文件代码由2位字母组成，文件流水号由4位数字组成，版本号由2位数字组成。格式如下： SOP 文件和记录编码书写格式文件书写格式： XX XXXX XX 文件分类代码 文件流水号 版本号例如：QA0001-00

3、记录书写格式： REC XX XXXX XX 记录 文件分类代码 文件流水号 版本号 .例如：RECQA0001-004、 SOP文件分类的代码分为人员岗位类RY、质量保证类QA、质量控制类QC、消费操作类SC、产品工艺类GY、设备操作类SB、清洁操作类QJ、物料操作类WL、销售操作类XS、验证操作类YZ5、SOP文件流水号从00019999间的数字组成，各类文件的流水号可分段表示不同小类或部门；版本号系指文件的编制、修订号，用2位数字表示，初次编订文件均为“00版，每次修订后自动添加版本号。6、 SOP 文件分类代码如下： 人员岗位类文件中人员类文件编号为RY0001- RY0999，岗位职

4、责类文件编号为RY1001- RY1999。 设备、消费、清洁、工艺等SOP按适用部门进展分类 设备SB 设备共用设备SOP 编号为SB0001SB0999 注射剂车间设备SOP 编号为SB1001SB1999 固体制剂车间(新)设备SOP 编号为SB2001SB2999 消费SC 消费共用 消费SOP 编号为SC0001SC0999 注射剂车间 消费SOP 编号为SC1001SC1999 固体制剂车间(新)消费SOP 编号为SC2001SC2999工艺GY 注射剂车间 工艺规程 编号为GY1001GY1999 固体制剂车间(新)工艺规程 编号为GY2001GY2999清洁QJ 清洁共用 清洁

5、SOP 编号为QJ0001QJ0999 注射剂车间 清洁SOP 编号为QJ1001QJ1999 固体制剂车间(新) 清洁SOP 编号为QJ2001QJ2999质量部QC各类文件的流水号分类如下： 质量 质量管理类SOP 编号为QC0001QC0999 仪器设备 仪器设备类SOP 编号为QC1001QC1999 原辅料 原辅料类SOP 编号为QC2001QC2999 包装资料 包装资料类SOP 编号为QC3001QC3999 产品 中间体废品类SOP 编号为QC4001QC4999 水质 水质类SOP 编号为QC5001QC5999三、 SOP文件的内容及格式要求：1、 SOP文件普通分为目的、

6、范围、责任、规程和修订史五个部分，如需求还可以有附录。 目的：阐明制定这个文件的意义。 范围：规定该文件适用部门、管理范围。 责任：明确规程由部门或个人详细担任。 规程：该部分是文件的主体，用简练确切的文字描画规定、过程、要求、方法等内容，必要时可附以流程和图表。 修订史：能追溯文件修订时间、修订内容和版本等情况。附录：该文件程序在实施过程中所涉及到的记录和凭证等内容，可以附录的方式作为文件的一部分附在该文件之后。2、文件的条理应明晰，文字表达确切、易懂，文件的可操作性强。3、各部门起草文件时到质量部QA室拷贝文件模版，确保文件格式的一致。4、文件编码系统由质量部QA担任编制下发，一旦确定，普

7、通情况下不得随意变动，应坚持系统的稳定性，以防止文件管理的混乱。5、文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止运用，此文件编码暂时空缺，当文件体系定期修订时，再重新编码排序。出现过该文件或文件编码的相关文件须同时修订。6、文件一旦经过修订，必需给定新的版本号，同时注明修订内容。7、 SOP文件格式：文件页眉：文字“圣华曦药业、“文件编码、“第 页共 页用“宋体五号字，“圣华曦药业文字前加火炬标徽。文件表头：文件表头中文件标题用“宋体四号字加粗居中，文件编号和替代编号用“Times New Roman小四号字体加粗，其他均为“宋体小四号字。正文：标题用“宋体小二居中；内容文字用“宋体小四号字。文件标

8、题、目的、范围、责任、规程和修订史等栏加粗，其他都不加粗。8、记录格式：字体：标题称号用“宋体小二号加粗，表格文字采用“宋体小四号，页眉为“宋体五号 。页眉页眉书写格式为：“火炬标徽、“圣华曦药业、“记录编号，分别于页眉的两边。批消费记录、检验记录的书写格式为：“火炬标徽、“圣华曦药业、“记录编号、“第 页共 页。排版页面设计：页边距：左25毫米宽，右20毫米宽，上下各20毫米。版式：页眉16毫米，页脚10毫米。如遇文件编写文字剩最后一行字跳页的特殊情况，可适当调整上下页边距使文字归为整页。段落：悬挂缩进2字符；行距为固定值25磅。留意：记录类文件大多为表格式的排版设计，页边距可不受此约束，应

9、根据记录内容设计表格宽度，便于明晰填写。四、 SOP文件制定程序1、制定SOP文件，其内容包括：标题、编号、起草人及起草日期、审核人及审核日期、同意人及同意日期、颁发部门、执行日期、分发部门、复查日期、标题、正文。2、文件制定按以下程序执行： 起草 初审 修正 审核 定稿 同意 培训 执行3、文件起草 消费类SC文件起草：消费类文件及记录含工艺规程和批消费记录由车间主任组织技术员、消费班长、工段长起草； 设备类SB文件起草：公用系统设备操作类文件及各种记录凭证由设备部设备员起草；消费设备操作类文件及各种记录凭证由消费车间主任组织车间工段长、工艺员起草。 质量类文件起草：质量保证类QA文件及记录

10、凭证由QA主管组织QA人员起草，质量控制类QC文件及记录由QC主管组织QC人员起草。物料类WL文件起草：由库管员或供应部管理人员起草。清洁类QJ文件起草：公共卫生类文件由行政办公室管理人员起草，消费类清洁文件及记录由消费车间组织人员起草，设备类清洁文件由消费人员起草。人员类RY文件起草：人员管理类由业务管理部人员起草。部门及人员职责由本部门担任人组织起草；关键人员岗位职责由质量总监起草。销售类XS文件起草：由销售主管组织销售人员起草。4、文件审核 文件起草人将起草好的初稿先交部门担任人或技术人员初审，并搜集审核意见进展修正。其审核要点为： 与现行的GMP规范及其它相关法规、规定应相符；文件间的

11、相关一致性；文件的内容具有可行性；文件的格式，文字内容应简约易懂，其含义确切，不可模棱两可。审核后的文件，如需修正由文件起草人修正，直至符合要求。5、文件 一切与GMP相关的文件及记录由质量总监签字同意，销售类文件由总经理同意，关键人员类文件由总经理或董事长同意。6、培训 文件执行时间应在同意时间后7个任务日以上用于对文件的熟习与培训， 特殊情况下对于比较急的文件，文件执行时间可以缩短。五、文件的变卦、修订1、分类 文件的到期修订文件修订 执行期间文件的更改、修订文件的到期修订公司一切SOP文件的修订期限规定为5年。各类文件根据制定执行时间，每隔5年必需进展一次修订。 修订时遇文件系统调整，编码需重新排序的，新编码文件版本号一致回归为“00。执行期间文件的更改、修订执行期间文件的更改、修订必需由运用相关部门提出恳求，填写报质量部，质量部对其变卦进展审核，确认变卦文件的可行性后予以同意。变卦文件的起草、审核、同意参照执行。消费工艺